1. INTRODUCCION ADMON PROYECTOS.pptx

ADMINISTRACIÓN
DE PROYECTOS
CON MICROSOFT
PROJECT

INTRODUCCIÓN A LA
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Algunos datos para comenzar...
• El 50% de los proyectos de desarrollo de
software sobrepasan su calendario en más de la
mitad del tiempo.
• Las compañías y las agencias de gobierno de
Estados Unidos gastan $81 mil millones en
proyectos de software cancelados.
• 52.7% de los proyectos sobrepasan su costo
inicial estimado en 189%
• 31.1% de los proyectos son cancelados antes
de que sean terminados.

DEFINICIONES
Proyecto
• Cualquier esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un
producto o servicio único que tiene un plan y productos a
entregar, que tiene restricciones de compromisos de tiempo,
requerimientos de recursos y limitaciones de presupuesto y que
puede ser definido por una serie de actividades concurrentes.
Administración de Proyectos
• Aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas
a las actividades del proyecto para cumplir con los requerimientos
del proyecto.

Concepto de PROYECTO en Administración de Proyectos:
• Proyecto es un esfuerzo enmarcado en el tiempo
por lograr un objetivo específico.
– Que satisface una necesidad del cliente.
– Utilizando una metodología definida.
– Que permite administrar una serie de actividades
interrelacionadas.
– Así como la administración y utilización eficiente de los recursos.
– Bajo la responsabilidad de un EQUIPO DE PROYECTO, encabezado
por un LIDER o COORDINADOR DEL PROYECTO.

EL OBJETIVO DE UN PROYECTO
Un proyecto debe tener un OBJETIVO definido, en el que debe quedar
establecido el resultado o producto que se espera a su término
• Por lo general, el objetivo de un proyecto se define a partir de:
• Alcance ( de qué se trata ).
• Programa de actividades ( tiempos ).
• Costos.
Por ejemplo: el objetivo de un proyecto podría ser :
Ampliar la mezcla de productos que la empresa ofrece cliente por medio de la
introducción un nuevo producto en el mercado de la zona metropolitana.
• En un plazo máximo de 10 meses.
• Y sin rebasar un presupuesto de $ 700, 000.00 pesos.
• Con determinadas especificaciones de calidad.
• Que aseguren la plena satisfacción del cliente.

EL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
• En términos generales el CICLO DE VIDA de un proyecto, se desarrolla en las
siguientes fases:
– Identificación de una necesidad.
– Desarrollo de una propuesta de solución ( proyecto ).
– Realización del proyecto.
– Término del proyecto.
INICIACIÓN DEL
PROYECTO
(IDENTIFICACIÓN
DE NECESIDADES)
PLANEACIÓN DEL
PROYECTO
(PROPUESTA)
EJECUCIÓN DEL
PROYECTO
TERMINACIÓN
DEL PROYECTO

METODOLOGIA DE ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS

PROCESO DEL PROYECTO
Definir Alcance
& Compromiso
Organización
Desarrollar
Plan
Ejecutar
Plan
Seguimiento
y Control
Entrega del
Producto y
Cierre del
Proyecto
Entrega, Cierre y Soporte
Ejecución del Proyecto
Planeación y Formación del Equipo
Inicio y Arranque

CONCEPTUALIZACIÓN DE LAS ETAPAS

LOS ATRIBUTOS DEL PROYECTO
1. OBJETIVO: Todo proyecto debe tener un objetivo definido con el cliente en términos de: alcance,
tiempo, costo y calidad.
2. ACTIVIDADES
INTERDEPENDIENTES:
Un proyecto se lleva a cabo mediante una serie de actividades interdependientes,
que han de cumplirse en secuencia predeterminada ( programa ), a fin de alcanzar el
objetivo.
3.RECURSOS: En un proyecto se utilizan diversos recursos humanos, materiales, técnicos y
financieros, cuyo costo tiene que ser presupuestado.
4. MARCO TEMPORAL ESPECIFICO: Un proyecto tiene un marco temporal específico o vida útil finita. Un tiempo de
elaboración y una fecha en que debe concluirse.
5. ESFUERZO UNICO O DE UNA
SOLA VEZ:
Un proyecto puede ser un esfuerzo único porque nunca antes se ha intentado o
porque las circunstancias en que debe realizarse, no vuelven a repetirse de la misma
forma.
6. TIENE UN CLIENTE: El cliente es aquel que aporta los fondos necesarios para su realización y por lo tanto,
es quien debe recibir sus beneficios.
7. INCERTIDUMBRE: En la planeación del proyecto se debe considerar la incertidumbre de los elementos y
prever eficientemente las contingencias.

