Sistemas de Información en la Cadena de suministro y sus procesos con proveedores - SCM Administración de sistemas de información Presentación realizada por Rafael Trucíos - CEO de Marketing Partners para TOP 10 BPM - Herramientas y estratégias para la gestión de negoocios. http://top10bpm.blogspot.com

1. Sistemas de Información en la Cadena de suministro
y sus procesos con proveedores - SCM
Administración de
Sistemas de
Información

2. *
q La Logística del aprovisionamiento se ocupa del proceso de
adquisición y almacenamiento de productos que pueden ser
materias primas, materiales, partes, piezas, etc, desde los
proveedores hasta el cliente.
http://top10bpm.blogspot.com - Estratégias y herramientas para la gestión de negocios

3. *
q Continuidad del abastecimiento
q Negociar precios convenientes
q Asegurar la cantidad y calidad adecuada de los suministros
q Definir nivel de inventarios evitando rotura de stocks y
mermas
q Estudiar nuevos insumos y fuentes alternativas de suministro
en función a nuevos procesos productivos
q Mantener costos de adquisición y mantenimiento de stocks a
niveles adecuados, acorde a la estructura de operación

4. *
§ Desarrollar la estrategia de compras
§ Implementar la estrategia de
compras
§ Seguimiento de actividades
§ Medición de objetivos

5. *
q Tiempo – Plazo de entrega
q Planificación - Optimizar el flujo de materiales
q Stock - Disminuir el nivel de inventarios
q Calidad – En el servicio
q Costos – Obtener mejores precios en nuestras adquisiciones (sin
sacrificar calidad y garantía)

6. ¿Quién es responsable?
¿A quien necesito?
¿Dónde están mis proveedores?
Socio Estratégico de Negocios

7. *
• Redefinir
especificaciones
con
clientes
internos
Ámbito Interno
Ámbito Externo
• Introducir
cambios
en
el
proceso
de
compras
(ej.
TI,
e-­‐procurement)
• Ampliar
la
base
de
proveedores
-­‐ can<dad
-­‐ geogra>a
• Negociar
mejores
términos
de
compras
• Realizar
cambios
en
la
relación
con
los
proveedores
>>> Acción: Calificar SEN

8. *
Lista amplia
de proveedores
Proveedores
potenciales
Proveedores
precalificados
• Iden<ficación
de
criterios
básicos
para
iden<ficación
de
proveedores
• Generar
lista
de
proveedores
-­‐ actuales
-­‐ alterna<vos
-­‐ no
tradicionales
• Iden<ficación
de
criterios
de
aceptabilidad
• Análisis
de
información
pública
• Envío
de
RFI
• Iden<ficación
de
criterios
para
precalificación
• Pedidos
de
información
específicos
• Visitas
y
reuniones
con
los
clientes
¿Qué estamos comprando? - ¿A quien?

9. *
Visión interna - ¿ Qué compramos ?
Volúmenes por área – principales
impulsores del consumo / uso
Especificaciones funcionales y técnicas
Necesidades logísticas
Requisitos de calidad y estándares
Precios actuales e históricos
Restricciones internas (normas internas,
políticas de negociación, etc)
Visión externa - ¿ A quién compramos ?
Dinámica de la industria
• poder relativo de los
proveedores
• cantidad y calidad de
participantes
• barreras de entrada
• substitutos
Dinámica de negocio de los proveedores
Evaluaciones de los proveedores
• desempeño en organización
• normas de calidad (ISO 9000)
Restricciones gubernamentales / Tarifas
Desarrollo de Proveedores
Los proveedores mejoran más cuando los clientes son exigentes y sistemáticos.

10. *
Dimensió
n
Precio
Oferta
Productos
/
Servicios /
Especifica-
ciones
Objetivos
Reducción del precio
Cumplir con entregas
programadas
Mantener bajos inventarios
Cumplir con los
requerimientos de calidad
Métrica
% reducción en costo
total de abastecimiento
% entregas a tiempo
Rotación de mercadería
Productividad
Áreas potenciales de negociación
Descuento por volumen
Descuentos por ítems / Promociones
Soluciones integrales (producto y servicio)
Compra de materia prima por organización
Costos de transporte
Términos de pago
Tiempo de entrega
Frecuencia de entrega
Mínimo volumen por entrega
Tipo de equipo de transporte
Inventarios en consignación
Mantenimiento del proveedor del inventario
Especificaciones de desempeño
Rediseño del producto / servicio
Modularidad de componentes
Envases
Soporte técnico

