Ferias Virtuales. Como aprovecharlas al máximo como expositor

1. 12 pasos para participar
en Eventos Virtuales
como un Profesional
Un White Paper de IMASTE
12 pasos para participar en Eventos Virtuales como un profesional 1

2. 12 pasos para participar en Eventos Virtuales como un
Profesional
APROVECHE AL MÁXIMO SU EXPERIENCIA EN UNA FERIA
VIRTUAL
Los
expositores
que
par.cipan
por
primera
vez
con
el
formato
de
los
eventos
online
.enen
a
menudo
dudas
sobre
cuál
es
la
mejor
manera
de
usar
su
.empo
y
recursos
para
sacar
el
máximo
par.do
de
su
inversión.
Al
no
saber
que
esperar,
pueden
distribuir
desacertadamente
los
recursos
o
perder
oportunidades,
convir.endo
su
experiencia
con
los
eventos
virtuales
en
un
desastre
en
la
vida
real.
Si
es
usted
nuevo
en
el
mundo
de
las
ferias
virtuales,
asegúrese
de
que
esto
no
le
suceda.
En
Imaste,
hemos
organizado
más
de
doscientos
eventos
virtuales
de
todo
.po
con
nuestra
plataforma,
y
nos
gustaría
compar.r
esta
experiencia
con
usted
aquí.
Hemos
elaborado
12
consejos
que
puede
hacer
antes,
durante
y
después
de
su
evento
virtual
para
que
su
experiencia
sea
excelente.
Siga
estos
pasos
básicos
para
encaminar
su
empresa
en
la
dirección
correcta
para
par.cipar
en
los
eventos
virtuales
como
un
Profesional.
12 pasos para participar en Eventos Virtuales como un profesional 2

3. ACTIVIDADES ANTES DEL EVENTO
El
éxito
en
cualquier
evento
depende
de
la
preparación,
y
los
eventos
virtuales
no
son
diferentes.
De
hecho,
la
mayoría
de
su
esfuerzo
se
ve
aquí,
en
la
fase
previa
al
evento,
donde
se
preparará
la
campaña
de
marke.ng,
personalizaciones
del
diseño
de
su
stand
virtual
y
se
generarán
los
contenidos.
Mediante
la
elaboración
de
un
calendario
y
las
fases
de
trabajo
para
todo
lo
que
se
necesite
hacer,
será
capaz
de
enfocar
su
evento
de
una
manera
organizada.
Esto
le
permi.rá
asignar
los
recursos
de
una
manera
eficiente.
1.Establezca sus objetivos
Cada
feria
es
diferente,
y
cada
expositor
.ene
diferentes
.pos
de
obje.vos
para
cada
evento.
Sin
embargo,
está
claro
que
la
única
manera
de
cuan.ficar
el
éxito
de
un
evento
es
por
establecer
un
conjunto
claro
de
obje.vos
desde
el
principio.
Qué
KPIs
u.lizará
su
empresa
para
determinar
si
la
feria
ha
sido
un
éxito
o
un
fracaso?
Por
ejemplo,
para
una
feria
virtual
de
Empleo,
el
obje.vo
principal
es
encontrar
candidatos
cualificados
que
se
ajusten
a
las
ofertas
de
empleo
de
su
empresa.
Así
que,
sus
KPIs
estarán
relacionados
con
el
número
de
CVs
y
perfiles
registrados
que
dejaron
en
su
stand,
y
cuántos
de
esos
visitantes
reúnen
los
requisitos
mínimos
para
las
ofertas
de
empleo
disponibles.
En
una
feria
virtual,
los
KPIs
pueden
estar
relacionados
más
con
la
asistencia
a
webcast
o
el
número
de
visitantes
que
se
han
descargado
un
catálogo
de
productos
o
solicitado
más
información.
Como
expositor,
tendrá
que
decidir
cuáles
son
sus
obje.vos
en
la
feria,
cómo
cuan.ficarlos,
y
qué
parámetros
u.lizará
para
medirlos.
Una
de
las
grandes
cosas
sobre
los
eventos
virtuales
es
que,
por
el
ahorro
en
los
gastos
relacionados
con
el
evento,
tales
como
viajes
y
alojamientos,
ya
.ene
una
ventaja
para
generar
un
Retorno
de
Inversión
posi.vo.
12 pasos para participar en Eventos Virtuales como un profesional 3

