El documento habla sobre la organización de los archivos de gestión, incluyendo el ciclo vital del documento, las tablas de retención documental, transferencias documentales y eliminación documental. Explica los pasos para aplicar las tablas de retención como la identificación, organización física y preparación de documentos para transferencias.
Este documento describe las etapas del ciclo vital de los documentos, incluyendo su producción, conservación temporal en archivos de gestión y central, y su eventual eliminación o transferencia a un archivo histórico. Explica que las tablas de retención documental guían la clasificación y organización de documentos en cada oficina según su valor administrativo, legal y otros atributos. También cubre los procesos de transferencia documental entre archivos.
El documento habla sobre la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y privadas. Explica el ciclo vital de los documentos, las tablas de retención documental, las transferencias documentales y la eliminación documental. Señala la normativa legal que rige estos procesos como la Ley General de Archivo y otros decretos y acuerdos. Describe cada una de las fases del ciclo vital de los documentos y los pasos para aplicar correctamente las tablas de retención documental.
Este documento describe el ciclo vital de los documentos, incluyendo las etapas de archivo de gestión, archivo central e histórico. También explica las tablas de retención documental, las cuales guían la clasificación y organización de documentos de acuerdo a su valor administrativo, legal y otros atributos. Además, cubre temas como transferencias documentales y eliminación de documentos.
Este documento presenta información sobre la organización de archivos de gestión en una institución. Explica conceptos clave como el ciclo vital de los documentos, las tablas de retención documental, las transferencias documentales y la eliminación documental. Además, detalla los pasos para aplicar las tablas de retención, como la identificación, organización y recomendaciones para la conservación de documentos.
Este documento presenta lineamientos para la organización de documentos en las unidades académicas y administrativas de la Universidad Industrial de Santander. Define procedimientos como la identificación y foliación de carpetas para facilitar la organización, consulta y control de documentos. Asimismo, incluye definiciones de términos archivísticos como archivo de gestión, archivo central, serie documental, expediente, entre otros.
Minimanual de tablas de retención y transferencias documentalesAndres Bonilla
Este documento presenta una guía sobre tablas de retención y transferencia documental. Explica que las tablas de retención son obligatorias según la ley y describen los períodos de retención de documentos y su disposición final. También cubre el proceso de identificación, valoración, selección y eliminación de documentos, y los tipos de archivos como de gestión, central e histórico.
El documento presenta las tablas de retención documental y tablas de valoración documental como herramientas para determinar la disposición final de las series documentales. Explica que la disposición final es la decisión sobre la conservación, eliminación, selección o reproducción de los documentos tras su valoración. Propone una metodología para elaborar las tablas y asignar criterios de disposición final a las series.
Este documento describe las etapas del ciclo vital de los documentos, incluyendo su producción, conservación temporal en archivos de gestión y central, y su eventual eliminación o transferencia a un archivo histórico. Explica que las tablas de retención documental guían la clasificación y organización de documentos en cada oficina según su valor administrativo, legal y otros atributos. También cubre los procesos de transferencia documental entre archivos.
El documento habla sobre la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y privadas. Explica el ciclo vital de los documentos, las tablas de retención documental, las transferencias documentales y la eliminación documental. Señala la normativa legal que rige estos procesos como la Ley General de Archivo y otros decretos y acuerdos. Describe cada una de las fases del ciclo vital de los documentos y los pasos para aplicar correctamente las tablas de retención documental.
Este documento describe el ciclo vital de los documentos, incluyendo las etapas de archivo de gestión, archivo central e histórico. También explica las tablas de retención documental, las cuales guían la clasificación y organización de documentos de acuerdo a su valor administrativo, legal y otros atributos. Además, cubre temas como transferencias documentales y eliminación de documentos.
Este documento presenta información sobre la organización de archivos de gestión en una institución. Explica conceptos clave como el ciclo vital de los documentos, las tablas de retención documental, las transferencias documentales y la eliminación documental. Además, detalla los pasos para aplicar las tablas de retención, como la identificación, organización y recomendaciones para la conservación de documentos.
Este documento presenta lineamientos para la organización de documentos en las unidades académicas y administrativas de la Universidad Industrial de Santander. Define procedimientos como la identificación y foliación de carpetas para facilitar la organización, consulta y control de documentos. Asimismo, incluye definiciones de términos archivísticos como archivo de gestión, archivo central, serie documental, expediente, entre otros.