11. *
Desarrollar
Plan de
Negociación
Generar y
distribuir
RFQ
Negociación
Analizar
respuestas
¿ Aceptable ?
Feedback a
proveedores
Obtener
informació
n adicional
Acuerdo
contractual
Eliminar proveedores
no competitivos
Acabas de homologar a tus proveedores con sólo
seguir las pautas del abastecimiento estratégico

12. *
Bajo
Bajo
Alto
Alto
IMPACTODELACOMPRAENRESULTADOS
RIESGO / COMPLEJIDAD DEL SUMINISTRO
Especialista en el Abastecimiento
- Facilitar y armar grupos de trabajo
- Desarrollo de estrategia de abastecimiento
- Management del proceso de evaluación de
proveedores
- Negociación y contratación
- Análisis de casos de negocios
Con Experiencia en Management y
Desarrollo de Negocios
- Conocimiento técnico sofisticado
- Perspectivas amplias del negocio
- Administración de proyectos
Con Conocimientos de Marketing
- Construcción de relaciones
- Vínculos estrechos con las funciones de
comercialización y ventas
- Capacidad de responder con rapidez
Con Capacidades Técnicas
- Conocimiento técnico del producto o
servicio
- Análisis de costos y resolución de
problemas
- Management integrado del supply chain

13. Productos
Apalancados
Ofertas
Competitivas
Productos
Rutinarios
Sistema
de Contratación
Productos
Estratégicos
Alianzas con
Proveedores
Productos
Cuello de Botella
Asegurar el
Suministro
RIESGO DE SUMINISTRO
IMPACTODELACOMPRAENRESULTADOS
Dimensión externa
Dimensión interna
Matriz de Kraljic
*

14. *
Alineación de objetivos
de empresa y función
de compras
Realización de estudios
de mercado de
proveedores/productos
Segmentación de
productos y
proveedores
DESARROLLO DE LA ESTRATEGIA DE COMPRAS
Hacer vs Comprar
Cambios en la base de proveedores
Definición de necesidades de sistemas de información
Relación de la función de compras con otros departamentos
Programas de estandarización

15. ¿Porqué se usa la palabra
transformación?¿Qué importancia tiene
e-business?
¿Qué tipo de procesos
empresariales?
e-business es la transformación de los
procesos en una o varias empresas mediante
las tecnologías de Internet

16. Aumentar las posibilidades de negocio
Identifico mi posible cliente
Carta de presentación en Recepción
Pedir cita
Enviar información por mail
Pedir cita
Convencer a la secretaria
Volver a llamar
Enviar nuevamente la información
Llamar
Volver a llamar
CITA
Enviar información en formato
(Se almacena con otras cartas)

17. Servicio de Registro de Proveedores
E-sourcing
e-Sourcing
Es el proceso por el cual las compañías
localizan al mejor proveedor que provee
el mejor producto y/o servicio al mejor
precio.
?

19. *

20. " Incrementar la oferta de proveedores.
" Herramienta que apoya al proceso de
homologación de proveedores.
" I n f o r m a c i ó n a c t u a l i z a d a d e l o s
proveedores.
" Ahorro de tiempo para la búsqueda de
nuevos proveedores.
" Base de datos (Brochures, Catálogos)
integrada al ERP del cliente.
" Clasificación de proveedores de acuerdo al
Grupo de materiales del cliente.
" Permite asegurar el abastecimiento.

21. " Se generan nuevas oportunidades de negocios.
" Tener su información disponible en todo
momento para la comunidad (compradora) de e-
business.
" Mantener actualizada su oferta en relación a la
demanda, al ingresar al sistema y actualizar sus
ofrecimientos en base al grupo de compras del
cliente.
" Herramienta de reducción de costos para
procesos de marketing directo: impresión,
papel ,etc. en cartas de presentación, brochures,
etc.

22. Clientes
Distribuidor
Fabricante
Fabricante
Materia prima
Transporte Bancos Información
* Un ineficiente proceso de relacion impacta
negativamente en la eficacia de la Cadena de
Abastecimiento
Proveedores

23. Clientes Distribuidor Fabricante Fabricante Materia prima
Operador
Logístico
Bancos Información
* Una gestion integrada y eficiente añade valor a los procesos
de la Cadena de Abastecimiento
Plataforma de e-business
Proveedores
Pedido
PedidoPedido

24. Clientes Distribuidor Fabricante Fabricante Materia prima
Operador
Logístico
Bancos Información
* Una gestion integrada y eficiente añade valor a los procesos
de la Cadena de Abastecimiento
Plataforma de e-business
Proveedores