PLAN PARA ADMINISTRAR UN PROYECTO
1. Definir con
claridad el objetivo
del proyecto:
Conocer a fondo la necesidad del cliente.
Explorar alternativas de solución en base a la solicitud
del mismo ( solicitud de propuesta ).
Definir el objetivo del proyecto en términos de alcance,
tiempo, costo y calidad.
2. Dividir o subdividir
el alcance del
proyecto en
paquetes de trabajo:
Definir una estructura de división del trabajo (EDT),
paquetes de tareas a realizar.
La estructura de división del trabajo describe la
organización y personas que serán responsables de cada
paquete.
3. Cada paquete de
trabajo deberá ser
desmenuzado a
detalle para describir
todas las actividades
que incluye.
Definir actividades a realizar.
Definir tiempos para cada actividad.
 Establecer claramente actividades antecedentes –
secuencias, interrelaciones y posibles simultaneidades.
Verificar que el orden secuencial de operaciones que
asegure el menor tiempo y costo posibles, sin demérito
de la calidad.
4. Graficar las
actividades.
Elegir el tipo de diagrama más adecuado para el
proyecto.
Elaborar el diagrama general del proyecto.
5.Estimar costos y
elaborar
presupuesto:
Estimar el costo para cada actividad ( explosión de
recursos), y para cada paquete.
Elaborar el presupuesto total del proyecto.
6. Aprobación
del proyecto.
Presentación del proyecto incluyendo, objetivo,
especificaciones de calidad, tiempo y presupuesto.
Aprobación y ajustes en su caso.
7. Comunicar el
proyecto:
Determinar personas y organizaciones que deben
estar enteradas del proyecto.
Determinar los medios de comunicación más
adecuados y tiempos más convenientes para
comunicar el proyecto a cada público objetivo.
Comunicar el proyecto
8. Poner en
ejecución el
proyecto:
Lanzar el proyecto.
Ejecutar el proyecto.
9. Supervisar el
avance del
proyecto:
Determinar metodología y frecuencia de control
de avance.
Comparar real contra planeado ( acción, calidad,
costo).
Determinar y poner en práctica acciones
correctivas que hagan necesarias, dentro del
presupuesto.
10. Término del
proyecto.
Presentar el proyecto concluido.
Evaluar proyecto contra lo realizado y analizar
experiencias.
Documentar las experiencias y las mejores
prácticas.

CASO PARA ESTUDIO
Al finalizar un año, el Consejo de Dirección de una organización no lucrativa local que recolecta
o compra alimentos y los distribuye a personas necesitadas, en su última reunión de
resultados, dieron a conocer que la demanda de alimentos y la cocina de beneficencia habían
estado aumentando, por lo que era urgente pensar en cómo obtener más fondos.
Una Consejera, expresó que era necesario tener a la brevedad posible un proyecto para
obtener fondos.
Otro Consejero mencionó la imposibilidad de obtener más fondos oficiales o
gubernamentales, pues habían agotado presupuestos e incluso estaban en una reducción de
gastos.
No se hizo esperar la pregunta de otro Consejero, preguntando acerca de cual era la cantidad
necesaria para pasar el siguiente año satisfactoriamente.
La respuesta fue que se calculaba la cantidad en alrededor de 10 millones de pesos y que se
necesitaría empezar a utilizar parte de esa cantidad en unos dos meses.

