Este documento describe cómo aplicar filtros y ordenar datos en una hoja de cálculo. Explica los tipos de filtros disponibles en Excel como el autofiltro y el filtro avanzado, y cómo introducir, exportar e importar datos a formatos como CSV. También cubre cómo ordenar datos y la bibliografía utilizada.

1. ESCUELA SUPERIOR POLTECNICA DE CHIMBORAZO
MANEJO DE FILTROS Y
ORDENACIÓN DE DATOS
MIRIAN LEMA
2014

2. CONTENIDO
FILTROS .................................................................................................................................................................................. 2
MANEJO DE DATOS CON HOJA DE CÁLCULO ....................................................................................................... 5
Introducción de datos ................................................................................................................................................. 5
Exportar archivos.......................................................................................................................................................... 6
Importar archivos ...................................................................................................................................................... 10
ORDENAR DATOS ........................................................................................................................................................... 11
BIBLIOGRAFIA:................................................................................................................................................................. 13

3. FILTROS
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y
trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio que
se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar
filtros a los rangos:
Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples
Filtro avanzado, para criterios más complejos
A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta
temporalmente las filas que no se desea mostrar.
Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e
imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.
Autofiltro
Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro
de los rótulos de columna del rango filtrado.
a la derecha
Rango sin filtrar
Rango filtrado
Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul.
Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro.
También puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar las filas que cumplan más
de una condición en una columna; por ejemplo, las filas que contengan valores
comprendidos en un rango específico (como un valor de Davolio).
Filtro avanzado

4. El comando Filtro avanzado permite filtrar un rango en contexto, como el comando
Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene
que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios
independiente situado sobre el rango. Un rango de criterios permite filtrar criterios más
complejos.
Ejemplos de criterios complejos
Varias condiciones en una sola columna
Si incluye dos o más condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas
independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios
presenta las filas que contienen "Davolio," "Buchanan" o "Suyama" en la columna
Vendedor.
Vendedor
Davolio
Buchanan
Suyama
Una condición en dos o más columnas
Para buscar datos que cumplan una condición en dos o más columnas, introduzca todos los
criterios en la misma fila del rango de criterios. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios
muestra todas las filas que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la
columna Vendedor y valores de ventas superiores a 1.000 $.
Tipo Vendedor Ventas
Producto Davolio >1000
Una condición en una columna u otra
Para buscar datos que cumplan una condición de una columna o una condición de otra,
introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Por ejemplo, el siguiente rango de
criterios muestra todas las filas que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en
la columna Vendedor o valores de ventas superiores a 1.000 $.
Tipo Vendedor Ventas
Producto
Davolio
>1000
Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas

5. Para buscar filas que cumplan uno de dos conjuntos de condiciones, donde cada conjunto
incluye condiciones para más de una columna, introduzca los criterios en filas
independientes. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las filas que contienen
"Davolio" en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a 3.000 $ y también
muestra las filas del vendedor Buchanan con valores de ventas superiores a 1.500 $.
Vendedor Ventas
Davolio >3000
Buchanan >1500
Más de dos conjuntos de condiciones para una columna
Para buscar filas que cumplan más de dos conjuntos de condiciones, incluya columnas
múltiples con el mismo título. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las
ventas comprendidas entre 5.000 y 8.000 $ junto con aquellas inferiores a 500 $.
Ventas Ventas
>5000 <8000
<500
Condiciones creadas como resultado de una fórmula
Puede utilizar como criterio un valor calculado que sea el resultado de una fórmula. Si
emplea una fórmula para crear un criterio, no utilice un rótulo de columna como rótulo de
criterios; conserve este rótulo vacío o utilice uno distinto a un rótulo de columna del rango.
Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra filas que tienen un valor en la columna
C mayor que el promedio de las celdas C7:C10.
=C7>PROMEDIO($C$7:$C$10)
Notas
La fórmula que utilice con el fin de generar una condición debe utilizar una
referencia relativa para hacer referencia al rótulo de columna (por ejemplo, Ventas)
o al campo correspondiente del primer registro. Todas las demás referencias de la
fórmula deben ser referencias absolutas y el resultado de la fórmula debe ser
VERDADERO o FALSO. En el ejemplo, "C7" hace referencia al campo (columna
C) del primer registro (fila 7) del rango.
En la fórmula puede utilizar un rótulo de columna en lugar de una referencia
relativa a celda o un nombre de rango. Si Microsoft Excel presenta el error
#¿NOMBRE? en la celda que contiene el criterio, no necesita tenerlo en cuenta, ya
que no afecta a la forma en que se filtra el rango.
Cuando evalúa datos, Microsoft Excel no distingue entre caracteres en mayúscula y
minúscula. (MICROSOFT OFFICE , 2010)