25. *
Q
Volumen
de
Compras
$
Nro.
Proveedores
Número
de
Ítems
y
carga
administra<va
Tratamiento
Diferenciado
Tipo
de
Negociación
Productos
Crí<cos
Productos
Estratégicos
Productos
Varios
Servicio
Servicio
+
Precio
Precio
Contratos
Fijación
de
Precios
Frecuencia
de
Consumo
Plazo
Determinado
Basado
en:
Concurso
de
Precios
Compras
históricas
5%
5%
15%
80%
80%
15%

26. *
Q
Volumen
de
Compras
$
Nro.
Proveedores
Número
de
Ítems
y
carga
administra<va
Tipo
de
Negociación
Contratos
Fijación
de
Precios
Frecuencia
de
Consumo
Plazo
Determinado
Basado
en:
Concurso
de
Precios
Compras
históricas
15%
5%
5%
15%
80%
80%
e-­‐business
Reaprov.
Electrónico
Integrando
Información
electrónica
Envío/Aceptación
OC
-­‐
CAP
Subasta
Electrónica

27. Concursos de Precios Tradicional
Usuario Generar
Requerimiento
Crea Petición
de Oferta
Imprimir
Petición de
Oferta
Fax de Petición
de Oferta
CLIENTE
Actividades
Manuales
Recepción de
documento
Tipeo de
Ofertas
Evaluación de
Ofertas
Colocación de
O/C
Responden Ofertas
Opciones actuales
1.-Fax
2.-Mail
3.-Courier
4.-Blackberry
messenger
PROVEDOR
Scaneo de
Petición de
Confirmación
telefónica
Mail Petición
de Oferta
ProveedorEnvio de mail o fax

28. Flujo de Abastecimiento utilizando medios electrónicos
Usuario
Compras
ERP
Compras
ERP
ERP
Responde Ofertas
Integración con
Sistema Comercial.
WEB del cliente
Emarket place
Proveedor
PROV X
PROV Y
PROV Z
b2b
Proveedor
Cliente Proveedor

29. *
CLIENTES PROVEEDORES
Registro online de proveedores
Envío de Cotizaciones – RFQ´s
Recepción de Ordenes de Compra
Envío de Guías y Facturas
Visualización de Estado de Facturas
Impresión de Comp. de Retención
Integración a la Cadena de Valor
Opción de Financiamiento (e-factoring)

30. Realizar
integración
opera<va
Llevar
a
cabo
proceso
de
selección
Definir
plan
de
acción
Crear
portafolio
de
proveedores
Refinar
estrategia
de
abastecimiento
*
Refinar
perfil
del
rubro
• Desarrollar
en
detalle
las
caracterís<cas
del
rubro
• Confirmar
los
requerimientos
de
los
clientes
–
¿qué
se
compra?
• Entender
las
caracterís<cas
del
mercado
proveedor
–
¿de
quién
se
compra?
1
2
3
4
5
6
• Refinar
la
aplicabilidad
de
las
palancas
de
abastecimiento
estratégico
(ges<ón
de
requerimientos,
proceso
de
compras,
mejorar
poder
de
compra
y
ges<ón
de
la
cadena
de
abastecimiento)
• Refinar
los
obje<vos
de
ahorro
a
ser
logrados
• Determinar
las
capacidades
de
los
proveedores
• Iden<ficar
proveedores
precalificados
• Verificar
y
realizar
ajustes
a
la
aplicabilidad
de
la
estrategia
de
abastecimiento
al
portafolio
seleccionado
de
proveedores
• Desarrollar
el
plan
de
acción
-­‐ selección
compe<<va
de
proveedores
-­‐ desarrollo
de
proveedores
• Definir
claramente
los
obje<vos,
métricas
y
áreas
potenciales
de
negociación
• Encarar
el
proceso
de
negociación
en
forma
estructurada
e
itera<va
• Comunicar
resultados
del
proceso
• Tratar
temas
opera<vos
con
los
clientes
finales
y
con
los
proveedores
Monitoreo Estado de Avance

31. CONTROL DE ABASTECIMIENTOS DE PEDIDOS
SOLUCION B2B
ü Información compartida de inventarios de los
proveedores
ü Seguimiento de los pedidos

32. Control de
Abastecimiento
De Pedidos
Entregas
Visualiza
Stocks
reservados
en
proveedor
Entregas
Controla
stocks
materiales
reservados
Entregas
Efectúa
pedidos
Entregas
Informa de
stocks
reservados
al cliente
Entregas
Hace
seguimiento
de
despachos
Control de Abastecimiento de Pedidos
Funcionalidad
Compradores
Proveedores