Minimanual de tablas de retención y transferencias documentalesAndres Bonilla
Este documento presenta una guía sobre tablas de retención y transferencia documental. Explica que las tablas de retención son obligatorias según la ley y describen los períodos de retención de documentos y su disposición final. También cubre el proceso de identificación, valoración, selección y eliminación de documentos, y los tipos de archivos como de gestión, central e histórico.
El documento presenta las tablas de retención documental y tablas de valoración documental como herramientas para determinar la disposición final de las series documentales. Explica que la disposición final es la decisión sobre la conservación, eliminación, selección o reproducción de los documentos tras su valoración. Propone una metodología para elaborar las tablas y asignar criterios de disposición final a las series.
Instructivo: Guía y consulta de implementación de Tablas de Retención Documental.
MARIA DEL MAR RODRIGUEZ ARMENDARIZ
NIDYA ELIZABETH RIVERA ALVAREZ
NINFA JOHANA DURAN ORTIZ
El documento proporciona un resumen de cuatro cursos sobre archivos y gestión documental. Explica conceptos clave como documentos, archivos de oficina y archivo central. Detalla los pasos del proceso de transferencia de documentos, incluyendo la preparación, adecuación física y registro en el archivo central. También cubre temas como la valoración documental, el acceso, la conservación y la eliminación según las normativas.
Este documento presenta las instrucciones para la implementación de las Tablas de Retención Documental en el Instituto San José de la Salle. Explica el proceso archivístico que incluye la creación, organización, almacenamiento y disposición final de los documentos de acuerdo a su valor primario y secundario. Asimismo, detalla los pasos para codificar, clasificar, ordenar y describir adecuadamente las series y subseries documentales siguiendo la normativa archivística colombiana.
Este documento presenta información sobre la elaboración de Tablas de Retención Documental (TRD), incluyendo el formato para diligenciar las TRD, los pasos a seguir en el proceso de elaboración, y la normativa aplicable como el Decreto 1080 de 2015 y la Ley 1712 de 2015. El objetivo es guiar a las entidades públicas en la elaboración correcta de sus TRD para la gestión documental.
El presente trabajo brinda información sobre conceptos teóricos, definiciones sobre gestión documental.
Revisión de acuerdo y legislación pertinente a la gestión documental.
Descripción, trascripción y recuento de la visita a una institución pública y privada.
Este documento presenta el taller 3 sobre gestión documental empresarial realizado por estudiantes de la Universidad del Quindío. El taller describe la visita a archivos de entidades públicas y privadas donde se identificaron conceptos y procesos archivísticos relacionados con la normatividad colombiana. Se realizaron preguntas a los funcionarios sobre temas como ciclo vital de documentos, series documentales y tablas de retención entre otros.
Trabajo 1 organizacion y descripcion archivosmilebote
Este documento presenta un informe final sobre la organización y descripción de archivos G2 como trabajo práctico para la Universidad del Quindío. El informe describe el proceso de gestión documental establecido por el Archivo General de la Nación y aplicado a la Universidad Autónoma de Occidente, incluyendo la producción, distribución, recepción, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos. Además, presenta objetivos, fortalezas y detalles sobre la organización documental, consulta, conservación y disposición final de document
Este documento presenta la tarea número 3 de gestión documental de una estudiante. Incluye información sobre dos instituciones como el SENA e Ibagué y sus oficinas de gestión documental, el ciclo vital de los documentos, conceptos archivísticos como fondo documental y serie documental, y ejemplos de series y subseries. También presenta lineamientos sobre foliación, ordenación y etiquetado de documentos.
Este documento presenta las etapas de un programa de gestión documental. Describe las etapas de planeación, producción, trámite, organización, transferencia y disposición final de los documentos de una entidad. Explica que la planeación incluye aspectos administrativos, económicos y archivísticos, y que la producción comprende la creación y diseño de documentos.
El documento habla sobre los fundamentos generales de la archivística. Explica que los documentos son importantes para la comunicación humana, como medio de información y prueba. También describe los elementos de un documento de archivo, sus características, clasificaciones, ciclo vital y los procesos técnicos de archivo como la organización, descripción y conservación.
Este documento presenta las actividades a desarrollar para la asignatura de Gestión Documental I en la Universidad del Quindío. Los estudiantes deberán visitar archivos públicos y privados para identificar conceptos archivísticos como ciclo vital de documentos, principios de procedencia y orden original, y describir procesos de gestión documental. También deberán analizar normatividad colombiana sobre archivos y realizar ejemplos prácticos sobre clasificación documental. El objetivo es que los estudiantes conozcan la gestión de documentos en entidades
Este documento presenta una tabla de retención documental para la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca. Explica que una tabla de retención documental clasifica los documentos de un fondo documental y especifica su permanencia en los archivos de gestión, central y disposición final. Además, detalla la estructura orgánica de la universidad y las funciones de la División Financiera.
