Este documento presenta información sobre la comunicación y los factores que la componen en la vida cotidiana y en las organizaciones. Describe la comunicación como un proceso que involucra un emisor, receptor, código, mensaje, canal y retroalimentación. También analiza la comunicación desde un enfoque de sistemas y cómo este puede aplicarse para resolver problemas en organizaciones.
1. LICENCIATURA EN INFORMATICA
CATEDRATICO(A):
MARIA DEL ROCIO ESPINOZA ÁVILA
MATERIA:
PSICOLOGÍA ORGANIZACIONAL
INTEGRANTES DEL EQUIPO:
• GOMEZ GARRIDO ILIANA DEL CARMEN
• HERNANDEZ MARTINEZ AMAIRANY O.
• PEREZ ACEVEDO REBECA
• RIVERA DOMINGUEZ CITLALI
• ZABALZA RODRIGUEZ GRETTA R.
AULA: 19 -- 5° SEMESTRE
2. INTRODUCCIÓN
En el presente trabajo ofrecemos información sobre la comunicación así
como los factores que esta posee en la vida cotidiana y en las organizaciones, pero
ante todo debemos saber que la comunicación es una forma de expresarnos y dar
a conocer nuestras ideas ante los demás, y además es un instrumento básico para
la supervivencia, porque por medio de esta podemos obtener alimentos entre otros
bienes que nos son de vital importancia, el hombre tiene la necesidad de
comunicarse para sobrevivir, ya sea comunicándose de forma oral o escrita.
Debe partirse diciendo que toda interacción humana esencialmente como un acto
de comunicación simbólica que adquiere diferentes connotaciones según los
significados y los valores de quienes intervienen en el proceso.
La estructura de la organización abarca todos aquellos factores que, no siendo
propios de la tarea, influyen directamente sobre la misma.
Se dice que la teoría de sistemas (TS) es un ramo específico de la teoría general
de sistemas (TGS).
La TGS surgió con los trabajos del alemán Ludwig von Bertalanffy, publicados
entre 1950 y 1968. La TGS no busca solucionar problemas o intentar solución es
prácticas, pero sí producir teorías y formulaciones conceptuales que pueden crear
condiciones de aplicación en la realidad empírica.
Un sistema es un conjunto de cosas partes que forman un complejo. Una
organización puede ser un sistema o subsistema, dependiendo del enfoque.
La comunicación es una actividad consustancial a la vida de la organización, es la
red que se teje entre los elementos de una organización y que brinda su
característica esencial: la de ser un sistema, el cemento que mantiene unidas las
unidades de una organización, el alma o el sistema nervioso de la empresa. Pero
la comunicación no hay que entenderla únicamente como el soporte que sustenta
las distintas actividades de la organización; la comunicación es un recurso, un
activo que hay que gestionar.
También se menciona la organización formal que nos muestra la coordinación que
una dependencia o empresa debe tomar en cuenta para lograr sus propósitos y
objetivos ya que con la estructura que se realiza se logran los fines respetando los
puntos expuestos por los superiores.
Los procesos de comunicación interna, permiten a la organización mantener la
coordinación entre sus distintas partes y alcanzar interacción cooperativa y
coordinada, contribuirán a lograr los objetivos estratégicos. Se divide en
comunicación formal e informal
3. 3.1. ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN
Te has preguntado, alguna vez, ¿qué sería de nosotros si no pudiéramos
comunicarnos?
Imagina que un buen día te levantas en la mañana y no entiendes ni una sola
palabra de lo que dice tu mamá. Extrañado, te vas al colegio, y al cruzar la calle, te
das cuenta de que el semáforo tiene las tres luces encendidas al mismo tiempo.
En la escuela, tampoco comprendes lo que hablan la profesora y tus compañeros.
Además, miras la hora, y en tu reloj hay solo rayas y puntos que no logras
descifrar... ¿Te lo has imaginado? ¡Sería un caos!
Definitivamente, las personas no podríamos vivir de la forma en que lo hacemos si
no contáramos con la comunicación; si no pudiéramos transmitirnos, unos a otros,
aquello que pensamos o lo que queremos.
Por esto, hemos decidido darle una atención especial a este tema.
