DOCUMENTAL

7. LA ORGANIZACIÓN DE
LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN
 Ciclo Vital del Documento
 Organización Archivos de Gestión
 Tablas de Retención Documental
 Transferencias Documentales
 Eliminación Documental
Ley General de Archivo. 594 de julio 14 de 2000
Resolución Rectoral 386 de 2003

8. Archivo
Central
Archivo
Histórico
Archivo de
Gestión
Transferencias
primarias
Transferencias
secundarias
CICLO VITAL DEL
DOCUMENTO
FASE ACTIVA FASE
SEMIACTIVA
FASE
INACTIVA
VALORACIÓ
N
PRIMARIA
VALORACIÓ
N
SECUNDARI
A
VALORES
PRIMARIOS
ADMINISTRATIVOS
LEGALES
FISCALES
ACADÉMICOS
VALORES
SECUNDARIOS
CULTURALES
CIENTÍFICOS
HISTÓRICOS

9. Organización de los
Archivos de Gestión

10. TABLA DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
 Es el listado de series, subseries y tipos
documentales producidos o recibidos por las
oficinas, en el que se asigna el tiempo de
retención de los documentos, tanto en el
archivo de gestión como en el Archivo Central e
Histórico.
 Es el instrumento de CLASIFICACIÓN y
organización de los documentos en cada
oficina.
 Hace parte del Sistema de Gestión de Calidad.

11.  Serie: Grupo de Documentos correspondientes a un mismo asunto,
generados en desarrollo de una función especifica por una oficina
en marco de los objetivos y fines de la universidad Ejemplo: Contratos
Historias Laborales, Órdenes de pago, Proyectos de Inversión, Resoluciones,
Decretos, Licencias de Funcionamiento, Constancias y Certificaciones, Actas, etc.
 Subserie: Es un asunto específico que por sus características
forma parte de la Serie.
 Tipo documental: son los documentos individuales, que sirven de
soporte al asunto respectivo. Se integran en la serie o subserie y se
organizan cronológicamente.
 La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por
un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios,
formando un expediente.
DEFINICIONES DE LA
TRD

12. Oficina Productora: Acta de Aprobación No. 00 del Comité de Archivo XXXX del
ORIGINAL
ARCH GESTION ARCH CENTRAL O COPIA C S E O
(firma) (firma)
Secretario de Sede Jefe de Archivo o Secretario de Sede de Presencia Nacional
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
CODIGO
DISPOSICIÓN FINAL
RETENCION EN AÑOS
NIVEL / SEDE
Superior jerárquico
Fecha última actualización: DD/MM/AAAA
PROCEDIMIENTO
FACULTAD/CENTRO/INSTITUTO
Convenciones DF: C: CONSERVACIÓN S: SELECCIÓN E: ELIMINACIÓN O: OTROS SOPORTES
NOMBRE DE LA OFICINA EN MAYUSCULAS FIJAS DÍA 00 MES 00 AÑO 20oo
CÓDIGO: U-FT-11.005.001
VERSIÓN: 1.0
GESTIÓN DE INFORMACIÓN (GESTIÓN DE TECNOLOGÍAINFORMÁTICAY DE TELECOMUNICACIONES Y GESTIÓN
DOCUMENTAL)
FORMATO DE TABLADE RETENCIÓN DOCUMENTAL

13. IMPORTANCIA DE
LAS TRD
 Conservar solo los documentos requeridos para la
gestión.
 Racionalizar la producción documental.
 Regular las transferencias documentales.
 Facilitar el manejo de la información.
 Establecer un lenguaje archivístico y formular criterios
comunes en el manejo de los documentos.