CASO PARA ESTUDIO (Cont.)
Otro Consejero mencionó que no se debería olvidar que se requerían muchas otras cosas además de
dinero, como más voluntarios, más espacio para operar y almacenar, así como otras instalaciones
adicionales.
La Presidenta del Consejo comentó que todo ello podría ser parte del proyecto.
Sin embargo, una vez más otro Consejero mencionó que a lo mejor no se necesitaba un proyecto, sino
encontrar la manera de operar con menos fondos y ahorrar en algunos gastos no necesarios.
La Presidenta le contestó que era muy buena su idea, que le pedía que trabajara en ella, mientras otros
trabajaban en ideas para conseguir fondos.
La junta terminó dentro de un ambiente de incertidumbre pues las opiniones se dividieron y no estaba
claro lo que debía hacerse en el futuro.

Preguntas del caso
Preguntas a resolver acerca del caso:
• ¿ Qué necesidades se han identificado ?
• ¿ Debe hacerse un proyecto ?
• ¿ Cuáles supone usted que deberían ser en términos generales los alcances del
proyecto, tiempo y costo ?
• Tiempo para trabajar en el caso 20 minutos.

BREVE HISTORIA
DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

INTRODUCCIÓN
• La administración de proyectos, en su forma moderna, comenzó
a afianzarse hace solo unas décadas. A partir de principios de los
años sesenta las empresas y otras organizaciones comenzaron a
observar las ventajas de organizar el trabajo en forma de
proyectos.
• Esta perspectiva de organización centrada en proyectos
evolucionó aún más cuando las organizaciones empezaron a
entender la necesidad fundamental de que sus empleados se
comuniquen y colaboren entre sí al tiempo que integran su
trabajo en diferentes departamentos, profesiones y, en algunos
casos, industrias completas.
• En la actualidad, los preceptos básicos de la administración de
proyectos están representados por triángulo del proyecto.

Primeros años: finales del siglo XIX
• Por la segunda mitad del siglo XIX, cuando el mundo
empresarial comenzaba a ser cada vez más complejo, la
administración de proyectos evolucionó a partir de principios
básicos de administración.
• Los proyectos gubernamentales a gran escala fueron el impulso
para tomar decisiones importantes que se convirtieron en la
base de la metodología de la administración de proyectos. Por
ejemplo, en los Estados Unidos, el primer proyecto
verdaderamente grande del gobierno fue el ferrocarril
transcontinental, cuya construcción comenzó en los años
sesenta del siglo XIX.
• De repente, los líderes empresariales debieron enfrentarse a la
enorme tarea de organizar el trabajo manual de miles de
trabajadores, además del procesamiento y montaje de las
materias primas en cantidades sin precedentes.

Principios del Siglo XX
• Frederick Taylor (1856–1915) realizó estudios detallados del trabajo.
Aplicó el razonamiento científico y demostró que el trabajo puede
analizarse y mejorarse si se centra en las partes fundamentales.
• Puso en práctica sus ideas en las tareas realizadas en las fundiciones
de acero, como recoger arena con la pala y levantar y trasladar piezas.
Anteriormente, la única manera de mejorar la productividad era exigir
a los trabajadores más esfuerzo y más horas de trabajo. Taylor
presentó el concepto de trabajar con más eficiencia en lugar de más
esfuerzo y tiempo.
• El socio de Taylor, Henry Gantt (1861–1919), estudió detalladamente el
orden de las operaciones en el trabajo.
• Sus vista de diagrama de Gantt, que contienen barra de Gantt y
marcadores de hito, describen la secuencia y duración de todas las
tareas de un proceso. Los diagramas de Gantt demostraron ser una
herramienta analítica tan eficaz para los gerentes que se mantuvieron
prácticamente sin cambios durante casi cien años

Mediados del siglo XX
• Durante la Segunda Guerra Mundial, los
complejos proyectos militares y
gubernamentales, además del suministro
reducido de mano de obra en época de
guerra exigieron nuevas estructuras
organizativas.
• Se presentaron Diagrama de red complejos,
denominados diagramas análisis PERT, y el
método de ruta crítica; esto permitió a los
administradores tener más control sobre
proyectos muy complejos y con un alto
grado de ingeniería.