Definición y análisis
La comunicación es un proceso mediante el cual se transmiten informaciones,
sentimientos, pensamientos, y cualquier otra cosa que pueda ser transmitida.
Decimos que la comunicación es un proceso, porque se lleva a cabo en un lapso
de tiempo. Se necesitan varios elementos y de tiempo suficiente para que ella, en
efecto, se realice. Con este fin, hay que pasar por varias etapas, que aunque muy
cortas es necesario cumplir.
Los elementos o factores de la comunicación humana son:
• Emisor: Es el punto (persona, organización…) que elige y selecciona los
signos adecuados para transmitir su mensaje; es decir, los codifica para
poder llevarlos de manera entendible al receptor. En el emisor se inicia el
proceso comunicativo.
• Receptor: Es el punto (persona, organización…) al que se destina el
mensaje, realiza un proceso inverso al del emisor, ya que en él está el
descifrar e interpretar lo que el emisor quiere dar a conocer.
• Código: Es el conjunto de reglas propias de cada sistema de signos y
símbolos que el emisor utilizará para transmitir su mensaje. Un ejemplo
claro es el código que utilizan los marinos para poder comunicarse; la
gramática de algún idioma; los algoritmos en la informática; todo lo que nos
rodea son códigos.
4. • Mensaje: Es el contenido de la información (contenido enviado): el conjunto
de ideas, sentimientos, acontecimientos expresados por el emisor y que
desea transmitir al receptor para que sean captados de la manera que
desea el emisor. El mensaje es la información.
• Canal: Es el medio a través del cual se transmite la información-
comunicación, estableciendo una conexión entre el emisor y el receptor.
Ejemplos: el aire, en el caso de la voz; el hilo telefónico, en el caso de una
conversación telefónica.
• Situación: Es el tiempo y el lugar en que se realiza el acto comunicativo.
• Interferencia o barrera: Cualquier perturbación que sufre la señal en el
proceso comunicativo; se puede dar en cualquiera de sus elementos. Son
las distorsiones del sonido en la conversación, o la distorsión de la imagen
de la televisión, la alteración de la escritura en un viaje, la afonía del
hablante, la sordera del oyente, la ortografía defectuosa, la distracción del
receptor, el alumno que no atiende aunque esté en silencio. También suele
llamarse ruido
• Retroalimentación (mensaje de retorno): Es la condición necesaria para
la interactividad del proceso comunicativo, siempre y cuando se reciba una
respuesta (actitud, conducta…), logrando la interacción entre el emisor y el
receptor. Si no hay retroalimentación, entonces sólo hay información, más
no comunicación.
Tipos de comunicación
Según el código que en ellas se ocupe, existen distintos tipos de comunicación.
a)a) Comunicación lingüística escrita, cuando el código empleado es
lingüístico escrito. Por ejemplo, la correspondencia por carta.
b)b) Comunicación lingüística oral, cuando el código empleado es lingüístico
oral. Por ejemplo, cuando conversamos.
c)c) Comunicación no lingüística visual, cuando el código empleado es no
lingüístico visual. Por ejemplo, la publicidad.
d)d) Comunicación no lingüística gestual, cuando el código empleado es no
lingüístico gestual. Por ejemplo, los gestos que utilizamos a diario.
e)e) Comunicación no lingüística acústica, cuando el código empleado es no
lingüístico acústico. Por ejemplo, la bocina del micro.
5. 3.2. EL ENFOQUE DE SISTEMAS
• Sistema: Podríamos encontrar diversas definiciones de sistema pero
debemos considerar que todas ellas están desarrolladas de manera intuitiva
debida al quehacer diario en nuestras vidas, sin embargo podemos tener
una idea que describa a un sistema como un conjunto de elementos que
interactúan con un objetivo común. Todo sistema está integrado por objetos
o unidades agrupadas de tal manera que, constituya un todo lógico y
funcional, que es mayor que la suma de esas unidades.
El cuerpo humano es un sistema, este se forma de órganos interrelacionados,
entre los cuales están los pulmones, el corazón, los músculos, etc., pero el cuerpo
humano como todo ciertamente es algo más que la suma de sus partes
individuales.