33. * Comparte información del Plan de Producción y
Requerimientos de insumos (confirma o modifica plan)
* Corto Plazo (entregas interdiarias – 2 semanas)
* Mediano Plazo (proyección 3ra y 4ta semana)
* Largo Plazo (tendencias Mes 2 al Mes 5)
* Comparte información de inventarios Proveedores y
Alicorp
* Visualiza proceso de producción del proveedor y fecha
disponible
Control de Abastecimientos de Pedidos

34. CAP
ALICORP PROVEEDOR
SISTEMA
Proveedor
SAP R/3
Alicorp
* Modelo de negocio
Ejecutar MRP
Generar
Plan de
Entregas
Confirma /
Modifica Plan de
Entregas
Confirma/ Modifica
Plan de Entregas
(avisos de Envío)
Usuario
Visualiza stocks
reservados en
proveedor
Despacho
de Pedido
Reserva de stocks
en inventario
proveedor
Usuario
Usuario
proveedor
1
Recibe Plan de
Entregas
2
Recibe
Confirmación/
Modificación de
Plan de Entregas
(avisos de Envío)
3
Visualización de
Despachos
4
n Interfaz

35. Planificador
Proveedor
1Reserva Stocks en el
sistema para el cliente
2
Consulta Stocks
reservados en proveedor
Internet
Control de
Inventarios
reservados
B2B
Control de Abastecimiento de Pedidos
Información compartida

36. PlanificadorProveedor
Control de
Inventarios
reservados
3
Descarga
stock y
despacha
2
Notifica a
compras
Control de Abastecimiento de Pedidos
Pedidos y seguimiento
1
Hace pedido sobre
materiales reservados
Guía de Traslado (a almacén de comprador)
4
B2B
Internet

37. *
q Es
una
convocatoria
a
empresas,
para
la
compra
o
venta
de
bienes
o
servicios
de
mediante
una
negociación
online.
q La
obje<vo
final
de
una
subasta
electrónica
es
la
generación
de
ahorros
o
ganancias
importantes
mediante
procesos
totalmente
transparentes
y
auditables.

39. * Subasta Inglesa Inversa
Esta
Subasta
es
u<lizada
para
la
adquisición
de
un
bien
o
servicio.
Par<endo
de
un
precio
base,
el
postor
ganador
es
aquel
que
realiza
la
puja
más
baja.
La
subasta
permanece
abierta
durante
un
<empo
determinado,
una
vez
finalizado
el
<empo
de
la
subasta,
esta
se
cierra
y
se
da
a
conocer
el
ganador
de
la
misma.
Cuando la diferencia de las propuestas (precios) es < al
10% es sugerido usar esta modalidad de subasta

40. * Subasta Holandesa Inversa
Esta
Subasta
es
u<lizada
para
la
adquisición
de
un
bien
o
servicio.
Se
inicia
con
un
precio
determinado,
inferior
a
todas
las
ofertas,
y
el
subastador
va
subiendo
por
etapas.
Gana
el
postor
que
primero
acepta
un
precio.
Cuando la diferencia de las propuestas (precios) es > al
12% es sugerido usar esta modalidad de subasta

41. * Subasta Holandesa
Inversa - Ejemplos
Producto
o
Servicio Precio
Base Precio
Tope Precio
Final Ahorro Ahorro
%
Ups
Transformadores
Estabilizadores
y
Baterías
para
Ups S/.
101,965.07 S/.
160,100.00 S/.
101,965.07 S/.
58,134.93 36.31%
Mantenimiento
Preventivo
de
Aire
Acondicionado
S/.
316,082.77 S/.
402,798.57 S/.
316,082.77 S/.
86,715.80 21.53%
Servicio
de
Recarga
de
Extintores S/.
65,291.31 S/.
82,000.00 S/.
65,291.31 S/.
16,708.69 20.38%
Obra
Agencia
Huaraz
II S/.
944,376.15 S/.
1,180,000.00 S/.
944,376.15 S/.
235,623.85 19.97%
Obra
Agencia
Cajamarca S/.
1,250,621.64 S/.
1,500,000.00 S/.
1,302,188.30 S/.
197,811.70 13.19%
Útiles
de
Oficina S/.
280,404.99 S/.
320,000.00 S/.
280,404.99 S/.
39,595.01 12.37%
Servicio
de
Agentes
de
Vigilancia
Red
de
Agencias
S/.
4,355,366.63 S/.
5,223,842.06 S/.
4,627,500.69 S/.
596,341.37 11.42%
Obra
CC.
Piura S/.
500,434.12 S/.
599,000.00 S/.
530,619.59 S/.
68,380.41 11.42%

42. * Subasta Inglesa Directa
Esta
Subasta
se
emplea
para
la
venta
de
algún
producto
o
servicio.
Consiste
en
par<r
de
un
precio
base
y
los
postores
deben
ingresar
sus
ofertas
de
forma
ascendente,
ganando
quien
ofrezca
el
precio
mayor.

