GESTIÓN DE COMPRAS Y ALMACÉN

CURSO-TALLER
GESTION DE APROVISIONAMIENTO
Y CONTROL DE INVENTARIOS

CONTENIDO DEL CURSO
ABASTECIMIENTO DE A&B
1. Introducción.
2. Sistema de adquisiciones. Organización y funciones.
3. Fuentes de Aprovisionamiento. Búsqueda y ubicación.
4. Negociación con las fuentes de aprovisionamiento.
Habilidades del negociador de compras.
5. Integración de proveedores. Homologación.
6. Gestión estratégica de las adquisiciones de bienes y servicios
Operatividad de las compras
7. Control de Inventarios y almacenes.

Logística y la Cadena de Abastecimiento
Año a año la administración de la cadena de abastecimiento
a tomado mayor Importancia en el mundo globalizado. Día a
día la competencia se hace mas ardua y solo las empresas
que logran importantes diferencias contra sus competidores
aspiran a aumentar su participación en el mercado o
simplemente a sobrevivir en el. La buena administración de
la cadena de abastecimiento y el uso de la tecnología de la
información ayudan a lograr este propósito, sin embargo esto
no es fácil ya que esta cadena abarca diversas actividades.
Uno de las principales actividades en la administración de la
Cadena de Abastecimiento es el área de Logística.
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LA LOGÍSTICA DENTRO DE LA
ESTRUCTURA DE LA EMPRESA
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4
Gerente General
Administración Finanzas Producción Logística Comercialización
Control inventarios
Compras
Almacenes
Transporte
Distribución final

LOGÍSTICA
• “Proceso de planificar, implementar y
controlar el flujo y el almacenaje de
materias primas, productos
semielaborados o terminados y de
manejar la información desde el lugar
de origen hasta el lugar de consumo,
con el propósito de satisfacer los
requerimientos de los clientes”
(Council of logistics management).

LOGISTICA EMPRESARIAL
Abastecimiento eficiente de recursos materiales o servicios
que requiere una empresa o institución para cumplir sus
funciones.
OBJETIVO:
Abastecer de materiales y servicios :
- Calidad requerida.
- Momento oportuno.
- Cantidad necesaria.
- Menor costo.

LOGÍSTICA COMO INTEGRACION DE LAS
ACTIVIDADES DE LA EMPRESA
PRODUCCIÓN
Actividades
Especificas
-Actividades de
planta
-Manejo de
materiales
-Mantenimiento
de equipos e
instalaciones
MARKETINGIntersección
de
Actividades
Intersección
de
Actividades
-Programación del
producto
-Localización de
plantas
-Aprovisionamiento
-Nivel servicios
-Servicios
clientes
-Embalaje
-Localización de
detallistas
-Flujo de
información
-Promoción
-Investigación
de mercados
-Productos
mixtos
-Precios
LOGISTICA
Actividades
Especificas
-Transportes
-Control de
Inventarios
-Almacenes
-Manufactura

Grandes Retos Empresariales
Innovación
Calidad
Reducción de ciclos de tiempo
Nuevos productos, nuevos servicios
Competitividad en costo y diferenciación
¿Como ser el competidor
con el mejor precio?
¿Qué necesito hacer para
reducir realmente los
costos?
¿Cómo hacer crecer el
negocio sin perder el
control?
¿Como puedo mejorar
el servicio?

Importancia actual de la Logística
LOS MERCADOS SE EXPANDEN
MARGENES O BENEFICIOS SE
REDUCEN
SE INCREMENTA EL NIVEL DE
SERVICIO
RECONSTRUIR
SISTEMAS
LOGISTICOS
LA COMPETENCIA SE
ENDURECE

Estructura del Sistema Logístico
Previsión demanda
Planificación de Requerimientos
Compras
Transporte (Aprovisionamiento)
Inventario de Producción
Almacenes
Manejo de Materiales y Productos Semi-terminados
Embalaje
Inventario de Distribución
Planeamiento de la Distribución
Procesamiento de Pedidos
Transporte (Distribución)
Servicio a Clientes
Gestión de
Materiales
Distribución
Física
LOGISTICA

Perfil del Logístico Ideal
• Generalmente se empieza tomando en cuenta su
honradez.
• El ejecutivo o el empleado de esta área es un vendedor,
debe ser muy empático.
• El sexo y la edad del personal que trabaje como técnico
logístico no es determinante.
• Desde el principio un buen logístico tiene que pisar el
almacén.
• Metódico y organizado.
• Criterio y sentido común.

La ética en Compras
• El comprador no solo debe ser honesto sin
parecerlo.
• Mantener lealtad a su empresa en todo
momento.
• Mantener un intachable nivel de integridad en
todas sus relaciones comerciales, tanto dentro
como fuera de su empresa.
• Aceptar y cumplir la letra y el espíritu de las
leyes nacionales e internacionales.

• Optimizar el uso de los recursos, de los que son
responsables, con el fin de proporcionar el
beneficio máximo para sus empresas.
• Promover los más altos niveles de calidad
profesional y mantener la altura y el nivel de la
profesión de compras.
• Promover relaciones de beneficio mutuo con los
proveedores, a través de la cortesía e
imparcialidad en todas las fases del ciclo de
compras.

• Abstenerse de cualquier negocio propio que
pueda estar o parecer estar en contradicción
con la empresa.
• Manejar la información confidencial de la
empresa y de los proveedores con a debida
cautela y respeto.
• No aceptar regalos personales que no sean
considerados regalos de cortesía en los
negocios, como bolígrafos, calendarios, etc.

• Así mismo no aceptar entretenimientos a cargo
del proveedor que puedan disminuir o aparentar
disminuir su capacidad negociadora y su
imparcialidad.
• Mostrar en todo momento Imparcialidad y
Objetividad en la toma de decisiones de
compra.

Introducción. Conceptos
Generales. Ejemplos
Gestión en Compras

¿Qué es Comprar?
• Es el proceso de localización y selección de
proveedores, adquisición de productos
(materias primas, componentes o artículos
terminados), previa negociación sobre el precio
y condiciones de pago, así como el seguimiento
de dicho proceso para garantizar el
cumplimiento de las condiciones pactadas.

Función de Compras
• Abastecimiento o Aprovisionamiento es la
función logística mediante la cual se
provee a una empresa de todo el material
necesario para su funcionamiento.
• Su concepto es sinónimo de “provisión” o
suministro. Las actividades básicas dentro
de este proceso son las siguientes:
- Calculo de necesidades y adquisición

FINALIDAD
Comprar materiales:
-de la CALIDAD adecuada
-de la CANTIDAD necesaria
-en la FECHA oportuna
-al PRECIO correcto
-de la FUENTE adecuada y
-con la ENTREGA en el lugar apropiado

NO BUSCAR PRECIOS
MAS BAJOS
SI NO
COSTOS GLOBALES
MAS BAJOS

COSTOS
60% Materias Primas y Materiales
15% Gastos de Fabricación
10% Gastos de Ventas y Financieros
10% Recursos Humanos
5% Otros Gastos Administrativos

Importancia de la gestión de
compras
• Las compras usan el 60% de los
ingresos obtenidos a través de la
gestión de ventas.
• Por cada 100 soles de ingresos 60
son usados para realizar compras
que aseguren continuidad en el
establecimiento

• La cantidad de productos a gestionar
desde Compras, es tan variada que suele
convertir al gestor de compras en un
simple tramitador de pedidos.
• Las compras deben administrarse
estratégicamente: segmentando o
diferenciando los productos/proveedores
para administrarlos diferenciadamente.
Importancia de la Gestión de
Compras

1. MANTENER
CONTINIUDAD EN EL
ABASTECIMIENTO
4. OBTENER COSTOS
BAJOS ACORDES CON:
CALIDAD Y SERVICIO
OBJETIVOS
FUNDAMENTALES
Objetivos de compras

Optimizar la función de compras
Minimizar: Costo total de aprovisionamiento
Número de proveedores
Garantizando: Nivel de servicio
Calidad del producto

Origen de la Necesidad de Comprar
• Materiales de Stock
- Estadístico o en
base a
comportamiento
histórico.
• Proyectos
- Determinísticos o
basado en la
programación del
proyecto (Gantt).
• Contratos
- Determinísticos
- A partir de programa
de renovaciones de
contratos.
• Capacitación
- Determinísticos.
Requerimiento de compras

NECESIDAD CATALOGO
ALMACEN COMPRA DIRECTA
REQUISICION
NO
REQUERIMIENTO
SICAJA
CHICA
OK? COMPRAS
Es necesario?
Especificaciones
Cantidad
Fecha entrega
Inspección
NO
NO
SISI

NECESIDADES DE COMPRA
EXPLOSION DE NECESIDADES (AUTOMATICO)
SERVICIOS GENERALES. TELEFONICA. LUZ. ETC;
NUEVAS INVERSIONES. NUEVAS INSTALACIONES
NUEVOS UTILES. HERRAMIENTAS
ACTIVOS
SUBCONTRATACION

FECHA DE
ENTREGA
CANTIDADARTICULO
SOLICITADO
SOLICITANTEFECHA
DPTO.
SOLICITANTE
REQUERIMIENTO DE COMPRA
FIRMA DEL
SOLICITANTE
OBSERVACIONES

– DOCUMENTACION TECNICA Caracteristicas
del producto a comprar
– Planos
– Especificaciones de calidad
– Proveedor recomendado
INFORMACION ANEXA

Procedimiento de Compras
• El funcionamiento de compras debe estar
dirigido por normas organizativas y
funcionales precisas que hagan que las
operaciones previstas siempre se realicen
del mismo modo.
• Un procedimiento es la sucesión de pasos
consecutivos para realizar una actividad.

Ingreso del Requerimiento al
Departamento de Compras
* La Requisición al ingresar al Departamento
de Compras, llega al jefe de compras, el que
luego la deriva al comprador a cargo.
* La Requisición llega al jefe de compras, para
su conocimiento, enterarse de los pedidos
importantes y autorice su tramitación.
Luego pasa a la sección: Seguimiento de
Compras, iniciándose el control de las
Adquisiciones o Requisiciones.

Organización de las Compras
• El esquema de Organización del Área de
Compras en las empresas es relativo, pues
depende de las necesidades y magnitud de
cada una de ellas, por lo que plantearemos
sugerencias de su organización.
• La Jefatura de Compras normalmente depende
de la gerencia de Logística y esta a su vez de la
Gerencia de Operaciones y otras veces de la
Gerencia General directamente.

