La transferencia documental implica el traslado controlado de documentos del archivo de gestión al central y de este al archivo histórico. Toda transferencia debe ir acompañada de un inventario que relacione las series y subseries documentales con sus fechas y número de folios. La documentación transferida al archivo central se verifica que concuerde con el inventario, y la documentación en el archivo histórico posee valor investigativo y cultural.
2. Es la remisión de documentos del archivo de gestión al central y de
este al archivo histórico
Es el procedimiento por el cual se hace el traslado controlado de los
documentos
3.
Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionaran
las series , subseries y tipos documentales teniendo en cuanta Las fechas externas
y el numero de folios con la ejecución de esta transferencia
4. I. Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información
II. Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
III. Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la
documentación.
IV. Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la
acumulación de documentos en las dependencias e
instituciones productoras.
V. Concentrar la información útil, ya sea para la toma de
decisiones administrativas o para el conocimiento del
desarrollo histórico institucional.
VI. Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en
las mejores condiciones de conservación.
5. El calendario de transferencia debe elaborarse de común
acuerdo entre los productores de la documentación y el jefe del
Archivo Central
6. CONTIENE LOS
DOCIMENTO QUE SE
GENERA EN EL PROCESO
DE GESTION
ADMINISTRATIVA Y QUE
ESTAN EN CONSTANTE
CONSULTA
7. Al recibirse los documentos en el
archivo central se debe constatar que las
series y subseries documentales
transferida concuerden con el inventario
9. Existencia del Comité de Archivo en la entidad, el cual debe
conformarse según lo estipulado en el Artículo 4° del Acuerdo 12 de
1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación que
modifica la parte I del Acuerdo 07 de 1994.
Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el
Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por el Consejo
Directivo del Archivo General de la Nación, cuando sea del caso.
10. Toda entidad, empresa u oficina
transferente deberá arreglar la
documentación siguiendo los pasos que
se enuncian a continuación:
Limpieza de la documentación
Eliminación de material metálico
Identificación del material afectado
por biodeterioro
Revisión y foliación
Unidad de conservación y
almacenamiento
Cajas
carpetas