El documento habla sobre las Tablas de Retención Documental (TRD) y su aplicación. Explica que las TRD son listados de series documentales con sus tipos documentales y los tiempos de retención en cada fase del ciclo vital. También describe el marco jurídico de las TRD, los conceptos básicos, el ciclo vital de los documentos, y las etapas para elaborar, aplicar, dar seguimiento y actualizar las TRD de acuerdo con la normatividad archivística colombiana.
Este documento describe los principales aspectos de la gestión documental, incluyendo la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos. Explica los objetivos de resaltar la importancia de los documentos, apoyar decisiones administrativas y controlar procesos. También describe los tipos de documentos, actividades de cada etapa y criterios para organizar archivos.
El documento describe los procedimientos de eliminación de documentos en Essalud, incluyendo la identificación de documentos con valor temporal cumplido, la creación de inventarios y muestras, la aprobación del Comité de Evaluación de Documentos, la autorización del Archivo General de la Nación, y la destrucción de los documentos. Se resumen los resultados de eliminar más de 9,000 metros lineales de documentos entre 2013-2017, incluyendo espacio recuperado y propuestas pendientes.
Este documento presenta la problemática del archivo de la Superintendencia Financiera de Colombia. Describe que la iluminación del archivo es insuficiente, hay mucho polvo debido a la falta de limpieza, y no hay ventilación adecuada para refrigerar los documentos. El documento analiza posibles soluciones a estos problemas para mejorar la calidad del archivo y las condiciones laborales.
El documento proporciona información sobre la organización y gestión de archivos. Explica que los archivos deben clasificarse y ordenarse siguiendo los principios de procedencia y orden original para facilitar la búsqueda de información. Asimismo, señala los pasos para realizar transferencias documentales de los archivos de gestión a los archivos centrales de acuerdo con la normativa archivística colombiana.
Este documento provee información sobre las Tablas de Retención Documental (TRD). Explica que las TRD son listados de series documentales que asignan tiempos de retención a documentos durante las etapas de su ciclo vital. Detalla las cuatro etapas para elaborar TRD: investigación preliminar, análisis e interpretación de información, elaboración y presentación de las TRD, y aplicación. Además, discute la importancia de implementar TRD en instituciones para garantizar la protección de información y patrimonio documental.
El documento habla sobre las Tablas de Retención Documental (TRD), que son listados de series documentales y los tiempos de retención de documentos en cada etapa de su ciclo vital. Explica los pasos para elaborar las TRD, como investigar la institución, analizar la información, elaborar la tabla, y aplicarla y actualizarla. También menciona los marcos jurídicos relacionados con las TRD.
Este documento describe el proceso de transferencia documental entre los diferentes archivos de una organización. Explica que las transferencias permiten asegurar el acceso y control de los documentos, solucionar la acumulación y concentrar la información. Detalla que existen dos tipos de transferencias, una del archivo de gestión al central y otra del central al histórico, y requiere un comité de archivo legalizado y tablas de retención aprobadas. Además, especifica los pasos para preparar físicamente los documentos antes de una transferencia.
Instructivo: Guía y consulta de implementación de Tablas de Retención Documental.
MARIA DEL MAR RODRIGUEZ ARMENDARIZ
NIDYA ELIZABETH RIVERA ALVAREZ
NINFA JOHANA DURAN ORTIZ
El documento proporciona un resumen de cuatro cursos sobre archivos y gestión documental. Explica conceptos clave como documentos, archivos de oficina y archivo central. Detalla los pasos del proceso de transferencia de documentos, incluyendo la preparación, adecuación física y registro en el archivo central. También cubre temas como la valoración documental, el acceso, la conservación y la eliminación según las normativas.
Este documento presenta las instrucciones para la implementación de las Tablas de Retención Documental en el Instituto San José de la Salle. Explica el proceso archivístico que incluye la creación, organización, almacenamiento y disposición final de los documentos de acuerdo a su valor primario y secundario. Asimismo, detalla los pasos para codificar, clasificar, ordenar y describir adecuadamente las series y subseries documentales siguiendo la normativa archivística colombiana.
Este documento presenta información sobre la elaboración de Tablas de Retención Documental (TRD), incluyendo el formato para diligenciar las TRD, los pasos a seguir en el proceso de elaboración, y la normativa aplicable como el Decreto 1080 de 2015 y la Ley 1712 de 2015. El objetivo es guiar a las entidades públicas en la elaboración correcta de sus TRD para la gestión documental.