6. MANEJO DE DATOS CON HOJA DE CÁLCULO
El manejo de datos es una de las principales utilidades de una hoja de cálculo en el estudio
estadístico. En general los programas de estadística no suelen tener un sistema de entrada
de datos tan versatil como el que proporciona una hoja de cálculo como Open Calc. En el
caso de R y R-Commander esta situación es actualmente bastante aguda, la entrada de datos
es muy poco eficaz.
INTRODUCCIÓN DE DATOS
De forma predeterminada los datos pueden ser introducidos en columnas de modo que al
terminar de escribir cada dato se pulsa alguna de las teclas Enter, Return o Intro disponibles
en el teclado. El ratón y las flechas del teclado permiten desplazarse rápidamente a través
de todo el teclado para intoducir los datos en el orden en que se desee. Finalmente una de
las más importantes ventajas es la posibilidad de introducir resultados con la mayor rapidez.
Hagamos un ejercicio de este último uso.
Descarguemos el conjunto de datos Iris que se encuentra en R y en los conjuntos de datos
para demostraciones de otros muchos paquetes estadísticos. Estos datos fueron recogidos
por Edgar Anderson en 1935 y analizados por Fisher en 1936 corresponden a las medidas
en centımetros de la longitud y ancho del sepalo y de la longitud y ancho del petalo para 50
flores de cada una de tres especies de lirios.
La pantalla tendrá un aspecto parecido al siguiente:
Situémonos en la celda E2:

7. 1. Pulsando simultáneamente las teclas May-Ctrl-'Flecha Abajo', quedará resaltada
todas las celdas hasta la celda E52.
2. Sin soltar la tecla May, pero soltando la tecla Ctrl, subiremos una celda arriba para
no incluir en la selección el primer dato que pertenece a la especie versicolor.
3. Mediante los comandos Editar->Rellenar->Abajo completaremos el nombre de la
especie para todos los primero cincuenta datos.
Cualquier error cometido sobreescribiendo datos de forma indeseada (como por ejemplo
borrar el nombre versicolor al rellenar hacia abajo) puede facilmente deshacerse mediante
la orden deshacer (Ctrl-Z).
Ya vimos en la clase de introducción que esto mismo es posible hacerlo mediante el ratón.
Hágase como ejercicio la "expansión" de valor versicolor a los datos desde el 51 al 100.
Por último, en el caso de los últimos cincuenta datos el procedimiento incialmente utilizado
no es factible, como es fácil comprobar:
1. Situémonos en la celda E102.
2. Pulsando las teclas May-'Flecha Izquierda' pasar a la celda D102.
3. Pulsando simultáneamente las teclas May-Ctrl-'Flecha Abajo', quedará resaltada
todas las celdas hasta la celda D151.
4. Sin soltar la tecla May, pero soltando la tecla Ctrl, nos desplazaremos una celda a la
derecha para deseleccionar la columna D.
5. Mediante los comandos Editar->Rellenar->Abajo completaremos el nombre de la
especie para todos los últimos cincuenta datos.
EXPORTAR ARCHIVOS
Una vez que tenemos completo nuestros datos, es conveniente guardarlos en el formato
nativo de Open Office que para las versiones 2.X lleva el sufijo ods (Open Document
Spreadsheet). Este tipo de documentos se corresponde con el estandar ISO 26300 para
hojas de cálculo y que reemplaza al estandar oficioso anterior dif (Data Interchange
Format), al igual que los documentos odt (Open Document Text) reemplazan al formato rtf
(Rich Text Format, formato de texto enriquecido). Este estandar fue adoptado por los
desarrolladores de Open Office y dio lugar al paso de la versión 1.X a la versión 2.X; la
versión anterior utilizaba los formatos abiertos pero propietarios de Sun Microsystems
(sx.). Actualmente y pese a la naturaleza estándar del formato ods es preciso también
guardar los datos en otros formatos para que puedan ser utilizados desde programas que aún
no utilizan este estándar. Será obligatorio en Europa en el futuro inmediato.
Como formatos de exportación podemos destacar:
Los formatos de las versiones anteriores de OpenOffice (sxc) y de su predecesor
StarOffice (sdc, Sun Microsystem mantiene a través del proyecto StarOffice una
estrecha colaboración con el proyecto OpenOffice, pero mantiene derechos de
propietario sobre parte de su suite).

