1. GESTION DOCUMENTAL II
PRESENTADO POR:
WILLIAM FERNANDO RESTREPO JARAMILLO
TRABAJO DE INVESTIGACIÓN: SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
GRUPO: 4
PRESENTADO A:
LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
TUTORA
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
SEPTIEMBRE DE 2013

2. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
DEFINICIÓN 1:
Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas con el objetivo de planificar,
el manejo y la organización de la documentación producida y recibida por las
diferentes entidades, desde su origen hasta su conservación.
DEFINICION 2:
Según Duchein: “Es un sistema que pretende organizar y racionalizar la gestión de
los fondos desde el mismo momento de la producción de los documentos hasta su
ingreso a los archivos nacionales, interviniendo tanto en el trabajo de las oficinas y
en los servicios administrativos en las distintas etapas del tratamiento de los
fondos…”

3. OBJETIVOS
1. Racionalización y la normalización de la documentación desde su producción
hasta su destino final.
2. El manejo integral de los documentos y de la información como base para la
toma de decisiones y la preservación de la memoria institucional.
3. La integración de los estamentos institucionales en torno a objetivos
comunes y a una política informativa total.
4. La evaluación y valoración de la documentación para evitar la acumulación
innecesaria de información y reducir costos en la producción y conservación
del acervo documental.
5. La simplificación de trámites en los procesos administrativos con miras al
flujo normal y eficaz de la información.
6. La normalización de las tareas archivísticas a la luz de la nueva concepción
de Archivo Total.

6. ETAPAS PARA DESARROLLAR UN PGD
PRIMERA ETAPA: Investigación preliminar sobre la institución y sus
fuentes documentales:
Compilación de la Información Institucional
• Historia de la Institución: desde su creación hasta la actualidad.
• Cambios legales y/o administrativos que han regulados sus funciones y la
estructura administrativa.
• Normograma tanto interno como externos que afecta el desarrollo de las
actividades propias de la Institución.
• Manuales de procedimientos.
Compilación de la Información Documental
• Inventarios documentales.
• Estudio de producción documental para identificar los tipos documentales.
• Cuestionario de recolección de información documental aplicables a todos
en la organización, para determinar las series documentales.

7. Fuente: Archivo General de la Nación, link: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=7616

8. SEGUNDA ETAPA: Análisis e Interpretación de la Información
Compilada.
• Conformación de equipo interdisciplinario para conceptuar sobre la
importancia de los documentos y la información desde el punto de
vista legal, fiscal, administrativo, técnico e histórico.
• Identificadas las series documentales se para a elaborar las Tablas
de Retención Documental.
• Diseñar un Programa de Transferencia de Archivos. Es necesario
para llevar a cabo esta acción la elaboración de un instructivo para
todas las unidades administrativas en donde se indique los criterios
generales para las transferencias documentales.

9. Fuente: Archivo General de la Nación. Decreto 2609 de 2012.

10. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SGD.
DECRETO. 2609 DE 2012

15. • Garantizar:
• Autenticidad,
integridad,
confidencialidad y la
conservación a largo
plazo de acuerdo con
las TRD y las TVD.
• Disponibilidad,
legibilidad e
interpretación
PRESERVACIÓN
DE
DOCUMENTOS
EN AMBIENTES
ELECTRÓNICOS

16. • AGN y MinTic definirán
Estándares y
protocolos, para la
interconexión y la
interoperabilidad de los
S.I.
INTEROPERABILIDAD
DE LOSSGD.

17. VISITA DE CAMPO A LA GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA:
GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL “MERCURIO”
Software:

18. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL MERCURIO
INFORMACIÓN EMPRESA AUTORA DEL SOFTWARE:
NOMBRE: SERVISOFT S.A.
DIRECCIÓN: Cra. 77 B N° 45 G 61, Medellín, Antioquia
TELÉFONO: (574) 4160055
PÁGINA WEB: www.servisoft.com.co
SOPORTE TÉCNICO: servicioalcliente@servisoft.com.co
PRINCIPALES FUNCIONES:
• Mantiene un registro permanente de todos los documentos que entran,
salen o se generan en la empresa, por medio del proceso de radicación.
• Controla el flujo de los documentos, teniendo en cuenta las rutas, el tiempo
y los procesos.
• Agiliza y controla el envío y recibo de documentos entre las diferentes áreas
y su respectivo trámite.
• Permite el rastreo de documentos, identificando su ubicación actual y cada
una de las secuencias que tuvo el mismo en la organización.

19. • Controla el log de auditoria, que indica cada trámite sobre los documentos y
las respectivas imágenes.
• Reporta los documentos pendientes de respuesta y con retrasos en
devoluciones.
• Suministra la información y asegura las consultas de los diferentes usuarios.
• Mejora la eficiencia y calidad del servicio en la localización y suministro de
información.
• Asegura la consulta de documentos en medios de almacenamiento
electrónico como CD-ROM, Discos Duros y otros.
• Permite ubicar la información de documentos en medios de
almacenamiento como microfilms y cajas.
• Mantiene un control de los documentos inactivos.
• Permite generar expedientes o carpetas de documentos que lleven una
relación directa por sus respectivos asuntos.
• Controla los préstamos y devoluciones de los documentos y/o expedientes.

