1. MODULO DE RECURSOS HUMANOS
ANALISIS Y DESCRIPCION DE PUESTOS DE PUESTOS
CONSIDERACIONES GENERALES
El análisis de puestos lo visualizamos como una técnica básica dentro de las organizaciones,
con la cual se pueden determinar las funciones y responsabilidades, así como los objetivos de cada
uno de los puestos existentes. Lo anterior permite conocer la estructura en cuanto a división del trabajo
que existe dentro la organización.
Objetivos
Proporciona datos sobre los requerimientos del puesto que más tarde se utilizarán para
desarrollar las descripciones del puesto (lo que implica el puesto) y las especificaciones del puesto (el
tipo de persona que se debe contratar para ocuparlo).
Análisis
Es un método cuya finalidad estriba en determinar las actividades que se realizan en el mismo,
los requisitos (conocimientos, experiencias, habilidades, etc.) con los que debe contar la persona y que
le permitirán desempeñarlo con éxito.
Concepto del diseño del Puesto
Diseñar un puesto significa establecer cuatro condiciones fundamentales
a. Conjunto de tareas o atribuciones que el ocupante deberá cumplir (contenido del
puesto).
b. Cómo deberá cumplir esas facultades y tareas (métodos y procesos de trabajo).
c. A quién deberá reportar el ocupante del puesto (responsabilidades); es decir, la relación
con su jefe.
d. A quién deberá supervisar o dirigir (autoridad); es decir, la relación con los
subordinados.
Elementos del Análisis de Puestos
Debido a la división del trabajo y a la consiguiente especialización de funciones, las
necesidades básicas de recursos humanos para la organización, sea en cantidad o en calidad, se
establecen mediante un esquema de;
1) Descripción del Puesto
2) Especificación del Puestos
1. Descripción del puesto: Es necesario describirlo para conocer su contenido. Es la
enumeración detallada de las funciones o tareas del puesto ( qué hace el ocupante), la
periódica (cuándo lo hace), los métodos aplicados para la ejecución funciones o tareas (cómo
lo hace) y los objetivos del puesto (por qué lo hace). Básicamente es hacer un inventario de
los aspectos significativos del puesto y de los deberes y las responsabilidades que
comprende.
2. Especificación del puesto: Lista de los “requerimientos humanos” del puesto, esto es, la
educación, experiencia, etc., necesarias –esto es, el tipo de persona que se debe de
contratar o asignar para ocupar el puesto.
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ESTRUCTURA DEI ANALISIS DE PUESTOS
La descripción de puestos es una simple exposición de las tareas o funciones que desempeña
el ocupante de un puesto, en tanto que el análisis de puestos es una verificación comparativa de las
exigencias (requisitos) que dichas tareas o funciones imponen al ocupante. En otras palabras, cuáles
son los requisitos físicos e intelectuales que debe tener el empleado para el desempeño adecuado del
puesto, cuáles son las responsabilidades que el puesto le impone y en qué condiciones debe
desempeñar el puesto.
En general, el análisis de puestos se refiere a cuatro áreas de requisitos aplicadas casi siempre
a cualquier tipo o nivel del puesto.
1. Requisitos intelectuales
2. Requisitos físicos.
3. Responsabilidad.
4. Condiciones de trabajo.
Requisitos intelectuales
Tienen que ver con las exigencias del puesto en lo referente a los requisitos intelectuales que el
empleado debe poseer para desempeñar el puesto de manera adecuada. Entre los requisitos
intelectuales están lo siguientes factores de especificaciones.
1. Instrucción básica.
2. Experiencia básica
3. Adaptabilidad al cargo
4. Iniciativa necesaria
5. Aptitudes necesarias
Requisitos físicos
Tienen que ver con la confiabilidad y la continuidad de energía y de esfuerzos físico y mental
requeridos, y la fatiga provocada, así como la constitución física que necesita el empleado para
desempeñar el puesto adecuadamente. Entre los requisitos físicos se encuentran los siguientes
factores de especificaciones.
1. Esfuerzo físico necesario
2. Capacidad visual
3. Destreza o habilidad
4. Constitución física necesaria
Responsabilidades implícitas
Se refiere a la responsabilidad que tiene el ocupante del puesto- además del trabajo normal y
de sus funciones- por la supervisión directa o indirecta del trabajo de sus subordinados, por el material,
por las herramientas o equipos que utiliza, por el patrimonio de la empresa, el dinero, los títulos valores
o documentos, las pérdidas o ganancias de la empresa, los contactos internos o externos y la
información confidencial.
En consecuencia, debe responsabilizarse por:
1. Supervisión de personal
2. Material, herramientas o equipo
3. Dinero, títulos valores o documentos
4. Contactos internos o externos
5. Información confidencial
Condiciones de trabajo
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Se refiere a las condiciones ambientales del lugar donde se desarrolla el trabajo, y sus
alrededores, que pueden hacerlo desagradable, molesto o sujeto a riesgos, lo cual exige que el
ocupante del puesto se adapte bien para mantener su productividad y rendimiento en sus funciones.