14. Código: U-FT.11.005.001
Versión: 1.0
A R C H GESTION A R C H C EN TR A L CT S E O
ACTAS CONSEJO DE FACULTAD
Acta
soporte
2 10 Original x
Finalizada su retención en el Archivo Central, se conserva
toda la serie, conformada por documentos originales que
registran la memoria institucional.Por esta razón se
transfiere al Archivo Histórico.
ACUERDOS CONSEJO DE FACULTAD
Acuerdo
2 10 Original x
Finalizada su retención en el Archivo Central se conserva
toda la serie, conformada por documentos originales que
registran la memoria institucional, por ésta razón se
transfiere al Archivo histórico.
ASUNTOS DE PERSONAL DOCENTE
CONCURSO DOCENTE
Convocatoria
lista de elegibles
Resolución de Elegibles
Resolución de Nombramiento
NOVEDADES
Resolución del Consejo de Facultad
2 3 Copia x
Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, de
la serie se selecciona una muestra para conservación
permanente en el Archivo Histórico.
ASUNTOS ESTUDIANTILES
Solicitud
Respuesta
2 0 Original x
Finalizado el trámite en la facultad, inmediatamente se
remite a Registro y Matricula para continuar el proceso, los
documentos se llevan a la Historia Académica del
estudiante , la decisión tomada queda en las Actas del
Consejo de Facultad.los demás soportes que queden se
guardan en el archivo de gestión por dos años y luego se
procede a su eliminación.
GESTIÓN DE INFORMACIÓN (GESTIÓN DE TECNOLOGIA INFORMATICA Y TELECOMUNICACIONES Y
GESTIÓN DOCUMENTAL)
FORMATO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
FACULTAD DE ARQUITECTURA
Convenciones DF: C: CONSERVACIÓN S: SELECCIÓN E: ELIMINACIÓN O: OTROS SOPORTES
SEDE MEDELLIN
Oficina Productora: SECRETARIA DE FACULTAD Acta de Aprobación No. 1 Comité de Archivo del DÍA 8 MES 05AÑO 2013
Fecha última actualización: 18/04/2013
DECANATURA
CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION EN AÑOS Disposición Final
ORIGINAL
O COPIA
PROCEDIMIENTO

15. 1
2
3
ACTAS DE CONSEJO
ACUERDOS
ASUNTOS DE PERSONAL
DOCENTE
CONCURSO DE PERSONAL
DOCENTE
NOVEDADES
ASUNTOS ESTUDIANTILES
2012
2013
2014
ORGANIZACIÓN FÍSICA ARCHIVO
GESTIÓN

16. ORGANIZACIÓN FÍSICA
 Con base en las TRD se reúnen los documentos
que conforman las Serie Documental.
 La ordenación de las Series y Subseries debe
hacerse en orden alfabético, los Tipos
Documentales se organizarán cronológica o
alfabéticamente.
 Los muebles donde se conservan los Archivos de
Gestión deben ser identificados alfabéticamente
acorde con las series establecidas para la oficina

17. PASOS APLICACIÓN TRD

18. IDENTIFICACIÓN DE
DOCUMENTOS
 Series: En mayúscula, negrita
y centrada.
 Subserie: En mayúscula y al
extremo superior derecho.
SERIE
SUBSERIE

19. 01
ACTAS de Consejo de Facultad 2012
ACTAS de Consejo de Facultad 2013
Informes de Gestión 2013
SECRETARÍA DE FACULTAD
ACTAS Consejo de Facultad
INFORMES
RESOLUCIONES
ACTAS
INFORMES
Informes de Gestión 2012
RESOLUCIONES
RESOLUCIONES 2012

20. en los Archivos de
Gestión
Formato único de Inventario documental (FUI)
Utilizado para las transferencias, eliminaciones , archivos de gestión
Central e histórico , en el se refleja por unidad documental(carpeta)
la información requerida
Formato de préstamo y control documental
Utilizado para registrar los préstamos realizados o las consultas
que se lleven a cabo de los documentos producidos.
Formato de Comunicaciones Oficiales.
Utilizado para registrar las comunicaciones recibidas o despachadas
de las dependencias de la universidad