4. 2. Planifique su Campaña de Marketing
Los
organizadores
del
evento
harán
su
campaña
de
marke.ng
y
publicidad
para
el
evento
virtual,
pero
además
usted
debería
aprovechar
sus
canales
de
comunicación-­‐
especialmente
el
online.
El
envío
de
un
comunicado
de
prensa,
generar
no4cias
en
las
redes
sociales,
y
aprovechar
su
página
web
y
sus
bole4nes
electrónicos,
son
todas
maneras
gratuitas
de
dar
a
conocer
su
stand
entre
sus
redes
y
socios.
Anime
a
los
miembros
de
su
comunidad
a
pre-­‐registrarse
en
el
evento,
para
que
ellos
reciban
las
actualizaciones
y
avisos
previos
al
evento
para
par.cipar.
Igual
que
con
las
ferias
presenciales,
además
debería
intentar
llegar
a
los
clientes
potenciales
organizando
un
calendario
de
reuniones
y
llenando
su
agenda.
Los
expositores
con
presupuestos
mayores
pueden
inver.r
además
en
anuncios
en
Facebook
o
en
publicidad
gráfica
de
Google
como
un
medio
de
generar
incluso
más
publicidad
y
más
tráfico
para
su
stand
virtual.
Cualquier
cosa
que
pueda
hacer
para
generar
no.cias
sobre
su
par.cipación
en
la
feria
y
atraer
a
los
visitantes,
aumentará
sus
posibilidades
de
captar
contactos/leads
de
calidad
y
hacer
que
la
feria
sea
un
éxito
para
su
empresa.
3. Rellene toda la información que pueda
No
olvide
los
conceptos
básicos.
Es
importante
rellenar
el
perfil
de
su
empresa,
las
respuestas
de
la
encuesta
y
la
información
de
contacto.
Estos
puntos
básicos
le
incluirán
en
las
búsquedas
del
si.o
web
y
caracterís.cas
tales
como
la
función
del
chat
y
test
de
compa4bilidad,
que
son
elementos
importantes
que
permiten
a
los
visitantes
contactar
con
su
empresa
fácilmente.
Además
debería
de
beneficiarse
de
su
stand
por
añadir
links
de
la
página
web
de
su
empresa
y
perfiles
en
redes
sociales,
creando
posibilidades
de
intercambio
social
para
su
marca
de
una
manera
bidireccional
.
En
realidad
rellenar
su
stand
no
debería
llevarle
mucho
.empo
(60-­‐90
minutos),
y
una
buena
plataforma
tendrá
un
gestor
intui.vo
y
fácil
de
usar
para
hacerlo.
Además,
una
vez
que
se
ha
hecho
esto
para
la
primera
feria,
se
trasladará
para
las
ferias
adicionales
en
la
misma
plataforma.
No
tendrás
que
pasar
por
el
mismo
proceso
de
nuevo,
solo
realizar
las
actualizaciones
y
retoques
que
sean
necesarios.
En
cuantas
más
ferias
par.cipe,
menor
será
el
.empo
de
preparación.
12 pasos para participar en Eventos Virtuales como un profesional 4