G. OPERACIONES
PRODUCCION C.CALIDADLOGISTICAMANTENIMIENTO
IMPORTACIONTRANSPORTE
PLANEAMIENTO Y
CONTROL
(c. materiales-
programación)
ALMACENESCOMPRAS

Criterios de organización de
Compras
• Existen diferentes criterios para organizar un
Departamento de Compras, mencionamos los
mas importantes:
1.1 Por especialización en el producto:
- Insumos o materias primas
- Químicos
- Repuestos
- Ferretería
- Plásticos, etc.,

1.2 Por su importancia económica
-Materiales “A”, “B”, “C”
1.3 Por su procedencia:
- Nacional
- importación
1.4 Por el usuario
- Producción
- Ventas
- Almacén
- Mantenimiento, etc,.

1.5 Por proceso administrativo
- Cotizaciones
- Tramite Administrativo
- Decisiones Técnicas, etc,.
Estos criterios y otros, se pueden combinar
según los requerimientos de la empresa.
Todas las organizaciones son activas, pues se
modifican según los requerimientos de
optimización y no olvidar, que la organización
debe estar acorde a las necesidades de
EFICIENCIA.

El criterio de establecer el Perfil Técnico
y/o Profesional necesario para cada
puesto de trabajo en el Área de Compras,
considerando que esta unidad es el reflejo
de la empresa ante los proveedores, por
lo que, el personal a cargo debe estar
técnicamente preparado, con criterio para
tomar decisiones, asumir responsabilidad
y tener honestidad.

Métodos de Compra
Órdenes anticipadas
Contratos nacionales
Compras sin existencia
Contratación por sistema
Procedimiento de órdenes pequeñas
Sistema de caja menor
Sistema de órdenes de pago contra entrega
Órdenes electrónicas
Sistema de órdenes de pago electrónico

Métodos de compra y abastecimientos
Aplicación: órdenes de una sola partida, de precio fijo.
Definición: es un convenio o contrato para proporcionar una
cantidad definida de artículos especificados durante un período de
tiempo y a un precio convenido. Si el precio no ha sido acordado, debe
especificarse el método para determinarlo (bolsa, inflación, etc.).
Las entregas se hacen bajo un sistema específico de “autorización de
entrega”.
Una variante de la orden anticipada no considera las cantidades aunque
sí el precio.
Uso:Artículos con precio unitario bajo y consumo elevado,
generalmente para familias de artículos cuya fuente es un solo proveedor
Consideración: Predefinir el mecanismo a través del cual el
vendedor le entrega al comprador y las especificaciones del control de
calidad a utilizar

VENTAJAS PARA EL COMPRADOR
Simplificación del papeleo
Seguridad de un suministro regular
Inversión en inventarios reducida
Liberación de tiempo para otras
actividades
Uso más efectivo de los recursos DESVENTAJAS PARA LOS
PROVEEDORES
Por lo general las órdenes de compra
grandes no se cumplen
Cuando al final del contrato no se
cumplen las previsiones, el proveedor
queda con altos niveles de inventario

Contratos nacionales
Aplicación: compañías ó instituciones con ubicaciones múltiples
Definición: consiste en aplicar el poder total de compra de la
institución ó compañía, consolidando los requerimientos en el proceso de
negociación.
Propósito: ganar una ventaja en la negociación por volumen,
aunque no constituye un intento por centralizar la función de compras a
primer nivel

Compras sin existencia (en consignación)
Aplicación: productos de alto volumen y de consumo constante
Definición: el comprador no asume responsabilidad financiera
sobre el inventario que está comprando. Únicamente asume esta
responsabilidad cuando utilice la mercancía. Dicha mercancía puede
estar localizada en las instalaciones del comprador ó en las del vendedor
Propósito: ganar tiempo de respuesta. Para lograrlo, deben
trabajar muy cerca, aunque los precios podrían ser un poco más
elevados ya que el proveedor asume la mayoría de los costos asociados
a los inventarios VENTAJAS PARA AMBOS
El comprador gana al liberar capital ligado al inventario
El papeleo se reduce de forma considerable
Se reduce la obsolescencia del inventario así como el tiempo de
entrega
Para el vendedor mantiene la venta “segura”

Contratación por sistema
Aplicación: productos de alto volumen y de consumo constante
Definición: Es una técnica proyectada para permitir que se
ordenen y se tengan en existencias materiales de uso frecuente con un
mínimo de gastos administrativos. El contrato por sistema es a mayor
plazo que los otros métodos de compra
Propósito: disminuir gastos de administración y establecer
condiciones de adquisición más estables. Se deben especificar las
cantidades a abastecer (EOQ) así como los plazos de entrega. El pago
se hace periódico de acuerdo con los consumos.

Aplicación: compras no recurrentes y sumas bajas
Definición: Es un método de compra que busca disminuir los
costos asociados a la realización de compras de productos no
recurrentes y cuyos valores son tan bajos que no es posible aplicar los
otros métodos
Propósito: reducir la cantidad de papeleo y acelerar el tiempo de
compra
Sistema de órdenes de pago contra entrega
(COD)
Órdenes electrónicas
Sistema de órdenes de pago electrónico

Pagos al contado de gastos menores. Es efectivo para compras locales y
de pequeño tamaño.
La factura constituye un recibo y un vale de caja menor.
Sistema de pago contra entrega (COD)
Reduce el papeleo y aprovecha descuentos por pago de contado
Órdenes electrónicas (EDI) ó Internet
Los sistemas EDI e Internet reducen el papeleo y los tiempos de operación
Órdenes de pago electrónico
Reducen al máximo el papeleo y el gasto asociado a los pagos en cheque

Seguimiento de las Compras
Definición:
* El Seguimiento de Compras,
es el control que debe tenerse para que
los plazos determinados para cada
proceso de adquisición, se cumplan.

Pasos para completar una
adquisición de una Requisición
1. Reconocimiento de la necesidad con una descripción y definición
exacta de las cantidades y características del producto ó servicio
que se requiere
2. Recepción del pedido o requisición (Aprobada).
3. Selección de proveedores (Estudio Mercado).
4. Solicitud de cotizaciones.
5. Recepción de ofertas.
6. Análisis de las ofertas y decisión técnica-económica
7. La Negociación y decisión de compra
8. Colocación ó emisión de la O/C.
9. Seguimiento de la Compra (Plazo de entrega de la mercadería).
10. Recepción e inspección de la mercadería.
11. Proceso documentario para pago al proveedor.
12. Mantenimiento de los Registros.

• Para realizar convenientemente todos
estos pasos, el comprador necesita de un
TIEMPO, por lo que se deben establecer
los tiempos necesarios para cumplir cada
uno de los pasos señalados
satisfactoriamente.
• La suma total de tiempos empleados en la
adquisición se denomina: “Tiempo típico
de compras” y es la base para el cálculo
del tiempo de reposición llamado: LEAD
TIME

 La Unidad Orgánica de seguimiento, debe
tener la información actualizada de la
situación de todas las requisiciones
INGRESADAS a Compras.
 Realizar todos estos pasos, origina un
costo llamado: “COSTO DE
ADQUISICIÓN”
 Por lo que, si el monto estimado de la
Requisición es pequeño, no vale la pena
realizar todos estos pasos, pues se
encarecería la adquisición.

• Se sugiere, debido a las existencias de estos
Costos de Adquisición en la empresa, si el
monto estimado de la es 1/3 del costo de
adquisición, comprar sin necesidad de
formular la requisición y cumplir con el
procedimiento.
• Ejemplo:
Se tiene un Costo de adquisición en
compras de $ 150 y un costo estimado de
compras de un material en la empresa de $
50.
¿confeccionaremos la Requisición y
realizaremos el procedimiento de
Adquisición?

• A cada uno de estos procesos se les asigna
un plazo denominado: “Tiempo típico de
Compras”.
• La unidad de Seguimiento, controla que para
cada proceso se cumpla con el tiempo típico
de compras, caso contrario origina una:
ACTIVACIÓN O AVISO en el atraso al
tiempo establecido, al comprador encargado.
• Los tiempos típicos son establecidos en
forma conjunta con el comprador, sin
apremio y en forma normal, pero una vez
establecidos se comprometen a cumplirlos.

• En la unidad de seguimiento de Compras, cada
comprador debe abrir un “FILE” a cada Requisición
y ARCHIVAR en el file todos y cada uno de los
documentos relacionados con la Adquisición, los
que se mencionan a continuación:
1. Requisición
2. Solicitudes de cotización
3. Cotizaciones
4. Cuadro comparativo de cotizaciónes
5. Orden de compra (O/C)
6. Nota de ingreso al almacén

7. Cartas con el proveedor
8. Otros documentos y comunicaciones
9. Informe pago de factura al proveedor
• Todos estos documentos se recomienda estar
“FOLIADOS”, es decir numerados para sustentar las
decisiones tomadas en el proceso de las compras,
sobre todo en las auditorías.
• La responsabilidad del comprador, no termina con la
recepción del material, sino con el pago de la
factura correspondiente al proveedor. Luego del
pago, archiva el File como ATENDIDO.

CUADROS COMPARATIVOS
• CUADRO COMPARATIVO TECNICO
CUADRO COMPARATIVO TECNICO 1: Galván y Asoc.
IT CODIGO DESCRIPCION U/M 2: Eq.Gatronómicos
1 XXXXXX MESA DE TRABAJO GASTRON. PZA. 3. César Garcia
ESPECIFICACIONES PROVEEDORES
SOLICITADO 1 2 3
MEDIDAS: L2.20XH0.90XA0.88 SI SI SI
MATERIAL: ACERO INOXIDABLE SI SI SI
COLOR: GRIS SI SI SI
ACABADO: SANITARIO SI NO ESPECIF. SI
OTROS: C/RUEDAS SI SI SI
FECHA ENTREGA: 30/07/2011 SI SI 15/07/2011
LUGAR ENTREGA: INSTALADO EN ISIL SI SI SI
CANTIDAD: 24 UNIDADES SI SI SI
GARANTIA: 12 MESES SI SI SI
SERVICIO TECNICO: SI SI SI SI

• CUADRO COMPARATIVO ECONOMICO
 Cuadro Comparativo económico es un cuadro para poder comparar objetivamente las
cotizaciones que cumplen todo los requisitos técnicos.
 Evaluamos el costo de compra: es el valor del material, puesto en nuestro almacén a valor actual.
CUADRO COMPARATIVO ECONOMICO 1: Galván y Asoc.
IT CODIGO DESCRIPCION U/M 2: Eq. Gastronómicos
1 XXXXXX MESA DE TRABAJO GASTRON. PZA. 3. César Garcia
ESPECIFICACIONES PROVEEDORES
OFERTADAS 1 2 3
RECOGER MATERIAL 500
PUESTO EN ALMACEN 520 550
FORMA DE PAGO C/ENTREGA FACT.30 DIAS FACT.60 DIAS
INTERESES NO ESPECIF. 1.5 MENSUAL

• Las Tendencias Positivas en el proceso
de Compras y Toma de Decisiones
incluyen:
– número reducido de proveedores
– relaciones duraderas con los proveedores
– proveedores localizados cerca del cliente,
para mejorar la rapidez en el suministro
– Infraestructura integrada de información:
EDI, catálogos electrónicos
Tendencias en la gestión de Compras

Tendencias Positivas
(2)
– Proveedores considerados como parte
esencial del negocio.
– Proveedores involucrados en programas
de desarrollo de nuevos productos.

