Este documento trata sobre la creación y gestión de documentos electrónicos. Explica que los datos electrónicos se crean a partir de la recopilación y codificación de información usando software. Luego, los datos se almacenan y estructuran de diferentes formas como correos electrónicos, documentos de oficina, bases de datos, entre otros. Finalmente, destaca la importancia de estudiar estos temas para aplicarlos en la creación y gestión de archivos electrónicos en centros de archivo e instituciones de información.

1. UNIDAD TEMÁTICA NÚMERO UNO
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
“EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO”
GELMY LORENA SANCHEZ BAQUERO
MARYURIS DEL ROSARIO LEGEIRA REINA
CLARA INES BERNAL PATIÑO
CIPRIANO SEGURA SIERRA
NATALIA AREIZA RUIZ
GRUPO: 01
DOCENTE
JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUSANO
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
2014

2. UNIDAD I EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
TEMA 4: CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS
Inicia cuando se recopilan varios datos,
momento en que se registra una información,
que nace como producto de la actuación de
una persona o institución; que son unificados
para la formación de un documento, Dicha
información se enmarca dentro de una
estructura, un contenido o ya sea un contexto
así mismo este se elabora mediante un
software para su codificación.
Estos datos son conservados en un soporte. En
el caso de la información electrónica, puede
ser tratada, comunicada e interpretada por
un ordenador y la agrupación o conjunto de
datos puede constituir en ocasiones a crear
una base de datos.

3. CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS
La necesidad de creación de datos ayuda
que toda información sea creada con un fin.
Además se han venido desarrollando
dispositivos con altas capacidades de
almacenamiento de información y
programas que sólo permiten crear
registros electrónicos, cuyo contenido gire
alrededor de los documentos, si no también
almacenar y recuperar estos de manera
eficiente, es decir tecnologías que permitan
crear y gestionar el archivo electrónico de
cualquier organización, así como colocarlo
a disposición de sus empleados y usuarios.
.

4. Algunas creaciones de datos que podemos encontrar son:
 Correos electrónicos: es un servicio de red que permite a los usuarios
enviar y recibir mensajes y archivos rápidamente mediante sistemas de
comunicación electrónicos
 Documentos ofimáticos: Documentos de procesadores de texto, hojas de
cálculo, gráficos, etcétera, que son producidos con distintos programas o
paquetes de software
 Imagen, videos y audio digital: Que permiten almacenar información en
multimedia
 Redes sociales: una estructura social compuesta por un conjunto de actores
(tales como individuos u organizaciones) que están relacionados de acuerdo
a algún criterio (relación profesional, amistad, parentesco, etc.).

5.  Formularios electrónicos: funciona como una
plantilla para poder definir los parámetros del acceso
que se solicita.
 Bases de datos: es un conjunto de datos
pertenecientes a un mismo contexto y almacenados
sistemáticamente para su posterior uso
 Digitalizados: creados a partir de documentos en
soporte papel a imágenes que puede ser reconocida
en su totalidad por imagen electrónica.
 Digitales: es la representación en medio digital de
un documento, contenido, textos, imágenes, sonidos,
videos.
 Multimedia-ticos: creados para ser exclusivamente
consultados desde un computador

6. EJEMPLO:
Cómo crear una cuenta de Gmail
PASOS:
1. Abrir el navegador y dirigirse a
www.gmail.com
2. hacer clic en la parte que dice
“Crear una cuenta“
3. rellenar la forma/formulario con
nuestros datos
4. presionar el botón de “Acepto.
Crear mi cuenta”
5. presionar el botón de “Quiero
acceder a mi cuenta”
Y listo, ya contamos con nuestra dirección de correo, la cual es la que aparece en la parte superior
derecha de la pantalla

7. Se considera un mecanismo
ideado por la humanidad para
atesorar todo conocimiento.
A la vez es una forma de poder
recuperar la información por
medio de la estructuración de
datos; y de la misma manera
conservar permanentemente la
información para su difusión y
discreción, ya que se identifica de
manera mas exacta.
MODOS DE
ESTRUCTURAR LOS DATOS

8. Una estructura de datos define la
organización e interpretación de estos y un
conjunto de operaciones que se puede
realizar sobre ello, por lo tanto, para poder
acceder a determinada información en
cualquier momento, se necesitará que ella
éste depositada en soportes físicos los cuales
la almacenan en forma permanente como por
ejemplo:
 Las memorias externas
 Discos duros
 Cd
Las cuales sin necesidad de estar conectadas
a una corriente eléctrica, la información
permanece allí, la forma de guardar esta
información es por medio de una estructura
llamada archivos

9. DATOS
PROCESAMIENTO
INFORMACIÓN
MODOS DE
ESTRUCTURAR LOS DATOS

10. Para tener la posibilidad de recuperar
una información específica, es
necesario estructurarla.
Según la finalidad de la información ,
existen principalmente dos medios de
estructurar datos.
Bases de datos y documentos
Dos tipos de estructura de datos
frecuentemente
combinados para formar un conjunto
compuesto
De información.

11. BASE DE DATOS
En esta estructura, los datos
son almacenados en un
“pool” o reserva de
información, de donde
pueden extraerse o ponerse
al día.
DOCUMENTO
Estructura utilizada como los
datos han sido agrupados
para dar cuenta de un
razonamiento o una
actividad.
El documento puede servir a
menudo para prueba de una
actividad particular.

12. PREGUNTA PROBLEMATIZADORA
En base al video:
“Creación de una base de datos para una empresa de venta al público”:
https://www.youtube.com/watch?v=9gbS36S74Xk
Responder, con base al tema y al video:
¿Qué importancia tiene el estudio de la creación y modo de datos electrónicos y
còmo se puede aplicar este aprendizaje en los centros de archivo y en las
unidades de información?

13. BIBLIOGRAFÍA
GUÍA DE LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA. (1998). Cómo tratar
los datos legibles por máquina y documentación electrónica.
Comunidades Europeas. (consultado el 10 de febrero de 2016). 60
págs. En:
<http://ria.asturias.es/RIA/bitstream/123456789/116/1/guia_informaci
on_electronica.pdf>

14. VIDEO
Creación de una base de datos para una empresa de
venta al público:
https://www.youtube.com/watch?v=9gbS36S74Xk