21. CÓDIGO: U-FT-11.005.002
VERSIÓN: 1.0
DD MM AAAA T000
Subfondo/Sección: <Sede ____/Facultad de ___________>
Inicial Final No. Caja
No.
Carpeta
Otro Depósito Módulo Lado Estante Entrepaño
Total folios 0
Convenciones:
T: Transferencia
E: Eliminación
S: Selección
AG: Archivo de Gestión
AC: Archivo Central
AH: Archivo Histórico
CONSECUTIVO TRANSFERENCIAS O ELIMINACIONES
FECHAS EXTREMAS
Objeto del Inventario: <T, E, S, AG, AC, AH>
OBSERVACIONES
ELABORÓ
REVISÓ
No.de
orden
DD/MM/AAAA
DD/MM/AAAA
APROBÓ
GESTIÓN DE INFORMACIÓN
FORMATO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
DD/MM/AAAA
OFICINA PRODUCTORA
FONDO UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
SERIE, SUBSERIE, ASUNTO O UNIDAD
DOCUMENTAL
UNIDAD DE CONSERVACION
No. de
folios
UBICACIÓN

22. FECHA DD/MM/AAAA NOMBRE DEPENDENCIA SERIE - SUBSERIE -Tipo Documental FOLIOS No. CARPETAS RECIBE FECHA DD/MM/AAAA
DATOS DEL SOLICITANTE DEVOLUCIÓN
Código: M-FT-
11.005.023
Versión: 3.0
GESTIÓN DE INFORMACIÓN
CONTROL INTERNO PRESTAMO DOCUMENTOS DE ARCHIVOS
DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO

23. SI N O B UEN O R EGULA R M A LO
Código: M-FT-11.005.022
Versión: 1.0
LOGR O D E
OB JETIV O
A T EN C IÓN A L USUA R IO
OBSERVACIONES
MACROPROCESO: GESTIÓN DE INFORMACIÓN
FORMATO: CONTROL DE CONSULTAS
FECHA CLASE DE USUARIO
DOCUMENTO A
CONSULTAR
NOMBRE DEL USUARIO

24. Fecha y
Hora de
Recibido REMITENTE Descripción del Documento DESTINATARIO Ruta Nombre de quien recibe
Fecha y
Hora de
Entrega
Código: M-FT-11.005.020
Versión: 0.0
FORMATO ÚNICO DE REGISTRO DE COMUNICACIONES
OFICIALES
MACROPROCESO: GESTIÓN DE INFORMACIÓN

25. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
LISTA DE VERIFICACIÓN Y CHEQUEO
Nombre de la Oficina Productora:
Nombre del responsable del Archivo de Gestión:
Fecha:
Diligenciado por:
Procedimientos y actividades
Cumple
SI NO
Aplica la Tabla de Retención Documental vigente
Clasifica los documentos por Serie y Subserie
Rotula las unidades de almacenamiento
Organiza los documentos en orden cronológico
Organiza los expedientes según el principio de orden natural
Depura las unidades documentales
Folia adecuadamente las unidades documentales
Aplica medidas de conservación preventiva a la documentación
Rotula e identifica los expedientes
Organiza y depura los Archivos Facilitativo y de Apoyo
Realiza la Transferencia Documental según la norma y el
Cronograma establecido por el Archivo Central
Realiza las Eliminaciones acorde con la TRD
Elabora Inventario del Archivo de Gestión
Conoce el Acto administrativo de creación de su dependencia
Conoce y aplica el Formato de préstamo y consulta de la sección
de Archivo y Correspondencia
Asiste a las capacitaciones programadas por el archivo Central
La oficina cuenta con espacio adecuado para la disposición
del archivo de gestión
Firma responsable del Archivo de Gestión: _________________________________________________

26. TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
Son los traslados internos de los archivos de
gestión al central y finalmente al histórico. Este
proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo
vital de los documentos, con la periodicidad que
establezcan las TRD en cada entidad y de
acuerdo con los cronogramas establecidos por
la Unidad de archivo de la sede .