La época actual
• Este punto de vista de considerar a una empresa como
el organismo de un ser humano implica que, para que
un negocio pueda sobrevivir y prosperar, todas sus
piezas funcionales deben trabajar en conjunto hacia
objetivos o proyectos específicos.
• En las décadas posteriores a los años sesenta, este
enfoque hacia la administración de proyectos
comenzó a afianzarse en sus formas modernas.
• Los modelos comparten una estructura subyacente
común: un administrador del proyecto administra el
proyecto, reúne un equipo y garantiza la integración y
comunicación horizontal del flujo de trabajo en los
diferentes departamentos.

El triángulo del Proyecto
• “Puede tenerlo bueno, rápido o barato. Elija dos.”
• En términos algo diferentes, todos los proyectos equilibran
un “triángulo” de tiempo, dinero y ámbito — no puede
cambiar uno de ellos sin que se vea afectado al menos uno
de los otros. El trabajo del administrador del proyecto es
hacer que no se derrumbe todo el triángulo.
• ¿Cómo? En primer lugar, cuando surja un problema,
localícelo en el triángulo del proyecto — ¿se trata de tiempo
(programación), dinero (presupuesto) o ámbito? En
segundo lugar, descubra qué lados del triángulo puede
cambiar y cuáles “se corrigen” en el lugar. En tercer lugar,
ajuste lo que pueda para corregir el problema y optimice el
proyecto. En cuarto lugar, finalice el proyecto y celébrelo.

Tiempo + dinero + ámbito = calidad
• Al triángulo de proyecto también se le conoce como las “restricciones
triples”. No puede cambiar el ámbito, la programación o el
presupuesto de un proyecto sin que al menos uno de las otras dos
partes se vea afectada.
• Estos son algunos ejemplos de su funcionamiento:
• Para modificar la fecha de finalización (tiempo), podría gastar más en
recursos (dinero) para finalizar el trabajo con mayor rapidez o recortar
características (ámbito) para que haya menos trabajo que hacer antes
del nuevo plazo.
• Para finalizar el proyecto bajo presupuesto (costo), podría deshacerse
de tiempo extra y finalizar el proyecto posteriormente (tiempo) o
recortar características (ámbito).
• Para agregar características a un producto (ámbito), podría ampliar el
plazo para crear tiempo para el nuevo trabajo (tiempo) o agregar
personas para realizarlo más rápidamente (coste). También podría
hacer ambos.

Calidad
Calidad es la cuarta parte del triángulo de
proyecto. Se encuentra en el centro, donde
cualquier cambio en cualquier lado le afecta.
Por ejemplo, si va por delante de lo programado,
podría ser capaz de reemplazar características de
recorte o de permitir más tiempo para tareas
existentes. Con este tiempo y ámbito adicionales,
el resultado final podría ser un producto mejor.

Orientación: fases, procesos, carteras y productos
Un proyecto es simplemente un conjunto
de actividades que se realizan según una
programación y que producen algún tipo
de resultado. Algunos proyectos son
independientes, no tienen ninguna
relación con otro trabajo que se lleva a
cabo en una organización. Por otro lado,
algunos proyectos forman parte de
iniciativas más grandes, como las fase,
procesos, programas y cartera.