Una empresa de negocios es un sistema, sus partes están representadas por las
funciones de mercadotecnia, operaciones, finanzas, etc., pero la empresa como
sistema puede lograr mayores logros como un todo que los que podría realizar
cada una de sus partes individuales.
Una sola función no es capaz de producir algo por sí misma. Una empresa no
puede vender el producto que no puede elaborar. No sirve de nada fabricar un
producto que no puede venderse. Cuando las diversas partes de un sistema
trabajan en conjunto, se obtiene un efecto sinergético en el cual el producto del
sistema es mayor que la suma de las contribuciones individuales de sus partes.
Existen sistemas cuyos elementos y objetivos son muy distintos, pero tienen el
mismo tipo de interacción, este tipo de sistema se dice que son estructuralmente
semejantes. Las conclusiones que se obtienen al estudiar uno de estos sistemas,
se pueden aplicar a otro.
• El Enfoque de Sistemas: Es un esquema metodológico que sirve como
guía para la solución de problemas, en especial hacia aquellos que surgen
en la dirección o administración de un sistema, al existir una discrepancia
entre lo que se tiene y lo que se desea, su problemática, sus componentes y
su solución.
El enfoque de sistemas son las actividades que determinan un objetivo general y la
justificación de cada uno de los subsistemas, las medidas de actuación y
estándares en términos del objetivo general, el conjunto completo de subsistemas
y sus planes para un problema específico.
6. El proceso de transformación de un insumo (problemática) en un producto
(acciones planificadas) requiere de la creación de una metodología organizada en
tres grandes subsistemas:
• Formulación del problema
• Identificación y diseño de soluciones
• Control de resultados
Esto indica que los lineamientos básicos de trabajo son:
I. El desarrollo de conceptos y lineamientos para estudiar la realidad como un
sistema (formulación del modelo conceptual).
II. El desarrollo de esquemas metodológicos para orientar el proceso de
solución de problemas en sus distintas fases.
III. El desarrollo de técnicas y modelos para apoyar la toma de decisiones, así
como para obtener y analizar la información requerida.
El enfoque de sistemas tiene como propósito hacer frente a los problemas cada
vez más complejos que plantean la tecnología y las organizaciones modernas,
problemas que por su naturaleza rebasan nuestra intuición y para lo que es
fundamental comprender su estructura y proceso (subsistema, relaciones,
restricciones del medio ambiente, etc.).
• La Necesidad del Enfoque de Sistemas: El razonamiento común para
justificar la necesidad del enfoque de sistemas, consiste en señalar que en
la actualidad se enfrentan múltiples problemas en la dirección de sistemas
cada vez más complejos. Esta complejidad se debe a que los elementos o
partes del sistema bajo estudio están íntimamente relacionados ya que el
sistema mismo interactúa en el medio ambiente y con otros sistemas.
Un ejemplo es el transporte, cuyo estudio lleva a considerar no sólo equipo,
infraestructura, demanda y operación, sino también variables del entorno tan
diversas como tecnología, contaminación, normatividad, seguridad, reordenación y
uso del suelo, factibilidad financiera, etc.
El número de ejemplos de este tipo puede ampliarse fácilmente (una empresa, un
centro de abasto, o un sistema de información) e incluso llevarse a niveles macro
al citar la estrecha vinculación que existe entre factores como pobreza,
delincuencia, educación, salud, empleo, productividad, inflación, votos electorales,
etc.
7. Proceso de Solución de Problemas utilizando el Enfoque de Sistemas
• Subsistema Formulación del Problema: Tiene como función el identificar
los problemas presentes y los previsibles para el futuro, además de explicar
la razón de su existencia y para su comprensión se divide de la siguiente
manera:
• Planteamiento de la problemática.
• Investigación de lo real.
• Formulación de lo deseado.
• Evaluación y diagnóstico.
• Subsistema Identificación y Diseño de Soluciones: Su propósito es
plantear y juzgar las posibles formas de intervención, así como la
elaboración de los programas, presupuestos y diseños requeridos para
pasar a la fase de ejecución, este punto está dividido en:
• Generación y evaluación de alternativas.