5. 4. Haga su Stand atractivo
Hay
muchas
maneras
diferentes
de
presentar
su
stand
en
una
feria
virtual.
Las
plataformas
de
eventos
ofrecen
una
amplia
gama
de
opciones
gratuitas
y
premium
para
la
personalización
y
la
marca.
Normalmente
usted
puede
elegir
de
entre
una
variedad
de
plan.llas
de
fácil
personalización,
así
como
añadir
su
logo.po
y
el
esquema
de
color
corpora.vo.
O
incluso
puede
considerar
ir
un
paso
más
allá
y
crear
un
stand
100%
hecho
a
medida
para
su
empresa.
Recuerde:
"La
Personalidad
puede
llegar
muy
lejos",
y
esto
es
válido
para
su
stand.
Un
poco
de
personalización
extra
ayudará
a
atraer
visitantes
a
su
stand.
5. Muestre su Marca en todo su esplendor
Una
feria
virtual
es
un
gran
momento
para
aumentar
la
imagen
de
marca.
Asegúrese
de
incluir
un
contenido
que
impacte.
Suba
un
video
presentación
de
la
empresa
o
sus
productos.
Use
posters
y
banners
llama.vos
para
anunciar
links
externos
para
nuevos
productos
o
servicios,
o
proyectos
relacionados
con
las
sostenibilidad
y
RSE
como
una
manera
de
promocionar
los
valores
y
compromisos
de
su
empresa
en
cues.ones
sociales
y
medioambientales.
La
imagen
de
la
marca
es
difcil
cuan.ficarla,
pero
sin
embargo
no
pierda
la
oportunidad
de
hacerlo
en
su
stand
virtual.
Los
intangibles
como
la
sostenibilidad,
el
RSE,
y
las
polí.cas
de
conciliación
de
la
vida
familiar
y
laboral
a
menudo
son
un
factor
importante
para
los
candidatos
o
clientes
para
decidir
si
trabajan
con
su
empresa
o
con
la
competencia.
ESTRATEGÍAS PARA EL DÍA DEL EVENTO
Una
vez
que
tenga
creado
su
stand
y
cargado
con
toneladas
de
gran
contenido,
entonces
es
hora
de
pensar
en
una
estrategia
para
los
llamados
días
del
evento
"en
vivo".
Estos
son
los
días
en
que
el
evento
está
online,
y
usted
podrá
interactuar
con
los
visitantes
a
.empo
en
real.
Debido
al
coste
de
asignar
recursos
para
ges.onar
su
stand
virtual
y
de
atender
a
los
visitantes,
los
días
interac.vos
son
el
elemento
más
costoso
de
la
feria.
Por
otro
lado,
ya
que
puede
interactuar
en
.empo
real
de
par.cipación,
comunicarse,
y
evaluar
a
los
visitantes
como
leads/contactos
potenciales,
estos
días
interac.vos
son
además
su
mejor
oportunidad
para
segmentar
a
los
12 pasos para participar en Eventos Virtuales como un profesional 5

6. visitantes
e
iden.ficar
los
leads/contactos
de
alta
calidad.
Los
días
interac4vos
son
la
esencia
de
una
feria
online,
y
esta
interacción
a
4empo
real
los
diferencia
de
una
página
web
corpora4va
o
asociación
está4ca.
Es
importante
op.mizar
sus
esfuerzos
los
días
interac.vos
para
lograr
realmente
un
gran
Retorno
de
Inversión
de
su
stand.
Los
siguientes
cuatro
consejos
son
formas
de
sacar
el
mejor
provecho
de
su
inversión
durante
los
días
interac.vos.
6. Optimice la Presencia de su Stand Virtual
La
op.mización
de
los
recursos
que
dedica
a
su
stand
en
los
días
interac.vos
tendrá
un
impacto
importante
en
el
Retorno
de
Inversión
del
evento,
dados
los
altos
costes
por
hora
del
personal.
Trabaje
con
el
organizador
del
evento
para
calcular
el
tráfico
del
evento
–tanto
por
lo
que
respecta
al
volumen
de
visitantes
como
a
cuándo
ellos
se
conectarán–
para
definir
cuántas
personas
necesitará
en
su
stand
en
un
momento
determinado
para
ges.onar
de
manera
adecuada
el
tráfico
de
su
stand.
Mediante
el
establecimiento
de
turnos
y
el
aprovechamiento
de
los
mensajes
de
alerta
audibles
cuando
los
visitantes
entran
en
su
stand,
su
personal
puede
ges.onar
el
stand
desde
su
despacho
y
realizar
varias
tareas
al
mismo
.empo
para
no
desperdiciar
recursos.
7. Haga un filtrado de visitantes en directo
Otra
manera
de
op.mizar
sus
esfuerzos
en
una
feria
virtual
es
mediante
el
aprovechamiento
de
las
opciones
de
pre-­‐selección
y
filtro
facilitada
por
la
plataforma
de
eventos.
Los
visitantes
tendrán
la
oportunidad
de
realizar
un
test
de
"compa.bilidad",
que
les
indicará
qué
expositores
son
compa.bles
con
su
necesidades
o
perfiles.
Asegúrese
de
rellenar
esta
parte
del
perfil
de
su
stand
para
que
pueda
beneficiarse
de
esta
herramienta.
Le
aportará
una
puntuación
automá.ca
a
cada
visitante
respecto
a
cómo
de
compa.bles
ellos
son
para
su
empresa
como
candidatos
o
clientes.
Además
debería
de
beneficiarse
de
la
función
del
chat
en
directo
para
interactuar
con
visitantes
a
12 pasos para participar en Eventos Virtuales como un profesional 6

