AUTOFILTROS

1. FACULTAD DE CIENCIAS QUIMICAS Y DE LA SALUD
ESCUELA DE ENFERMERIA
ESTUDIANTE:
KATIUSKA AVILA
DOCENTE:
LCDA.DIANA GOMEZ
CURSO: TERCER SEMESTRE “B”
TEMA:
 Autofiltros y filtros avanzados.
 Formato condicional.
 Tablas dinámicas.
 Macros.
 Bases de datos.
 Formularios.
MACHALA - EL ORO - ECUADOR

2. AUTOFILTROS
Los filtros sirven para obtener una lista más simple a partir de otra más compleja,
esto se hace eliminando filas que cumplen con determinadas condiciones o
criterios, por ejemplo si tenemos la siguiente tabla
Podría interesarnos saber los alumnos que tuvieron un porcentaje de asistencia
del 70 % por lo tanto eliminaremos todas las filas de alumnos que no cumplan con
ese criterio.
Para nuestro objetivo, introducimos la tabla en una Hoja de Excel 2007,
seleccionamos cualquier celda de lista y vamos a la pestaña "Datos" en el
panel "Ordenar y filtrar" donde pulsamos en el ícono señalado por la flecha (que
se pone de color anaranjado)
Automáticamente aparecen dos controles en las etiquetas como se muestra

3. Si oprimimos en control que muestra la flecha, aparece un menú desplegable que
nos permite establecer los criterios que nos interesan
Para nuestro objetivo nos interesa la sección recuadrada en rojo, que tiene los
porcentajes de asistencia con una casilla de verificación a la izquierda, para
nuestro propósito, deberemos des tildar todos los porcentajes distintos al 70%
Después de aceptar obtenemos la tabla que nos interesa
Este es un ejemplo muy simple que nos sirve para introducir el tema, solo
agregaremos que hay dos tipos de filtros:

4. FILTROS AVANZADOS
En estos filtros, los criterios de filtrado pueden ser más complejos. y también
funcionan en forma diferente
Una de las diferencias entre ambos tipos de filtros se puede apreciar con la simple
inspección de la siguiente imagen, que es la tabla final vista en una Hoja de Excel
Se puede ver que las filas no están en forma correlativa, con lo que se infiere que
las supuestas filas filtradas en realidad están ocultas y si, por ejemplo,
quisiéramos contarlas con la función CONTAR el resultado daría la totalidad de las
filas pues se contarían las ocultas también, en algunos problemas puede ser un
inconveniente que se supera con los Filtros Avanzados ya que con estos se filtran
realmente (y no se ocultan)las filas que cumplen con los criterios.
.

5. En los filtros avanzados se utilizan criterios lógicos para filtrar las filas, en este
caso, se debe especificar el rango de celdas donde se ubican los mismos, veamos
cómo se procede.
En la cinta de opciones debemos ir a la pestaña "Datos" y luego al panel "Ordenar
y filtrar" donde oprimimos el botón "Avanzadas" luego aparece el panel "Filtro
avanzado"
Veamos que significan cada uno de las acciones que se pueden tomar:
Filtrar la lista sin moverla a otro lugar: se filtran los datos en el mismo lugar
donde se encuentra la tabla.
Copiar a otro lugar: la tabla filtrada puede aparecer en un lugar especificado de
la misma Hoja o en otra Hoja de cálculo.
Rango de la lista: automáticamente Excel coloca el rango done esta la lista
Rango de criterios: es el rango elegido por el usuario para ubicar los criterios de
filtrado.
Copiar a: esta opción queda habilitada cuando se marca la casilla del punto 2, en
cuyo caso deberemos especificar el lugar donde queremos que aparezca la tabla
filtrada, para esto solo es necesario especificar donde estarán los rótulos.
Sólo registros únicos: en el caso de haber registros duplicados, mostrar solo uno
de ellos.
Para dar un ejemplo simple filtraremos las mismas filas que en la introducción de
AUTOFILTROS sin moverla a otro rango (recordemos que en este caso se
filtraban todas las filas que no tuvieran un porcentaje del 70%), para hacer esto
marcamos en la casilla de verificación de Filtrar la lista sin moverla a otro lugar y
luego elegimos 2 celdas, una para el rótulo y otra para el criterio a cumplir, como
se muestra en el recuadro rojo (%D%1:%D%2)