• Formulación de bases estratégicas.
• Desarrollo de la solución.
• Subsistema Control de Resultados: Todo plan estrategia o programa esta
sujeto a ajustes o replanteamientos al detectar errores, omisiones, cambios
en el medio ambiente, variaciones en la estructura de valores, etc.
Y este punto está dividido de la siguiente manera:
• Planeación del control.
• EVALUACIÓN DE RESULTADOS Y ADAPTACIÓN.
8. 3.3 LA ORGANIZACIÓN CONSIDERADA COMO UN SISTEMA DE PROCESOS
DE MENSAJE.
El proceso de comunicación se configura básicamente por cuatro factores que se
interrelacionan entre sí, estos son: la existencia de un emisor, de un receptor, de
un canal de transmisión y la retroalimentación.
• CANAL
• EMISOR RECEPTOR
• RETROALIMENTACION
Enfoque clásico y sistémico
Reduccionismo Todas las cosas pueden ser descompuestas y reducidas a sus
elementos fundamentales simples, que constituyen sus unidades indivisibles.
Expansionismo Todo fenómeno es parte de un fenómeno mayor. El desempeño de
un sistema depende de cómo se relaciona con el todo mayor que lo contiene y del
cual forma parte.
Pensamiento Analítico Consiste en descomponer el todo, tanto como sea posible,
en partes más simples, independientes e indivisibles, que pueden solucionarse o
explicarse con más facilidad; luego, estas soluciones o explicaciones parciales se
integran en una solución o explicación del todo, que constituye la suma resultante
de las soluciones o explicaciones de las partes. Pensamiento sintético El fenómeno
que se pretende explicar es visto como parte de un sistema mayor, y es explicado
en términos del rol que desempeña en dicho sistema.
Mecanicismo Se basa en la relación causa-efecto. En fenómeno es la causa de
otro (su efecto), cuando éste es necesario y suficiente para provocarlo. Como la
causa es suficiente para lograr el efecto, sólo ésta se tendrá en cuenta para
explicarlo. Teleología Explica el comportamiento por aquello que produce o por
aquello que es su propósito u objetivo producir.
Emergente sistémico:
El todo es diferente de cada una de sus partes. El sistema presenta características
propias que pueden estar ausentes de sus partes constitutivas.
Elaborada en 1947 por el biólogo alemán Ludwing von Bertalanffy, esta teoría es
interdisciplinaria, proporciona principios y modelos generales para todas ciencias
involucradas, de modo que los descubrimientos efectuados en cada ciencia
puedan utilizarlos las demás. Así pues, se basa en la comprensión de la
dependencia recíproca de todas las disciplinas y de la necesidad de integrarlas.
Esta teoría se basa de tres principios fundamentales: el expansionismo, el
pensamiento sintético y la teleología. El expansionismo sostiene que todo
9. fenómeno es parte de un fenómeno mayor, sustituyendo a visión orientada hacia
los elementos fundamentales por una visión orientada hacia el todo (enfoque
sistémico).
3.4. ESTRUCTURA DE UNA ORGANIZACIÓN
La estructura y la forma de actuar de una organización puede influir en la salud
de los trabajadores en cuanto que permita su participación en la toma de
decisiones, se reconozca el trabajo, etc, lo que puede llevar a un clima laboral
favorable que incidirá tanto en la motivación de los trabajadores como en la
producción. Así, en empresas con estructuras participativas las actitudes del
personal hacia el trabajo son positivas, mientras que en empresas con estructuras
sometidas a las normas, las personas tienden más a su cumplimiento que a la
obtención de objetivos.
De este modo, es importante el estilo de mando que prevalece en la
organización, para conseguir un buen clima laboral, que conlleva unas
condiciones de trabajo favorables.
Podemos encontrar diferentes estilos de mando:
• Estilo autoritario: se basa en el principio de autoridad: se consigue mayor
eficacia procurando que los trabajadores interfieran lo menos posible en la
toma de decisiones.
El jefe autoritario no se adapta a la situación, sus métodos de
actuación consisten en dar órdenes que deben ser obedecidas,
impone al grupo sus opiniones, no informa de los objetivos globales.