El presente trabajo brinda información sobre conceptos teóricos, definiciones sobre gestión documental.
Revisión de acuerdo y legislación pertinente a la gestión documental.
Descripción, trascripción y recuento de la visita a una institución pública y privada.
Este documento presenta el taller 3 sobre gestión documental empresarial realizado por estudiantes de la Universidad del Quindío. El taller describe la visita a archivos de entidades públicas y privadas donde se identificaron conceptos y procesos archivísticos relacionados con la normatividad colombiana. Se realizaron preguntas a los funcionarios sobre temas como ciclo vital de documentos, series documentales y tablas de retención entre otros.
Trabajo 1 organizacion y descripcion archivosmilebote
Este documento presenta un informe final sobre la organización y descripción de archivos G2 como trabajo práctico para la Universidad del Quindío. El informe describe el proceso de gestión documental establecido por el Archivo General de la Nación y aplicado a la Universidad Autónoma de Occidente, incluyendo la producción, distribución, recepción, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos. Además, presenta objetivos, fortalezas y detalles sobre la organización documental, consulta, conservación y disposición final de document
Este documento presenta la tarea número 3 de gestión documental de una estudiante. Incluye información sobre dos instituciones como el SENA e Ibagué y sus oficinas de gestión documental, el ciclo vital de los documentos, conceptos archivísticos como fondo documental y serie documental, y ejemplos de series y subseries. También presenta lineamientos sobre foliación, ordenación y etiquetado de documentos.
Este documento presenta las etapas de un programa de gestión documental. Describe las etapas de planeación, producción, trámite, organización, transferencia y disposición final de los documentos de una entidad. Explica que la planeación incluye aspectos administrativos, económicos y archivísticos, y que la producción comprende la creación y diseño de documentos.
El documento habla sobre los fundamentos generales de la archivística. Explica que los documentos son importantes para la comunicación humana, como medio de información y prueba. También describe los elementos de un documento de archivo, sus características, clasificaciones, ciclo vital y los procesos técnicos de archivo como la organización, descripción y conservación.
Este documento presenta las actividades a desarrollar para la asignatura de Gestión Documental I en la Universidad del Quindío. Los estudiantes deberán visitar archivos públicos y privados para identificar conceptos archivísticos como ciclo vital de documentos, principios de procedencia y orden original, y describir procesos de gestión documental. También deberán analizar normatividad colombiana sobre archivos y realizar ejemplos prácticos sobre clasificación documental. El objetivo es que los estudiantes conozcan la gestión de documentos en entidades
Este documento presenta una tabla de retención documental para la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca. Explica que una tabla de retención documental clasifica los documentos de un fondo documental y especifica su permanencia en los archivos de gestión, central y disposición final. Además, detalla la estructura orgánica de la universidad y las funciones de la División Financiera.
El documento habla sobre las Tablas de Retención Documental (TRD) y su aplicación. Explica que las TRD son listados de series documentales con sus tipos documentales y los tiempos de retención en cada fase del ciclo vital. También describe el marco jurídico de las TRD, los conceptos básicos, el ciclo vital de los documentos, y las etapas para elaborar, aplicar, dar seguimiento y actualizar las TRD de acuerdo con la normatividad archivística colombiana.
Este documento describe los principales aspectos de la gestión documental, incluyendo la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos. Explica los objetivos de resaltar la importancia de los documentos, apoyar decisiones administrativas y controlar procesos. También describe los tipos de documentos, actividades de cada etapa y criterios para organizar archivos.
El documento describe los procedimientos de eliminación de documentos en Essalud, incluyendo la identificación de documentos con valor temporal cumplido, la creación de inventarios y muestras, la aprobación del Comité de Evaluación de Documentos, la autorización del Archivo General de la Nación, y la destrucción de los documentos. Se resumen los resultados de eliminar más de 9,000 metros lineales de documentos entre 2013-2017, incluyendo espacio recuperado y propuestas pendientes.
Este documento presenta la problemática del archivo de la Superintendencia Financiera de Colombia. Describe que la iluminación del archivo es insuficiente, hay mucho polvo debido a la falta de limpieza, y no hay ventilación adecuada para refrigerar los documentos. El documento analiza posibles soluciones a estos problemas para mejorar la calidad del archivo y las condiciones laborales.