6. El panel queda como se muestra
Al aceptar nos queda la tabla filtrada
En este caso las filas se han ocultado como en el caso de autofiltros, para
solucionar el problema debemos copiar la tabla filtrada a otro lugar, por ejemplo al
rango $E$1:$F$1, quedando el panel emergente como se ve

7. Y la tabla en su nuevo lugar se ve como en la figura
Aquí se puede ver que las filas están en forma correlativa y por lo tanto se pueden
aplicar funciones, por ejemplo si quisiéremos contar el número de alumnos con un
porcentaje de asistencia del 70%, utilizaríamos la función CONTAR y como se
puede ver se obtiene el resultado correcto que es 8
Vamos a dar otro ejemplo con dos condiciones. Supongamos que queremos saber
cuántos alumnos tuvieron menos de 70% y más de 85% de asistencias, en este

8. caso debemos poner 2 condiciones, por lo que necesitaremos una celda más en el
rango de criterios
Y el panel Filtro avanzado se configura como sigue
Al aceptar obtenemos la tabla
Donde al aplicar la función CONTAR vemos que los alumnos que cumplen los
criterios son 6.
FORMATO CONDICIONAL
El Formato Condicional es una herramienta muy útil como información gráfica
adicional para los datos numéricos que están en celdas o en rangos, con más
razón si hablamos de Excel 2007, que ha mejorado enormemente las
posibilidades en este aspecto. Este tipo de formato tiene un comportamiento
similar al de la función SI ya que otorga un formato a una celda o rango,
dependiendo del cumplimiento de una condición, que es en definitiva, el
cumplimiento de una proposición lógica.

9. Los formatos condicionales más novedosos son:
Barra de datos:
Es semejante a un gráfico de barras proporcional al número en las celdas.
Escala de color:
Da un color a una celda, de acuerdo al valor de esta.
Conjunto de íconos:
Permite según el valor de un celda compararla con otro de referencia y añadirle un
ícono.
Aunque hay muchas más opciones; entre ellas se pueden marcar celdas que
cumplan con determinadas condiciones y dar colores a los números.
Se puede también aplicar más de un formato a una celda, o sea, si una condición
cambia el tamaño de la fuente de una celda y otra cambia el color del fondo,
cuando se cumplan ambas condiciones , también se aplicaran ambos formatos.
La tabla1 que se ve a continuación contiene simultáneamente los formatos Barra
de datos, Escala de colores y Conjunto de íconos
Para aplicar estos formatos el método es muy parecido.
En la cinta de opciones vamos a la pestaña "Inicio" y luego al panel "Estilos"
Al pulsar en este aparece otro panel también llamado "Estilos"

10. Donde pulsamos "Formato condicional" que cambia de color y despliega un menú
de opciones, donde están destacados en rojo los formatos mencionados al
principio más otros dos en la parte superior
Los triangulitos negros nos indican que hay más opciones de formato como se
puede ver al oprimir, por ejemplo en "Barra de datos"
Luego dada la siguiente tabla igual a la tabla1 pero sin formato
Para aplicar el formato Barra de datos, a la etiqueta venta, se selecciona la
columna donde están los datos y se pulsa en el modelo señalado por la flecha roja

11. Quedando como la columna VENTAS de la tabla1
El formato condicional tiene muchas aplicaciones interesantes las que veremos
en sucesivos tutoriales.
TABLAS DINAMICAS
Las Tablas Dinámicas son una forma alternativa de presentar o resumir los datos
de una lista, es decir, una forma de ver los datos desde puntos de vista diferentes.
El nombre Tabla Dinámica se debe a que los encabezados de fila y columna de la
lista pueden cambiar de posición y también pueden ser filtrados.
Con las Tablas Dinámicas también podremos preparar los datos para ser
utilizados en la confección de gráficos.
La comprensión cabal de este tema se obtiene con la práctica y es así como se
verá que es uno de los tópicos más potentes de Excel, principalmente en las
versiones más recientes.
Empezaremos con un ejemplo:
Una empresa de exportación de máquinas agrícolas tiene la siguiente tabla en una
Hoja de Excel 2007.donde figuran los datos del 1º trimestre del año.

12. A partir de ella se quiere crear una nueva tabla en la que se informe la cantidad
de maquinarias exportadas y el detalle de cuantas se vendieron de cada una.
Para crear la tabla que nos responda a estas preguntas, nos ubicamos en
cualquier celda de la tabla, luego vamos a la pestaña "insertar" panel "Tablas"
en el que pulsamos en "Tabla dinámica", al hacer esto aparece un menú en el que
tenemos las opciones de "Gráfico dinámico" y "Tabla dinámica" , pulsaremos en
este último como se puede ver
A continuación aparece el panel "Crear tabla dinámica"

13. En este caso el rango de la tabla base (tabla de partida) queda automáticamente
seleccionado, incluyendo los rótulos, también seleccionamos "Nueva hoja de
cálculo" y pulsamos en aceptar y automáticamente se crea la Hoja4 en la que se
destacan:
Una nueva cinta de opciones denominada "Herramienta de tabla dinámica"
Un panel llamado "Lista de campos de tabla dinámica" que es una novedad de
Excel 2007 y que tiene un rectángulo en la parte superior, donde se ubican los
campos o rótulos de la tabla de origen, también hay cuatro rectángulos, en la parte
inferior, denominados " Filtro de informe", "Rótulos de columna", "Rótulos de fila"
y "Valores" donde irán apareciendo los rótulos de la tabla a medida que los
seleccionemos en la parte suprior en forma de botones como el que se nuestra
Los botones se pueden arrastrar de un rectángulo a otro aunque los rótulos que
tienen valores numéricos, siempre aparecen en
rectángulo "Valores".

14. Como se ve, hasta este momento, tiene las casillas de verificación de rótulos sin
marcar, pues bien, es justamente seleccionar las
casillas "MAQUINA" y "CANTIDAD" lo debemos hacer en el próximo paso
Observar que aparecen automáticamente 2 botones.
Listo ya tenemos la primera tabla con las respuestas pedidas recuadradas en rojo
Si nos interesara saber solamente el dato de cuantas fertilizadora y sembradora se
exportaron, junto con su total, tenemos un comando de filtrado en la parte superior
y así obtenemos la siguiente tabla
Luego de aplicar el filtro.

15. Este es un ejemplo didáctico para hacer una introducción, pero se le puede sacar
mucho más el jugo a esta herramienta.
Podemos querer saber el detalle de las máquinas que fueron exportadas y por
cual vendedor. En este caso tendremos que seleccionar la casilla del rótulo
VENDEDOR y en la nueva Hoja aparece una tabla y el panel "Lista de campos
de tabla dinámica"
Se ve que en los rectángulos, más precisamente en el llamado Rótulo de fila,
aparece un nuevo botón, el botón VENDEDOR en forma simultánea a la
selección de la casilla de verificación VENDEDOR.
La tabla responde a lo que queremos saber, pero le podemos dar otro aspecto
arrastrando el botón VENDEDOR al rectángulo "Rótulo de columna"

16. Y la tabla queda como la que está abajo , luego de haberle dado algo de formato
En esta tabla se puede ver, por ejemplo, que Peña vendió 16 fertilizadoras y un
tractor.
Sería interesante saber el número de maquinarias exportadas a que país y por
cual vendedor.
Para hacer lo , verificamos la casilla "País" y filtramos MAQUINA
y se genera la tabla
Donde se puede ver que Chuan le vendió 30 máquinas a China.

17. Hasta ahora nuestra tabla dinámica efectúa sumas, pero puede hacer otras
operaciones tales como porcentajes, máximos, mínimo y otras mas que iremos
viendo.
Podemos preguntarnos cual fue la máxima cantidad de maquinarias que vendió
Peña. Para hacer esto nos ubicamos en una celda cualquiera de la tabla de arriba
y apretando el botón derecho del mouse aparece el siguiente menú emergente
En el que pulsamos en "Configuración de campo de valor", como indica la flecha,
con lo que aparece el panel también llamado "Configuración de campo de valor"
En el que si vamos a la pestaña "Resumen por" están las opciones de resumen en
las que elegiremos Máx y luego de aceptar, la tabla se transforma en