Las consecuencias de este tipo de mando es que aparecen
tensiones, competitividad, falta de motivación en los trabajadores.
• Estilo Paternalista: se basa en la suposición de que la empresa se justifica
si permite el desarrollo personal de los trabajadores, de este modo,
prevalecen los interese personales por encima de las demandas de la
organización.
El jefe paternalista intenta eliminar los conflictos y emplea métodos
de control generales y suaves, pero al igual que el autoritario no
deja vía a la participación.
• Estilo Laissez Faire: parte de la base de que exigiendo el mínimo esfuerzo
para llevar a cabo el trabajo se logra una situación adecuada. Este tipo de
jefe no guía, deja al grupo que siga sus propias inclinaciones, es incapaz
de asumir cualquier tipo de autoridad o control.
10. Las consecuencias de este tipo de liderazgo es que aparece una
agresividad latente en el grupo debido a la falta de directrices.
• Estilo Democrático: en este tipo de liderazgo se valora tanto la tarea como
al individuo. El jefe cuenta con los trabajadores para conseguir los
objetivos.
3.5 SISTEMAS DE ORGANIZACION
Sistema es un todo organizado y complejo, un conjunto o combinación de cosas o
partes que forman un todo complejo o unitario. Es un conjunto de objetos unidos
por alguna forma de interacción o interdependencia. Los límites o fronteras entre el
sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad.
Según Bertalanffy, sistema es un conjunto de unidades recíprocamente
relacionadas. De ahí se deducen dos conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo
(o totalidad).
• Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los
elementos (u objetos), como también las relaciones, definen
una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.
• Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema,
con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta
como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa/efecto. De estos
cambio y ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasia.
• Entropía: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse,
para el relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La
entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye
la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De
aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de
ordenación del sistema.
• Homeostasia: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los
sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio
interno frente a los cambios externos del entorno.
Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un súper
sistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por
todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo,
dado un cierto número de restricciones. Los sistemas pueden operar, tanto en serio
como en paralelo.
11. TIPOS DE SISTEMAS
En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:
• Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos
y cosas reales. El hardware.
• Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas.
Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software.
En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:
• Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los
rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben
ningún recursos externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor,
no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos
sistemas cuyo comportamiento es determinantico y programado y que opera con
muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el
término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y
relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida
invariable, como las máquinas.
• Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de
entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son
adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto de
elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa.
La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización.
MODELO DE ORGANIZACION
Schein propone una relación de aspectos que una teoría de sistemas debería
considerar en la definición de organización:
• La organización debe ser considerada como un sistema abierto.
• La organización debe ser concebida como un sistema con objetivos o
funciones múltiples.
• La organización debe ser visualizada como constituida de muchos
subsistemas que están en interacción dinámica unos con otros.
• Al ser los subsistemas mutuamente dependientes, un cambio en uno de
ellos, afectará a los demás.
• La organización existe en un ambiente dinámico que comprende otros
sistemas.
• Los múltiples eslabones entre la organización y su medio ambiente hacen
difícil definir las fronteras de cualquier organización.
12. 3.6 TIPOS DE ORGANIZACIÓN (INTERNA-EXTERNA)
Organización formal
Es un sistema de tareas bien determinadas, cada una de estas tiene en si una
determinada cantidad específica de autoridad, responsabilidad y deber de rendir
cuentas.
Esta organización facilita la determinación de objetivos y políticas, es una forma de
organización fija y predecible, lo que permite a la empresa anticipar sus futuros
logros.
Organización Lineal
Se originó con los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de la era
medieval.
Es una organización muy simple y de conformación piramidal, donde cada jefe
recibe y transmite todo lo que sucede en su área, cada vez que las líneas de
comunicación son rígidamente establecidas.
Tiene una organización básica o primaria y forma un fundamento de la
organización. Sus características las pasaremos a enunciar a continuación.
Autoridad lineal y única:
Es la autoridad del superior sobre los subordinados. Cada subordinado se reporta
solamente a su superior, tiene un solo jefe y no recibe órdenes de ningún otro.
Líneas formales de comunicación:
La comunicación se establece a través de las líneas existentes en el organigrama.
Cada superior centraliza las comunicaciones en línea ascendente de los
subordinados.
Centralización de las decisiones
Su característica es el desdoblamiento y convergencia de la autoridad hacia la
cúspide de la organización. Solo existe una autoridad suprema que centraliza todas
las decisiones y controla la organización.
13. Construcción de la organización interna
Los principales objetivos de la organización son: desarrollo, estabilidad e
interacción. Esta última es la provisión de medios para que sus miembros se
asocien, recíprocamente en actividades que hacen a la organización.
3.7. ORGANIZACIÓN FORMAL.
La organización formal está basada en establecer una relación e indicar lo que
hace cada uno, con quién se comunica y de quién es subordinado. Es una división
del trabajo, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con
algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio.
Esta estructura no se refiere a los individuos, sino a las funciones o tareas. Sin
embargo, estos puestos son llenados por personas, las que no sólo se limitan a
desarrollar las funciones que se les asignan, sino que tienen su propia conducta y
objetivos, e interactúan con otras personas dentro de la organización
independientemente del puesto o la posición que ocupe cada uno. Así, el individuo
que ocupa una posición formal tiende en una u otra forma, a introducir su propia
manera de ser en el desarrollo de esa tarea, modificando la organización o la
estructura formal que se ha diseñado.
Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de
manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y
procedimientos, etc.
3.7.1. REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE LA ESTRUCTURA FORMAL.
Según Kast, Freemont y James E. Rosenzweig dicen que una manera
característica de describir la estructura es por medio del organigrama impreso, en
el que se especifican las redes de autoridad y comunicación formales de la
organización. A menudo, el organigrama es un modelo simplificado de la
estructura. No es una representación exacta de la realidad y por lo tanto tiene
limitaciones. Muestra sólo algunas relaciones aun en el nivel de la organización
formal, y ninguna en la organización informal.
Una estructura organizacional es una forma de dividir , organizar y coordinar las
actividades de la organización en el cual empiezan con tareas de directivos ,
división de trabajo, Departamentalización, Jerarquía de la organización,
Coordinación, y posteriormente hasta que estos se cumplan de acuerdo a las
reglas establecidas y al personal.
Mediante el organigrama se muestra gráficamente su estructura formal, se define
la jerarquía de los puestos y se identifica el funcionamiento de la gestión desde la
14. cima hasta la base de la organización. Por ello es utilizado como documento clave
y requisito previo para realizar la evaluación de la calidad en cualquiera de sus
estándares o para cualquier metodología de análisis organizacional.
Un organigrama ajustado a la realidad de una organización permite que los
integrantes de ésta conozcan su estructura básica, su posición en ella, sus
responsables y el camino que debe seguir la información. A los usuarios les
permite conocer el funcionamiento de la misma, su grado de organización e
identificar a los responsables de la gestión. Para los directivos es una herramienta
tanto de trabajo, como de consulta, como de análisis para su mejora.
Un ejemplo de organigrama:
CARACTERISTICAS DE LOS
ORGANIGRAMAS:
Por su representación gráfica en forma de
esquema permite realizar una visión rápida
de la estructura formal.
- Permite conocer la filiación, categoría,
titulación de personas que ocupan los
puestos de trabajo.
- No permite conocer ni los puestos de
trabajo presentes, ni futuros.
- Permite conocer las relaciones entre los puestos de trabajo.
Los elementos para graficar organigramas son:
Entegramas: rectángulos que identifican el cargo jerárquico, nombre de la
persona que la ocupa, número de cuenta presupuestaria que lo representa,
o cualquier otro dato que sea relevante teniendo en cuenta el uso que se le
dará al organigrama.
Líneas de autoridad / dependencia: como su nombre lo indica, representan
las relaciones de autoridad que unen a los entregamos, debiendo respetarse
la comunicación entre superior y subordinado. En los casos en que no exista
relación de dependencia (asesoramiento externo) la línea que se utiliza para
unir los entregamos es punteada.
Tanto en el caso de los organigramas como en el de los manuales, es fundamental
que se mantengan actualizados, porque de no hacerlo se tornan herramientas
inútiles, puesto que no pueden dar cuenta de la situación actual para poder tomar
algún tipo de determinación, siendo indispensables para el análisis y las
comunicaciones internas y con terceros.