El documento proporciona información sobre la organización y gestión de archivos. Explica que los archivos deben clasificarse y ordenarse siguiendo los principios de procedencia y orden original para facilitar la búsqueda de información. Asimismo, señala los pasos para realizar transferencias documentales de los archivos de gestión a los archivos centrales de acuerdo con la normativa archivística colombiana.
Este documento provee información sobre las Tablas de Retención Documental (TRD). Explica que las TRD son listados de series documentales que asignan tiempos de retención a documentos durante las etapas de su ciclo vital. Detalla las cuatro etapas para elaborar TRD: investigación preliminar, análisis e interpretación de información, elaboración y presentación de las TRD, y aplicación. Además, discute la importancia de implementar TRD en instituciones para garantizar la protección de información y patrimonio documental.
El documento habla sobre las Tablas de Retención Documental (TRD), que son listados de series documentales y los tiempos de retención de documentos en cada etapa de su ciclo vital. Explica los pasos para elaborar las TRD, como investigar la institución, analizar la información, elaborar la tabla, y aplicarla y actualizarla. También menciona los marcos jurídicos relacionados con las TRD.
Este documento describe el proceso de transferencia documental entre los diferentes archivos de una organización. Explica que las transferencias permiten asegurar el acceso y control de los documentos, solucionar la acumulación y concentrar la información. Detalla que existen dos tipos de transferencias, una del archivo de gestión al central y otra del central al histórico, y requiere un comité de archivo legalizado y tablas de retención aprobadas. Además, especifica los pasos para preparar físicamente los documentos antes de una transferencia.
El arte gótico es un estilo artístico que se desarrolló en Europa entre los siglos XII y XV, originándose en el norte de Francia y extendiéndose luego por todo el continente. Este estilo evolucionó del románico y se caracterizó por su arquitectura vertical y esbelta, su ornamentación detallada y sus elementos simbólicos.
Catalogo General Cosmic Amado Salvador distribuidor oficial ValenciaAMADO SALVADOR
El catálogo general de Cosmic, disponible en Amado Salvador, distribuidor oficial de Cosmic, presenta una amplia variedad de accesorios, complementos y mobiliario de baño que destacan por su calidad, estética y diseño. En este catálogo, se pueden encontrar modelos innovadores diseñados para satisfacer las necesidades de cualquier cuarto de baño, asegurando la elegancia y la durabilidad en cada pieza.
Amado Salvador, como distribuidor oficial de Cosmic, ofrece a sus clientes productos que redefinirán la estética y el confort de sus cuartos de baño. Los accesorios de baño de Cosmic están fabricadas con materiales de alta calidad que garantizan resistencia y un acabado impecable, ideal para cualquier proyecto de decoración o renovación. La colaboración entre Amado Salvador y Cosmic asegura que los clientes reciban productos de primera categoría.
Este catálogo es una herramienta esencial para quienes buscan una fusión única de formas elegantes y una atención meticulosa a los detalles que aporten un valor añadido al cuarto de baño. Cosmic, a través de Amado Salvador, distribuidor oficial, pone a disposición una selección variada que incluye diferentes estilos, acabados y opciones, todas pensadas para adaptarse a las preferencias de los clientes.
La distribución oficial de Cosmic por parte de Amado Salvador garantiza acceso a las últimas novedades y tendencias en complementos para baño. Cada producto ha sido seleccionado minuciosamente para ofrecer lo mejor en términos de diseño y funcionalidad. Descubre en este catálogo cómo Amado Salvador, distribuidor oficial de Cosmic, puede transformar el cuarto de baño de tu hogar brindando una funcionalidad excepcional para satisfacer tus necesidades diarias. Amado Salvador distribuidor oficial de Cosmic en Valencia.
7. LA ORGANIZACIÓN DE
LOS ARCHIVOS DE
GESTIÓN
Ciclo Vital del Documento
Organización Archivos de Gestión
Tablas de Retención Documental
Transferencias Documentales
Eliminación Documental
Ley General de Archivo. 594 de julio 14 de 2000
Resolución Rectoral 386 de 2003
10. TABLA DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
Es el listado de series, subseries y tipos
documentales producidos o recibidos por las
oficinas, en el que se asigna el tiempo de
retención de los documentos, tanto en el
archivo de gestión como en el Archivo Central e
Histórico.
Es el instrumento de CLASIFICACIÓN y
organización de los documentos en cada
oficina.
Hace parte del Sistema de Gestión de Calidad.
11. Serie: Grupo de Documentos correspondientes a un mismo asunto,
generados en desarrollo de una función especifica por una oficina
en marco de los objetivos y fines de la universidad Ejemplo: Contratos
Historias Laborales, Órdenes de pago, Proyectos de Inversión, Resoluciones,
Decretos, Licencias de Funcionamiento, Constancias y Certificaciones, Actas, etc.
