Acta 004 con. adm. SachaCoop

1. ACTA NO. 004/
REUNIÓN CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN SACHACOOP
ASISTENCIA MIEMBROS CONSEJÓ ADMINISTRACIÓN CARGO DEPARTAMENTO
PRESENTES
HERNÁN GIRALDO CORREA
C.A. PRINCIPAL
PRESIDENTE
CALDAS
VICTHA LUCÍA VERA POLANÍA
C.A. PRINCIPAL
SECRETARIA
CÓRDOBA
EVERARDO DE JESÚS PÉREZ ROBALLO C.A. PRINCIPAL ANTIOQUIA
HELDER CARO LÓPEZ C.A. PRINCIPAL
CHOCÓ-excusa
por escrito
JAIRO ALCIDES MONTES RAMÍREZ C.A. PRINCIPAL TOLIMA
FARITH SÁNCHEZ POLANÍA C.A. PRINCIPAL
HUILA-paro
camionero
AUSENTES LUIS JORGE SALAZAR ARTUNDUAGA C.A. PRINCIPAL RISARALDA
INVITADOS
PRESENTES
NICOLÁS ALBERTO RODRÍGUEZ MUÑOZ C.A. SUPLENTE CHOCÓ
LEÓN ÁNGEL GALLEGO MARÍN C.A. SUPLENTE CALDAS
BLANCA EDITH VÉLEZ GONZÁLEZ C.A. SUPLENTE ANTIOQUIA
ALEX HUMBERTO GIRALDO ZULETA C.A. SUPLENTE
RISARALDA-
excusa
CARLOS ANDRÉS PALACIO LOPERA GERENTE
RICARDO RODRIGO ARIAS G. J.V. PRINCIPAL ANTIOQUIA
DAINER ACOSTA SOTELO J.V. PRINCIPAL ANTIOQUIA
TERESA MURIEL PATIÑO J.V. SUPLENTE CALDAS
ISABEL CRISTINA USMA J.V. SUPLENTE ANTIOQUIA
AUSENTES
GERMÁN S. VILLAMIZAR J. C.A. SUPLENTE TOLIMA
DANILO DE JESÚS YEPES HOYOS C.A. SUPLENTE CÓRDOBA
ROMÁN OVIDIO TAPIAS RENGIFO C.A. SUPLENTE HUILA
JULIO ESTRADA J. J.V. PRINCIPAL
CALDAS-excusa
médica
FABIO ANCÍZAR PÉREZ GIRALDO J.V. SUPLENTE ANTIOQUIA

2. Siendo las 08:45 horas del 13 de marzo de 2015, en el salón 202, Bloque 11, de la Universidad
Nacional, se dio inicio a reunión del Consejo de Administración de Sachacoop, con el siguiente
ORDEN DEL DÍA:
1. Llamada a lista y verificación de quorum.
2. Lectura y aprobación del Orden del Día.
3. Lectura y aprobación del acta anterior.
4. Seguimiento al cumplimiento de compromisos acta anterior.
5. Informe de Gerencia
6. Reglamentación funcionamiento Junta de Vigilancia
7. Calendario, reuniones ordinarias del Consejo de Administración.
8. Reglamentación Comité de Admisiones.
9. Proposiciones y varios.
DESARROLLO DE LA REUNIÓN
1. Llamado a lista y verificación de quórum.
Se procede a llamar a lista y se encuentran presentes 5 de sus principales, verificando quórum.
2. Lectura y aprobación del Orden del Día.
El Presidente pone a consideración el orden del día, la cual es aprobada por unanimidad.
3. Lectura y aprobación del acta anterior.
Se procede a leer el Acta Número 003 por parte de la Secretaria; se hacen correcciones, se somete a
consideración y es aprobada por unanimidad.
4. Seguimiento cumplimiento compromisos.
NO. COMPROMISO RESPONSABLE FECHA
1
Listado integrantes Comité de Educación:
Juán Camilo Buitrago
Profesor Jesús Aníbal Marín, El Bagre
María Eugenia Porras
Everado Pérez Roballo
Nicolás Alberto Rodríguez
Diego Rendón
EVERARDO DE J. PÉREZ ROBALLO CUMPLIDO
2 Plan Estratégico y Presupuesto
CARLOS ANDRÉS PALACIO LOPERA
GERENTE
PENDIENTE
PLAZO
31.05.15
3
Nombramiento Comités.
Se continuará con el nombramiento del
Comité de Admisiones.
CONSEJO ADMINISTRACIÓN 13.03.15
4 Software contable. GERENTE Y PRESIDENTE PENDIENTE