Al graficar el organigrama y departamentalizar nos encontramos con:
15. Departamentalización Funcional.
Departamentalización por Procesos.
Departamentalización por Propósitos (turnos, áreas geográficas,
tipo de cliente, producto).
Una limitación de los organigramas es la imposibilidad de mostrar las relaciones
informales que se dan cotidianamente, que en muchos casos desplazan a las
formales y que son un dato sumamente útil para poder controlar e influenciar al
personal.
Existen varias formas de graficar organigramas ya sea vertical, horizontal, circular y
I.R.AM.
III.8. CLACIFICACION DE LA COMUNICACIÓN INTERNA
La comunicación no hay que entenderla únicamente como el soporte que
sustenta las distintas actividades de la organización; la comunicación es un
recurso, un activo que hay que gestionar.
Para la gestión de los distintos tipos de comunicación que se hacen
necesarios en cualquier empresa moderna –comunicación interna descendente,
ascendente y horizontal y comunicación externa– las empresas “excelentes” e
innovadoras se dotan de un departamento específico denominado Departamento
de Comunicación o Gestión de Información o de una Dirección de Comunicación o
de un Gabinete de Imagen, de Relaciones Públicas o de Prensa. Ahora bien, no
debemos olvidar que la comunicación no es sólo función de un departamento, sino
que debe asumirse por cada jefe y su equipo. Por lo que la existencia de estos
departamentos puede ser tanto un reflejo de la importancia concedida a la
comunicación como un indicador de los déficits que se producen en otras partes
del sistema.
Y mientras en estas empresas se concede un valor creciente a la
comunicación considerándola un factor diferencial que repercute en su imagen, en
su productividad y en la calidad de vida laboral; en otras muchas sigue
predominando la política de oídos sordos, de puertas cerradas y sigue
cometiéndose el error de identificar “comunicación” con “información”.
La complejidad del fenómeno comunicativo requiere enmarcarlo en
relaciones interactivas y dinámicas, como un proceso circular en el que emisor y
receptor intercambian alternativamente sus roles y que exige comprensión entre
las personas que intervienen en él. La información es sólo una parte de ese
proceso –el contenido de lo que se comunica– y por sí mismo no produce
comunicación.
16. Para N. Luhmann, la información, la expresión comunicativa y la comprensión
serían los tres elementos del fenómeno comunicativo. Por consiguiente, para que
se desarrolle un proceso comunicativo “la información ha de ser expresada y esta
expresión comunicativa ha de ser comprendida” (1995:139).
EL VALOR DE LA COMUNICACIÓN INTERNA.
Los procesos de comunicación, desde una perspectiva sistémica, permiten a la
organización mantener la coordinación entre sus distintas partes y alcanzar así su
característica esencial: la de ser un sistema (Katz y Kahn, 1986). La acción
coordinada y el trabajo en equipo, frente al trabajo en solitario sin interacción
cooperativa y coordinada, contribuirán a lograr los objetivos estratégicos.
Por otro lado, uno de los objetivos que toda organización persigue es que sus
trabajadores estén motivados, identificados con los objetivos organizacionales. Los
trabajadores a su vez necesitan estar informados para sentirse parte activa de la
organización y que la participación reciba el adecuado reconocimiento. De este
modo, la comunicación al incrementar las posibilidades de participación, favorecer
las iniciativas y movilizar la creatividad, se convierte en un factor de integración,
Motivación y desarrollo personal.
Todo ello contribuirá a la mejora de la calidad de vida laboral y a la calidad del
producto o servicio ofrecido por la organización, al aumento de la productividad y el
incremento de la competitividad. Hay que recordar que, dada la competitividad del
entorno, la organización no solo deberá competir en la calidad de los servicios o
productos que ofrezca, sino en la calidad de vida laboral que otorgue a sus activos
humanos. En la búsqueda de la Calidad Total, la comunicación aparece como.
Un elemento fundamental de partida, haciéndose cada vez más necesaria la
Planificación de los medios de comunicación y el uso adecuado en las estrategias
de comunicación, de tal modo que condicionen una óptima eficacia de los
mensajes.
