Este documento describe los pasos para realizar transferencias documentales de acuerdo a las tablas de retención documental. Esto incluye transferencias primarias de los archivos de gestión al archivo central y transferencias secundarias del archivo central al histórico. Las entidades deben realizar estas transferencias internas periódicamente según el ciclo de vida de los documentos y requiere la existencia de un comité de archivo y tablas de retención aprobadas.

1. TRANSFERENCIAS DOCUMENTAL
PASOS

2. Es el traslado de los documentos del archivo de
gestión al archivo central y de este al histórico
de acuerdo a las tablas de retención
documental
• Transferencias primarias:
son traslados de
documentos de gestión
al archivo central para su
conservación.
• Transferencias
secundarias: son
traslados de documentos
de archivo central al
histórico para su
conservación
permanente.

3. PERMITEN
• Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
• - Evitar la producción y acumulación irracional de
documentos.
• - Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la
documentación.
• - Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la
acumulación de documentos en las dependencia
• - Guardar definitivamente la documentación, en las
mejores condiciones de conservación.

4. LAS ENTIDADES
• Deben realizar transferencias internas de los
archivos de gestión o de oficinas al central y,
finalmente, al histórico
• Este proceso se realiza teniendo en cuenta el
ciclo vital de los documentos, con la
periodicidad que establezcan las TRD en
cada entidad.

5. REQUISITOS
• Para poder efectuar las transferencias es necesario que
exista un comité de archivo de la entidad y las Tablas de
Retención Documental avaladas por el Comité de
Archivo de la entidad
• Preparación física de la documentación:
• Limpieza de la documentación
• Eliminación del material metálico
• Identificación del material afectado por -deterioro
• Revisión y foliación
• Unidades de conservación y re-almacenamiento
• Elaboración del Inventario Documental