8. Los formatos de Excel de Microsoft en diversas versiones (5.0, 95, 97/2000/XP y
2003, que se corresponden con los sufijos xls y xlm respectivamente).
El formato estándar para intercambio entre hojas de datos (anticuado y limitado en
la inclusión de funciones dif).
El formato para publicación en página web html.
Por último citaremos (aunque hay más disponibles como veremos) el más
interesante para este curso: el formato de exportanción en texto plano. Como
denominación general es un conjunto de formatos a los que OpenCalc asigna el
sufijo el sufijo csv (Commas Separated Value, Valores Separados por Comas) pero
que también es posible encontrarlos con el sufijo txt. A diferencia del formato dif
no permite guardar en el fichero las fórmulas, pero que a cambio permite visualizar
los datos guardados con cualquiera de los muchos procedimientos que hay para ver
documentos de texto, incluidos los navegadores de internet. Es un formato muy
adecuado para el paso de datos de la hoja de cálculo al programa R de estadística
que se verá en los próximos días.
Exportemos nuestra hoja de cálculo al formato csv:
1. Mediante los comandos Archivo->Guardar como...->Abajo iniciaremos la pantalla
para exportar nuestros datos al formato csv:
2. En el campo Tipo de archivo pulsaremos en la flecha hacia abajo que hay en la parte
derecha del campo. Obtendremos la lista de los diversos tipos de archivos de hojas
de cálculo en los que podemos guardar nuestros datos:

9. 3. Mediante la barra de desplazamiento de la parte de la derecha de la lista de tipos de
archivos iremos viendo los tipos que se encuentran en la parte más baja de la lista
fuera de la ventana. El tercero comenzando a contar por el final de la lista es el
formato Texto CSV (.csv) que buscamos.
4. Marcaremos la casilla Editar configuración de filtros para asegurarnos de que
podemos editar los detalles del formato csv.
5. Al pulsar guardar nos avisará de que en cualquier formato que no sea el formato
nativo OpenDocument es posible que no se guarde toda la información contenida en
la hoja de cálculo. Contestaremos que de todos modos sí, queremos utilizar el
formato csv.
6. Si marcamos la casilla Editar configuración de filtros o si el programa no dispone de
suficiente información para la exportación se abrirá una nueva ventana para que
especifiquemos los detalle del formato. Por defecto nos ofrece la codificación de
carecteres que estamos utilizando en el sistema, la separación mediante comas entre
valores (como su nombre indica) y los textos con dobles comillas. Este es el
formato más adecuado para la exportación de datos en el formato de hoja de cálculo
estándar original que es el inglés. Este formato tiene el inconveniente en español de
que la coma se utiliza como separador decimal y para salvar el problema OpenCalc
convierte todos los datos en texto. Guardémoslo de todos modos.
7. Abramos el archivo en otro espacio de trabajo utilizando el editor Diana (Gedit).
Veremos que efectivamente los números se han guardado entre comillados.
Cerremos el archivo.

10. 8. En el espacio de trabajo de la hoja de cálculo repetimos el procedimiento de
exportación anterior, ahora será muy importante marcar la casilla para evitar que
repita el mismo formato. Como el archivo iris.csv ya existe nos advertirá de ello y
nos preguntará si deseamos sobreescribirlo. Lógicamente sí deseamos
sobreescribirlo.
9. En esta ocasión cambiaremos Separador de campos el por el valor {vacío}
utilizando para ello la flecha que hay en la parte derecha del campo. Otra alternativa
para que los números siguiesen siendo números sería utilizar un ancho de columna
fijo. Queda como ejercicio personal.