Orden de Compra
• Fecha
• Articulo
• Cantidad total
• Precio
• Forma de pago
• Lugar de entrega de la mercadería
• Lugar de entrega de Facturas
• Lotes de entrega
• Tipo de embalaje
• Documentación necesaria

Area Solicitante
Pide insumos
mediante Vale
de salida
Almacén
Stock
suficiente
Dpto. Compras
Solicita insumos
mediante Orden
de compra
Despacha
insumo
ASolicita insumo
mediante RQ. De
compra
Proveedores
Despacha
insumos
B
B
Almacén
Material
requerido
Despacho
insumo
Area.solicitante
Insumo
requerido
Utiliza
insumos
Origen
del
insumo
Informa
deficiencias al
almacén
Fin
Informa
deficiencias al
Dpto. Compras
A
B
Jefatura de Logística
Procedimiento de adquisición de insumos
DIAGRAMA DE FLUJO
SI
NO
NO
SI
NO
SI Almacén
Realizado Autorizado Fecha de Elaboración

Ventas: Menú eventos envía el
Ppto. Aceptado a producción
Área de producción elabora RQ.
de insumos y solicita al almacén
Verificación de stock en
almacenes
Requerimiento
al Dpto. de
compras
Generación de Orden de
Compra
Enviar Orden de compra al
proveedor
Coordinación Almacén.
Copia de O/C al
Almacén
NO
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO DE COMPRAS
SI

Indicadores de Gestión
• Una unidad de medida que sirve de
soporte para establecer una meta y
cuantificar el nivel alcanzado sobre
un objetivo.

INDICADORES
• % de costo de materias primas sobre
producción.
• Precios promedios de compras.
• Plazo promedio de entregas.
• Número de devoluciones por proveedor.
• Rotación de materias primas.
• Roturas de stocks.

• Plazo promedio de respuesta a solicitudes
de compra.
• Plazo promedio de realización de pedidos.
• Nivel de satisfacción de los clientes
internos con el Dpto.
• Número de transacciones por persona del
Dpto.
• Productividad-Persona: Compras/Persona
INDICADORES

La Negociación
Principales Características
• Es un ARTE, y como tal requiere de
inspiración
• No hay “fórmulas secretas”
• No hay nada escrito que contenga toda la
verdad, ni la llave para llegar al éxito
• Debe orientarse para lograr a un acuerdo
• La única manera de ser mejor negociador es
con la práctica.

La Negociación
Qué se negocia en las Compras
?
• Valores, Precios
• Entregas
• Características y
Especificaciones
• Condiciones y Formas de
Pago.

La Negociación
Puntos Importantes
• Antes de Negociar informarse bien de su
empresa y de los proveedores
• Iniciarla poniendo las cartas sobre la
mesa
• Para negociar hay que tener presente:
– Poder de la empresa
– Riesgos existentes
– Límites aceptables o de negociación
– Responsabilidad de decisión
– Metas por alcanzar.

La Negociación
Exigencias(1)
• Experiencia
• Criterio para:
– Juzgar a la gente
– Conocer el carácter de las personas
– Sacar provecho de sus conocimientos
– Conocer la situación y cómo cambiarla
– Saber cuándo hablar y cuándo callar
– Percatarse de la honestidad o la
deshonestidad
– Confiar o desconfiar de quien negocia con

La Negociación
Exigencias(2)
• Capacidad para: Actuar,
Analizar, Aceptar, Persuadir,
Interpretar, Presionar, Ceder
• Sentido común y Juicio claro
• Personalidad
• Reflejos mentales rápidos.

La Negociación
Recomendaciones(1)
• Ir por el camino de menor resistencia
• No pierda de vista sus objetivos, pero disponga siempre
de alternativas
• Tener flexibilidad, pero mostrar firmeza en su posición
• Si hay que ceder, hacerlo gradualmente y con criterio
• No ataque donde ya lo han derrotado. Busque un curso
de acción totalmente nuevo
• No enfocar extremos desde un principio, generalmente
es mejor ser moderado.

La Negociación
Recomendaciones(2)
• Mientras más se empuje, mayor será la resistencia
• Utilice la persuasión, no la jactancia
• Evite los ultimatums
• No acose, pregunte con cortesía
• Mantenga la calma, pero no deje de simular un
desagrado o un desacuerdo
• Haga preguntas eficaces
• Prepare preguntas con anticipación
• Pero sobretodo ..... No Mienta !!!

ADMINISTRACION DE
PROVEEDORES
 Análisis del mercado de Proveedores.
 Evaluación y selección de Proveedores.
 Perfil básico del nuevo Proveedor.
 Catalogo y Registro de Proveedores.

Una buena gestión de Compras se
traduce en una buena y estrecha
relación con los proveedores
• Garantiza el flujo continuo de materiales o
servicios en el abastecimiento
• Dada la necesidad, permite entregas rápidas
• Mantiene la Calidad de los productos y
servicios
• En épocas de escasez asegura el
suministro.

ANALISIS DEL MERCADO DE
PROVEEDORES
Dimensiones y capacidad del mercado.
Estructura competitiva.
Capacidad de crédito.
Estructuras de costos y precios.

A dónde queremos llegar
?
• Compartir con Proveedores Socios
• Desarrollar Proveedores Unicos,
Exclusivos
• Mantener a Proveedores Selectivos
• Escoger entre Proveedores Alternativos
® Estoy bien así !!!

Qué tenemos que hacer ?
• Clasificar en qué materiales o
servicios podríamos obtener mejores
beneficios y priorizarlos
• Qué proveedores podrían adecuarse
a mis objetivos; y si no los tengo,
dónde debo buscarlos
• Cuánto Tiempo y Cuánto va a costar.

Por qué es tan difícil y compleja esta
relación Cliente - Proveedor ?
Paradigmas del Cliente.-
• “Creemos que sabemos una más que el libro”
• “Somos los mejores negociadores de precio”
• “No puedo confiar ni en mi propia sombra”
• “El sabe que si no acepta mis condiciones, llamo
a otro. Por lo tanto, él está más urgido en vender,
que yo en comprar”
• “.... para eso le pago”
® “Yo soy el Cliente”

Por qué es tan difícil y compleja
esta relación Cliente - Proveedor ?
Paradigmas del Proveedor.-
• “Me interesa porque se gana dinero”
• “Cuanto más reglamentos tenga, Mejor”
• “Lo que está bien para él, está bien para mí”
• “Por último, hoy le vendo lo más que pueda,
mañana ...... quién sabe......”
® “Soy el mejor pescador, una vez que muerda el
anzuelo, es sólo cuestión de tiempo ....”

Qué debemos cambiar ?
Puntos Claves.-
• De una Actitud Antagónica a una Visión conjunta
del futuro
• Ser fuertes en lo medular de la empresa y dejar
que otros lo sean en lo suyo
• Aceptar que existen “Asesores” con buenas ideas;
y seguramente mejores que las nuestras
• De un interés puntual y temporal a un interés
global y a muy largo plazo
® “Sentarse del mismo lado de la mesa”
..... ambos .....

En qué se traduce ....
• El Cliente debe estar preparado y organizado para
poder escoger a sus proveedores
• Una vez escogidos hay que tomarlos en cuenta
para la elaboración de los productos que se
necesitan
• El Proveedor busca permanentemente una
superación en la calidad de sus productos
• Supone que el Proveedor está obteniendo
márgenes “justos”
• La importancia de las relaciones entre ambos para
un trabajo conjunto y una mejora técnica a largo
plazo. www.corporacionsesar.com 80

EVALUACION Y SELECCIÓN
DEL PROVEEDOR
1) CON QUE PROVEEDORES TRABAJAMOS……….?
2) CON QUE TIPOS DE PROVEEDORES QUEREMOS
TRABAJAR…..?
3) QUE REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LOS
PROVEEDORES…?
CLIENTE
1 3 5 72 64 8
8 PROVEEDORES

La búsqueda del Proveedor
• Investigar fuentes de abastecimiento en
función de productos
• Analizar las fuentes para:
– Calificar las ventajas de cada una
– Establecer una selección mediante una
negociación y una prueba para colocar un
pedido inicial
– Definir el período de experimentación
– Llegar a una conclusión
– Calificar para el futuro.

SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
OBJETIVOS
Actitud de satisfacción al cliente
Obtener un flujo continuo de Abastecimiento
Obtener un valor agregado a través del
producto o servicio que suministra
Disposición para cumplir objetivos y planes
concretos de mejora
Capacidad de aportar nuevas ideas para la
investigación y desarrollo de nuevos
productos o procesos

SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
ESTRATEGIA
Basado en su especialización
Desarrollar estándares de calidad
Establecimiento de niveles de inventario
Desarrollar un sistema de comunicación
Proveedor – Cliente (Nextel – Celular –
Email – RPC – RPM )

SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
DESARROLLO DEL VINCULO
PROVEEDOR – CLIENTE
Confianza mutua
Beneficio mutuo
Vinculo a largo plazo

SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
DIVERSIFICACION
 Es una práctica generalizada
 Desarrollo de Competitividad
 Seguridad en el abastecimiento al contar
con Proveedores de Contingencia
 No existe dependencia con un solo
proveedor
 Ofrece flexibilidad al Comprador.

SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
PROVEEDOR UNICO
• Los volúmenes de compra despiertan el
interés en invertir
• Eficiencia en la Calidad del producto o
Servicio
• Compras especiales de Equipos o Bienes
de Capital (Distribuidor exclusivo –
propietario de la marca o proceso)

SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
PROVEEDOR UNICO
 Alianza estratégica
 Mejores condiciones comerciales a través
de descuentos, oportunidades de entrega,
transporte etc;
 Garantía en el Producto o Servicio
 Servicio Post-venta

PERFIL BASICO DEL NUEVO
PROVEEDOR
1. Organización: oficina principal - afiliados
2. Productos y mercados
3. Clientes
4. Información financiera
5. Personal: ejecutivos - empleados -
contactos
6. Visitas realizadas a nuestra empresa
7. Planes a futuro
8. Historial interno
9. Competidores (proveedores alternativos)
10. Otros materiales y útiles
11. Otras informaciones

Factores de Análisis y
Evaluación del Proveedor(1)
• Tipo de
Proveedor
Alternativo Seleccionado Exclusivo
• Historial y Tiempo de actuación

• Capacidad de abastecer y negociar
técnicamente
• Situación y
estabilidad
financiera y
de crédito

• Resultados técnicos y en el suministro de sus
productos
Calidad
Precio
Garantía
Oportunidad

Factores de Análisis y Evaluación
del Proveedor(4)
• Experiencia - Organización - Procedimientos -
Actitudes y Servicios.
Experiencia Organización Procedimientos
Actitudes
Servicios

• Sistemas de Información y Comunicaciones

• Situación y Relaciones
con su personal

• Apoyo técnico

• Rapidez de respuesta ante las necesidades
del cliente.

CATALOGO DE PRODUCTOS
Relación ordenada de Materiales.
Partes:
CODIGO
DESCRIPCIÓN
UNIDAD DE MEDIDA
UBICACIÓN

CODIGO
oIdentificación sencilla de algo
oCLASES:
*Alfabético
*Numérico
*Alfanumérico
oPASOS:
*Levantamiento de información
*Elección de patron codificador
°EL MAS INDICADO ES EL DE 6 DIGITOS
XX - XX - XX
FAMILIA GRUPO ARTICULO

DESCRIPCION
oEs nombre del artículo
oUn artículo puede tener varios nombres
*DEL CATALOGO
*TECNICO
*COMERCIAL
oPropiedades:
*STANDARD PARA UNA FAMILIA
*ABREVIADA

UNIDAD DE MEDIDA
oEs la unidad con que decidimos manejar un
artículo en nuestro negocio.
oCRITERIOS:
*Servir al cliente
*Facilidad de despacho
*Facilidad para el control de stock
*Facilidad para el control de consumo
*Aspectos legales

Clases de unidades de Medida
oExisten diferentes clases de unidad de medida:
*UNIDAD DE MEDIDA DE COMPRA
*UNIDAD DE MEDIDA DE VENTA (PRESENTACION)
*UNIDAD DE MEDIDA DE MANEJO INTERNA
*UNIDAD DE MEDIDA DE FLETE
*UNIDAD DE MEDIDA DE PRESUPUESTO

CATALOGO DE
PROVEEDORES
• Relación ordenada de proveedores, ya sea
por familia de materiales o por artículo.
• Ejemplo: Mantequilla con sal
*De acuerdo al volumen de compra,
escogeré entre otros proveedores , a:
°FABRICANTES
°DISTRIBUIDORES
°EXTRANJEROS
°MINORISTAS

FABRICANTES
• NACIONAL
*Gloria
*Laive
*La Preferida Etc;
• Para cada uno de ellos, tendré un archivo,
en el que anote:
*RAZON SOCIAL, FAX, MAIL, TELEFONOS, DIRECCION, CONTACTOS,
FORMA DE PAGO, OTROS MATERIALES

REGISTRO DE PROVEEDORES
• Yo debo estar seguro de trabajar con
proveedores legalmente establecidos, que me
brinden garantías por el cumplimiento y calidad
del producto que me proveen.
• Por lo menos necesito conocer:
*LICENCIA MUNICIPAL
*RUC
*CONSTITUCION DE LA EMPRESA
por cada proveedor.
Pero debemos tener un registro, en que figuren
estos datos y otros, para evaluar al Proveedor.

LOS COSTOS Y LA
GESTION DE COMPRAS
 Los Costos Logísticos.
 Los Costos y su efecto multiplicador
en la Gestión de Logística.
 Servicio Logístico al Cliente.

Costos Unitarios
• Es el precio que se paga por un bien o
servicio más los gastos que implican su
puesta en el almacén, como fletes,
aduanas, transporte, descarga, etc.
+
+ +
=
Los Costos Logísticos

COSTO DE ADQUISICIÓN
Es la suma de gastos inherentes al
abastecimiento en un lapso determinado de tiempo
generalmente un año dividido entre el número de
Ordenes de Compra emitidas en el mismo periodo
de tiempo.
ELEMENTOS
• Documentación Cotizac.- O/Compra
• Administración Remuneración del Area Compras
• Capacitación Cursos Revistas
• Gastos por Servicios Luz Agua Limpieza
• Gsts. de Comunicación Telefono - Fax – Celular - Nextel
Internet

COSTO DE ADQUISICION
 Útiles de Oficina
 Equipos Equipos de Computo
 Muebles y Enseres
 Rechazos Productos devueltos
por Control de Calidad
 Reproceso de la Compra Atención de los
Rechazos

COSTO DE POSESIÓN
Es el costo que involucra el Mantenimiento del
Almacén , Equipos , Administración de las
Existencias almacenadas ,inmovilización del Capital
invertido en el Inventario
El costo de Posesión siempre será expresado en
Forma porcentual
ELEMENTOS :
COSTO DE SUPERVISIÓN
 Asesoramiento Interno y / o Externo
 Sueldos y Salarios del Personal

COSTO DE POSESIÓN
COSTOS ADMINISTRATIVOS
 Formatos y utiles de oficina
 Comunicaciones ; Teléfono celular / nextel radio
 Servicios (Luz - Agua - Limpieza)
 Seguros (Póliza contra todo Riesgo)
 Capacitación
 Obsolescencia - Deterioros - Pérdidas
 Costo financiero (Inmovilización del Capital )
 Alquiler - Impuestos (Local propio )

COSTO DE POSESION
COSTOS OPERATIVOS
 Muebles de oficina
 Equipos de computo
 Equipos de manipulación y seguridad
FORMULA EL CALCULO DEL COSTO DE
POSESION
Cp = Costos A + B + C x 100
Inventario Promedio Anual
A =Costo de Supervisión
B = Costos Administrativos
C = Costos Operativos

Costos de Posesión
Son los costos en el manejo, manipuleo y
almacenamiento de los materiales:
• Intereses sobre la inversión en materiales
• Cuidado de los materiales
• Monto de la prima de seguros
• Volumen de almacenaje
• Control de Inventarios
• Riesgo por obsolescencia, deterioro o merma
• Impuestos a los Activos.

Costo de rotura de stock
• Son los costos en los que se tendría que
incurrir para evitar que el área operativa
se vea imposibilidado de continuar su
proceso
• En el caso de materiales industriales,
sobrecostos de compra y capacidad
instalada ociosa
• En empresas comerciales, las ventas
perdidas.

Efecto Multiplicador de una
buena Gestión de Compras
1 La Reducción del Costo produce ahorros directos
para la empresa
2 Ahorros en Costos de Renovación y Posesión
3 Se traduce en una buena y estrecha relación con los
proveedores
4 Aprovechamiento del Tiempo como factor generador
de Utilidades
5 Desarrolla la confianza de todos las áreas internas
que tienen vinculación con Compras
6 Proyecta una imagen exterior sólida de su empresa.

La Reducción del Costo produce
ahorros directos para la empresa
• Mayor Utilidad directa
• Reduce el esfuerzo necesario en Ventas
para obtener los mismos márgenes de
utilidad (Ver Cuadro siguiente)
• La mayor liquidez debe reducir los Gastos
Financieros por el no uso del dinero prestado
• Permite el desarrollo de actividades
adicionales sin mermar el presupuesto.

Alternativas de mejoras de Utilidad
Ventas ..............
Costos de
Compras ..........
Otros Costos
Variables .........
Contribución ...
Costos Fijos .....
Utilidad ............
100
50
25
25
20
5
Reducción 10% Costo
de Compra
Referencia
100
45
25
30
20
10
Incremento en
20% Ventas
120
60
30
30
20
10

Ahorros en Costos de
Renovación
Son los ahorros en la propia Gestión de
las Compras:
• Seguimiento.- Teléfono, fax, e-mail, visitas
• Documentación.- Menor cantidad de
Solicitudes de Cotizaciones y Ordenes de
Compra; menor volumen de control sobre
facturación e inventarios.

Ahorros en Costos de Posesión
Son los ahorros en el manejo, manipuleo y
almacenamiento de los materiales:
• Menor cantidad de productos que cuidar
• Menor monto de la prima de seguros
• Menor necesidad de capacidad de almacenaje
• Mejor Control de Inventarios
• Reducción del riesgo por obsolescencia,
deterioro o merma
• Reducción del pago de impuestos a los Activos.

Se traduce en una buena y
estrecha relación con los
proveedores
• Garantiza el flujo continuo de materiales o
servicios en el abastecimiento
• Dada la necesidad, permite entregas rápidas
• Mantiene la Calidad de los productos y
servicios
• En épocas de escasez asegura el suministro.

Aprovechamiento del Tiempo como
factor generador de Utilidades
• Racionalización del Tiempo, como factor
clave para la investigación y el desarrollo de
nuevos productos y servicios
• Manejo del Tiempo como único recurso cuyo
desaprovechamiento no se recupera
• Inversión en Capacitación.

Desarrolla la confianza de todos las áreas
internas que tienen vinculación con Compras
• Con Producción.- Por el normal y continuo abastecimiento
de los materiales
• Con Finanzas.- Por la permanente racionalización de los
recursos monetarios de la empresa
• Con Contabilidad.- Por la buena administración de la
documentación de las compras
• Con las Areas Técnicas (Ingeniería, Calidad).- Por la
permanente y estrecha comunicación
• Con Ventas.- Por la Calidad, por los Precios y la
oportunidad en el abastecimiento de los Productos
• Con la Alta Dirección.- Por los márgenes utilidad que se
generan debido a su gestión.