Subserie: Es un asunto específico que por sus características
forma parte de la Serie.
Tipo documental: son los documentos individuales, que sirven de
soporte al asunto respectivo. Se integran en la serie o subserie y se
organizan cronológicamente.
La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por
un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios,
formando un expediente.
DEFINICIONES DE LA
TRD
12. Oficina Productora: Acta de Aprobación No. 00 del Comité de Archivo XXXX del
ORIGINAL
ARCH GESTION ARCH CENTRAL O COPIA C S E O
(firma) (firma)
Secretario de Sede Jefe de Archivo o Secretario de Sede de Presencia Nacional
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
CODIGO
DISPOSICIÓN FINAL
RETENCION EN AÑOS
NIVEL / SEDE
Superior jerárquico
Fecha última actualización: DD/MM/AAAA
PROCEDIMIENTO
FACULTAD/CENTRO/INSTITUTO
Convenciones DF: C: CONSERVACIÓN S: SELECCIÓN E: ELIMINACIÓN O: OTROS SOPORTES
NOMBRE DE LA OFICINA EN MAYUSCULAS FIJAS DÍA 00 MES 00 AÑO 20oo
CÓDIGO: U-FT-11.005.001
VERSIÓN: 1.0
GESTIÓN DE INFORMACIÓN (GESTIÓN DE TECNOLOGÍAINFORMÁTICAY DE TELECOMUNICACIONES Y GESTIÓN
DOCUMENTAL)
FORMATO DE TABLADE RETENCIÓN DOCUMENTAL
13. IMPORTANCIA DE
LAS TRD
Conservar solo los documentos requeridos para la
gestión.
Racionalizar la producción documental.
Regular las transferencias documentales.
Facilitar el manejo de la información.
Establecer un lenguaje archivístico y formular criterios
comunes en el manejo de los documentos.
14. Código: U-FT.11.005.001
Versión: 1.0
A R C H GESTION A R C H C EN TR A L CT S E O
ACTAS CONSEJO DE FACULTAD
Acta
soporte
2 10 Original x
Finalizada su retención en el Archivo Central, se conserva
toda la serie, conformada por documentos originales que
registran la memoria institucional.Por esta razón se
transfiere al Archivo Histórico.
ACUERDOS CONSEJO DE FACULTAD
Acuerdo
2 10 Original x
Finalizada su retención en el Archivo Central se conserva
toda la serie, conformada por documentos originales que
registran la memoria institucional, por ésta razón se
transfiere al Archivo histórico.
ASUNTOS DE PERSONAL DOCENTE
CONCURSO DOCENTE
Convocatoria
lista de elegibles
Resolución de Elegibles
Resolución de Nombramiento
NOVEDADES
Resolución del Consejo de Facultad
2 3 Copia x
Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, de
la serie se selecciona una muestra para conservación
permanente en el Archivo Histórico.
ASUNTOS ESTUDIANTILES
Solicitud
Respuesta
2 0 Original x
Finalizado el trámite en la facultad, inmediatamente se
remite a Registro y Matricula para continuar el proceso, los
documentos se llevan a la Historia Académica del
estudiante , la decisión tomada queda en las Actas del
Consejo de Facultad.los demás soportes que queden se
guardan en el archivo de gestión por dos años y luego se
procede a su eliminación.
GESTIÓN DE INFORMACIÓN (GESTIÓN DE TECNOLOGIA INFORMATICA Y TELECOMUNICACIONES Y
GESTIÓN DOCUMENTAL)
FORMATO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
FACULTAD DE ARQUITECTURA
Convenciones DF: C: CONSERVACIÓN S: SELECCIÓN E: ELIMINACIÓN O: OTROS SOPORTES
SEDE MEDELLIN
Oficina Productora: SECRETARIA DE FACULTAD Acta de Aprobación No. 1 Comité de Archivo del DÍA 8 MES 05AÑO 2013
Fecha última actualización: 18/04/2013
DECANATURA
CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION EN AÑOS Disposición Final
ORIGINAL
O COPIA
PROCEDIMIENTO
15. 1
2
3
ACTAS DE CONSEJO
ACUERDOS
ASUNTOS DE PERSONAL
DOCENTE
CONCURSO DE PERSONAL
DOCENTE
NOVEDADES
ASUNTOS ESTUDIANTILES
2012
2013
2014
ORGANIZACIÓN FÍSICA ARCHIVO
GESTIÓN
16. ORGANIZACIÓN FÍSICA
Con base en las TRD se reúnen los documentos
que conforman las Serie Documental.