Fases
Los proyectos se pueden programar
en fases para que puedan administrarse
juntos varios proyectos relacionados con
el mismo objetivo.
Por ejemplo, una organización benéfica
celebra una función anual para recaudar
fondos. Para administrar todos los
proyectos asociados con la función, los
proyectos se agrupan en tres fases:
planeación, día del evento y seguimiento.
Cada fase contiene varios subproyectos.
Fase Sub-Proyectos Resultado de la fase
Planeación •Reservar las
instalaciones
•Identificar a los
oradores invitados y
organizar las tareas
relacionadas
•Invitar a los
asistentes
Documento de plan
del evento
completado
Día del evento •Preparar las
instalaciones
•Ayudar al orador
invitado
•Proporcionar
servicios a los
asistentes
El evento transcurre
tal como se planeó
Seguimiento •Encuestar a los
asistentes
•Compilar las notas
de seguimiento
Documento de
análisis al final del
proyecto
completado

Procesos
Las actividades de dos proyectos
diferentes pueden estar
relacionadas entre sí para formar
un proceso.
Por ejemplo, supongamos que
tiene dos proyectos: uno contiene
las actividades necesarias para
producir un sistema de vales para
el centro de llamadas, y el otro
proyecto contiene las actividades
necesarias para contratar y
entrenar al personal de soporte
técnico de un centro de llamadas.
Proyecto 1 Proyecto 2
Actividades:
•Desarrollar el sistema de
vales
•Probar el sistema de vales
•Lanzar el sistema de vales
Actividades:
•Entrevistar al personal de
soporte técnico
•Contratar personal de
soporte técnico
•Entrenar al personal de
soporte técnico
Resultado:
sistema de vales del centro
de llamadas
Resultado:
personal de soporte del
centro de llamadas

Procesos (cont.)
El conjunto combinado de actividades
de los dos proyectos forman un
proceso para establecer un centro de
llamadas.
El proceso tiene como resultado un
centro de llamadas completamente
funcional.
Proceso
Actividades del proyecto 1:
•Desarrollar el sistema de vales
•Probar el sistema de vales
•Lanzar el sistema de vales
Actividades del proyecto 2:
•Entrevistar al personal de soporte técnico
•Contratar al personal de soporte técnico
•Entrenar al personal de soporte técnico
Resultado del proceso:
centro de llamadas totalmente funcional

Programas
Un programa es un grupo de proyectos que se
administran juntos, para aprovechar al máximo su
estado interrelacionado.
Por ejemplo, una compañía de construcción que está
trabajando en una subdivisión nueva administra cada
casa de la subdivisión como un proyecto
independiente. Al agrupar los proyectos en un
programa para toda la subdivisión, la compañía
puede ver fácilmente el progreso de la subdivisión
en su totalidad y planear el aporte de recursos de
terceros, como camiones de cemento o paisajistas.
Programa Proyectos
Contoso Estates •Unidad de Contoso 530
•Unidad de Contoso 531

Carteras
Algunos jefes de proyecto pueden
usar carteras para emparejar proyectos y
programas con sus objetivos empresariales
estratégicos correspondientes.
Por ejemplo, una compañía de desarrollo de
software ha identificado tres objetivos
empresariales estratégicos: "innovar en la
industria", "desarrollar software seguro " y
"proporcionar soporte al cliente de la máxima
calidad". La organización configura carteras
para cada uno de estos objetivos (innovación,
seguridad y soporte al cliente) y alinea los
proyectos y los programas actuales dentro de
estas carteras.
Cartera Proyectos y programas
Innovación •Proyecto: análisis competitivo
•Programa: aprendizaje industrial
(incluye tres proyectos: "Identificar
recursos externos", "Entrenar a los
administradores de proyecto" y
"Asistir a conferencias").
Seguridad •Proyecto: pruebas de seguridad
•Programa: implementar el sistema
de registro basado en el servidor
(incluye dos proyectos: "Crear una
granja de servidores" y "Desarrollar
el código de registro").
Soporte al cliente •Proyecto: implementar el sistema
de vales del centro de llamadas
•Proyecto: contratar y entrenar al
personal del centro de llamadas
•Programa: recursos en línea para
clientes
(incluye dos proyectos: "Crear una
interfaz de cliente para el sistema
de vales" y "Desarrollar y publicar
recursos de aprendizaje
electrónico").