Evalúan en el grado da adaptación del elemento humano al ambiente y al equipo, y facilitan su
desempeño. Comprenden lo siguientes factores de especificaciones:
1. Ambiente de trabajo
2. Riesgos
Desde el punto de vista de los factores de especificaciones, el análisis de puestos puede
estructurarse mediante un esquema de estandarización que facilite, en gran parte, la recolección de
información y permita tener una base aceptable de comparación entre los puestos.
METODOS DE DESCRIPCIÓN Y ANALISIS DE PUESTOS
La descripción y el análisis de puestos son responsabilidad de línea y función de staff, es decir,
la línea responde por las informaciones ofrecidas, en tanto que la prestación de servicios de obtención
y manejo de información es responsabilidad de staff, representado en primera instancia por el analista
de puestos, quien puede ser un empleado especializado del staff, el jefe del dpto. en que está
localizado el puesto que va a describirse y analizarse, o el propio ocupante del puesto.
Los métodos que más se utilizan en la descripción y el análisis de puestos son;
1.- Método de Observación Directa
2.- Método de Cuestionario.
3.- Método de Entrevista Directa
4.- Métodos Mixtos.
Método de Observación Directa:
 Se considera estudios de tiempos y de micro movimientos y de tiempos y métodos.
 Se observa al ocupante del puesto, de manera directa y dinámica, en pleno ejercicio de
sus funciones.
Es más recomendable a aplicarlo en los trabajos que comprenden operaciones manuales o
que sean sencillos y repetitivos.
Debido a que no en todos los casos la observación responde todas las preguntas ni disipa
todas las dudas, por lo general va acompañada de entrevistas y análisis con el ocupante del puesto o
con el supervisor.
Características
a) Mantener contacto previo con el encargado o jefe de área o sector para conocer todo lo
que debe desarrollarse en este nuevo puesto.
b) Tener previo estudio sobre todo lo que se requiere conocer sobre el puesto.
c) Recoger toda la información que tenga impresa del puesto si es que existe.
d) Se requiere explicar el porque de utilizar el análisis al jefe o encargado que ocupa el
puesto
Ventajas:
a) Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente y esta
ajena a los intereses de quien ejecuta el trabajo.
b) No requiere que el ocupante del puesto deje de realizar sus labores
c) Método ideal para aplicarlo en puestos sencillos y repetitivos.
d) Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la fórmula básica del análisis
de puestos (qué hace, cómo lo hace, por qué lo hace)
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Desventajas:
a) Costo elevado y requiere de invertir bastante tiempo para que el método sea completo.
b) Si solo se lleva a cabo por la observación sin el contacto directo de quien ocupa el
puesto no permite obtener datos realmente importantes.
c) No se recomienda en puestos que no sean sencillos ni repetitivos.
Recomendación.- Este método se sugiere se aplique en combinación con otros para que el análisis
de puestos sea más completo y preciso.
Método de Cuestionario.- Es recomendable usarlo cuando se trata de puestos similares o de
naturaleza rutinaria o burocrática.
Es económico y práctico debe hacerse sobre medida para que permita obtenerse respuestas
correctas e información útil.
Requiere que se este presente con anticipación por lo menos a un ocupante del puesto y su
jefe inmediato para rectificar que las preguntas sean adecuadas y eliminar las preguntas que no lo
sean, así como las distorsiones, la falta de relación o las posibles ambigüedades de las preguntas.
Características:
a. La recolección de datos sobre un puesto se efectúa mediante un cuestionario de análisis
de puestos, que llena el ocupante o su superior.
b. La participación de; análisis de puestos en la recolección de datos es pasiva (recibe el
cuestionario); la del ocupante es activa (llena el cuestionario).
Es conveniente que quienes reciban los cuestionarios tengan las siguientes cualidades;
 Escoger a las personas que deban contestar el cuestionario
 Conozca bien al puesto al que se vaya a analizar.
 Conozca bien los términos que se empleen que sean los adecuados.
 Tenga suficiente tiempo para llenarlo bien.
 No se deje influenciar fácilmente con respecto al puesto por cuestión de
preconceptos con el mismo.
d) La redacción del cuestionario debe ser claro y directa sobre lo que quería conocer o sea,
debe ser concreto en sus preguntas.
e) El cuestionario debe ser enviado:
* A los jefes directos de quienes ocupa el puesto.
* A quienes estén ocupando el puesto.
* Una comisión o grupo de personas que conozcan el puesto.
Ventajas:
a) El cuestionario puede ser resuelto por los ocupantes del puesto, por los jefes y por una
comisión de análisis y permite una visualización amplia de su contenido y de sus
características.
b) Este método es el más económico para el análisis de puestos
c) También es el que más personas abarca, pues el cuestionario puede ser distribuido a todos
los ocupantes de puestos y devuelto con relativa rapidez, tan pronto como lo hayan
respondido. Esto no ocurre con los demás métodos de análisis de puestos.
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d) Es el método ideal para analizar puestos de alto nivel, sin afectar el tiempo ni las
actividades de los ejecutivos.
Desventajas:
a) No se recomienda su aplicación en puestos de bajo nivel, en los cuales el ocupante
tiene dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.
b) Exige que se planee y se elabore con cuidado.
c) Tiende a ser superficial o distorsionado en lo referente a la calidad de las respuestas
escritas.
Método de Entrevista
El enfoque más flexible y productivo en el análisis de puestos es la entrevista que el analista
hace al ocupante del puesto. Si está bien estructurada, puede obtenerse información acerca de los
aspectos de puesto, la naturaleza y la secuencia de las diversas tareas que comprende el puesto, y del
porqué y los cuándo. Puede hacerse con relación a las habilidades requeridas para ocupar el puesto,
permite intercambiar información obtenida de los ocupantes de otros puestos semejantes, verificar las
incoherencias en los informes y, si es necesario, consultar al supervisor inmediato para asegurarse de
que los detalles obtenidos son válidos.
El método de la entrevista directa consiste en recolecta los elementos relacionados con el
puesto que se pretende analizar, mediante un acercamiento directo y verbal con el ocupante o con su
jefe directo. Puede realizarse con uno de ellos o con ambos, juntos o separados.
Características
a) La recolección de datos se lleva a cabo mediante una entrevista del analista con el
ocupante del puesto, en la que se hacen preguntas y se dan respuestas verbales.
b) La participación del analista y del ocupante del puesto es activa.
Ventajas
Los datos relativos a un puesto se obtienen de quienes lo conocen mejor.
a) Hay posibilidad de analizar y aclarar todas las dudas.
b) Este método es el de mejor calidad y el que proporciona mayor rendimiento en el
análisis, debido a la manera racional de reunir los datos.
c) No tiene contradicciones. Puede aplicarse a cualquier tipo o nivel de puesto.
Desventajas
Se basa totalmente en el contacto directo y se realiza bajo una colaboración y participación del
empleado.
ETAPAS DEL ANÁLISIS DE PUESTOS
En síntesis, un programa de análisis de puestos comprende tres etapas.
Procedimientos de Elaboración de un Análisis de Puestos
* Fase de Planeación
* Fase de Preparación
* Fase de Ejecución
Fase de planeación.- Fase en la que se planea cuidadosamente todo el trabajo del análisis de puestos;
es una fase de oficina y de laboratorio. La planeación del análisis de puestos requiere los siguientes
pasos:
1.- Determinar la cantidad de puestos que se van a describir.
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2.- Elaboración del organigrama de puestos y la posición que ocupan en este.
3.- Elaboración del cronograma de trabajo (especifique por dónde se iniciará el programa de
análisis de puestos.
4.- Selección del (de los) método(s) de análisis que va(n) a aplicarse. La elección recaerá en los
métodos que presenten las ventajas.
5.- Selección de los factores de especificaciones que se utilizarán en el análisis, basado en dos
criterios.
A) Criterios de Universalidad. Los factores de especificaciones deberán estar de alguna
manera presentes en la totalidad de los puestos que se analizarán.
B) Criterios de variedad o discriminación. Los factores de especificaciones deben
variar, según el puesto. En otros términos no pueden ser constantes o uniformes.
Fase de preparación.- En esta fase se dispone de las persona, los esquemas y los materiales de
trabajo.
1.- Reclutamiento, selección y entrenamiento de los análisis de los puestos que conforman el
equipo de trabajo.
2.- Preparación del material de trabajo (formularios, folletos, materiales, etc.)
3.- Disposición del ambiente (Informes a la dirección, a la gerencia, a la supervisión y a todo el
personal incluido en el programa de análisis de puestos).
4.- Recolección previa de datos (nombre de los ocupantes de los puestos que se analizarán,
elaboración de una relación de los equipos, herramientas, formularios, etc.)
Fase de ejecución.- En esta fase se recolectan los datos relativos a los puestos que van a analizar y se
redacta el análisis.
1.- Recolección de los datos sobre los puestos mediante el (los) método(s) de análisis elegido(s)
(con el ocupante del puesto o con el supervisor inmediato).
2.- Organización de los datos obtenidos.
3.- Redacción previa del análisis, hecha por el analista de puestos.
4.- Presentación de la redacción provisional del análisis al supervisor inmediato, para que ratifique
o rectifique.
5.- Redacción definitiva del análisis de puestos.
6.- Presentación de la redacción definitiva del análisis de puestos para aprobación (al comité de
puestos y salarios, al ejecutivo u órgano responsable de su oficiarlo dentro de la
organización).
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