Proyecta una imagen exterior
sólida de su empresa
• Es un cliente que asegura el
cumplimiento de sus obligaciones, por lo
que permite la accesibilidad a
instituciones que son necesarias para
sus operaciones como: Bancos,
Agencias de Aduana, Cías. de Seguros,
Empresas de Transporte, Depósitos
Aduaneros, etc.

Beneficios para el propio
personal del Area de Compras
• Reconocimiento de su gestión por la Alta
Dirección
• Inversión en el personal: Capacitación, mayor
remuneración, mejores condiciones de
trabajo, mejores beneficios colaterales
• Mayor poder de decisión y participación en la
gestión global de la empresa
• Mejor carta de presentación ante el mercado
laboral.

LOS COSTOS Y LA GESTION
DE COMPRAS
 La determinación de los Costos
es el aspecto esencial y de mayor
importancia para efectuar un análisis completo
a fin de tomar las decisiones adecuadas para el
buen manejo de la Empresa
 Pero al mismo tiempo la identificación de
dichos costos es difícil en razón de que los
elementos que lo constituyen no son medidos por
los procedimientos contables de Costos
Industriales o Financieros empleados usualmente

LOS COSTOS Y LA
GESTION DE COMPRAS
 Las decisiones que afectan el sistema logístico
deben tomarse a la luz de los Costos Operativos no
de los convencionales contables que
indudablemente son de mucha importancia para la
Empresa
 Los Costos Operativos responden a propósitos
singulares y son útiles a la Gerencia en la
solución de problemas relacionados la
operatividad de la Empresa
Conocerlos permitirá identificar los elementos que lo
componen evaluarlos y controlarlos con el propósito
de alcanzar eficiencia mejorando los procedimientos

ACTIVIDADES GENERADORAS DE COSTOS
ACTIVIDADES
• Gestión de Compras
• Almacenes
• Recepción de
Materiales
• Control de Calidad
• Planeación de la
Producción
• Ingeniería
• Producción
• Recursos Humanos
COSTO
• Costo de Adquisición
• Costo de Posesión
• Número de Guías
• Número de
Inspecciones
• Número de Ordenes de
Producción
• Modificaciones
• Eficiencia
• Número de
Trabajadores

ACTIVIDADES GENERADORAS DE COSTOS
ACTIVIDADES
• Ventas
• Transporte
• Servicio al Cliente
• Contabilidad
• Sistemas
COSTO
• Facturación
• Número de Despachos
• Número de Llamadas
• Número de Registros
• Reprocesamiento de la
Información

SERVICIO LOGÍSTICO AL CLIENTE
 Hoy en día los niveles de servicios brindados van a
determinar en gran medida la respuesta que los
clientes tengan
 Es decir que un buen servicio es un factor muy
importante el cual se debe tener en cuenta
 Desde el punto de vista del consumidor , el servicio
logístico al cliente puede ser analizado en tres
etapas

SERVICIO LOGÍSTICO AL CLIENTE
EL SERVICIO ANTES DE LA TRANSACCION
La Empresa debe proporcionarle al Cliente la
confianza suficiente y la seguridad para el
posterior servicio a brindar
EL SERVICIO DURANTE LA TRANSACCION
Está directamente implicado con la entrega del
producto , afectando aspectos que el Cliente va a
percibir como los tiempos de entrega , precisión en
el procesamiento del pedido , estado de las
mercaderías recibidas o disponibilidad del stock

SERVICIO LOGISTICO AL CLIENTE
EL SERVICIO DESPUES DE LA TRANSACCION
Abarca todos aquellos aspectos del servicio
necesarios para el soporte del Producto una vez
entregado , como garantías para proteger al Cliente
contra productos defectuosos , proporcionar los
medios de devolución o el tratamiento adecuado de
las quejas por parte del Cliente

MODELOS DE
REAPROVISIONAMIENTO
 Reaprovisionamiento continuo.
 Reaprovisionamiento Periodico
 Sistema de Inventarios Min-Max.
 Justo a Tiempo.

Modelos
Empírico Matemáticos
Simulación Optimización
Deterministicos Estocásticos

• Modelos de Análisis Determinístico: En el cual las
variables son perfectamente conocidas y
especificadas
• Modelos de Análisis Estocástico: En donde por lo
menos una de las variables es desconocida, y se
asume seguir una distribución de probabilidad
particular.
• Modelos Económicos: En los cuales se estudian
modelos en donde la relación costo-beneficio
representa el objetivo fundamental del estudio.
• Modelos de Simulación
Estado actual de las investigaciones de las cadenas de
suministros

• Existen diversos modelos que
permiten establecer políticas óptimas
o económicamente ventajosas para el
manejo de los inventarios en las
organizaciones.
Modelos de
Reaprovisionamiento

• El establecimiento de dichas políticas
es básicamente un proceso de toma
de decisiones que intentan dar
respuesta a tres preguntas claves:
 ¿Cuándo pedir?
 ¿Cuánto pedir?
 ¿Cuál es el costo total asociado al
sistema?

Nivel de servicio
• Es la probabilidad de que todos los
pedidos sean surtidos con el material
almacenado durante el tiempo de entrega
del reabastecimiento de un ciclo de
reorden.

Nivel de servicio
• Intensidad con la cual la empresa desea
satisfacer la demanda.
• Relación entre el número de unidades
ofrecidas y el número demandado; o,
• Relación entre el número de clientes que han
comprado el producto y los que lo han
demandado.
• Con ello conocemos el % de la demanda
satisfecha y el porcentaje de clientela
satisfecha.

Reglas de Gestión de los
Inventarios
Niveles de Inventario
• Límites predeterminados de cantidades por
almacenar. Cantidades varían entre un Nivel
Máximo y un Nivel Mínimo.
• Determinación de los dos niveles depende
del consumo anual, de la tasa de
agotamiento, del costo unitario del producto o
de las demoras en la entrega.

Reglas de Gestión de los
Inventarios
Inventario Activo
• Varía constantemente al ritmo de las
entradas y salidas del almacén.
• Puede corresponder al consumo actual.
• Es igual a la diferencia entre los niveles
máximo y mínimo.

Reglas de Gestión de los Inventarios
Punto de Reorden
• Nivel de inventario a partir del cual se decide
ordenar el producto.
• Permite asegurar la disponibilidad de los
productos en períodos de reabastecimiento.
• Designa una cantidad que está en función de la
tasa de demanda durante el período de
reabastecimiento y de la demora de la entrega.

Reglas de Administración de los
Inventarios
Inventario de Seguridad
• Impide toda interrupción en el
aprovisionamiento, causada por
demoras en la entrega o por un
aumento imprevisto de la
demanda durante el período de
reabastecimiento.

Modelo de Reaprovisionamiento
Continuo
• En un sistema de RC, se revisan los stock
después de cada transacción (o en forma
continua).
• Cuando el Stock cae por debajo de un
punto de reorden predeterminado, se
coloca una orden por una cantidad fija.
• La cantidad a pedir es el lote optimo.

• El punto de pedido se calcula como la
demanda durante el tiempo de entrega
mas el inventario de seguridad, calculado
considerando el nivel de servicio fijado y la
aleatoriedad en la demanda y el Tiempo
de Entrega.

Modelo con
Reaprovisionamiento Periódico
• En este sistema se revisa la posición de
existencias a intervalos fijos de tiempo,
por lo que los pedidos se realizan cada
cierto tiempo previamente establecido
(Periodo de Reaprovisionamiento).

• La cantidad a pedir será aquella que
restablece un cierto nivel máximo de
existencias (como “nivel objetivo”).
• Este nivel objetivo se fija para cubrir la
demanda hasta la siguiente revisión
periódica mas el tiempo de entrega.
• Se ordena una cantidad variable
dependiendo de cuanto se necesita para
llegar al nivel máximo.

• El nivel máximo de existencias se calcula
como la demanda durante el periodo de
revisión mas la demanda durante el
tiempo que demora la reposición mas el
inventario de seguridad.
• Considera el nivel de servicio fijado y la
aleatoriedad de la demanda y del tiempo
de entrega.

• El periodo de revisión suele ser fijado por
razones de índole práctico, teniendo en
cuenta pautas temporales de gestión de la
empresa.
• Son frecuentes periodos de revisión
semanal, quincenal, mensual, trimestral, etc;
• También se puede determinar el periodo de
revisión, aplicando la formula del modelo de
periodo fijo de reorden (EOI).

• Los costos del inventario cuando se utiliza
el modelo de reaprovisionamiento
periódico suelen ser superiores a los
costos del modelo de reaprovisionamiento
continuo.

Sistema de Inventario Min-Max
• En la práctica encontramos sistemas
híbridos, resultado de la mezcla de
modelos continuos y periódicos.
• El sistema de inventario Min-Max, toma
elementos de ambos modelos, un punto
de reorden (mínimo) y un objetivo
(máximo).

• La política Min-Max brinda mayor
flexibilidad en la determinación de los
parámetros que deben ser calculados
para gestionar el inventario y se ajusta
mejor a las características y condiciones
de muchas empresas.
• La decisión de usar un modelo u otro
depende de las particularidades de cada
empresa.

Nuevas Herramientas Logísticas y
de la Cadena de Abastecimiento
usto iempo

Cuál es el enfoque de JAT?
Una filosofía operativa cuyo objetivo principal
está centrado en eliminar el desperdicio en toda
la organización y en las relaciones con clientes y
proveedores.

Puntos Básicos del JAT(1)
2. Los precios de venta no
son función de costos
4. Eliminar Transporte
y Movimientos
5. Control Previsiones
= Auto Control
6. Eliminar Fallas en
Máquinas
1. Los Stocks no
son necesarios
3. Reducción del
tiempo en cambios

7. Sólo se entregan
Productos Buenos
8. Motivar al Personal
Integrar mandos medios
9. Trabajadores
Multifunción
11. Estudio de las
Operaciones necesarias
12. Definir Operaciones
Tiempos y Movimientos
10. Maquinaria y Equipos
especializados

13. Rediseñar
Procesos de Trabajo
14. Fabricar según
la demanda real
15. Coordinación
estrecha con
Proveedores
16. Simplificar la
Administración
17. Posibilidad de contratar
sub-conjuntos
18. Fabricar Pieza por
Pieza. Buscar el Flujo
de las Operaciones.

Occidente vs. Oriente
Occidente Oriente
2 Organización bien
estructurada y dividida con
elementos staff
3 CALIDAD. Función de
gestión y control por personal
4. Sistemas globales manejados
por especialistas
5 Las Existencias fomentan la
Productividad
6 Problemas complejos se
controlan con sistemas complejos
7 OBJETIVO = EFICIENCIA
1 Control fuerte sobre los
trabajadores
1 Dar al trabajador tanta
responsabilidad como se pueda
2 Menor estructuración posible.
Maximizar responsabilidades
3 CALIDAD. Responsabilidad de
todos
4 Simplificar procesos buscando
visibilidad del control y fácil
retroalimentación
5 Las Existencias impiden mejorar la
Productividad
6 Simplificar o eliminar el problema
en sus orígenes
7 OBJETIVO = FLEXIBILIDAD

Desperdicio
Cualquier cantidad por encima de la mínima
que se requiere de equipos partes,
materiales, espacio, tiempo, personal y
otros recursos absolutamente esenciales.

Siete Desperdicios
1 Por exceso de Producción
2 Por Tiempos de Esperas
3 Por Transporte
4 De Proceso
5 De Existencias
6 De Movimiento
7 Por Defectos en los Productos.

1. Desperdicio por exceso de Producción
 Este desperdicio se produce al fabricarse más artículos de los
que necesita el mercado.
 El desperdicio por exceso de producción suele aparecer
cuando se trabaja por anticipado.
 El exceso de producción oculta la causa real de los problemas
y crea otros más graves.
 Los subproductos del exceso de producción son: más
existencias; más manipulación; más espacio ocupado; más
intereses financieros; más maquinaria; más defectos; más
gastos generales; más papeleo; más personal; etc.

2. Desperdicio por Tiempos de Espera
 En vez de ocupar máquinas para producir un
exceso de artículos, los trabajadores deben
permanecer sin hacer nada, una vez haya finalizado
con el volumen de trabajo requerido. Si se lleva a
cabo esto, los supervisores podrán evaluar mejor la
capacidad productiva existente y controlar más
eficazmente la situación.
 Si echamos un vistazo a la fábrica, también
encontraremos trabajadores que se limitan a
observar la operación de las máquinas.

3. Desperdicio de Transporte
 El transporte y la doble o triple manipulación son desperdicios
que se observan comúnmente en la mayoría de las fábricas.
Por ejemplo, el material que ingresa se guarda en el almacén
antes de llevarlo a la línea de producción. Si se hace así, hay
que informar a un encargado acerca de dónde se recogerá el
material, dónde se guardará en el almacén, dónde y cuándo
se volverá a recoger y en qué lugar o parte de la línea de
producción hay que entregarlo.

4. Desperdicio de Proceso
 El método de proceso en si mismo puede constituir una
fuente de problemas que provoquen desperdicios
innecesarios.
 Cuando los aparatos no están mantenidos o preparados
correctamente, los operarios tienen que realizar un esfuerzo
adicional para procesar los materiales (tamaño de platinas,
identificación del scrap, aumento de chatarra, reemplazo de
materiales, etc.).

5. Desperdicio de Existencias
 Desechar los materiales obsoletos. (Orden y organización
del lugar de trabajo).
 No producir artículos que no necesite el proceso
subsiguiente. (Equilibrio en la línea).
 No comprar ni traer artículos en grandes lotes. (Los ahorros
que se obtengan gracias a los descuentos por cantidad,
quizás sean menores que los desperdicios de existencias).
 Fabricar productos en pequeños lotes. (Reducir los tiempos
de cambios de útiles / habrá más cambios).

GRAFICO DE DESPERDICIO DE EXISTENCIAS
Materias Primas
Producto acabado
que va a los clientes
LOS INVENTARIOS CUBREN LOS PROBLEMAS
Programación
inadecuada
Falta
de
Orden
Tiempos largos
de cambios de
útiles de
producción
Desequilibrios
en la línea de
Producción
Problemas de
Comunicación
Transporte
prolongado
MAR DE LOS STOCKS

6. Desperdicio de Movimientos
 Todo tiempo que no se dedica a añadir valor al producto
debe eliminarse en la máxima medida. Un hecho que se
debe tener siempre presente es que “mover” no
necesariamente equivale a “trabajar”.
 Limitándonos a mover las manos, los pies o el cuerpo, no
necesariamente añadiremos valor al producto.

7. Desperdicios por Defectos en los
Productos
 Cuando en determinado puesto de trabajo se producen
defectos, los operarios de los puestos subsiguientes
pierden tiempo esperando, con lo cual se añade costo al
producto y se aumenta tiempo de producción. Además
quizás sea necesario repetir el trabajo o desechar los
productos defectuosos.

TRANSPORTE Y
DISTRIBUCION
Conceptos
Tipos de transporte
Outsourcing ó tercerización.
Canales de Distribución
EDI, TIC como herramientas
logísticas.

GESTIÓN LOGÍSTICA
MATERIAS
PRIMAS
FABRICACIÓN
DE PARTES Y/O
COMPONENTES
FABRICACIÓN
DEL PRODUCTO
DISTRIBUCIÓN CONSUMO
INFORMACIÓN
INFORMACIÓN
OTRAS CADENAS
DE SUMINISTRO
ELIMINACIÓN
RECICLAJE REFABRICACIÓN REUTILIZACIÓN DEVOLUCIONES
Flujo directo
Flujo inverso

Conceptos Clave (1)
• Distribución Física:
– la actividad que está relacionada con:
• recepción de producto acabado
• su almacenaje hasta que es requerido
• entrega al cliente.

Conceptos Clave (2)
• Operador de transporte:
– quien realiza el transporte.
• Intermodal:
– punto de intercambio entre un proveedor de
servicios de transporte a otro.

. Conceptos Clave (3)
• Consolidación:
– proceso de recepción de múltiples lotes en
cantidades pequeñas que luego son readecuados en
lotes mayores.
• Cross docking (punto de carga - descarga):
– descarga de la mercancía desde distintos vehículos
para ser cargada inmediatamente en un contenedor
para ser entregada/enviada a su destino final.

Conceptos Clave (4)
• Almacén de Distribución:
– lugar designado para consolidar y redistribuir
mercancías de modo que se facilite la entrega rápida
a cliente.
• Unificación / Paletización:
– técnica para agrupar cajas en paletas o bases de
carga para moverlos posteriormente con carritos
elevadores y/o camiones u otros vehículos.

Conceptos Clave (5)
• Containerización:
– proceso de colocación de distintos grupos
unificados de mercancías en una sola unidad
de carga suficientemente protegida.

Modos de Transporte (1)
• Bases de selección del modo de
transporte:
– naturaleza, volumen, valor y características
de las mercancías
– flexibilidad del modo de transporte: adecuada
a los cambios en la demanda.

DISTRIBUCIÓN FÍSICA
Actividades de control y administración de inventarios, envasado,
almacenamiento en el lugar de producción, transporte, almacenamiento
en el lugar de envío y entrega del producto al cliente final. Decisiones
relativas a:
1.- Selección de la modalidad de transporte
Transporte por carretera
Transporte ferroviario
Transporte acuático
Transporte aéreo
Transporte por tubería
Transporte electrónico

• Métodos de transporte:
– carretera
– tren
– marítimo
– aéreo
– tuberías(*)
– (*)= oleoductos, gaseoductos, etc.

• Carretera:
– flexible, a tiempo, pérdidas y daños bajos,
trazabilidad, eficacia y amplia cobertura
geográfica
– las condiciones meteorológicas y de tráfico
pueden demorar los envíos
– alta competitividad en precios.
– Adecuado para la distribución moderna

• Tren:
– adecuado para enormes lotes de carga
(coches por ejemplo)
– requiere mejor empaque y debe permitir
manipulaciones extremas
– lento
– camiones plataforma y contenedores a dos
alturas permiten ahorrar costes a los
usuarios.

• Marítimo:
– ideal para cargas pesadas o no perecederas,
pero tiene costes fijos muy altos
– las condiciones meteorológicas pueden ser
un problema
– El uso de contenedores y la mejora de
muchos puertos permiten su uso para la
expansión hacia nuevos mercados.

• Aéreo:
– altos costes, por eso solamente es
recomendable para productos de alto valor,
perecederos o para envíos muy urgentes.
– Limitaciones en peso, situación y
dimensiones
– ahorra costes de mantenimiento de inventario
– importante en comercio internacional

• Tuberías:
– lento pero fiable, flujo continuo de líquidos,
gases o materiales de alta viscosidad.
– Distintas normativas gubernamentales lo
convierten en un modo difícil de
implementación.
– Adecuado solamente para grandes
compañías petroleras, de gas o químicas.

Subcontratación
• Decisiones para decidir si disponer de flotas
propias o bien subcontratar el transporte:
– coste total
– control
– atención al cliente
– flexibilidad
– tipo de gestión
– operadores
– recuperación de la inversión.

LA DECISIÓN DE PRODUCCIÓN O COMPRAR
Outsourcing o subcontratación: adquisición externa de artículos o servicios
que inicialmente se realizaban dentro de la organización.
-Reducción de los costes de
producción o de gestión.
-Transformación de costes fijos
en variables y predecibles.
-Mejora de la calidad.
-Mayor flexibilidad.
-Acceso a la última tecnología
disponible.
-Reducción de la incertidumbre
y el riesgo.
-Pérdida de control.
-Posible reducción en la
intensidad innovadora.
-Posible pérdida de
confidencialidad.
-Disminución del poder de
negociación con los
proveedores.
-Aumento de la complejidad en
la gestión.
-Decisión difícilmente reversible
Pérdida visión global.
VENTAJAS inconvenientes

CANALES DE DISTRIBUCION

Almacenes de Distribución
• El número y la localización de los
almacenes de distribución debe estar
basado en:
– necesidades de atención al cliente
– disponibilidad de servicios de transporte
– coste del comercio indirecto

Indicadores de
Cumplimiento
• El cumplimiento se puede medir en base de:
– flexibilidad del sistema de distribución:
• tiempo de respuesta a requerimientos especiales
– Información al/del sistema de distribución:
• velocidad, eficacia y detalle de respuesta del mensaje
– cobertura de errores en el sistema de distribución:
• eficiencia para rectificar errores (errores en factura, daños,
reclamaciones).