7. .empo
real.
Usted
podrá
asignar
una
puntuación
a
cada
visitante,
que
su
empresa
verá
como
futura
referencia
cuando
decidida
a
quién
hacer
seguimiento
y
a
quién
no.
Mediante
la
segmentación
y
los
visitantes
puntuados
a
través
de
este
proceso
de
pre-­‐selección
a
4empo
real,
podrá
concentrar
sus
esfuerzos
en
el
seguimiento
y
lead-­‐nurturing
de
los
leads/contactos
de
alta
calidad.
8. Promueva su Marca con un Webcast
Organizar
un
webcast
durante
el
evento
virtual
es
una
gran
manera
de
aumentar
el
tráfico
en
su
stand.
Con
la
función
de
las
sesiones
de
Q&A,
los
webcasts
son
una
gran
manera
de
involucrar
a
los
visitantes
y
aumentar
el
conocimiento
inmediato
de
su
marca.
Organice
un
tema
de
interés
para
los
visitantes
de
la
feria
y
saque
provecho
de
la
experiencia
y
los
conocimientos
de
su
empresa
para
establecer
su
marca
como
líder
en
su
industria.
Los
expertos
e
influyentes
atraen
visitantes
y
personas
que
visitarán
su
stand
para
conocer
más
sobre
su
marca.
9.Espía a la Competencia
Un
poco
de
espionaje
industrial
no
hace
daño
a
nadie,
y
las
ferias
virtuales
(al
igual
que
las
ferias
presenciales)
son
un
magnifico
lugar
para
comprobar
que
está
haciendo
la
competencia.
Saque
provecho
del
.empo
libre
en
la
feria
y
visite
otros
stands
para
obtener
contenido
y
otras
ideas
como
referencia
en
el
futuro.
Otros
expositores
siempre
son
una
gran
fuente
de
inspiración
como
una
manera
de
mejorar
su
presencia
en
el
evento.
PLAN DE ACCIÓN DEL POST EVENTO
El
úl.mo
conjunto
de
recomendaciones
.ene
que
ver
con
las
ac.vidades
del
post
evento.
Este
es
el
momento
para
la
recapitulación,
el
seguimiento
y
la
reflexión.
Lo
ideal
sería
que
usted
hiciera
estas
ac.vidades
poco
después
de
que
el
evento
finalice,
y
la
experiencia
esté
aún
fresca
en
la
memoria.
12 pasos para participar en Eventos Virtuales como un profesional 7