18. que nos dice que la cantidad Máxima de maquinarias que vendió Peña es 9, como
se ve en el recuadro rojo, en forma adicional podemos ver que esta cantidad fue
vendida a Brasil ( verificar con la tabla de partida o tabla base)
Este resultado se puede ver con una simple inspección de los datos, que en este
caso son tres, pero cuando estos aumentan es donde vemos la utilidad del
cálculo de un máximo.
MACROS
Excelsa es programable, lo que puede sorprender a muchos, y si las funciones y el
anidamiento de funciones por ellas mismas le dan mucha potencia, esta nueva
cualidad le agrega mucha más, toda la potencia que el conocimiento y la habilidad
que un programador pueda darle. Los programas que se realizan en Excel se
llaman MACROS y estos van desde simples instrucciones de una o dos líneas de
código hasta cosas mucho más complejas. Lo interesante de todo esto es que
para hacer MACROS no hace falta saber programar y aun así se pueden generar
macros muy útiles y que nos pueden ahorrar mucho tiempo y trabajo. Este tipo de
MACROS es la que se puede generar con la GRAVADORA DE MACROS.
Es muy común, en el trabajo diario , tener que hacer tareas repetitivas como por
ejemplo hacer una plantilla con un cierto formato, título, encabezamientos ,etc y
sería muy conveniente poder realizarla apretando un botón, bueno, pues esto se
pude realizar con la grabadora de macros, la cual grava estas acciones y las
traduce a código ( programación VBA) Supongamos que todos los días tengo que
generar una lista con el movimiento de un comercio de computadoras, para
organizar los datos que iremos ingresando, es conveniente escribir los
encabezados de cada columna, supongamos que estos encabezados son

19. y quiero que estén como se ve en la figura de arriba, también quiero que estos
encabezados aparezcan automáticamente todas las mañanas(al apretar un botón
por ejemplo). Como no sé nada de programación VBA voy a utilizar la grabadora
de macros. Hay tres formas de poner en funcionamiento la grabadora de macros:
Vamos a la pestaña Vista y en la sección Macros desplegamos el submenú
Macros y dentro de este submenú seleccionamos la opción Grabar macro
Pulsando el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla de
Excel( barra de estado)
de cualquiera de estas dos formas aparece el cuadro de dialogo Grabar Macro
Donde podemos dar un nombre a la macro, sin dejar espacios en blanco.
En Método abreviado: elegimos una combinación de la tecla CTRL + "una tecla
del teclado", para ejecutar la macro, cuidando de no poner una combinación
utilizada por Excel en alguno de sus atajos.
En Guardar macro en: podemos elegir guardar la macro en el libro activo, en el
libro de macros personal o en otro libro.

20. En Descripción: podemos describir que hace de la macro o cualquier otro
comentario.
Finalmente pulsamos en aceptar y el botón que estaba en la barra de estado se
transforma en el que está marcado por la flecha en la figura, comenzando la
grabación.
(Con este botón también se puede detener la grabación.)
En estas circunstancias, empezando por una celda cualquiera vamos luego a la
celda A1, escribimos los encabezados con mayúsculas los centramos, hacemos
los recuadros correspondientes y detenemos la grabación ( no olvidarse), esto va
a generar un código VBA en forma automática

21. No tenemos por qué entender este código, solo dire que se puede hacer lo mismo
con un código más reducido o dicho de otra manera, la grabadora de macros
genera un código redundante, que se puede reducir aprendiendo Programación
VBA Para que la macro haga su tarea, se puede:
utilizar el método abreviado, que en nuestro caso es CTRL+ r .
Ir a las pestaña Programador, sección Código y luego pulsar en Macros
Luego aparece el cuadro de diálogo Macro, donde aparece la macro creada, para
luego apretar el botón ejecutar
También con este cuadro de diálogo podemos eliminar macros.
3. La tercera manera de que una macro grabada se manifieste, es creando un
botón.
Para crear un botón vamos a la pestaña Programador, sección controles y luego
pulsamos en el icono Insertar

22. En los Controles de formulario pulsando donde señala la flecha aparece un
puntero en forma de cruz que nos permite colocar el botón en un lugar cualquiera
y automáticamente aparece la ventana Asignar macrodonde se puede seleccionar
la macro a la que le queremos asignar el botón
Aceptamos y le damos un nombre; en nuestro caso podría ser Encabezados.
Veremos que cuando el mouse pasa por el botón, este se transforma en una
mano, luego hacemos clic y se dispara la macro con el resultado esperado
BASE DE DATOS EN EXCEL
Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo
contexto y cuya información está almacenada y lista para ser utilizada en cualquier
momento. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas,
productos, ventas o cualquier otra cosa.
Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las cuales están
compuestas por columnas y filas. Una tabla tendrá un número específico de
columnas, pero tendrá cualquier número de filas.