3. Requiere disponibilidad de gerente y
presidente para coordinar visita.
Quedan encargados Ricardo Arias, Nicolás
Rodríguez, Gerente y Presidente Consejo
Administración.
PROXIMA
REUNIÓN
5
Proyecto Seguridad Alimentaria.
Informa no pudo tener contacto con
persona que es el enlace y apoyo ante
SADR Tolima el proyecto, por lo cual el
proyecto no se ha presentado. Igualmente
informa que el proyecto no está completo
en la parte financiera por lo cual no lo ha
enviado. Propone enviarlo y dejarlo
aplazado para completarlo y presentarlo
después.
HERNÁN GIRALDO CORREA
Presidente CUMPLIDO
6
Convocatoria Junta Vigilancia a reunión.
Se citó a la junta de vigilancia a reunión con
la sesión ordinaria del Consejo de
Administración.
Se excusa de asistir el señor Julio Estrada
por cita médica; el señor Fabio Pérez no
contesta ni responde correos.
De los 6 miembros asisten 4 lo cual es
importante.
Se solicita a los integrantes de la Junta de
Vigilancia que organicen su
funcionamiento, porque no hacerlo afecta
las decisiones del Consejo, así mismo se les
informa que deben hacer su propio
reglamento.
Se propone que como están presentes 4 se
reúnan, lo cual es aceptado y se retiran a
sesionar.
Se anexa Acta reunión.
CARLOS ANDRÉS PALACIO LOPERA
GERENTE
CUMPLIDO
7
Carta condiciones de operación cuenta en
Cooperativa PIO XII.
Se elabora la carta y se entrega al Gerente.
HERNÁN GIRALDO CORREA
VICTHA LUCÍA VERA POLANÍA
CUMPLIDO
8
Definir logo Cooperativa
El Gerente presenta 3 propuestas de logo.
CARLOS ANDRÉS PALACIO LOPERA
GERENTE CUMPLIDO
9
Inscripción Cooperativa ante
Supersolidaria.
Fue inscrita la Cooperativa, en 45 días se
CARLOS ANDRÉS PALACIO LOPERA
GERENTE
CUMPLIDO

4. recibe respuesta de Supersolidaria.
10
Trámite Personería Jurídica Cooperativa
ante Gobernación
Se realizó la diligencia, siendo informados
que las cooperativas no requieren de
personería jurídica.
CARLOS ANDRÉS PALACIO LOPERA
GERENTE
CUMPLIDO
11
Compra libros y registro en los mismos de
Acta Asamblea y registro socios.
Los libros los tiene el señor Nicolás y los
hará llegar a la secretaria.
VICTHA LUCÍA VERA POLANIA CUMPLIDO
12
Carta de representación para Carlos Mario
Bravo.
El gerente envió la carta por correo al
señor Mario Bravo.
CARLOS ANDRÉS PALACIO LOPERA
GERENTE
CUMPLIDO
13
Proceso autorización representantes
comerciales.
Se elaboró un modelo de carta que fue
enviada a Carlos M. Bravo.
Según el caso y condiciones que se vaya
presentando, se elaborarán las respectivas
cartas de representación.
CARLOS ANDRÉS PALACIO LOPERA
GERENTE
CUMPLIDO
- Con respecto al Plan Estratégico y Presupuesto, el gerente informa que realizar el análisis de qué es
una cooperativa es complejo, y en ese análisis ha logrado concluir 4 aspectos:
Entender el negocio; la cooperativa no es una agremiación, es un negocio en el cual se trabaja en
equipo. Establecer dónde está la plata que se va a conseguir.
La materia prima de la cooperativa son los asociados no la sacha inchi, para ello se requieren
asociados censados, saber dónde está la materia prima, quiénes son productores y no asociados,
identificar los productores potenciales que hoy no tienen cultivo de sacha pero pueden tener.
Recursos; los aportes de los asociados son pequeños para pensar como negocio, por lo tanto se
requiere del crédito para obtener recursos.
Quienes tienen que formarse inicialmente en la Cooperativa son los integrantes del Consejo de
Administración, Junta de Vigilancia y Comités, porque son los que van a guiar el desarrollo de la
cooperativa. La propuesta es que mínimo cada 3 meses se dará capacitación.
Informa que Coopetarasur de Costa rica ofreció todo el apoyo logístico para la formación, una vez
las personas lleguen a Costa Rica.
- Se propone que la cuenta en Cooperativa Pio XII lleve las firmas del gerente y de Nicolás
Rodríguez.

5. La propuesta es sometida a votación y aprobada por unanimidad.
- Se propone que el logo quede con el nombre, con las manos y el fruto principal de sacha inchi con
cinco puntas. La propuesta es sometida a votación y aprobada por unanimidad.
- El señor Everardo Pérez, solicita certificado individual de curso cooperativa.
- Se propone crear un banco de proyectos, lo cual es sometido a consideración y aprobado por
unanimidad
5. Informe de Gerencia.
EL Gerente inicia recordando que en la pasada reunión del Consejo de Administración, propuso la
realización de un evento de presentación de la Cooperativa; al respecto informa que fue aconsejado
por otras cooperativas de la no realización de tal evento, por cuanto requiere de una gran inversión y
la gente sólo va a criticar. En cuanto a la búsqueda de presencia de autoridades, esto no se da
porque mandan delegados, por lo anterior aconsejan asistir a todos los eventos agrícolas que se den
en el país, por eso, en el momento la Cooperativa está participando en Expofinca, desde el viernes 13
hasta el domingo 15 de marzo, en el stand hay pendón de la cooperativa y algunos artículos de sacha
inchi.
Como lo dijo anteriormente, informa que la capacitación va a ser primero para los integrantes del
Consejo de Administración, Junta de Vigilancia y Comités, para que éstos puedan formar los
sucesores; la cooperativa de Costa Rica, dice que lo más importantes de una cooperativa es el Consejo
de Administración y la gerencia, por cuanto todo el proceso nace de la dirección del Consejo de
Administración, las cooperativas no crecen sino se educa al Consejo. Esa formación debe ser mínimo
cada noventa días, las cooperativas administrativamente tienen procesos de 5 años y se deben hacer
procesos de formación cada tres meses, la propuesta inicial es enviar a Costa Rica a los integrantes del
Consejo de Administración, para lo cual ellos aportan la estadía allá, en la capacitación transmiten lo
que ellos han hecho por 55 años, agrega que en ese proceso inicial estará un representante de la
Junta de Vigilancia y uno del Comité de educación.
El gerente de la Pio XII va a regalar una capacitación de un día y van a tratar de conseguir una con
Colanta. La idea es tener una capacitación al año en otro país.
Se está programando igualmente una capacitación con una cooperativa de Cajamarca, que maneja
toda la producción agropecuaria de ese municipio.

6. Continúa planteando, que al realizar un análisis de los ingresos por aportes de los asociados, es muy
poco el capital con el que la cooperativa cuenta; por lo anterior solicitaron a la Cooperativa Pio XII un
crédito, basados en que se requiere capital para operar durante tres meses partiendo de la compra de
20 toneladas de grano de sacha inchi mensual, cálculo basado en el censo de producción que se tiene
actualmente, lo cual corresponde a $100.000.000 mensuales, para la compra de esa producción se
requiere de un capital de $400.000.000 para poder sostener la compra mientras se empieza a recibir
el ingreso por parte de los compradores, teniendo en cuenta que están comprando para pago mínimo
a 45 días. La propuesta fue presentada a la Cooperativa Pio XII, la cual dice que sí le presta a
SachaCoop.
Otra propuesta es fomentar la cultura del ahorro en los asociados, para que la cooperativa crezca; el
asociado deberá ahorrar mínimo el 3% hasta el 10%, del valor de la venta por kilo de grano. Las
cooperativas prestan 11 veces lo que se tiene ahorrado.
Continúa planteando que el negocio de la cooperativa es comprar la producción a los asociados, esa
producción debe ser certificada, informa que si en un terreno durante los últimos tres años se han
utilizado agroquímicos no puede ser certificado. Al respecto informa que de Costa rica va a venir una
persona a dar charla y apoyar el proceso de certificación orgánica, visitando regiones. La certificación
de los cultivos es por lo tanto una meta clara de la Cooperativa.
El Banco agrario dijo sí a recursos para préstamos para cultivo sacha inchi, con préstamo hasta de
$14.700.000 por agricultor, al respecto se va a pedir garantía en bloque.
Presenta modelo de cartilla calendario para cultivadores que tendrá también 1 video institucional, en
gestiones adelantadas se han conseguido aportes para la cartilla por parte de parte de Cornare y de la
Cooperativa Pio XII.
Procede a presentar a Mireya Porras, Contadora Pública, contratada como secretaria para la
Cooperativa. E-mail gerenciasachacoop@gmail.com.
Sobre el operador de campo comenta que ya fue escogido y empieza a partir del mes de abril, es una
joven con buenas cualidades y capacidades, y tiene moto como medio de transporte.
Con Carlos Bravo se inició proceso de representación en España el cual es un proceso lento; informa
que se va a presentar propuesta en convocatoria de una Fundación Española, para una planta de
transformación.