20. • Controla el nivel de acceso de cada usuarios, sobre los tipos documentales
y los expedientes. En este nivel de seguridad incluso se puede llegar a
manejar seguridad por cada nivel de carpetas y subcarpetas.
• El sistema contiene un módulo para el mantenimiento de la información
básica y administración de la seguridad.
• Con la información manejada en el sistema se generan reportes de
consultas de base de datos e imágenes en red local o remota. Además de
los reportes de respuestas pendientes y retrasos en devoluciones.
• Sirve en resumidas cuentas, para unificar, estandarizar y mantener los
procesos de gestión documental.

21. GENERALIDADES DEL SISTEMA
ADMINISTRACIÓN
• Trabaja con el sistema de seguridad EUREKA, permite
la protección de la información y la administración de
accesos a los usuarios.
• Usa una interfaz gráfica de usuarios, utiliza ventanas
tipo MDI. El sistema puede trabajar tanto en redes de
área local (LAN) como en redes de cobertura amplia
(WAN).
• Dispone del módulo de administración, el cual permite
estandarizar todas las tablas básicas y entidades que
utilizan el sistema para su operación, adaptándose a la
estructura organizacional.

22. Control de Documentos
• Gestiona los documentos de trámites.
• El sistema inicia con un proceso propio del sistema
de administración de archivos llamado “Radicación”
en donde se captura la información básica en una
ficha de control de cada documentos registrado con
formalidad plena.
• Adicionalmente existe el diseño y seguimientos de
rutas de trabajo por donde circulan los documentos.

23. Work Flow – Trámite Documentales
Administra el flujo de documentos, permitiendo:
• Administra las rutas que los documentos deben seguir.
• Permite crear rutas libres como desee la organización,
para que el radicador de documentos decida por cual
de ellas envía el documento.
• Cada uno de los pasos genera alarmas (correo
electrónico) para avisar sobre la llegada de un
documentos para ser tramitado y/o del vencimiento el
tiempo establecido en el diseño inicial.

24. Expedientes
• Permite que la organización estructure el archivo
digital similar al archivo físico basado en el concepto
de carpetas.
• Este módulo maneja los datos e imágenes de
expedientes en forma dinámica, es decir, permite
consultar, adicionar documentos desde y hacia los
expedientes. Es utilizado para administrar hojas de
vida, expedientes de crédito y cartera, historias
clínicas, documentos contables, etc.

25. Control de Inventario
Controla el cumplimiento de los tiempos de retención
para cada una de las series documentales
administradas con el sistema.

26. Procesos Especiales
Hace posible que el usuario cambie su password en
cualquier instante de tiempo, configurar los días no
hábiles, las alarmas, horarios de oficina.

27. Sistema de Seguridad
Se usa la aplicación EUREKA, que permite
administrar la seguridad del sistema Cliente /
Servidor.
El sistema de seguridad EUREKA está diseñado para
controlar el acceso a las aplicaciones y para
administrar los permisos de acceso otorgados a los
usuarios, no reemplaza en ningún momento la
seguridad que debe tener los sistemas operativos y la
Red.

28. RESUMEN DE LAS CARACTERÍSTICAS QUE APORTA EL
SISTEMA AL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA
GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA
• Controla el ciclo vital de los documentos
• Genera descartes físicos y electrónicos a otros medios magnéticos de menor
ocurrencia.
• Genera reportes de estructuras documentales y organizacionales.
• Almacena imágenes digitalizadas en formatos: TIF, GIF, PJG, PDF, etc. Faxes
enviados y recibidos, documentos en procesador de texto, mensajes de correo
electrónico, hojas de cálculo, reportes, planos digitales, fotografías, entre otros.
• Manipulación, mantenimiento e indexación de documentos digitalizados.
• Permite adicionar índices dinámicos de acuerdo con las necesidades de los
usuarios.
• Posee un servicio especial de selección y descarte documental desde el punto de
vista electrónico, de acuerdo con las tablas de retención documental.
• Permite administrar anexos con el fin de adicionar información al documento sin
afectar su originalidad.
• Por medio del sistema de rutas (WorkFlow) de una manera lógica se puede
trasladar un documento de una dependencia a otra, agregando la información
requerida, sin alterar el documento original, a través del flujo electrónico.

29. RESUMEN DE LAS CARACTERÍSTICAS QUE APORTA EL
SISTEMA AL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA
GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA
• Posee tanto en el módulo de control de documentos como en el de expedientes,
la opción de indexación masiva por lotes documentales.
• Genera radicados electrónicos automáticos como identificación única por cada
serie documental.
• Envío y recepción de correo interno con radicado electrónico automático.
• Control y registro de la hora de llegada y hora de salida de datos.
• Recupera los documentos por fecha de recibo, número interno del radicado,
asuntos, dependencia destino y demás campos de la base de datos.

30. FUENTES:
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Mini Manual No. 3. Gestión Documental:
Bases para la Elaboración de un Programa de Gestión Documental. Impresión:
Editores Gráficos Colombia Ltda. 1996.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. DECRETO 2609 DE 2012.
EMPRESA SERVISOFT LTDA.
GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA.