1. RESPUESTA INFORME DE AUDITORIA
ADMINISTRACION COMUNIDAD HABITACIONAL
CIUDAD DEL SOL BARRIO FRANCÉS
AÑOS 2011 Y 2012.

2. HARRISON ADMINISTRACIONES LIMITADA.
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ALCANCE Y TRABAJO REALIZADO
El alcance de la auditoría comprendió la revisión de ingresos y egresos por los años 2011 y 2012.
I. Validación de Ingresos planilla versus cartola Banco:
1. Observaciones:
“Con el objetivo de cerciorarse que los ingresos indicados por la Administración estuvieran efectivamente
depositados, efectuamos una prueba global realizando un cruce de información entre los abonos indicados en el
banco Santander con cuenta corriente 63-89710-8 y los totales mensuales indicados en las Planillas de Ingresos
por los años 2011 y 2012, encontrando diferencias que detallamos en el recuadro:”
AÑO 2011 Ingresos Según
Planilla
Administración
Ingresos Según
Cartola Banco
diferencias
Total 60.022.994 56.455.368 ‐3.567.626
AÑO 2012 Ingresos Según
Planilla
Administración
Ingresos Según
Cartola Banco
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Total 51.184.701 58.300.450 7.115.749
“En el 2011 se arroja una diferencia de $ 3.567.626, resultando menos en cartola que en la planilla.
Y para el 2012, se arroja una diferencia de $ 7.115.749, resultando más en banco que en la planilla de
ingresos….”
i. Respuesta:
En general las diferencias se producen por cuanto el registro en la planilla de lo recaudado en un mes no coincide
con el depósito, a causa de que existen depositos y transferencias no informadas a la Administracion según lo
estipulado. Los depositos pueden ser reconocidos y contabilizados con uno hasta 6 meses de retardo. A mayor
abundamiento, a causa de que los usuarios no informan los datos necesarios para identificar las transferencias que
efectúan, en Agosto 2013 recién se pudo identificar M$390 transferidos en Septiembre 2012, los cuales habían
sido erróneamente depositados directamente por el usuario en la cuenta de Harrison Administraciones en vez de la
cuenta de la Comunidad, a pesar de solicitarselos cada mes en la colilla de cobranza informando el numero de cta
cte y el email adecuados.
AÑO 2011 Ingresos Según
Planilla
Administración
Ingresos Según
Cartola Banco
diferencias
Total 60.022.994 56.455.368 ‐3.567.626
AÑO 2012 Ingresos Según
Planilla
Administración
Ingresos Según
Cartola Banco
diferencias
Total 51.184.701 58.300.450 7.115.749
Saldo diferencias a favor de la comunidad 3.548.123
Para tales efectos hemos implementado a partir del año 2009, un sistema de Contabilidad en línea, “Harrison-
Kastor”, incluído en un software de administración “Tu Comunidad en Línea” que permite hoy en día, (desde
Julio 2013) entre otras cosas, pagar los gastos comunes de forma rápida y segura vía Web Pay, con tarjeta de
Crédito o Débito, abonos que quedan instantáneamente registrados en la cta. cte. de cada usuario de la comunidad.
Eso aparte de la instalación en la Conserjería de una máquina Transbank para utilizar tarjetas de crédito o débito
como medio de pago de los gastos comunes.

3. HARRISON ADMINISTRACIONES LIMITADA.
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Abonos en cartola:
1. Observaciones:
“No tienen boleta de depósitos asociadas… totalizan $ 4.601.948 correspondiendo a los meses de abril, julio,
octubre, noviembre y diciembre de 2012.
Debemos mencionar que no es muy clara la información que registra las cartolas históricas electrónicas
entregadas por la administración, ya que estos abonos no indican sin son depósitos en efectivos, documentos o
transferencias…”
ii. Respuesta:
Las cartolas electrónicas Bancarias, tienen cada una su propio formato con la información que ellos deciden
incluir o no, tema sobre el cual Harrison Adm, no tiene injerencia alguna. Por nuestra parte, hemos implementado
un sistema de Contabilidad en línea, el cual sistematiza la información ingresada, validando previamente que la
información esté completa y consistente, reiterando las instrucciones respecto de identificar el origen de los
depósitos a completitud y de esta forma correlacionar ambas conceptos.
II. Aspectos de Control Interno.
1. Observaciones: Manejo de Efectivo.
“Debemos mencionar que se maneja bastante efectivo en el proceso de recaudación…
Se recomienda que como política de recaudación se insista por una modalidad de pago con menor riesgo. La gran
mayoría de los pagos deberían ser vía transferencia electrónica o cheques nominativos y cruzados. Para el caso de
manejo de efectivo recomendamos como medida de control que los montos sean depositados al día siguiente y
que periódicamente se realicen arqueos de caja…”
iii. Respuesta:
Para tales efectos, reiteramos, hemos implementado un sistema de Contabilidad en línea, que permite pagar los
gastos comunes de forma rápida y segura vía Web Pay, con tarjeta de Crédito o Débito, así como la instalación en
la Portería de la Comunidad, de una máquina Transbank para utilizar tarjetas de crédito o débito como medio de
pago de los gastos comunes, que nos permite sustituir la recaudación con cheque o efectivo.
Durante el 2013 hemos insistido en el uso de estos medios de pago, con el objetivo de incrementar la recaudación
segura. En otras palabras, si la comunidad lo autoriza, lo óptimo desde ese punto de vista es no recibir ni efectivo
ni cheques como medios de pago. Sólo pagos electrónicos de cualquier naturaleza, individualizando eso si,
claramente, el Condominio, el Número de casa o depto., y el nombre de quien efectúa la transferencia.
2. Observaciones: Planilla de Ingresos.
“Existe un control de ingresos llevado en planilla Excel manualmente por cada mes, denominada Planilla de
Ingresos año 2011 y 2012, donde se identifica número de recibo, propiedad, nombre de propietario, fecha,
concepto que se cancela y monto.
iv. Respuesta:
El Auditor comete un error al afirmar que existe un control de ingresos llevado en planilla Excel manualmente
por cada mes, ya que en realidad el control de ingresos y egresos lo materializamos desde el año el incio de
nuestra administarción de las comunidad (Oct 2009) sobre el soporte de un sistema de administración y
recaudación en linea via WEB, “Harrison-Kastor”

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5. HARRISON ADMINISTRACIONES LIMITADA.
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3. Observaciones: Revisión de recibos por ingresos de gastos comunes. “…
a) En el mes de Julio y Agosto de 2011 se detectaron algunos recibos que no hacían referencia al mes que se
estaba pagando…
Se recomienda no omitir la referencia al mes que se está cancelando, con el objeto de no perder el control
en el detalle de cobranza y que no se generen diferencias con los propietarios…
b) Se detectaron algunas boletas de depósitos que no indicaban al dorso o no hacían referencia a los recibos
que se pagaron…
Recomendación:
Para efecto de tener un adecuado orden y control certero de la recaudación, se recomienda no omitir el
procedimiento de referenciar debidamente en cada boleta de depósitos los números de los recibos
asociados…
viii. Respuesta:
Por la mecánica de los pagos, la observación de los auditores no es adecuada. El fundamento de nuestra
apreciación se basa en que el sistema Harrison – Kastor maneja la cuenta corriente de cada unidad abonando los
pagos a la deuda más antigua. Especialmente en el caso de abonos parciales, no es adecuado exigirle al guardia o
mayordomo que haga esa conciliación..
c) Debemos mencionar que los recibos tienen un correlativo único, pero no siempre se respeta el orden de
estos para efecto de resguardo y orden de la información… Esta situación descrita anteriormente dificulta la
revisión en algunos meses…
ix. Respuesta:
Se ha instruido referenciar en la boleta de depósito el mes que se está pagando, indicando al dorso los recibos que
pagan y archivo físico de los recibos, respetando ese correlativo.