27. PARA
LAS
TRANSFERENCIA
S
Preparación física de los documentos:
 Limpieza de la documentación
 Eliminación de material metálico
 Identificación del material afectado por
biodeterioro.
 Revisión y Foliación
 Unidades de conservación y realmacenamiento
 Inventario de la documentación que esta siendo
remitida a la unidad de archivo.

28. FOLIACIÓN
 Folio: Hoja.
 Foliar: Acción de numerar hojas.
 Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su
cara recta” // “Operación incluida en los trabajos
de ordenación que consiste en numerar
correlativamente todos los folios de cada unidad
documental”
 Folio recto: Primera cara de un folio, cuya
numeración se aplica solamente a esta.
 Folio vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual
no se le escribe número.
 Orden consecutivo
 Esquina superior derecha
 En lápiz
 Expedientes consecutivos

29. Eliminación Documental
• ELIMINACIÓN actividad
resultante de la disposición
final señalada en las TVD o
TRD, avaladas por el comité
de Archivo mediante
levantamiento de acta, estos
documentos pierden todo
valor legal, fiscal
administrativo y testimonial

30. Procedimiento de
Eliminación
 Seleccionar las series y subseries que deberán ser eliminadas en
el archivo de Gestión.
 Constatar con la TRD que la documentación haya cumplido su
tiempo de retención en el Archivo de Gestión.
 Registrar en el Formato Único de Inventario Documental (FUID)
las series que van a ser eliminadas, diligenciando correctamente
cada uno de los espacios, con la firma del jefe de la respectiva
oficina.
 Enviar copia del Formato Único de Inventario Documental (FUID) a
la Unidad de Archivo de Sede.
 Esperar notificación de aprobación de eliminación por la Unidad de
Archivo de Sede. Una vez ésta llegue proceder a la eliminación.
 De ser necesario, solicitar acompañamiento por parte del Archivo
Central para la verificación de la documentación a ser eliminada.

31. Transferencias 2014
51
15
15
13
11
22
123
41
11
10
10
10
8
90
0 20 40 60 80 100 120 140
Nivel Central
Facultad de Arquitectura
Facultad de Ciencias
Facultad de Ciencias Agrarias
Facultad de Ciencias Humanas
Facultad de Minas
Total
Total de oficinas Transferencia 2011
Total de Oficinas

33. Ratificación plan de
Eliminaciones
Se solicitaron 29 Eliminaciones primarias con fechas
extremas 1994-2011 y 6 Eliminaciones Secundarias, las
cuales fueron aprobadas por el comité Nacional de
Gestión y Patrimonio Documental (Acta 3 del 24/10/2014)
Folios eliminados: 86.295

34. BIBLIOGRAFIA
• www.archivogeneral.gov.co
• www.legal.unal.edu.co/sisjurun/normas/Norma1.jsp?i=46704
• UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. UNIDAD NACIONAL DE
ARCHIVO . Guías de series documentales. Bogotá : Unal, 2005
• -------- Tabla de Retención Documental : Guía para su aplicación. Bogotá :
Unal, junio 2002
• -------- Resolución de Rectoría No. 385 por la cual se crea el Sistema de
Archivos y fija políticas documentales en la Universidad. Bogotá : la Unal,
marzo 31 de 2003
• -------- Resolución de Rectoría No. 386, por la cual se expide el Reglamento
General de Archivo de la Universidad. Bogotá : Unal, marzo 31 de 2003
• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Tablas de retención y transferencias
documentales : Directrices básicas e instructivo para su elaboración/ División de
Clasificación y Descripción. Bogotá: AGN,1997. 88p
• -------- Gestión Documental : bases para La elaboración de un programa. Bogotá: AGN
2004
• -------- Reglamento General de Archivos. Bogotá : AGN 2003