La buena gestión de la comunicación interna debe alcanzar un objetivo básico:
cubrir las necesidades de comunicación que presentan los individuos o grupos que
conforman la organización. Y en este sentido la comunicación es tan importante
para los empleados como para la dirección.
3.8.1. COMUNICACIÓN FORMAL E INFORMAL
Organización formal
17. Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación
e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por
aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada; la que
está en el papel.
Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de
manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y
procedimientos, etc. En otros términos, es la organización formalmente oficializada.
Organización informal:
Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que
ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que
establecen entre sí como ocupantes de cargos.
Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento
de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro
documento formal. La organización informal se constituye de interacciones y
relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la
organización formal. Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por
la organización formal para el desempeño de los cargos.
La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no
han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de los
participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la
organización formal.
CONCLUSION
Debemos tener en cuenta que el proceso de comunicación requiere
fundamentalmente de dos elementos indispensables emisor y receptor estos
factores son importantes pero sobre todo necesarios para que el ser humano
18. pueda compartir sus ideas y necesidades con los demás para expresar lo que
siente y piensa.
El tema de enfoque de sistemas anteriormente analizado nos da a conocer la
manera de solucionar los problemas mediante diversos procesos que nos ayuda a
conseguirlo, como su nombre lo dice se relaciona con los sistemas donde tratan
de conseguir que todos los problemas más complejos que plantean la tecnología y
las organizaciones modernas sean resueltos. El pensamiento sintético se refiere a
que el enfoque sistémico está más interesado en unir las cosas que en separarlas.
La teleología, estudio del comportamiento orientado al logro de determinados
objetivos, así, pretende explicar los fenómenos por aquello que producen o por
aquello que es su propósito producir; partiendo de ello, los sistemas se visualizan
como entidades globales y funcionales que buscan objetivos y finalidades.
Como logramos comprender se dice que la estructura y la forma de actuar de
una organización influye en la salud de la mayoría de los empleados y no solo
empleados si no también en cualquier persona dependiendo del ámbito en el que
se desarrollé ya sea estudiante o algún empleado siempre y cuando les permitan
participar en las decisiones, y se reconozca el trabajo del os mismos.
Para concluir podemos decir que un sistema de Organización es vital para
cualquier empresa ya que en la ubicación donde se presente o departamento en el
que se localice, ayudará de manera directa en el mejoramiento y en la innovación
de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las
funciones en las cuales se basa la organización.
La comunicación se dibuja como un recurso de vital importancia para el
funcionamiento de la organización. Sin embargo en la realidad empresarial se le ha
concedido una atención muchas veces insuficiente y se ha entendido de modo
distinto el concepto de comunicación, el proceso y los contenidos de lo que se
debe comunicar.
La gestión de este recurso debe tener como objetivo básico, cubrir las necesidades
de comunicación de los distintos actores de la organización y de su entorno más
inmediato. El éxito exige, como punto de partida, lograr un cambio de valores y de
cultura organizativa que predisponga a comunicarse.
Se entiende que la organización formal consiste en que las personas interactúan
dentro de una organización no importando su puesto de una manera coordinada
con el fin de alcanzar los objetivos y cumplir los fines de manera efectiva. Para
esto es necesario que se represente gráficamente para seguir un orden y este se
representa a través de organigrama ya que es un modelo con suficiente
información para alcanzar lo que desea alcanzar.
La comunicación interna es un factor importante en nuestra actualidad ya que
gracias a ella permiten a la organización mantener la relación entre sus distintas
19. partes, alcanzar la coordinación y el trabajo en equipo, para poder lograr los
objetivos estratégicos.
La comunicación la informal es aquella que es espontánea y naturalmente entre
las personas, se forma a partir de las relaciones de amistad.
REFERENCIAS
Fuentes Zenón, Metodología de la Planeación Normativa. Cuaderno 1 de
Planeación y Sistemas. DEPFI-UNAM
20. División de Estudios de Posgrado, FI, UNAM.
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http://www.mailxmail.com/curso-empresa-organigrama/empresa-representacion-
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