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El archivo en la empresa

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El archivo en la empresa

  1. 1. EL ARCHIVO EN LA EMPRESA12/02/2013 CAC -Ies Misearicordia- 1º AF 1ELARCHIVO ES LA MEMORIA DELA EMPRESAY, COMOTAL,HABRÁ QUE ATENDERSE YCUIDARSE CON ESMERO
  2. 2. EL ARCHIVO EN LA EMPRESA12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF21. Que es un archivo2. Que importancia tiene para las empresa3. Cuales son las funciones del archivo4. Normas que regulan la conservación de documentos5. Se pueden destruir los documentos6. La organización del archivo7. Equipos y materiales necesarios8. Concepto de clasificación y ordenación
  3. 3. EL ARCHIVO EN LA EMPRESA12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF3 UN LUGAR FISICOLugar en el que se guarda ladocumentación,LA DOCUMENTACIONConjunto ordenado dedocumentos que se conservancon algún fin determinado:histórico, jurídico, científico,económico, religioso, político
  4. 4. EL ARCHIVO EN LA EMPRESA12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF4 EN EL AMBITO EMPRESARIAL, SE CONJUGANAMBOS SIGNIFICADOS: Lugar físico Conjunto ordenado de documentos que: Se guardan Siguiendo unas normas y criterios previamente establecidos Lugar determinado
  5. 5. EL ARCHIVO EN LA EMPRESA12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF5 CONDICIONES PARA QUE EXISTA UNARCHIVO: Que se disponga de una serie de documentos. Que estos se ordenen y clasifique de acuerdo adeterminados criteriosUNARCHIVO NO ES UNALMACEN DE PAPELES Que se guarden en un lugar concreto
  6. 6. EL ARCHIVO EN LA EMPRESA12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF6 ¿QUE IMPORTANCIATIENE PARA LAS EMPRESAS?Por imperativo legal:La ley obliga a las empresas a guardar determinada documentaciónrelacionada con su actividadPor interés propio:La información es la base y fundamento de muchas decisionesempresariales; y esta , en muchas ocasiones se encuentra en susdocumentos.
  7. 7. EL ARCHIVO EN LA EMPRESA12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF7 ¿cuáles son las funciones del archivo?Todos los documentos tienen un ciclo de vida: Nacimiento Madurez Declive Muerte
  8. 8. EL ARCHIVO EN LA EMPRESA12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF8 FUNCIONES DEL ARCHIVO Guardar, conservar y custodiar la documentación Facilitar la localización rápida y eficiente dedocumentos Constituir un centro de información Cumplir con las disposiciones legales
  9. 9. EL ARCHIVO EN LA EMPRESA12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF9 NORMAS QUE REGULAN LA CONSERVACION DEDOCUMENTOS“Los empresarios conservarán los libros, correspondencia,documentación y justificantes concernientes a su negocio,debidamente ordenados, durante seis años, a partir del últimoasiento realizado en los libros, salvo que se establezca pordisposiciones generales o especiales......”Art. 30 de C.C.
  10. 10. EL ARCHIVO EN LA EMPRESA12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF10 RESUMEN DEL ART. 30 DEL C. COMERCIO Existe la obligación de conservar durante seis años loslibros y la documentación La documentación a que se refiere el Código deComercio es la relacionada con operaciones queoriginan derechos y obligaciones de la empresa enrelación con otras personas Dicha obligación persiste aun después de cesar laactividad empresarial
  11. 11. EL ARCHIVO EN LA EMPRESA12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF11 ¿SE PUEDEN DESTRUIR LOS DOCUMENTOS? LA DESTRUCCIÓN O ELIMINACION DE DOCUMENTOS SECONOCE COMO EXPURGARSe emplean entre otros:Destrucción por medio de máquinas que los convierten en finasvirutas, es el mas adecuado en cuanto al carácter confidencial de losdoctos.Venta a empresas dedicadas al reciclaje de papel.
  12. 12. EL ARCHIVO EN LA EMPRESA12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF12LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVOUna buena organización de la documentación ha de cumplir las siguientescondiciones: Ser personalizada Estar planificada Ser metódica Ser adecuada y eficaz Comunicarse Iniciarse con el nacimiento del documento Ser constante Clasificar los documentos cuando no se necesiten de forma continua. Seleccionar y conservar en el puesto de trabajo solo los necesarios.