La ordenación de las Series y Subseries debe
hacerse en orden alfabético, los Tipos
Documentales se organizarán cronológica o
alfabéticamente.
Los muebles donde se conservan los Archivos de
Gestión deben ser identificados alfabéticamente
acorde con las series establecidas para la oficina
19. 01
ACTAS de Consejo de Facultad 2012
ACTAS de Consejo de Facultad 2013
Informes de Gestión 2013
SECRETARÍA DE FACULTAD
ACTAS Consejo de Facultad
INFORMES
RESOLUCIONES
ACTAS
INFORMES
Informes de Gestión 2012
RESOLUCIONES
RESOLUCIONES 2012
20. en los Archivos de
Gestión
Formato único de Inventario documental (FUI)
Utilizado para las transferencias, eliminaciones , archivos de gestión
Central e histórico , en el se refleja por unidad documental(carpeta)
la información requerida
Formato de préstamo y control documental
Utilizado para registrar los préstamos realizados o las consultas
que se lleven a cabo de los documentos producidos.
Formato de Comunicaciones Oficiales.
Utilizado para registrar las comunicaciones recibidas o despachadas
de las dependencias de la universidad
21. CÓDIGO: U-FT-11.005.002
VERSIÓN: 1.0
DD MM AAAA T000
Subfondo/Sección: <Sede ____/Facultad de ___________>
Inicial Final No. Caja
No.
Carpeta
Otro Depósito Módulo Lado Estante Entrepaño
Total folios 0
Convenciones:
T: Transferencia
E: Eliminación
S: Selección
AG: Archivo de Gestión
AC: Archivo Central
AH: Archivo Histórico
CONSECUTIVO TRANSFERENCIAS O ELIMINACIONES
FECHAS EXTREMAS
Objeto del Inventario: <T, E, S, AG, AC, AH>
OBSERVACIONES
ELABORÓ
REVISÓ
No.de
orden
DD/MM/AAAA
DD/MM/AAAA
APROBÓ
GESTIÓN DE INFORMACIÓN
FORMATO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
DD/MM/AAAA
OFICINA PRODUCTORA
FONDO UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
SERIE, SUBSERIE, ASUNTO O UNIDAD
DOCUMENTAL
UNIDAD DE CONSERVACION
No. de
folios
UBICACIÓN
22. FECHA DD/MM/AAAA NOMBRE DEPENDENCIA SERIE - SUBSERIE -Tipo Documental FOLIOS No. CARPETAS RECIBE FECHA DD/MM/AAAA
DATOS DEL SOLICITANTE DEVOLUCIÓN
Código: M-FT-
11.005.023
Versión: 3.0
GESTIÓN DE INFORMACIÓN
CONTROL INTERNO PRESTAMO DOCUMENTOS DE ARCHIVOS
DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO
23. SI N O B UEN O R EGULA R M A LO
Código: M-FT-11.005.022
Versión: 1.0
LOGR O D E
OB JETIV O
A T EN C IÓN A L USUA R IO
OBSERVACIONES
MACROPROCESO: GESTIÓN DE INFORMACIÓN
FORMATO: CONTROL DE CONSULTAS
FECHA CLASE DE USUARIO
DOCUMENTO A
CONSULTAR
NOMBRE DEL USUARIO
24. Fecha y
Hora de
Recibido REMITENTE Descripción del Documento DESTINATARIO Ruta Nombre de quien recibe
Fecha y
Hora de
Entrega
Código: M-FT-11.005.020
Versión: 0.0
FORMATO ÚNICO DE REGISTRO DE COMUNICACIONES
OFICIALES
MACROPROCESO: GESTIÓN DE INFORMACIÓN
25. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
LISTA DE VERIFICACIÓN Y CHEQUEO
Nombre de la Oficina Productora:
Nombre del responsable del Archivo de Gestión:
Fecha:
Diligenciado por:
Procedimientos y actividades
Cumple
SI NO
Aplica la Tabla de Retención Documental vigente
Clasifica los documentos por Serie y Subserie
Rotula las unidades de almacenamiento
Organiza los documentos en orden cronológico
Organiza los expedientes según el principio de orden natural
Depura las unidades documentales
Folia adecuadamente las unidades documentales
Aplica medidas de conservación preventiva a la documentación
Rotula e identifica los expedientes
Organiza y depura los Archivos Facilitativo y de Apoyo
Realiza la Transferencia Documental según la norma y el
Cronograma establecido por el Archivo Central
Realiza las Eliminaciones acorde con la TRD
Elabora Inventario del Archivo de Gestión
Conoce el Acto administrativo de creación de su dependencia
Conoce y aplica el Formato de préstamo y consulta de la sección
de Archivo y Correspondencia
Asiste a las capacitaciones programadas por el archivo Central
La oficina cuenta con espacio adecuado para la disposición
del archivo de gestión
Firma responsable del Archivo de Gestión: _________________________________________________
26. TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
Son los traslados internos de los archivos de
gestión al central y finalmente al histórico. Este
proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo
vital de los documentos, con la periodicidad que
establezcan las TRD en cada entidad y de
acuerdo con los cronogramas establecidos por
la Unidad de archivo de la sede .
