Este documento presenta una propuesta de mejora para el área de archivo en la que trabaja la autora en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en Colombia. La autora propone implementar una mejor comunicación y el uso de medios digitales para mejorar el flujo de la correspondencia que ingresa diariamente al archivo. Esto ayudaría a obtener resultados más eficientes y optimizar los procesos como la integración de correspondencia.

1. PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
Trabajo final
Expresión oral y escrita
Nayibe Sanabria
Grupo 5
Bogotá D.C
2013

2. PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
Trabajo final
Expresión oral y escrita
Nayibe Sanabria
Grupo 5
Tutora: María Alexandra León Martínez
Bogotá D.C
2013

3. INTRODUCCIÓN
El presente trabajo esta orientado a presentar los
aspectos fundamentales de la expresión oral y escrita
en el ámbito tanto laboral como personal, dando a
conocer una idea que nos ayude a crear una mejora
referente a la ciencia de la información y la
documentación, bibliotecología y archivística dando un
impacto especial a los archivos en donde laboramos y
en nuestro archivo personal.

4. OBJETIVOS
• Establecer una idea que nos ayude a la mejora
del área de archivo en el cual laboramos.
• Implementar lo aprendido en Expresión Oral y
Escrita como principal apoyo en nuestra
mejora.
• Elaborar un plan de Gestión Documental,
basándonos en todos los medio que nos que
nos faciliten el éxito del mismo.

5. ¿CUÁL ES MI APORTE DE ACUERDO A MI CAMPO LABORAL,
Primera mente voy a comenzar con un breve resumen de como me vi
envuelta en este campo.
La verdad cuando Salí de el colegio no tenia ni idea de que quería
estudiar, al año me hicieron la propuesta de entrar a estudiar en el
SENA (Admón. en Gestión Documental) no me sonaba mucho la idea
pero yo quería estudiar y no podía perder esta oportunidad. Empecé
mis estudios en el Sena, realice mis practicas en el ICBF, de allí pase a
laborar en diferentes empresas de las cuales aprendí mucho.
En este momento me encuentro laborando en la Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) me desempeño en área de
Documentación.
El objetivo de este plan de mejora es fomentar la comunicación, los
medios tecnológicos para un mejor flujo laboral y sobre todo
incentivar el respeto de los unos con los otros.

6. Mi aporte en mi ambiente laboral será el buen flujo
de la correspondencia que ingresa diariamente a el
archivo implementando los medios digitales y la
comunicación para obtener un resultado optimo y
eficaz.
COMUNICACIÓN
http://es.wikipedia.org/wiki/Comunicaci%C3%B3n
MEDIOS DIGITALES CORRESPONDENCIA

7. CORRESPONDENCIA
Teniendo en cuenta los parámetros y la trazabilidad en el manejo de los procesos de
cada uno de los expedientes la correspondencia que ingresa diariamente al archivo
debe ser incluida de inmediato puesto que no se pueden retardar los comunicados en
los que se les da respuesta a los contribuyentes y pues se retrasa el proceso de cobro
y/o cualquier otro proceso que se esta llevando a cabo.
Por esto debemos mantener una buena comunicación :
http://www.youtube.com/watch?v=e2GdQAYv2nc
En este caso me enfoco mucho en la comunicación porque considero que es el
principal inconveniente que tenemos en el área donde laboro pues en dados casos se
han presentado problemáticas por no informar, no comunicar lo que esta sucediendo
o por no ser explícitos a la hora de llevar a cabo y/o manejar un proceso.

8. PROCESOS QUE SE LLEVAN A CABO
• Levantamiento y
actualización de los
inventarios (Bases de Datos).
• Codificación de los
documentos.
• Organización de unidades
documentales.
• Consulta y Préstamo de
expedientes.
• Elaboración de manuales,
instructivos y normas.
• Integración de
Correspondencia.
• http://www.youtube.com/wa
tch?v=Sem9vpe8Omw

9. MI PROPUESTA DE CAMBIO CON LO
APRENDIDO
La expresión oral y escita en debida forma son nuestra
presentación ante los demás es decir, es la imagen de cada
uno de nosotros.
La idea es expresar nuestras ideas de cambios, añadiendo
todo el manejo de la comunicación, las funciones del lenguaje
y en general todo lo relacionado con el manejo de las Tics; par
que así todo el proceso fluya y se fortalezca la integridad del
grupo de documentación y así se incentive el dialogo y el
respeto a la hora de comunicarnos.
La comunicación no solo es eficaz si sabemos hablar y
expresarnos en debida forma, si no que así como debemos
aprender a hablar y expresarnos bien también debemos
aprender a escuchar pues ambos elementos hacen que todo
funcione y se comprenda lo que se quiere dar a conocer.

10. CONCLUSIONES
La comunicación es la fuente de nuestro bienestar en
cualquier ámbito de nuestra vida y en especial en lo laboral,
manejar un buen ambiente laboral no solo implica llevar o
mantener buenas relaciones con nuestros compañeros; si no
que esto implica la eficacia de los procesos que se realizan y
así la buena imagen de el proyecto que se quiere mostrar y
que este mismo funcione.
Por esto el dialogo y el respeto que hacen parte fundamental
de la comunicación son las bases de una buena integridad con
los demás y sobre todo con el compromiso que requieren
procesos tan importantes como los son los documentos, la
correspondencia y en general todos los archivos.
Este trabajo me llevo a hacer un análisis de lo que se puede
lograr teniendo un buen uso de la comunicación.

11. BIBLIOGRAFIA
• Web de Slideshare www.slideshare.net
• Que es Slideshare
http://www.slideshare.net/zenizo/qu-es-slideshare
• La comunicación
http://es.wikipedia.org/wiki/Comunicaci%C3%B3n
• Como subir publicaciones a Slideshare
http://www.slideshare.net/jenniya/publicar-una-
presentacin-de-power-point-en-slideshare-20649-
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