23. Si observas con detenimiento la imagen anterior, notarás que una tabla se
asemeja mucho a una hoja de Excel la cual también está dividida en columnas y
filas. Por esa razón Excel ha sido utilizado por mucho tiempo, y por muchas
personas, como un repositorio de datos.
Diseño de bases de datos en Excel
Si diseñas y organizas adecuadamente la información dentro de tu libro de Excel
podrás consultar tus datos de una manera fácil y eficiente, así que en esta ocasión
hablaremos sobre las mejores prácticas para crear una base de datos en
Excel que te permitirán organizar y estructurar adecuadamente la información.
Como ejemplo analizaremos el caso de una pequeña librería que desea crear un
catálogo de sus libros en Excel así como tener una lista de sus clientes y las
órdenes de compra. Antes de crear la base de datos en Excel comenzaremos por
crear el diseño siguiendo los pasos descritos en el artículo Diseño de bases de
datos.
Paso 1: Identificar las tablas de la base de datos
Nuestro primer paso en el diseño de una base de datos en Excel será identificar
las tablas que ocuparemos para organizar la información. Para nuestro ejemplo de
la librería podemos mencionar las siguientes tablas:

24. Para identificar adecuadamente las tablas de una base de datos debes poner
atención en las agrupaciones naturales de la información, es decir, en los sujetos
que interactúan en la problemática analizada. En este caso los sujetos principales
son los libros, los clientes y las órdenes.
Paso 2: Determinar los campos de las tablas
Una vez que hemos identificado las tablas debemos indicar el nombre de cada
una de sus columnas (campos). El nombre del campo deberá ser descriptivo y nos
ayudará a identificar cada una de las propiedades de un elemento de la tabla.
Por ejemplo, para cada libro en venta en la librería guardaremos su código ISBN,
el título, el autor y el precio por lo que dicha tabla quedará definida de la siguiente
manera:
Los campos de cada tabla dependerán de la información que está a tu disposición
para ser ingresada en la base de datos. Por ejemplo, algunas empresas o
negocios tendrán interés en capturar más información sobre sus clientes lo cual
hará que su tabla de Clientes tenga más campos que los mostrados en el ejemplo
anterior.
Paso 3: Identificar la llave primaria de cada tabla
Una llave primaria nos permitirá identificar de manera única cada uno de los
registros de las tablas. En el caso de la tabla Libros, el ISBN será la llave primaria
ya que es un código único internacional para cada libro publicado por lo que dicho
número jamás se repetirá.

25. En el caso de las tablas para Órdenes y Clientes crearemos un número
consecutivo que identificará de manera única cada una de las filas.
Paso 4: Identificar las relaciones entre tablas
Este paso es de utilidad para asegurarnos que podremos vincular la información
de las tablas a través de la relación que existe entre dos de sus campos. Por
ejemplo, si para una determinada orden de compra quiero saber el título del libro
que ha sido vendido, bastará con relacionar la columna ISBN de la tabla Órdenes
con la columna ISBN de la tabla Libros para conocer el título.
De manera similar, si deseo conocer el cliente para una determinada orden de
compra, solo deberé seguir la relación indicada por el campo IDCliente en ambas
tablas.
Paso 5: Identificar datos repetidos en tablas
Aun cuando pensemos que hemos terminado con el diseño de nuestra base de
datos, es importante hacer un breve ejercicio con algunos datos reales para

26. identificar la posible existencia de datos repetidos y tomar las decisiones
adecuadas para evitarlos.
Por ejemplo, considera el caso de la tabla Libros donde podríamos tener uno o
más títulos escritos por el mismo autor. En ese caso, estaríamos repitiendo el
nombre y apellido del autor en varios registros de la tabla.
Para evitar la repetición de datos lo recomendable es crear una nueva tabla que
almacene la información de los autores y hacer referencia a dicha tabla a través
de su campo llave tal como se muestra en la siguiente imagen:
De esta manera evitaremos la repetición en el nombre de los autores y también se
evitará la captura de un sin número de variantes del mismo. Para seguir con
nuestro análisis, haremos una captura de datos de prueba de una orden, por
ejemplo:

27. Estos son los datos de la orden de compra número 1 donde el cliente ha
comprado 3 libros, siendo dos de esas copias del mismo título. El problema con
estos datos es que se repite el número de orden y eso no sería posible ya que esa
es nuestra llave primaria en la tabla y no puede repetirse. Además para cada
registro se repite la Fecha, así como las columnas IDCliente y TipoPago. Para
resolver este problema debemos crear una tabla adicional que almacenará los
libros de cada orden de compra de la siguiente manera:
Es así como el haber identificado datos repetidos en las tablas nos ha hecho
tomar la decisión de agregar tablas adicionales a nuestro diseño para minimizar el
espacio utilizado por nuestra base de datos que será de gran importancia al
momento de que los datos crezcan. De esta manera nuestro diseño final queda de
la siguiente manera:

28. Crear la base de datos en Excel
Una vez que tenemos el diseño de la base de datos podemos crearla fácilmente
en Excel siguiendo dos recomendaciones:
Cada tabla del diseño será una tabla de Excel.
Colocar cada tabla en su propia hoja de Excel.
El motivo para utilizar tablas de Excel es que existen múltiples beneficios de
utilizar tablas entre los cuales están los filtros y el reconocimiento automático de
nuevas filas y columnas. Por otro lado, la razón por la cual colocar cada tabla en
su propia hoja de Excel es para facilitar el crecimiento de los datos ya que si
colocas varias tablas en una misma hoja probablemente tendrás que moverlas o
redefinirlas cada vez que alguna de ellas aumente de tamaño y se sobrepongan
entre sí. Consultar la base de datos en Excel
Una vez que se ha creado la base de datos en Excel y comiencen a crecer los
datos, seguramente te encontrarás con la necesidad de relacionar la información
de diferentes tablas para obtener datos complementarios. Por ejemplo, considera
las siguientes dos tablas:

29. La Hoja. Ordenes contiene una tabla llamada Ordenes y la Hoja. Clientes contiene
la tabla Clientes. Si al consultar la tabla Órdenes deseo conocer el Email del
cliente que ha efectuado dicha compra, puedo utilizar funciones de Excel para
obtener dicha información. Ya que estoy utilizando tablas de Excel, puedo hacer
uso de las referencias estructuradas, por ejemplo:
=BUSCARV(Ordenes[IDCliente], Clientes, 5,FALSO)
Esta fórmula buscará el valor de la columna IDCliente, que pertenece a la tabla
Ordenes, dentro de la tabla Clientes y devolverá la columna 5 de esta última tabla.
Observa el resultado de la fórmula:
El resultado de la fórmula es correcto ya que la orden número 1 fue hecha por el
cliente con un IDCliente igual a 5 y que corresponde a Luis cuyo Email es el
mostrado en la celda F2. De esta manera puedes relacionar la información de las
diferentes tablas en tu base de datos en Excel, ya sea utilizando la función
BUSCARV o la combinación de funciones INDICE/COINCIDIR ya que ambas nos
permite crear fórmulas para buscar datos.
Si quieres practicar un poco más con este tipo de fórmulas, descarga el libro de
trabajo que contiene el ejemplo que acabamos de realizar. Antes de finalizar este
artículo, es necesario hacer algunas aclaraciones importantes sobre las bases de
datos en Excel, pero para eso necesito explicar un poco sobre los sistemas de
gestión de bases de datos.
Sistemas de gestión de bases de datos (DBMS)
Varias décadas atrás, cuando las computadoras comenzaron a hacerse más
rápidas y eficientes en el manejo de información, se hizo necesaria la creación de
un sistema que se encargase de las operaciones con los datos. Desde la década
de los años sesenta se crearon los primeros sistemas de gestión de bases de
datos (DBMS por sus siglas en inglés), cuya finalidad era facilitar el
almacenamiento, modificación y extracción de los datos.

30. El objetivo principal de un DBMS es coordinar y proteger el acceso a la
información y dicho objetivo se logra porque los usuarios o aplicaciones solo
pueden obtener datos utilizando alguna interfaz o lenguaje de alto nivel como SQL
y el sistema de gestión de bases de datos se encargará de devolver la información
solicitada ya que el usuario, o aplicación, jamás tiene contacto directo con los
datos.
Es muy común que en el campo de la informática se hable de que una base de
datos debe tener un DBMS para ser considerada como una verdadera base de
datos. Un ejemplo de un DBMS es el producto de Microsoft conocido como SQL
Server que es un motor de base de datos diseñado para el ambiente empresarial.
Excel no es un DBMS
Aunque exista una gran cantidad de personas que utilizamos Excel para
almacenar información, eso no lo convierte en un sistema de gestión de bases de
datos. Excel no tiene un servicio que controle la inserción o eliminación de los
datos sino que el mismo usuario puede hacerlo directamente en la aplicación.
Algunas desventajas que tenemos al utilizar Excel para almacenar nuestros datos
son las siguientes:
Solo un usuario puede acceder a la información al mismo tiempo.
Excel comenzará a ponerse lento cuando la base de datos crezca en gran
manera.
No es posible establecer un nivel de seguridad avanzado como para proteger
ciertos datos de ciertos usuarios.
FORMULARIOS EN EXCEL
Los formularios en Excel son un método para ingresar datos a nuestras hojas y
son de mucha utilidad porque nos ayudan a evitar errores en la captura de

31. información. Podemos comparar los formularios de Excel con los formularios
impresos en papel.
¿Qué es un formulario en Excel?
Seguramente has llenado un formulario en papel, tal vez cuando has acudido a
alguna oficina de gobierno para realizar un trámite, así que sabes de lo que estoy
hablando. Estos formularios contienen instrucciones precisas de lo que debes
escribir y contienen los recuadros necesarios para ingresar los datos.
Los formularios en Excel no son tan diferentes de los formularios impresos ya
que de igual manera proveen de los espacios necesarios para ingresar los datos.
Los formularios en Excel utilizan objetos especiales conocidos como controles de
formulario que son precisamente los que nos permiten agregar campos de texto,
listas, botones de opción entre otras cosas más.
Tipos de formularios en Excel
Cuando hablamos de formularios en Excel, es necesario recordar que podemos
crear tres tipos diferentes de formularios:
 Formulario de datos.
 Hojas de cálculo con controles de formulario o controles ActiveX.
 Formularios de usuario en VBA.
A continuación describiré brevemente cada uno de ellos.
Formulario de datos
A través de un formulario de datos podemos mostrar al usuario la información de
una sola fila de una tabla. En este formulario se puede hacer la edición de la
información e inclusive crear un nuevo registro para la tabla.

32. Excel puede generar automáticamente un formulario de datos para cualquier
tabla. Un detalle importante que debes saber sobre los formularios de datos es
que si una celda contiene una fórmula no podrás modificar dicha fórmula mediante
el formulario sino que solamente se mostrará el resultado del cálculo sin poder
editarlo.
Para saber más sobre este tema consulta el artículo: Agregar filas a una tabla de
Excel.
Hoja de cálculo con controles de formulario
Ya que las celdas de una hoja de Excel nos sirven para introducir información,
podemos pensar en una hoja como un gran formulario. De esta manera, si
agregamos controles de formulario a nuestra hoja podremos crear formularios de
entrada de datos muy útiles. Por ejemplo, podemos agregar a nuestra hoja un
control de cuadro de lista para facilitar la selección de los elementos.
De igual manera podemos agregar botones, cuadros combinados, casillas de
verificación y otros controles más que nos ayudarán a crear formularios
avanzados.
Formulario de usuario en VBA
Los formularios de usuario en VBA, también conocidos como UserForm, son
cuadros de diálogo que hacen uso de controles de formulario para solicitar
información al usuario. Estos formularios son creados desde el Editor de Visual
Basic y administrados desde código VBA.

33. Una vez que se ha creado el formulario de usuario podemos arrastrar y soltar los
controles que están disponibles desde el Cuadro de herramientas:
Si quieres crear un formulario básico en VBA, sigue los pasos descritos en el
artículo Formularios en VBA.
Los diferentes tipos de formularios en Excel nos evitarán dolores de cabeza ya
que podremos tener cierto grado de control sobre el ingreso de datos que otras
personas realizan sobre nuestras hojas de Excel.

34. BIBLIOGRAFIA
 http://www.gcfaprendelibre.org/tecnologia/curso/microsoft_excel_2010/traba
jar_con_tablas_y_graficos_dinamicos/1.do
 http://exceltotal.com/tablas-en-excel/"
 http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/ahorrar-tiempo-creando-y-ejecutando-
macros-en-excel-2010-RZ102337714.aspx
 http://hojasdecalculo.about.com/od/Excel_en_los_negocios/a/Filtro-En-
Excel-De-Una-Base-De-Datos.htm