EDI como herramienta fundamental

El Intercambio Electrónico de Datos (EDI) es la
comunicación de información estructurada de
computadora a computadora, de aplicación a
aplicación, con una mínima intervención humana y
sin papel entre corporaciones, instituciones o
individuos, utilizando un formato estándar para los
documentos de negocios entre las empresas. En
lugar de preparar documentos y enviarlos a través
del correo o utilizar otro medio de comunicación,
los usuarios de EDI intercambian información de
negocios directamente entre sus sistemas
computacionales.
¿Qué es el EDI?

Áreas de aplicación
• Disminución de inventarios
• Alta rotación de productos
• Abastecimiento oportuno
• Eliminación del papel
• Evitar faltantes
• Automatización de la
recepción
• Menos errores de captura
• Saber que llegará y cuando
• Conciliación con la orden de
compra
• Conciliación de facturas y pagos
• Pagos y depositos en línea
• Retroalimentación de a línea de
inventarios
• Negociación de productos de alta
demanda
• Más tiempo para la promoción
• Integración de pedidos en un solo
estandar

• El comercio electrónico
• Los mercados en línea
• Catálogos y carritos de compras
• El negocio electrónico
• Extranet e intranet
• Códigos de barras
Marketplaces, e-business, y
otros conceptos

• Importancia de la simulación
• Reformulaciones de la cadena de suministros
• Técnicas matemáticas de optimización
La simulación y las técnicas de
optimización

Uso de tecnologías de información
• Código de barras/chip/radiofecuencia
• Paquetes computacionales
– ERP (Enterprise Resource Planning): SAP, PeopleSoft, Baan y otros
– SCM (Supply Chain Management): i2, Synquest, SAP APO
– CRM (Customer Relationship Management): Siebel
• Executive Information Systems
• Sistemas workflow
• e-business
• Herramientas de apoyo a la decisión
– Data Mining
– Optimización: ILOG, Lindo
– Simulación: Extend, Arena, ProModel y otros

• Oracle Supply Chain Exchange
• mySAP SCM
• Electronic Data Interchange (EDI)
• Extended Markup Language (XML)
• Enterprise Resource Planning (ERP)
Paquetes y Aplicaciones Supply Chain

EPC (Electronic Product Code)
y RadioFrecuencia

EPC (Electronic Product Code)
y RadioFrecuencia
• Cada artículo lleva una etiqueta
con su Código Electrónico Único
de Producto (EPC)
• El artículo puede ser identificado,
contado y seguido a través toda la
cadena logístico
• El producto va dentro de una caja
identificada con su propio EPC y
se carga en plataformas que llevan
su propio EPC

GESTION DE ALMACENES
 Administración Integral de Almacenes.
 Técnicas de Almacenaje.
 Toma de Inventarios, métodos.
 Políticas de Inventario.

GESTION DE ALMACENES
DEFINICION LOGISTICA DE ALMACEN
• Es un lugar físico, donde se almacenan
productos que están en rotación, en
condiciones adecuadas que permitan su
conservación y mantenimiento.

ALMACÉN: UTILIDAD DIRECTA
• Disminución del costo de posesión.
• Optimiza la inversión en stocks.
• Permite la continuidad de las operaciones al
tener los materiales en el “momento oportuno”,
en la “cantidad necesaria” y de la “calidad
requerida”.
• Permite llevar un control de los consumos, para
poder controlar los gastos y el presupuesto de la
empresa.
• Máxima utilización de los materiales;
controlando y administrando eficientemente la
recuperación de muchos de ellos.

ALMACÉN
• FUNCIÓN: proporcionar materiales,
herramientas, repuestos, insumos en
general, en óptimo estado de uso y
operatividad, en el momento oportuno
para la producción y/o venta.
• ACTIVIDADES:
- Recepción, descarga y desembalaje.
-Verificación cuantitativa y cualitativa del
material.

ALMACÉN: ACTIVIDADES
• Manipuleo, estiba y codificación de ubicación.
• Catalogación de materiales.
• Mantenimiento y control de rotación de
inventarios.
• Control de condiciones físicas del almacenaje
(humedad, tº, ventilación, facilidad de acceso,
etc.)
• Despacho oportuno y rápido.
• Gestión de reposición del stock (área control de
inventarios).

ALMACENES
• Su función se inicia antes de recibir los
materiales: preparación del ambiente y
espacio físico para la recepción.
• Preparación de un programa de
mantenimiento para el material y tarjetas
de control.
• Establecer el “costo de almacenaje” para
cada artículo (área de compras y
finanzas).

ADMINISTRACIÓN DE
ALMACENES
• Optimizar el uso de recursos.
• Evitar el despilfarro.
• Evitar movimientos innecesarios.
• Mejorar el servicio o atención al usuario.
• Aprovechar al máximo el espacio
disponible.
• Evitar inventarios no imprescindibles.
• Evitar el sobre stock.
• Evitar el déficit de stock.

FUNCIONES LOGÍSTICAS DEL
ÁREA DE ALMACÉN
• Control de inventarios
• Almacenamiento
• Distribución

CONTROL DE INVENTARIOS
• Tiene la misión de asegurar la reposición
oportuna en cantidad y calidad óptima de
insumos, materia prima, repuestos y
materiales en general del inventario.
• Trabaja en estrecha coordinación con los
clientes, definiendo las necesidades de
compra.
• Contribuyen a bajar los costos de
producción, manteniendo un nivel
apropiado de inventario.

ALMACENAMIENTO
• Tiene el encargo de mantener los
materiales en buen estado de
conservación, bajo estrictas normas de
seguridad y protección del medio
ambiente.
• Recepciona todos los materiales que
ingresan a la empresa.

DISTRIBUCIÓN
Realiza la distribución del material a
los clientes, internos mediante
despachos y a los externos,
transportándolos apropiadamente.

ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES
Documentos para control
• Nota de ingreso
• Nota de salida
• Ficha de kardex
• Nota o pedido de reposición
• Nota de transferencia
• otros

NOTA DE INGRESO
• Compras nacionales
• Compras del extranjero
• Devoluciones de clientes
• Muestras y pruebas
• Material en custodia
• Almacenaje de activo fijo.

NOTA DE INGRESO
• Cantidad de material
• Unidad de medida y de embalaje
• Descripción del producto
• Nombre del recepcionista
• Nombre del jefe de almacén
• Código de ubicación dentro del almacén
• Código del artículo

NOTA DE SALIDA
• Muestras, pruebas, donaciones
• Para el área de producción
• Ventas
• Salidas de activo fijo
• Devolución a proveedores
• Material de desecho

TECNICAS DE ALMACEN
• Mantener los niveles adecuados de stock.
• Mantener en orden el almacén.
• Mantener limpio el almacén.
• Mantener el inventario en perfectas condiciones.
• Entregar los productos de acuerdo a las
condiciones fijadas (ventas).
• Mantener actualizado el catálogo.
• Seleccionar el inventario inactivo y proponer su
destino final.
• Establecer los sistemas de control del almacén
(inventario).
RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL

PERSONAL DEL ALMACÉN
• Es responsable de cómo la dirección de la
empresa mire a los de almacén. Debe
brindar un excelente servicio a los
usuarios y/o clientes.
• Debe demostrar los logros obtenidos.
• Debe poseer un manual de
procedimientos, funciones y un perfil del
personal.
• Se debe establecer el perfil para cada
puesto, teniendo en cuenta: preparación,
experiencia, honestidad y requerimientos
físicos.

TIPOS DE ALMACENES
• Productos terminados (empresa
comercial).
• Industriales:
- Materia prima
- Productos semielaborados y terminados.
- Herramientas y repuestos.
- Insumos en general.
• Distribución
• Depósitos

AREAS DE
ALMACENAMIENTO
Seleccionar los materiales teniendo en cuenta:
• Mercadería que debe ir en lugar cerrado
• Mercadería que no necesita lugar cerrado
• Mercadería frágil
• Mercadería pesada
• Mercadería voluminosa
• Mercadería valiosa
• Mercadería peligrosa (explosivos, corrosivo).
• Mercadería que requiere almacenamiento
especial (refrigeración, deshumedecedor).

DISTRIBUCIÓN DE LOS
MATERIALES
La distribución de los materiales dentro del
almacén se realiza de acuerdo a los siguientes
criterios:
• Frecuencia de movimiento
• Volumen
• Peligrosidad
• Costo unitario
• Necesidad de conservación
• Por códigos (facilita la ubicación)

SEGURIDAD DEL ALMACÉN
• Contra robos: internos y externos
• Contra siniestros (detectores de humo,
extintores, rociadores contra incendios,
realizar simulacros, etc.)
• Seguridad del personal (ropa adecuada,
protectores de oído, lentes, guantes,
zapatos de seguridad, cinturones de
seguridad, capacitación necesaria).

MEDIOS DE ALMACENAMIENTO
• DE ALMACENAMIENTO: estanterías,
tanques, parihuelas, caballetes, casilleros,
escaleras, etc.)
• DE ACARREO: fajas transportadoras,
carretillas, cangilones (de elavación),etc.
• DE MANIPULEO: montacargas, tecles,
etc.
• DE MEDICIÓN: balanzas, winchas,
micrómetros, etc.

ALMACENES: RECEPCIÓN
• Para la recepción de cualquier material es
indispensable la o/c y la guía de remisión
del proveedor.
• El personal debe ser capacitado, para
poder analizar la calidad de los materiales.
• Debe tener ayudante (manipulación,
desembalado,etc.) y equipos o
herramientas para facilitar su trabajo.

PASOS DE LA RECEPCIÓN
• Descarga
• Desembalaje
• Verificación cuantitativa y cualitativa
• Ingreso
• Establecer horario para recibir la mercadería
• Establecer zona de descarga (mínima
necesidad de manipuleo)
• Zona de recepción segura
• Terminada la verificación confecciona la nota de
ingreso o la nota de rechazo.

CLASIFICACIÓN DE STOCKS
PRECISIÓN EN EL CONTROL DE INVENTARIOS
• Por su procedencia (local, nacional, importado)
• Por su demanda (regular, irregular, estacional)
• Importancia operativa (estratégico, normal, no
operativo)
• Por su obtención (preparados, fabricación)
• Por su movimiento (activo, no activo, agotados)
• Por su importancia económica (clasificación
ABC)

CLASIFICACIÓN ABC
Ayuda a identificar los items más
importantes.
APLICACIONES:
• Por volumen de compra
• Por proveedores
• Valor – consumo o cantidad - valor
• Volumen de venta
• Por margen de utilidad
• Por cliente

CLASIFICACIÓN ABC
Ley de Alfredo Paretto
• Cuando se aplica a los inventarios obedece a la
necesidad de identificar dentro del conjunto
global de las existencias a tres tipos o clases de
existencias, agrupadas según su valor y su
movimiento en el almacén.
• Determina una cantidad del inventario que
siendo relativamente pequeña comparada con
el total de existencias en el almacén, resulta
ésta concentrando la mayor cantidad de valor
monetario del mismo.

