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Manuales Internos > Nuestras reuniones >
Reuniones eficazes y decisión participada
Como empresa especializada en tecnologías para la colaboración, las reuniones en
groupVision son un ejemplo de la aplicación de nuestra misión optimizar la colaboración
en grupo y de nuestros valores corporativos.
Este documento tiene como objetivo apoyar a nuestra formación interna en la mejora de
nuestras reuniones. Estas ocurren en el contexto de la colaboración en grupo, que debemos
de ser capaces de optimizar. Mejorar la calidad de nuestras reuniones es lo mismo que
mejor la capacidad colaborativa de nuestras organización.
Colaboración en grupo
Definición de colaboración
La colaboración puede ser vista como "una actividad coordinada, sincrónica que es el
resultado de un continuo tratar de construir y mantener una concepción compartida de un
problema" para poder resolverlo colectivamente. (Roschelle & Teasley, 1995, p. 70)
En este caso, las interacciones colaborativas en un grupo se caracterizan por la existencia de
objetivos comunes, la simetría de la estructura, y un alto grado de negociación,
interactividad e interdependencia. Interacciones que producen elaboradas explicaciones son
particularmente valiosas para mejorar el desempeño de un grupo en la resolución de
problemas o en el caso de la educación, el aprendizaje de los estudiantes.
Otra definición más sencilla es que la colaboración puede ser vista como una "relación de
mutuo beneficio entre dos o más partes que trabajan hacia metas comunes mediante el
intercambio de responsabilidad, autoridad y y rendición de cuentas para lograr resultados"
(WWF).
Persona interesada
El concepto de "colaboración" supone un otro concepto muy importante el de "stakeholder" o
"persona interesada" es cualquier persona, grupo o institución quepositiva o
negativamente afecta o es afectado por un problema en particular o resultado.
Este manual se refiere a reuniones con personas, pero en ciertos casos las personas que
participan en una reunión representan a grupos o instituciones.
Los stakeholders o "personas interesadas" puede ser primarios o secundarios, según el grado
de poder, autoridad o responsabilidad que tengan sobre el problema y la capacidad de influir
en los resultados de la colaboración.
Proceso de colaboración
La colaboración se basa en la confianza, la inclusión y la participación constructiva para
lograr un amplio propósito común. No utiliza la promoción, la exclusión y el poder sobre los
demás para lograr sus fines. Las diferencias de poder y estatus entre los participantes no se
destacan y la propiedad del proceso se comparte. La colaboración en grupo puede, en
ciertas circunstancias, proporcionar un enfoque poderoso para responder a los problemas
complejos que los esfuerzos aislados no pueden resolver.
Por definición un proceso de colaboración ocurre en grupo, pero como todos sabemos (los
que hemos estado en el CDay de Toledo) hay una diferencia importante entre ser un grupo
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Pasos para la colaboración
En cualquier proceso de colaboración conviene identificar unas etapas y David Strauss nos
ofrece una guía teórica muy útil al respecto.
1. Identificar e involucrar a los potenciales interesados (stakeholders) en la resolución del
problema.
2. Generar consenso paso a paso en la identificación del problema
3. Diseñar el proceso de colaboración por intermedio de una o varias reuniones entre las
personas interesadas.
Además es igualmente necesario definir los roles en el proceso de colaboración,
nombradamente el de un responsable por el proceso de colaboración (un facilitador) y por el
control de la memoria del proceso (un recorder).
Colaboración y reuniones
Como el diagrama abajo muestra, la colaboración es el contexto en el que ocurren la gran
mayoría de las reuniones pero no todas.
Cuando el trabajo en grupo no lo realiza un
"equipo", pueden ocurrir tareas con poca o
ninguna interdependencia y en ese caso las
reuniones no tienen que ser para la toma de
decisión, tan solo para compartir
información. Normalmente son las reuniones
de información descendente (como los
briefings militares) en los que se transmiten
unas ordenes con precisión, se aclaran
dudas antes de pasar a la ejecución.
Todos sabemos que a lo largo del
cumplimiento de una misión militar el
colectivo de una unidad militar terminará
actuando como un equipo pero tan solo en la
medida que sus actuaciones sean inter
dependientes, por ejemplo en tareas como sean la protección del grupo y la lucha común por
su supervivencia. Esto genera un sentido de pertenencia al grupo y una sensación de
"colaboración" y compromiso pero en realidad las decisiones las toma una única persona. El
compromiso que se genera en este tipo de grupos, se debe a la creencia en un sentido
unificador que va más allá del propio contexto del grupo. Es el mismo grado de colaboración
que puede ocurrir entre un ciudadano y la policía en la lucha contra el crimen.