  13. 13. EL ARCHIVO EN LA EMPRESA12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF13 LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO- 2Por el grado de centralización de la información:CentralizadoDescentralizadoMixtoAtendiendo a la frecuencia de consulta:ActivoSemiactivodefinitivo
  14. 14. EL ARCHIVO EN LA EMPRESA12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF14 ELARCHIVO CENTRALIZADO:La totalidad de la documentación se concentra en un solo lugarVENTAJAS:•profesionales especialistas•Criterios de clasificación•Se comparten instalacionesy equipos•Menos perdida de tiempopara la búsquedaDESVENTAJAS• Dependencia delarchivo centra•Las gestiones sepueden demorar•Necesidad de unsistema de control
  15. 15. EL ARCHIVO EN LA EMPRESA12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF15 ELARCHIVO DESCENTRALIZADOLA DOCUMENTACION SE REPARTE ENTRE DIVERSASSECCIONESY, PASADO CIERTOTIEMPO SE LLEVANA UNDEPOSITO COMUN
  16. 16. EL ARCHIVO EN LA EMPRESA12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF16 VENTAJASMayor proximidad y accesibilidadOPERATIVIDAD.Localización mas rápida.Evita los tramites burocráticos de rellenarsolicitudes.DESVENTAJASSe repiten las tareas de archivo.Se multiplican los espacios, equipos ypersonal.El personal que maneja los archivosrealiza otras tareas, no siendoespecialista en archivos.
  17. 17. EL ARCHIVO EN LA EMPRESA12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF17 ELARCHIVO MIXTOES LA CONVINACION DE LASVENTAJAS DE LOS SISTEMASANTERIORESYEVITAR EN LA MEDIDA DE LO POSIBLE LOS INCONVENIENTES, EXISTENDOS MODALIDADES:1.- Concentrar la dtción. De carácter general en un archivo central y semantienen los archivos de cada Dpto. o sección.2.- Descentralizar los archivos por departamentos para aquellosprocesos que están en marcha o vigentes (tres niveles)
  18. 18. El archivo en la empresa12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF18 El archivo mixto, niveles:• Nivel básico: archivo individual• Nivel intermedio: archivo departamental• Nivel superior: archivo general
  19. 19. 12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF19Frecuencia de consulta: Archivo activo Archivo semi-activo Archivo definitivo o inactivo Destrucción de documentos
  20. 20. El archivo en la empresa12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF20 EQUIPOSY MATERIALES NECESARIOSLa elección dependerá de las necesidades de cadaempresa para: Guardar los dtos. En perfecto estado. Facilitar la búsqueda y rápida localización de los mismos
  21. 21. El archivo en la empresa12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF21 MATERIALESY EQUIPOS CARPETAS Simples Con sistema de sujeción Carpeta de suspensión CAJA DEARCHIVO FICHAS GUIAS ESTANTERIASY ARMARIOS
  22. 22. El archivo en la empresa12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF22 CONCEPTO DE CLASIFICACIONY ORDENACIONCLASIFICAR ES ORDENAR PORCLASES
  23. 23. El archivo en la empresa12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF23 “LOS BUENOS HABITOS NOS SIMPLIFICAN LAVIDA”Debemos:Evitar la acumulación de papeles en la mesa: Clasificando y archivando, cuando no se necesiten de forma continuada Seleccionando y conservando solo los necesarios Evitando las copias innecesarias Eliminando los que ya no sirvanMarcar el lugar del documento extraído del archivoUtilizar códigos visuales para localizaciones rápidasNo dejar documentos sueltos, todos deben formar parte de un asuntoAntes de abrir un nuevo expte. Asegurarse de que no existe uno anterior.Archivar no es almacenar, es un lugar donde la dtción. está organizada.Utilizar habitualmente las técnicas de EXPURGO
  24. 24. El archivo en la empresa12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF24CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN: Ser el más adecuado (al tipo de doctos. que se manejan) Resultar sencillo (no presentar ambigüedad) Permitir la localización rápida (y eficiente dedocumentos) Permitir ampliaciones futuras
  25. 25. El archivo en la empresa12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF25TIPOS:1. CLASIFICACIONALFABETICA2. CLASIFICACION NUMERICA3. SISTEMA MIXTOALFANUMERICO4. CLASIFICACION CRONOLOGICA5. CRITERIO GEOGRAFICO6. CLASIFICACION POR MATERIASY ASUNTOS
  26. 26. El archivo en la empresa12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF26 1 CLASIFICACIONALFABETICAL a palabra “ORDENATRIZ”Es aquella que vamos a tomar como clave, referencia o guía declasificación, el resto de palabras están subordinadas a esta.Esta palabra no puede ser arbitraria, se hará de acuerdo a unasnormas de uso general.