8. 10. Seguimiento, seguimiento, seguimiento.
Lo
más
importante
de
la
acción
del
post
evento
es
el
seguimiento.
Uno
de
los
grandes
beneficios
de
los
eventos
de
todos
los
.pos
es
que
los
leads/contactos
que
generan
lo
hacen
en
el
momento.
Requiere
.empo,
esfuerzo
y
verdadero
interés
para
alguien
que
asiste
a
un
evento.
Así
que
cuando
ellos
lo
hacen,
usted
sabe
que
hay
un
interés
verdadero
allí.
Ya
sean
oportunidades
de
ventas,
talentos,
posibles
socios
o
inversores,
o
incluso
contactos
con
los
medios,
no
permita
que
esos
contactos
se
enfríen.
Enfoque
su
seguimiento
en
las
mejores
oportunidades,
y
sea
rápido
y
persistente.
Las
cosas
pueden
suceder
rápidamente
después
de
un
evento,
como
la
firma
de
un
contrato
de
empleo
o
con
un
proveedor,
así
que
asegúrese
de
seguir
de
cerca
la
conversación
con
su
contacto/lead
y
an.cípese
a
la
competencia.
11. Analice, Evalúe y Ajuste/Retoque
Para
completar
el
proceso
para
op.mizar
el
Retorno
de
Inversión
de
su
evento,
tendrá
que
analizar
y
evaluar
sus
resultados.
El
éxito
no
está
garan.zado
la
primera
vez,
y
los
mejores
expositores
aprenden
con
la
experiencia
y
con
el
.empo
desarrollan
su
estrategia
a
través
de
prueba
y
error.
Una
de
las
grandes
cosas
sobre
las
ferias
virtuales
es
que
se
genera
una
gran
base
de
datos
y
análisis.
Con
mucho
más
detalle
que
una
feria
tradicional,
tendrá
acceso
a
los
datos
de
interacción
del
usuario
integrados
con
Google
Analy.cs,
que
le
indicará
los
siguiente
parámetros:
• Número
de
visitantes
en
su
stand
• Tiempo
dedicado
a
su
stand
y
a
su
contenido
• Porcentaje
de
mensajes
rebotados
• Visitantes
registrados
(perfiles,
CVs
subidos)
• Descargas
de
documentos
y
visualización
de
videos
Con
un
análisis
adecuado
y
exhaus.vo
de
estos
parámetros,
podrá
ver
qué
contenido
en
su
stand
ha
sido
el
mejor
para
los
usuarios
que
par.cipan
y
qué
necesidades
se
deben
mejorar
en
un
futuro.
También
podrá
ver
cuántos
visitantes
ha
recibido
y
la
calidad
de
estos
visitantes.
Tener
acceso
a
todos
estos
datos
le
permi.rá
cuan.ficar
los
resultados
del
evento
y
medir
el
Retorno
de
12 pasos para participar en Eventos Virtuales como un profesional 8

9. Inversión
de
su
asistencia
al
evento
de
acuerdo
a
su
KPIs
de
una
manera
impensable
en
una
feria
presencial.
Además
le
permi.rá
ajustar
sus
esfuerzos
para
futuros
eventos
para
maximizar
su
Retorno
de
Inversión
con
el
.empo.
12. Reserve su Próximo Evento por adelantado
El
úl.mo
consejo
que
podemos
ofrecer
para
los
expositores
de
la
feria
virtual
es
que
reserven
con
antelación
la
próxima
feria.
La
mayoría
de
los
organizadores
de
la
feria
ofrecen
descuentos
por
an.cipado
a
las
empresas
que
confirman
su
asistencia
con
varios
meses
de
antelación.
Una
vez
que
tenga
experiencia
con
una
feria
concreta
y
haya
definido
su
posible
Retorno
de
Inversión,
usted
podrá
maximizar
aún
más
su
retorno
por
planificar
a
.empo
la
siguiente
edición.
Comprome.éndose
con
antelación,
puede
además
planificar
mejor
su
publicidad,
contenido,
y
su
presupuesto
de
recursos.
CONVIÉRTASE EN UN PROFESIONAL DE LAS FERIAS VIRTUALES
Las
ferias
virtuales,
ya
sean
asuntos
independientes
o
parte
de
una
comunidad
online
mayor
y
constante,
persis.rán.
Por
su
capacidad
de
alcance
y
par.cipación
de
una
audiencia
global
con
una
parte
del
coste
de
un
evento
tradicional,
ofrecen
una
solución
exclusiva
para
empresas
de
diferentes
sectores.
Saber
cómo
aprovechar
sus
funcionalidades
a
su
conveniencia
es
una
habilidad
importante,
y
puede
darle
una
ventaja
compe44va
sobre
las
empresas
rivales.
Con
prác.ca,
podrá
desarrollar
un
proceso
simplificado
para
planificar,
par.cipar,
y
hacer
el
seguimiento
después
de
las
ferias
virtuales.
Esto
le
permi.rá
reducir
el
coste
de
asistencia
y
maximizar
el
retorno
de
sus
esfuerzos.
En
Imaste,
esperamos
que
encuentre
estos
consejos
informa.vos
y
le
deseamos
suerte
en
el
camino
para
conver.rse
en
un
Profesional
de
las
Ferias
Virtuales.
12 pasos para participar en Eventos Virtuales como un profesional 9