Este tipo de colaboración es distinto de la que entendemos por resolución conjunta de
problemas. Es una colaboración social o individual pero no es una colaboración formal y en
grupo para la resolución conjunta de un problema.
Igualmente en las reuniones de un entrenador con su equipo deportivo no hay lugar a la
toma de decisión en grupo. En este caso el responsable del grupo es quien determina las
posiciones y tareas de cada miembro del grupo y es él quien lo organiza como un equipo.
Eventualmente, puede consultar individualmente con cada jugador, pero las decisiones las
anuncia en una reunión (de información descendente) y no hay lugar a mucha interacción.
Sin embargo, en el contexto de la colaboración en grupo, las reuniones se organizan para la
resolución de un problema colectivo en el que participan las varias personas interesadas
(stakeholders) de las que depende en ultima instancia el éxito de la solución adoptada. Para
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"Decisión por consenso" en este método, el líder entrega al grupo el poder de decidir por
común acuerdo, pero en el caso que dicho acuerdo no sea posible, hay una opción de vuelta
atrás (fallback) al método anterior de consulta al grupo y decisión individual por parte del
líder.
Finalmente la "delegación con restricciones" según en este método la direccióngeneral de
la empresa puede delegar a un director la toma de decisión sobre una área de actuación y en
ese caso será ese mismo director quien decide que método de decisión quiere usar, "decidir
y anunciar", "escuchar individualmente", "recabar opiniones del grupo", "consenso", o
"delegar" sucesivamente.
Método de consenso de grupo:
Como muestra el diagrama el método de consenso de grupo es el que logra el más elevado
grado de compromiso con las decisiones por parte de un grupo casí como si fueran
decisiones tomadas individualmente por cada uno de sus miembros.
Para poder obtener el consenso en un grupo las cuestiones que un grupo debe de contestar,
según el método de la búsqueda de un consenso de David Strauss, son las siguientes:
Facilitación de reuniones
Por veces, el liderazgo de un grupo puede ser más eficaz cuando el lider formal del grupo
tiene el apoyo de un facilitador externo que dirige los procesos de grupo y que le va a
permitir centrarse exclusivamente en el debate de las ideas y en un mejor proceso de toma
de decisiones.
Rol de facilitador vs facilitador externo
Mientras que en la mayoría de las reuniones el rol de "facilitador" puede ser compartido o
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Es muy importante que en el inicio de la reunión, el lider formal establezca cual el método de
decisión que se va a usar y cuando este sea por consenso, implementar el procedimiento
arriba indicado. Para eso se pueden seguir los siguientes pasos:
1. El Líder formal del grupo (iniciador o persona con poder para decidir) presenta al grupo un
sistema para la toma de decisión en grupo.
2. El Facilitador presenta cada paso del sistema propuesto y explica el proceso de meta
decisón que conlleva y pide por comentarios y propuestas de mejora.
3. El Facilitador pide al grupo que se use el sistema para cerra el punto en discusión y
sondea el consenso sobre el mismo. En el caso que no se logre el consenso, el Facilitador
pasa la decisión al lider del grupo (o persona con poder de decisión) el cual acepta el
resultado y toma la decisión o pide al grupo para profundizar el debate.
De esta manera queda claramente separadas las responsabilidades del Facilitador como
servidor del grupo en la búsqueda de consenso, pero sin participar en la toma de decisión.
Quien lo hace es el propio grupo y el Líder formal en el caso que no se logre el consenso.
El modelo de las vías para la acción
La buena organización de una dinámica de grupo debe de seguir un modelo teórico
coherente, como es el caso del modelo abajo indicado (el modelo de las vías para la acción,
de David Strauss). seguiendo 3 fases (visión, problema y solución) que no tienen que ser
necesariamente secuenciales, pero si obligatoriamente las dos primeras antes de la tercera,
y agotar bien estas 3 fases antes de pasar a una cuarta fase de implementación.
Visión: Se trata de definir con el grupo cual sería el estado ideal, cuales los criterios que
debe de tener una buena solución?
Problema: Se trata de identificar muy bien cual es el problema, cual es su diagnóstico o lo
mismo es decir, que es lo que lo origina, como se manifiesta?
Solucción: ¿Cuales las posibles soluciones para dicho problema? Cuales los escenarios que se
podrían elegir?