  27. 27. El archivo en la empresa12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF27CLASIFICACIONALFABETICA Nombres de personas físicas• Se tomará como palabra guía el primer apellido, siguiendo por elsegundo y después el nombre propio.• Apellidos compuestos• Separados por guión• Incluyen artículos u otras partículas• Nombres españoles• Nombres extranjeros
  28. 28. El archivo en la empresa12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF28CLASIFICACIONALFABETICA NOBRES DE EMPRESAS O INSTITUCIONES Cuando la denominación social incluye un nombre propio Palabra genérica como parte de la razón social Nombres de organismos o instituciones Empresas conocidas por las siglas Nombre de empresas extranjeras
  29. 29. El archivo en la empresaCLASIFICACION ALFABETICA12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF29VENTAJAS• No requiere aprendizaje especial• Es abierto y permite ampliación• Sencillez, no presente subdivisiones• Se adapta a todo tipo de documentosINCONVENIENTESHay que determinar previamente lapalabra claveLos criterios no son universales niunánimesEn caso de extraer un documento de unacarpeta o ficha hay que dejar una señal
  30. 30. El archivo en la empresaCLASIFICACION NUMERICA12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF30 ¿Cómo se realiza la clasificación?• Asignar un número a cada documento• Por orden de llegada, sin que tenga relación con el contenido• Se usa en el manejo de exptes.y se abre una ficha con el número yasunto principal.Es un sistema indirecto que suele emplearsejunto algún otro
  31. 31. El archivo en la empresaCLASIFICACION NUMERICA12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF31 VENTAJAS Método sencillo Es ilimitado Una vez asignado una clavenumérica es imposible suconfusión con otro expte. Cuando se toma un documentou expte. Su falta es evidenteINCOVENIENTESSi se desconoce el nº sulocalización es laboriosa y difícilObliga a tener índices o fichasadicionalesNo permite intercalar nuevosdocumentosNo todos los doctos. se adaptan aeste sistema
  32. 32. El archivo en la empresa12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF32 SISTEMAALFANUMERICOMétodo mixto que se apoya en alfanúmeros, que son unas claves quecompone letras y números, permiten muchas variantes: Letras seguidas de números Números seguidos de letras Una sola letra y varios números Varias letra y varios números
  33. 33. El archivo en la empresa12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF33 SISTEMA MIXTOALFANUMERICO ILa utilidad es la misma que el sistema numérico y lo mismo que en esteobliga a llevar paralelamente unas fichas o índices de referenciaEl método es variables en función a su composición:En claves compuestas por letras y números, el primer criterio seráalfabético y después el numéricoEn claves que aparece 1º el número y luego la letra se ordenannuméricamente y 2º alfabético.
  34. 34. El archivo en la empresa12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF34 SISTEMA MIXTOALFANUMERICO IIVENTAJAS E INCONVENIENTESSe repiten las mismas que se indicaron en el sistema numérico conel in conveniente adicional de que este sistema no es tan sencillo.
  35. 35. El archivo en la empresa12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF35 CLASIFICACION CRONOLOLIGASistema sencillo y eficaz, uno de los mas empleados, el elementobase es la fecha de los documentos que se agrupan en un archivopor años o meses.Se comienza con el año, luego el mes y finalmente el día.Se emplea principalmente para el manejo de información decarácter financiero o económico.
  36. 36. El archivo en la empresa12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF36 CLASIFICACION CRONOLOLIGA ICuando se ordena la documentación desde la mas antigua a la masreciente su orden es ascendente en caso contrario serádescendente.Una variante es la clasificación numérico-cronológica
  37. 37. El archivo en la empresaCLASIFICACION CRONOLOLIGA II12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF37 VentajasSencillez y rapidezNo es cerrado, permite ampliacióne inclusión de nuevos doctos.No requiere utilización de índicesni fichas auxiliaresInconvenientesEs imprescindible conocer la fechadel dcmto.Cuando se extrae un documentohay que dejar constancia
  38. 38. El archivo en la empresa12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF38 CRITERIO GEOGRAFICOSe ordena la documentación de acuerdo en los lugares geográficosasociados a la misma.Es un sistema compuesto, implica varias clasificaciones sucesivasDentro de cada grupo la clasificación es por el método alfabético:Comunidad, provincia, población, calle, nº
  39. 39. El archivo en la empresaCRITERIO GEOGRAFICO12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF39 VENTAJAS Método sencillo, solo requiereconocer población de ref. No necesita índices auxiliares Indicado cuando se dispones de unaorg. Geográfica o por zonas Método abierto que permiteampliación Puede combinarse con otros criteriosInconvenientesHay que designar la palabra ordenatrizpara los nombres compuestosRequiere señalarse con una marca cuandose extraen documentos o expedientesNo resulta adecuado para archivos muyvoluminosos
  40. 40. El archivo en la empresa12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF40 CLASIFICACION POR MATERIASY/OASUNTOS:Consiste en agrupar la documentación deacuerdo a que materia o asunto se refiere ydespués ordenar cada uno de estos grupossiguiendo algún otros criterio.
  41. 41. El archivo en la empresaCLASIFICACION POR MATERIAS Y/O ASUNTOS12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF41 VENTAJAS La localización de doctos. esmas rápida Resulta un sistema abierto quepermite intercalar nuevosasuntosINCONVENIENTESCon frecuencia un mismodocumento se refiere a mas deun asunto, en ese caso habráque duplicarlo.Hay que determinar previamentelos asuntos o materias quepresenta suficiente relevancia.
  42. 42. El archivo en la empresa12/02/2013CAC -Ies Misearicordia- 1º AF42 CLASIFICACION DECIMA UNIVERSAL (CDU)Se utiliza para ordenar y catalogar las obras en las bibliotecas.Algrupo principal se le asigna un dígito, del 0 al 9, y a cada nivelcreado dentro del grupo se le añada un nuevo digito.

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