11. 10. En el segundo espacio de trabajo que estamos utilizando abriremos de nuevo el
archivo utilizando el editor Diana (Gedit). Veremos que esta vez los datos están
separados por espacios en blanco y la coma es el separador de decimales.
En los próximos días se utilizaran archivos csv del programa R-Commander y allí se
volverán a ver los detalles de este tipo de archivos.
Además de los filtros de exportación disponibles en el comando Editar->Rellenar->Abajo
que hemos detallado, existe la posibilidad de exportar documentos a formatos que podemos
denominar de "solo lectura" para presentar resultados que posteriormente no han de ser
modificados. Estos formatos son el formato pdf sobradamente conocido y el nuevo formato
xhtml (eXtensible Hypertext Markup Language) para presentación en página web. Ambos
están disponibles en el comando Archivo->Exportar... y además el formato pdf está
directamente disponible en el comando Archivo->Exportar en formato pdf...
IMPORTAR ARCHIVOS
Como ejercicio sobre importación de archivos podemos cerrar el documento que
anteriormente hemos exportado y volverlo a abrir.
1. Cerraremos todos los documentos que tengamos abiertos mediante el comando
Archivo->Cerrar

12. 2. Mediante el botón
o mediante el comando Archivo->Abrir... abriremos el
archivo iris.csv que hemos creado en el ejercicio anterior. Aparecerá la pantalla con
los detalles para la importación de ficheros de texto:
3. Los valores que aparecen por defecto dependen de cuales se utilizaron la última vez
que se importó un fichero. En el ejemplo aparece el modo en el que deben señalarse
los diferentes campos para obtener un buen resultado a partir del archivo que
guardamos anteriormente. Los diferentes campos son bastante autoexplicativos y no
requieren mayor explicación. Si alguna columna no es entendida de forma
inmediata es posible "pinchar¨ en ella y especificarle un tipo de datos. Si alguna
columna utilizase el punto decimal en lugar de la coma, se pincharía sobre ella y se
especificaría el idioma inglés. No es demasiado habitual tener que hacer
especificaciones sobre algunas columnas en particular.
4. Con el botón Aceptar tendremos recuperado nuestro fichero iris de datos.
ORDENAR DATOS
Entre las posibilidades que ofrece OpenCalc para el manejo básico de datos está la
ordenacion de los mismos. Podemos hacer un sencillo ejercicio de ordenación de los datos
que tenemos en la hoja de calificaciones.ods:

13. 1. Nos situaremos en la celda A9. Manteniendo pulsada la tecla May nos situaremos
en la celda I30, bien mediante el ratón o bien utilizando las teclas con flechas del
teclado. Quedando seleccionada la totalidad de los datos.
2. Mediante el comando Datos->Ordenar... aparecerá la ventana con las posibles
opciones para ordenar los datos.
3. Como se puede ver en la pantalla anterior seleccionaremos que en primer lugar se
ordenen los datos por columna I que corresponde a la nota obtenida y en caso de
empate que haga la ordenación en función del nombre (columna B).
Especificaremos que queremos en la nota el orden Descedente para obtener en
primer lugar a los alumnos con mejores notas.
4. En realidad en nuestro caso no hay verdaderos empates, porque aunque aparecen
dos valores 4'7, entre otros empates, en realidad solo son aparentes y debidos al
redondeo en la presentación. Mediante la tecla
podemos incrementar los
decimales de los datos y veremos que en realidad uno es 4'68 y el otro 4'65. Lo
mismo ocurre con los demás empates aparentes.
5. Mediante el comando Datos->Ordenar... aparecerá la ventana con las posibles
opciones para ordenar los datos. (MICROSOFT OFFICE 2010)

14. BIBLIOGRAFIA:
1. MICROSOFT OFFICE . (2010). Obtenido de http://office.microsoft.com/eses/excel-help/filtros-HP005261132.aspx
2. MICROSOFT OFFICE 2010. (s.f.). Obtenido de
http://matematicas.unex.es/~trujillo/Esc_adm_pub_juex/tutorialEstCalc/man_datos.html