El resultado: las entregas del proyecto
• Los proyectos, las fases y los procesos
producen algún tipo de resultado,
denominado entrega. Normalmente,
una entrega es algún tipo de
elemento tangible, como un
documento o un producto
completado. Las entregas pueden ser
productos o bienes, pero también
pueden ser resultados o servicios. En
la siguiente tabla, se proporcionan
algunos ejemplos de estos tipos de
entrega.
Tipo de entrega Descripción Ejemplos
Producto Un elemento
tangible que es el
resultado de un
proyecto, una
fase o un
proceso. Los
productos
pueden ser
entregas
independientes,
o bien, pueden
ser un
componente de
una entrega
mayor.
Documento,
programa de
software, casa
Resultado El resultado de
un proyecto, una
fase o un proceso
completado.
Proceso de
pruebas de
errores revisado,
nueva estructura
organizativa,
directrices para
una construcción
ecológica
Servicio Resultado de un
proyecto, una
fase o un proceso
que permite que
una organización
realice una
función
empresarial.
Centro de
llamadas
totalmente
funcional, mesa
con personal en
una conferencia,
servicio de
distribución de
radio

¿Cómo se adapta Microsoft Project al sistema de
administración de proyectos?
Si volvemos un poco hacia atrás, un "sistema" de
administración de proyectos hace referencia al
conjunto integrado de procesos, técnicas,
metodologías y herramientas que se usan para
programar proyectos y realizar un seguimiento de
ellos.
Microsoft Project es una herramienta dentro del
sistema de administración de proyectos más grande.
Los proyectos, también denominados planes del
proyecto, se guardan como archivos separados
dentro de Project 2010 y pueden agruparse en
iniciativas más grandes, tales como fase, procesos,
programas y cartera.

Pero, que es Microsoft Project?
• Microsoft Project es un software
de administración de proyectos
diseñado, desarrollado y
comercializado por Microsoft para
asistir a administradores de
proyectos en el desarrollo de
planes, asignación de recursos a
tareas, dar seguimiento al
progreso, administrar presupuesto
y analizar cargas de trabajo.

La Gestión en Project
Ni la mejor herramienta de gestión de proyectos puede
reemplazar su buen juicio. Sin embargo , la herramienta
adecuada puede y debe ayudar a lograr lo siguiente:
• Seguimiento de toda la información que se reúne
sobre el trabajo , la duración y los recursos requeridos
para su proyecto.
• Visualizar el plan de proyecto en formatos estándar y
bien definidos.
• Programar tareas y recursos coherente y eficazmente.
• Compartir la información del proyecto con las partes
interesadas en una variedad de maneras.
• Comunicarse con los recursos y otros grupos de interés
, mientras que dejan el control final en manos del
director del proyecto .

Software Libre de Gestión de Proyectos
• Gestión del Proyecto Redmine y Easy
Redmine
• WBS: WBS Schedule Pro
• Cronograma: Open Project
• Control y ejecución: One Point Project
• Etc…

Redmine
• Herramienta para la gestión de
proyectos que incluye sistema de
seguimiento de incidentes, calendario
de actividades, diagramas de Gantt,
control de flujo de trabajo basado en
roles, integración con correo
electrónico, etcétera.
• Versiones: Redmine (redmine.org) y
Easyredmine (easyredmine.com)
• Video Introducción a Redmine

WBS Schedule Pro
• Antes WBS Chart Pro
• Software de admon. de
proyectos que combina
graficas WBS con gráficas
de red y de Gantt.
• www.criticaltools.com

Open Project
• Software libre y de código
abierto para la gestión de
proyectos con un amplio
conjunto de características y
plugins y una comunidad
internacional activa.
• www.openproject.org

One Point Project
• Paquete de software de gestión de proyectos
que permite combinar la planificación de
proyectos , seguimiento de los progresos , el
seguimiento del proyecto , proyecto de control
y presentación de informes.
• Onepoint se centra en la integración de
soluciones de gestión de proyectos
empresariales basados en estándares como
PMI.
• Onepoint ofrece versión comercial y gratuita
hasta para 5 usuarios
• www.onepoint-projects.com

Video Corto
¿Qué es la administración de
proyectos?

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