43. * Subasta Holandesa Directa
Esta
Subasta
es
u<lizada
para
la
venta
de
un
bien
o
servicio.
Se
inicia
con
un
precio
determinado,
superior
a
todas
las
ofertas,
y
el
subastador
va
bajando
por
etapas.
Gana
el
postor
que
primero
acepta
un
precio.

44. * Subasta Sobre Cerrado
Esta
Subasta
es
aquella
en
la
que
los
postores
presentan
su
oferta
en
una
sola
ocasión.
El
ganador
es
quien
presente
la
mejor
oferta
para
el
Cliente.
Esta modalidad permite no
mostrar la cantidad de postores
que compiten, así como mantener
oculto quien ha sido el postor
ganador.
Cuando la diferencia de las propuestas es muy alejada se
puede usar este modalidad de adquisición

45. *
* AHORRO DE COSTES
* Básicamente asociado a subastas,
mayor transparencia
* Ya de salida (fase RFQ) se mejoran
precios respecto a negociación
tradicional
* PROCESO OPTIMIZADO
* Basado en best practices
* Ahorro de tiempo y esfuerzo
* Independiente del tiempo y lugar
(Internet)
* Eliminación tareas que no aportan
valor
* AUTODOCUMENTACION
* Unificación de respuestas proveedores
* Registro de todo lo que pasa
alrededor de la negociación
* Acceso al histórico

46. *
1.
Iden<ficación
del
Producto
y/o
Servicio
a
Subastar.
2.
Selección
de
postores
a
par<cipar.
3.
Envío
de
Carta
de
Invitación:
-­‐
Bases
detallando
las
especificaciones
técnicas
y
reglas.
-­‐
Cronograma
de
la
Subasta.
4.
Consultas
y
absolución
a
las
interrogantes
de
los
postores
5.
Recepción
de
las
propuestas
técnicas
y
económicas.
6.
Evaluación
de
las
propuestas
técnicas
por
parte
del
Cliente.
7.
Envío
de
cuadro
compara<vo
con
las
propuestas
económicas.
8.
Definición
de
Modalidad
de
subasta
a
emplear
9.
Capacitación
a
los
postores.
10.
Ejecución
de
la
Subasta
Electrónica.
11.
Envío
de
Informe
Final

47. *

48. *
* “VALORAMOS A NUESTROS PROVEEDORES MAS QUE POR EL PRECIO”
* Entendemos la subasta como una fase posterior a una RFQ
* Existen subastas que admiten criterios no precio, tanto numéricos
como no numéricos
* “EN ESTE MATERIAL CONCRETO TENEMOS MUY POCOS PROVEEDORES”
* Uso de la Subasta Holandesa
* “LOS PROVEEDORES BAJAN TANTO QUE DUDAMOS QUE PUEDAN
CUMPLIR”
* Buenas especificaciones, cualificación de proveedores, formación
* “CULTURALMENTE, NO ESTAMOS PREPARADOS PARA LAS SUBASTAS”
* Temores: al cambio, a perder el control, incluso a parecer poco
competentes

49. Trafico
Retenciones
y
Detracciones
Facturas
y
Cuentas
por
Pagar
Tráfico
Abastecimiento

50. Tracking del
Proceso y Estado
de cada
transacción
Cliente/Proveedor
CICLO DEL NEGOCIO
INTEGRADO CLIENTE
– PROVEEDOR
ERP en Proveedor
ERP en Cliente
Generación
de Requerimiento
1
Impresión de
Retenciones
16
Envía solicitud
de cotización 2
Recibe solicitud y
envía cotización
3
Publicación de
Retenciones
15
Visualiza E/
fact. y pagos
realizados
14
Informa y muestra
pago realizado
13
Muestra estado
de la factura
12
Recibe fact. elect. y
Contabiliza fact. física
11
Envía info
de factura
electrónica
10
Prepara y envía
orden
5
Recibe orden
y confirma
condiciones
6
Seguimiento para
entrega de Mercadería
7
Envía info de
guía de
despacho
electrónica
8
Recibe guía elect.
y mercadería física
9
Recibe cotización
cuadro comparat.
4
Confirmación

51. Preguntas
@mktpartners
@rtrucios
@mundoempresaPE
Marketingpartners
Top10bpm

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• Infraestructura y costos – Gestión de SCM
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