CLASIFICACIÓN ABC
• CLASE A: a los artículos que se
encuentran en esta clase se les presta
mayor atención (mantenimiento, seguro y
niveles de inversión). Representan el 85%
del consumo anual valorizado y sólo son
el 15% del inventario.
• CLASE C: se les podrá tener en mayor
cantidad porque su inversión no afecta
mayormente a las finanzas de la empresa
(10% vs 80%)

CATALOGACIÓN DE
MATERIALES
• Es un proceso técnico mediante el cual se
disminuyen notablemente las variedades
de materiales en el almacén, a través de
la agrupación de éstos en clases.
• ETAPAS:
- Normalización o estandarización
- Identificación
- Clasificación
- Codificación

CATALOGACIÓN DE
MATERIALES
• NORMALIZACIÓN: las adquisiciones se ciñen a
normas o estándares.
• IDENTIFICACIÓN: se precisan las
características básicas de cada artículo en
relación con las generales. Se determina la
denominación.
• CLASIFICACIÓN: ordenamiento sistemático en
clases de las existencias debidamente
identificadas.
• CODIFICACIÓN: consiste en asignar letras,
números u otros signos para distinguir el
artículo.

CÓDIGO
• Es la identificación de todos y cada uno de
los items de la empresa.
• Es la base de todo sistema de control
• Puede ser: alfabético, numérico, alfa
numérico.
• Formas: por familias (útiles de oficina,
ferretería,etc); consumo específico
(respuestos, activos fijos,etc) y mixtos

CODIFICACIÓN
Código Descripción
20
2006
200605
200608
2007
Aseguradores
Clavos para cemento
Clavos para cemento 5”
Clavos para cemento 8”
Clavos para madera

VENTAJAS DE LA
CATALOGACIÓN
• Simplifica los inventarios, reduciendo la cantidad
de artículos y su variedad.
• Disminuye los errores (identificación)
• Emplea mejor el espacio disponible
• Mejora la atención
• Simplifica la contabilización
• Reduce la posibilidad de mezclar materiales
• Aumenta la funcionalidad de la empresa
• Facilita la gestión de los almacenes

CATÁLOGO
• Relación ordenada de materiales que
existen en el almacén. Es la base del
sistema de control. Permite mecanizar los
almacenes.
• CONSTA:
- Código
- Descripción
- Unidad de medida o manejo
- Ubicación

UNIDAD DE MEDIDA
• Es la unidad de medida en que se decide
manejar los inventarios.
• Para decidir por una unidad de medida se
puede tener en cuenta:
- Costumbre de consumo o venta
- Facilidad para el despacho
- Facilidad para el control de stock
- Facilidad para el control de consumo
- Aspectos legales

CÓDIGO DE UBICACIÓN
• La codificación de la ubicación de los
materiales en el almacén es también una
herramienta técnica utilizada en logística.
• Permite agilizar la ubicación física de un
material en el espacio del almacén.
• Consiste en asignar número y letras a
cada espacio físico del almacén, luego se
elabora un catálogo de ubicación.

CÓDIGO DE UBICACIÓN
VENTAJAS
• Permite encontrar rápida y fácilmente cada
artículo.
• No se pierde horas – hombres
• Facilita y aligera la atención
• Evita los empleados “indispensables”
• Facilita el control y el ordenamiento
• Aligera la ejecución de los inventarios
• Ordenamiento del materiales en función al
movimiento y uso.

CONTROL DEL ALMACEN
• En el almacén tenemos nuestro capital de
trabajo, por eso es conveniente tenerlo
permanentemente controlado.
• Existen 2 métodos:
- Chequeos: son extracontables,
sorpresivos y aleatorios.
- Toma de inventarios: Tienen una
finalidad contable y lo principal es su
preparación.

TOMA DE INVENTARIOS
• Comparación entre existencia física y
saldo del kardex contable.
• Se debe realizar por lo menos 1 vez al
año.
• Para realizarlo es indispensable tener el
saldo del kardex con el cual comparar, de
lo contrario seria simplemente un conteo
que tendría vigencia solo de 1 día.

CLASES DE INVENTARIOS
• INVENTARIO TOTAL
- Se realiza sobre la totalidad de
existencias
- Recomendable para empresas pequeñas
- Se puede realizar varias veces al año
- No cierra la atención
- Sus costos son bajos

• INVENTARIO ROTATIVO
- Llamado también selectivo por que seleccionamos la
mercadería que se va a inventariar.
- Se emplea para empresas grandes ó con mucho
número de ítems
- Como su nombre lo indica, puede realizarse varias
veces al año sobre la mercadería seleccionada.
- Seleccionamos la mercadería de acuerdo a la
clasificación ABC:
*A cada 2 meses y la de alto valor.
*B cada 6 meses.
*C cada 12 meses.

VENTAJAS DEL INV.
ROTATIVO
• Permite un control frecuente de los
materiales
mas importantes.
• No cierra la atención.
• A la larga, el costo es menor.
• El personal que lo toma es idóneo.

PREPARACION DEL
INVENTARIO
• Perfeccionar el catalogo ó crearlo.
• Crear ó perfeccionar el sistema de control (kardex y
documentos)
• Orden del almacén
• Pre-conteo
• Depuración
• Sistema de conteo
• Persona que va ha participar
• Corte documentario
• Conteo y reconteo
• Comparación con el kardex contable
• Ajuste contable.

KARDEX
• Código del artículo
• Descripción del material
• Especificaciones técnicas
• Código de ubicación
• Proveedor
• Nivel máximo del inventario activo
• Nivel mínimo del inventario activo
• Nivel del stock de seguridad
• Nivel o punto de pedido

POLÍTICAS DE INVENTARIOS
• Dependerá:
- Exportadores
- Importadores
- Industriales
- Comerciales
- Servicios
• “Justo a tiempo”
• Inventario Cero

TIPOS DE INVENTARIOS
• SEGÚN SU DESTINO:
- Materia prima o insumos
- Material de mantenimiento
- Material de uso administrativo
- Herramientas, repuestos, enseres
- Material en proceso
- Productos terminados

TIPOS DE INVENTARIOS
• SEGÚN SU NIVEL DE CONSUMO:
-Inventario activo (Ia): es usado
diariamente.
-Inventario máximo (Imax): nivel máximo
permisible del inventario
-Inventario mínimo (Imin): mínimo
permisible.
-Inventario de seguridad (Ss): protección
contra eventualidades.

Políticas mas usadas
1. Horario de atención a los proveedores
2. Autorización de ingreso al Almacén
3. Con respecto a las devoluciones.
4. Autorización de emergencias.
5. Acciones con productos que no tienen
rotación.
6. FIFO (1° en entrar 1° en salir).
7. LIFO (1° en caducar 1° en despachar)
8. Definir quien será responsable de
reponer por consumo.

¿Cuáles son las necesidades
de información del inventario?
• Los responsables del manejo y monto de los inventarios
requiere tener por lo menos un conocimiento continuo
respecto a lo siguiente:
1. Estado actual de inventarios
2. Localización
3. Antigüedad
4. Existencias actuales
5. Consumo ó venta anual
6. Lote óptimo de compra
7. Máximos y mínimos
8. Costos actuales
9. Precios de las materias primas principales
10.Abastecimiento, etc.

Indicadores de gestión
del inventario
• Indicadores globales
(institución, bodega)
– Rotación
– Quiebres de stock

• Indicadores por ítem
– Nivel de inventarios
• Valorizado
• Unidades físicas
– Duración de los inventarios (inverso de
rotación)
– Indicadores para el manejo de
perecibles
• Días en bodega
• Días para el vencimiento

Rotación del
inventario
• Representa cuántas veces en el año
habría que renovar el stock disponible
para atender las necesidades de la
institución . Como referencia, se estima
que una institución eficiente debería
rotar su inventario más de 4 veces en el
año.
Rotación = Consumo anual
Stock disponible

• Rotación
– Resmas = 5.600.000 / 1.400.000 = 4
– Lápices = 1.500.000 / 500.000 = 3
– Total = 7.100.000 / 1.900.000 = 3,74
Valor
unitario Stock Stock
Cons.
Anual
Cons.
Anual
[$/unidad] [Unidad] Valorizado [Unidad] Valorizado
Resmas 1.400 1.000 1.400.000 4.000 5.600.000
Lápices 100 5.000 500.000 15.000 1.500.000
Total 1.900.000 7.100.000

Duración de los inventarios
• Representa el número de días en que se
agotaría el nivel de stock disponible a la tasa
de consumo promedio de la institución. Como
referencia, se estima que una institución
eficiente debería tener menos 90 días de
inventarios.
Duración = Nivel de inventario * 365 (días)
Consumo Anual
– Idealmente, se calcula en función de unidades físicas (ej.
cajas). También se puede calcular, en forma aproximada,
utilizando montos valorizados.

Ejemplo
• Duración
– Resmas = (1.000 / 4.000) * 365 = 91,25 [días]
– Lápices = (5.000 / 15.000) * 365 = 121,67 [días]
Valor
unitario Stock Stock Cons. Anual Cons. Anual
[$/unidad] [Unidad] Valorizado [Unidad] Valorizado
Resmas 1.400 1.000 1.400.000 4.000 5.600.000
Lápices 100 5.000 500.000 15.000 1.500.000
Total 1.900.000 7.100.000

Medida de la operación Medición financiera
Valor del inventario Activos actuales
Dias de stock Capital de trabajo
Rotación inventario Capital de Trabajo
Costos producción y
materiales
Margen de contribución
% Defectos Margen de contribución
% Entregas a Tiempo Ingresos
Tiempo desarrollo Ingresos
Tiempo entrega proveedor Capital de trabajo
Medición de rendimiento y consecuencias financieras

GESTION EN COMPRAS
 Introducción, Conceptos generales. Ejemplos
 Requerimiento de compras.
 Organización, clasificación y métodos de compras.
 Seguimiento de Compras. Etapas
 Cuadros comparativos. Tendencias en la gestión de
Compras.
 La Orden de Compra. Flujo gramas. Indicadores
 La Negociación en Compras.

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