Este documento trata sobre la comunicación en las organizaciones. Explica que la comunicación tiene cuatro funciones principales: control, motivación, expresión emocional e información. También describe diferentes métodos de comunicación como la comunicación interpersonal y la comunicación organizacional. Finalmente, discute temas como la tecnología de la información y comunicación, la administración efectiva del tiempo y la importancia de la comunicación política correcta en el lugar de trabajo.
3. 3.1- NATURALEZA Y FUNCIÓN DE LA
COMUNICACIÓN
Comunicar etimológicamente se refiere a
compartir o intercambiar. Se trata de un
proceso de interacción o transacción
entre dos o más elementos de un
sistema. Las siguientes son definiciones
de carácter general de lo que llamamos
comunicación:
“Es un proceso de transmisión de
estructuras entre las partes de un sistema
que son identificables en el tiempo o en el
espacio”
“Es el mecanismo por medio del cual
existen y se desarrollan las relaciones
humanas, es decir, todos los símbolos de
la mente junto con los medios para
instituirlos a través del espacio y
presentarlos en el tiempo
4. FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN
Esta tiene cuatro funciones principales dentro de un grupo u
organización:
- Control: actúa para controlar el comportamiento de los
miembros en varias formas. Las organizaciones tienen
jerarquías de autoridad y lineamientos formales que requieren el
comportamiento por parte de los empleados. Pero la
comunicación informal también controla el comportamiento.
Motivación: La comunicación fomenta la motivación al aclarar a
los empleados lo que se debe hacer, lo bien que lo hacen etc.
Expresión emocional: La comunicación es fundamental dentro
del grupo, así los miembros muestran sus frustraciones y sus
sentimientos de satisfacción.
Información: La comunicación proporciona información que los
individuos y grupos necesitan para tomar decisiones así
transmiten datos y evalúan opciones alternativas.
5. 3.2- MÉTODOS DE COMUNICACIÓN
IMPERSONAL
La comunicación interpersonal es la actividad
humana mediante la cual un sujeto promotor
manifiesta sus contenidos de conciencia
mediante una forma perceptible por los
sentidos, a un sujeto receptor, con el objeto de
que éste tenga acceso a esos mismos
contenidos de conciencia, de esta manera esos
contenidos pasan a ser de ambos o comunes
intencionalmente".
La comunicación interpersonal es la forma de
comunicación más importante para el hombre.
Desde muy pequeños comenzamos a formar
parte de ella, ya que una de las primeras
relaciones que establecemos es de tipo
afectivo(cuidadores) y aunque al inicio de
nuestras vidas no tenemos un lenguaje
estructurado la comunicación no verbal nos
permite establecer estas primeras relaciones
de tipo interpersonal.
6. 3.3- COMUNICACIÓN INTERPERSONAL
EFECTIVA
La comunicación interpersonal es efectiva cuando
tiende a propiciar un mejor desempeño y la satisfacción
en el trabajo, convirtiéndose en decisiva para el éxito de
la organización.
La Comunicación interpersonal efectiva, es una de las
habilidades más difíciles de lograr pero no es imposible,
sólo es necesario recordar que para alcanzarla resulta
esencial el respeto hacia los demás; adaptar lo que se
quiere decir al receptor y a la situación; elegir el
momento, el lugar, y el canal apropiados y oportunos;
evitar expresiones que dificulten el razonamiento y
generen posiciones defensivas; presumir que la otra
persona actúa de buena fe; colocarse en el lugar de
otro; escuchar con atención; comprender, evaluar,
recordar el mensaje y responder de forma adecuada a
éste.
7. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
La comunicación organizacional se
entiende,, como: "Un conjunto de
técnicas y actividades
encaminadas a facilitar y agilizar el
flujo de mensajes que se dan entre
los miembros de la organización,
entre la organización y su medio; o
bien, influir en las opiniones,
aptitudes y conductas de los
públicos internos y externos de la
organización, todo ello con el fin de
que ésta última cumpla mejor y
más rápido los objetivos
8. 3.5- TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y LA
COMUNICACIÓN
Tecnología De La Información
Comunicación son aquellas
herramientas computacionales e
informáticas que procesan, almacenan,
sintetizan, recuperan y presentan
información representada de la más
variada forma. Es un conjunto de
herramientas, soportes y canales para
el tratamiento y acceso a la
información. Constituyen nuevos
soportes y canales para dar forma,
registrar, almacenar y difundir
contenidos informacionales. Algunos
ejemplos de estas tecnologías son la
pizarra digital (ordenador personal +
proyector multimedia), los blogs, el
podcast y, por supuesto, la web
9. 3.6- SITUACIÓN ACTUAL DE LA COMUNICACIÓN EN
LAS ORGANIZACIONES
La comunicación actualmente se ha
convertido en un eje fundamental para la
supervivencia de la empresa en nuestros
días. Así, gracias a la comunicación
podemos conseguir: -La comprensión por
todos los miembros de la organización de
nuestra misión, nuestra visión, nuestra
cultura empresarial, objetivos y
estrategias.-Administrar correctamente
nuestra organización ya que, sin la
comunicación, sería impensable llevar a
cabo las tareas de planificación,
organización, dirección y control.-Transmitir
nuestro posicionamiento y nuestra imagen
a todos los grupos de interés que afectan o
puede afectar al funcionamiento normal de
nuestra empresa
10. LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN EN INTERNET
Su presencia en todo el mundo, hace de Internet un
medio masivo, donde cada uno puede informarse de
diversos temas en las ediciones digitales de los
periódicos, o escribir según sus ideas en blogs y
fotologs o subir material audiovisual como en el
popular sitio YouTube. Algunos dicen que esto
convierte en los principales actores de la internet a
los propios usuarios. Sin embargo, este 'nuevo canal'
tiene algunas peculiaridades extraordinarias, que
mencionamos a continuación, aunque volveremos a
ellas con mayor amplitud más adelante:
la primera de ellas, que -a diferencia de cualquier otro
de los existentes- es un canal universal, es decir, un
canal que soporta sin dificultad el tráfico de todos los
medios de comunicación (es decir, es un canal
multimedia).
la segunda, que -también a diferencia de cualquier
otro- es un canal omnifuncional, capaz de
desempeñar funciones 'conectoras' (comunicaciones
de uno a uno), funciones 'distribuidoras' (de uno a
muchos) y funciones 'colectoras' (de muchos a uno);
ello supone, entre otras cosas, que es un canal
personalizable.
11. CALIDAD EN LA ATENCIÓN AL CLIENTE: LA
COMUNICACIÓN RECEPTIVA.
La calidad en la atención al cliente se basa en
reconocer la libertad de elección que tiene el
cliente y en el respeto por sus decisiones.
En el proceso de la atención al cliente,
deberemos llevar a cabo los tres pasos
fundamentales:
Acogida: aceptación y disposición favorable
hacia alguien.
Desarrollo: recogida y entrega de información.
Conclusión y despedida: resumir y cerrar la
conversación.
En definitiva, las claves indispensables para
ser un receptor eficaz son:
Atención.
Escucha.
12. LA COMUNICACIÓN POLÍTICAMENTE
CORRECTA
La mayoría de nosotros esta consiente de
cómo nuestro vocabulario se ha
modificado para reflejar la adaptabilidad
política. Por ejemplo la mayoría de
nosotros a desterrado de su vocabulario
las palabras: paralítico, ciego y viejo y las
ha remplazado con términos como
discapacitado, impedido visualmente y
anciano o mayor.
Debemos ser sensibles a los sentimientos
de los demás. Ciertas palabras pueden ser
o son estereotipos intimidan o insultan a
los individuos. Es una fuerza de trabajo
diversa, debemos ser sensibles a la
manera en que nuestras palabras podrían
ofender a los demás. Pero existe una
desventaja en la adaptabilidad política:
está reduciendo nuestro vocabulario y está
haciendo más difícil la comunicación entre
la gente.
13. 3.7- ADMINISTRACIÓN EFECTIVA DEL TIEMPO
La administración del tiempo se puede definir
como una manera de ser y una forma de vivir.
Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de
los recursos más importantes y críticos de los
administradores. Un recurso altamente complejo
de administrar; sin embargo, quien logre encontrar
la forma eficiente de hacerlo tendrá una
herramienta que facilitara el éxito del los retos que
se emprenda.
Todos tienen la misma cantidad de tiempo, todos
dispones de 24 horas, o de 1440 minutos al día,
pero algunas personas que saben administrar el
recurso tienen mas tiempo para desarrollar mas
actividades que otras personas.
Tiempo que no empleamos es tiempo que no
volverá, tiempo que se desperdicia, siempre la
misma ley sin importar si la empresa es grande o
pequeña, si quien toma la decisión es un alto
funcionario o un obrero, si es joven o viejo, etc.
siempre el mismo recurso limitado, la esencia de
la vida y que debe ser administrado con criterios
de competitividad.