27. PARA
LAS
TRANSFERENCIA
S
Preparación física de los documentos:
Limpieza de la documentación
Eliminación de material metálico
Identificación del material afectado por
biodeterioro.
Revisión y Foliación
Unidades de conservación y realmacenamiento
Inventario de la documentación que esta siendo
remitida a la unidad de archivo.
28. FOLIACIÓN
Folio: Hoja.
Foliar: Acción de numerar hojas.
Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su
cara recta” // “Operación incluida en los trabajos
de ordenación que consiste en numerar
correlativamente todos los folios de cada unidad
documental”
Folio recto: Primera cara de un folio, cuya
numeración se aplica solamente a esta.
Folio vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual
no se le escribe número.
Orden consecutivo
Esquina superior derecha
En lápiz
Expedientes consecutivos
29. Eliminación Documental
• ELIMINACIÓN actividad
resultante de la disposición
final señalada en las TVD o
TRD, avaladas por el comité
de Archivo mediante
levantamiento de acta, estos
documentos pierden todo
valor legal, fiscal
administrativo y testimonial
30. Procedimiento de
Eliminación
Seleccionar las series y subseries que deberán ser eliminadas en
el archivo de Gestión.
Constatar con la TRD que la documentación haya cumplido su
tiempo de retención en el Archivo de Gestión.
Registrar en el Formato Único de Inventario Documental (FUID)
las series que van a ser eliminadas, diligenciando correctamente
cada uno de los espacios, con la firma del jefe de la respectiva
oficina.
Enviar copia del Formato Único de Inventario Documental (FUID) a
la Unidad de Archivo de Sede.
Esperar notificación de aprobación de eliminación por la Unidad de
Archivo de Sede. Una vez ésta llegue proceder a la eliminación.
De ser necesario, solicitar acompañamiento por parte del Archivo
Central para la verificación de la documentación a ser eliminada.
31. Transferencias 2014
51
15
15
13
11
22
123
41
11
10
10
10
8
90
0 20 40 60 80 100 120 140
Nivel Central
Facultad de Arquitectura
Facultad de Ciencias
Facultad de Ciencias Agrarias
Facultad de Ciencias Humanas
Facultad de Minas
Total
Total de oficinas Transferencia 2011
Total de Oficinas
32.
33. Ratificación plan de
Eliminaciones
Se solicitaron 29 Eliminaciones primarias con fechas
extremas 1994-2011 y 6 Eliminaciones Secundarias, las
cuales fueron aprobadas por el comité Nacional de
Gestión y Patrimonio Documental (Acta 3 del 24/10/2014)
Folios eliminados: 86.295
34. BIBLIOGRAFIA
• www.archivogeneral.gov.co
• www.legal.unal.edu.co/sisjurun/normas/Norma1.jsp?i=46704
• UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. UNIDAD NACIONAL DE
ARCHIVO . Guías de series documentales. Bogotá : Unal, 2005
• -------- Tabla de Retención Documental : Guía para su aplicación. Bogotá :
Unal, junio 2002
• -------- Resolución de Rectoría No. 385 por la cual se crea el Sistema de
Archivos y fija políticas documentales en la Universidad. Bogotá : la Unal,
marzo 31 de 2003
• -------- Resolución de Rectoría No. 386, por la cual se expide el Reglamento
General de Archivo de la Universidad. Bogotá : Unal, marzo 31 de 2003
• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Tablas de retención y transferencias
documentales : Directrices básicas e instructivo para su elaboración/ División de
Clasificación y Descripción. Bogotá: AGN,1997. 88p
• -------- Gestión Documental : bases para La elaboración de un programa. Bogotá: AGN
2004
• -------- Reglamento General de Archivos. Bogotá : AGN 2003