6. HARRISON ADMINISTRACIONES LIMITADA.
Página 6
d) Constatamos que para el año 2012 en el mes de enero, de un total de 294 recibos, 79 de ellos no se
encuentran informados en la planilla respectiva. Para el mes de febrero de 2012, de 262, 53 de ellos no se
encuentran en la planilla.
x. Respuesta:
En general las diferencias se producen por cuanto el registro en la planilla de lo recaudado en un mes no coincide
con el depósito, el cual se efectúa al mes siguiente
Hemos reiterado las instrucciones respecto de reflejar adecuadamente la fecha de depósito versus la fecha de
contabilización.
e) Detectamos algunos talonarios que adjuntaban algunas boletas de depósitos que corresponden a otras
cuentas corrientes de número 06-74579-2 y 04-64434-4. Sugerimos relocalizar estas boletas de depósitos a
los talonarios de la comunidad que corresponda…”
xi. Respuesta:
Se ha instruido relocalizar estas boletas de depósito.
III. Estado de Situación Financiera de Comunidad al 31 de Diciembre de 2012
“Debemos mencionar que la administración nos proporcionó un estado de situación financiera con Activo,
Pasivo y patrimonio.
Como principales activos este estado, tiene la cuenta Deuda Morosa por $28.077.985. Efectivamente, este
saldo concuerda son el listado de cobranza, que se lleva en planilla Excel.
También se informa en este estado financiero, el disponible con saldo bancario por $769.883, monto que no se
puede validar al no existir conciliación bancaria al 31 de diciembre de 2012. Tampoco era clara la información
registrada en la cartola bancaria electrónica histórica enviada por la administración.
En resumen, a nuestra opinión, no existe un balance al 31 de diciembre de 2012, que tenga como respaldo un
sistema contable que procese la información materializándose finalmente en un Balance de la situación
financiera real de la comunidad.
En términos generales debemos mencionar que los egresos se respaldan con comprobantes donde se adjunta la
documentación respectiva, ya sea factura, boletas de servicios, boletas de honorarios, etc.
Estos se resguardan físicamente en sus respectivos archivadores.
La administración lleva un control de los egresos mediante planillas Excel, mes a mes…
xii. Respuesta:
Insistimos en que el Auditor comete un error al afirmar que existe un control de ingresos, así como un listado de
cobranza que es llevado en planilla Excel manualmente por cada mes, ya que en realidad el control de ingresos y
egresos, asi como la gestión de cobranzas lo materializamos desde el año el incio de nuestra administarción de las
comunidad (Oct 2009) sobre el soporte de un sistema de administración y recaudación en linea via WEB,
“Harrison-Kastor”, que es un software especializado en Gestión y Contabilización de Condominios y Edificios.

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8. HARRISON ADMINISTRACIONES LIMITADA.
Página 8
Recomendamos efectuar mes a mes las conciliaciones bancarias, como medida de control interno. Todo con
el objeto de que al cierre de cada mes se obtenga con claridad la información del disponible que se
posee…”
xiv. Respuesta:
Se ha instruido efectuar mes a mes las conciliaciones bancarias con el fin de clarificar la información disponible.

9. HARRISON ADMINISTRACIONES LIMITADA.
Página 9
Observaciones: Documentación de respaldo.
“…Con respecto a la documentación de respaldo, en general la mayoría de los egresos adjuntan su
respectiva documentación.
A continuación detallamos algunas observaciones surgidas respecto al tema de respaldos.
a) Existe un correlativo de los comprobantes, pero estos no se guardan en su orden en los archivadores,
dificultando la revisión.
xv. Respuesta:
El orden de los comprobantes está determinado por el correlativo de las minutas; esto es de acuerdo como se
cobran a la comunidad y no por el correlativo de egresos.
b) Se detectaron algunos comprobantes que no adjuntaban sus respectivos respaldos…”
xvi. Respuesta:
Falta especificar para poder responder adecuadamente.
c) También mencionamos que dentro de los gastos, se encuentra la cobranza de abogado efectuada por el Sr.
Eduardo Bravo Ortega, que corresponde a un 10% de los cobros efectivos, de los cuales no hay boleta de
honorarios emitida que respalde formalmente el egreso… En resumen, para el año 2011 y 2012 existe un
total por este concepto de $448.941 y $658.883 respectivamente, sin el debido respaldo de la boleta de
honorarios que debería emitir el abogado.
Recomendación:
Se recomienda que el gasto por este concepto sea respaldado con la emisión de la boleta de honorarios del
abogado que presta el servicio respectivo.
xvii. Respuesta:
Se ha solicitado al abogado, nos haga llegar copia de las boletas de honorarios emitidas por este concepto.
d) Comprobantes nulos.
Se detectó el caso de algunos comprobantes nulos indicados en la planilla de egresos los cuales no se
encontraban físicamente archivados como respaldos.
xviii. Respuesta:
Se ha reiterado la instrucción acerca de mantener los documentos nulos como respaldo.
e) Empresa A&O Seguridad Ltda.
Observamos que no en todos los meses la empresa contratista A&O Seguridad Ltda., emite la respectiva
factura de servicios por asesoría. En reemplazo, se recibe una boleta de honorarios emitida por Caroline
Rosa Catalán Oñate de Rut: 13.481.396-2., quien es la representante legal de esta empresa.
xix. Respuesta:
La empresa A&O es acreedora de la Comunidad por 28 Millones de pesos, por servicios prestados y no pagados.
Originalmente emitía boletas de honorarios ya que de esta manera se producía un ahorro a la comunidad por
concepto de IVA. Posteriormente, cuando pudo obtener facturas excentas, fueron sustituídas.

10. HARRISON ADMINISTRACIONES LIMITADA.
Página 10
Observaciones: Aspectos de Remuneraciones.
“…Para los egresos relacionados con el área de remuneraciones, se solicitó la siguiente información:
-Carpetas con contratos de trabajos y antecedentes laborales.
-Liquidaciones de sueldos.
-Certificados de pago de cotizaciones…
Como resultado de esta revisión, podemos mencionar que los empleados se encuentran con sus contratos de
trabajos al día. Que sus sueldos son correctamente calculados, que estos efectivamente se han pagado según
verificación con cartola bancaria y que también han sido pagadas sus cotizaciones previsionales. En general
se ha cumplido con la normativa laboral.
No obstante surgen algunas observaciones que mencionamos a continuación.
a) Se detectó el comprobante número 284 con fecha 13 de mayo de 2011, referente a un préstamo a
personal Sr. Luis Rodriguez Díaz, que no adjuntaba la autorización como tampoco la solicitud formal
que respalde dicha erogación. El préstamo corresponde a $ 300.000, que se descontó efectivamente en
tres meses según nuestra validación…
xx. Respuesta:
Se ha reiterado la instrucción acerca de mantener en la carpeta de personal copia firmada de la documentación
relativa a descuentos de remuneraciones, de acuerdo al Art. 58 del código del trabajo: “…Sólo con acuerdo del
empleador y del trabajador que deberá constar por escrito, podrán deducirse de las remuneraciones sumas o
porcentajes determinados, destinados a efectuar pagos de cualquier naturaleza. Con todo, las deducciones a que se
refiere este inciso, no podrán exceder del quince por ciento de la remuneración total del trabajador…”
b) Detectamos que para el caso de las personas que trabajaron como reemplazo al personal fijo, no existe
boleta de honorarios por el pago de los días que trabajaron. Solamente se adjunta un comprobante de
recibo de dinero conforme al momento del pago…
Se recomienda solicitar una boleta de honorarios a las personas que prestan sus servicios por reemplazo
de vacaciones o licencias. O establecer un contrato de trabajo por el plazo respectivo. En el caso de que
las personas no tengan inicio de actividades, se recomienda que la propia administración emita boleta de
prestación de servicios de terceros…
xxi. Respuesta:
Se ha reiterado la instrucción acerca de los procedimientos de reemplazos por vacaciones:
o Boletas de honorarios,
o Contrato a plazo fijo,
o Boleta de prestación de Servicios de terceros, de la propia Administradora, si la comunidad no
posee, refacturada sin IVA a la Comunidad.
c) También se recomienda un anexo al contrato de trabajo, que actualice el aumento de sueldo base, (sueldo
mínimo) que actualmente se encuentra en $ 193.000….”
xxii. Respuesta:
Se efectuó la modificación de los contratos de trabajo, para cumplir con la normativa.