7. El señor Nicolás Rodríguez informa que estuvo en Bogotá dialogando con los representantes de una
Corporación Noruega quienes están interesados en el aceite de sacha inchi, van a enviar
requerimientos y condiciones para trabajar con ellos.
El Presidente pregunta a cómo se está comprando el grano, el Gerente responde que fue aconsejado
en comprar el grano al mismo precio a cooperados y no cooperados, pero teniendo en cuenta que a
los no cooperados generalmente no les gusta el precio y presentan generalmente inconformidad por
no tener los beneficios que se tienen al no estar cooperado, al respecto aconsejan dar más tiempo al
asociarse para el pago de los aportes.
El Presidente comunica que de Cocorná lo llamaron porque en el Tolima hay personas comprando a
$7.000 kilo de grano. Así mismo informó que la Asociación que había en Cocorná no va a seguir
funcionando y sus socios se van a asociar a la Cooperativa de manera individual.
6. Reglamentación funcionamiento Junta de Vigilancia.
Los integrantes de la Junta de Vigilancia reunidos en el día de hoy, se reunirán y elaborarán su propio
reglamento.
7. Calendario reuniones ordinarias del Consejo de Administración.
Se propone realizar las reuniones el segundo viernes de cada mes, de 08:30 a 12:30 PM. La
propuesta es sometida a consideración y aprobada por unanimidad.
El señor Everardo Pérez Roballo queda encargado de organizar el calendario, teniendo en cuenta las
reuniones del Comité Regional y la disponibilidad del aula en la Universidad Nacional.
8. Reglamentación Comité de Admisiones
Es presentado el Acuerdo 002 para Reglamentar el ingreso de nuevos asociados a la Cooperativa. Es
leído y sometido a votación, siendo aprobado por unanimidad. El Acuerdo queda anexo a la presente
acta.
Se presenta la siguiente propuesta para elegir los integrantes del Comité de Admisiones:
Carlos Palacio Lopera
Everardo Pérez Roballo
Mireya Porras

8. La propuesta es sometida a consideración, siendo aprobada por unanimidad.
Los integrantes del Comité de Admisiones proceden a elegir Presidente y Secretaria, quedando así:
Carlos Palacio Lopera Presidente
Mireya Porras Secretaria
9. Proposiciones y varios.
9.1. El señor Jorge Luis Salazar del Risaralda, Vicepresidente del Consejo Administración no ha
asistido a las reuniones y no ha dado los aportes. El gerente propone que la Junta de Vigilancia se
haga cargo de ese caso y lo notifiquen mediante acta. El señor Nicolás Rodríguez propone se le de
plazo hasta abril para pagar la cuota.
El Presidente plantea que hay que tener en cuenta que el señor Luis Jorge sabe de
cooperativismo, por lo tanto propone se actúe en cumplimiento a los Estatutos. Esta propuesta es
sometida a consideración y aprobada por unanimidad.
9.2. La señora María teresa Muriel informa que ha establecido contacto con un potencial
comprador en España, señor Arturo Velásquez representante de Productos Europeos.
9.3. El Gerente informa que dentro de la cadena productiva, la cooperativa representada por él,
quedó como interlocutor en el equipo conformado para la creación de la misma. Mañana es la
segunda reunión a las 8 AM en Puerto Asis, donde va a tener hora y media para presentar la
cooperativa y a su vez registrar nuevos asociados.
9.4. El gerente solicita a la Junta de Vigilancia, analizar el listado de personas asociadas a la
Cooperativa para detectar los que emocionalmente arrancaron pero no han cumplido con los
compromisos.
COMPROMISOS
NO. COMPROMISO RESPONSABLE FECHA
1
Análisis software contable para la
cooperativa
RICARDO ARIAS, NICOLÁS
RODRÍGUEZ, CARLOS PALACIO Y
HERNÁN GIRALDO.
PRÓXIMA
REUNIÓN
2 Envío Proyecto Seguridad Alimentaria HERNÁN GIRALDO CORREA 31.03.15
3 Creación Banco De Proyectos VICTHA LUCÍA VERA POLANÍA
PRÓXIMA
REUNIÓN

9. 4
Obtener certificación individual del curso
de Cooperativismo por parte de Confeccop.
CARLOS ANDRÉS PALACIO
LOPERA, GERENTE
PRÓXIMA
REUNIÓN
5
Calendario reuniones ordinarias Consejo
Administración
EVERARDO PÉREZ ROBAYAO 28.03.15
6 Diseño Logo de la Cooperativa
CARLOS ANDRÉS PALACIO
LOPERA, GERENTE
31.03.15
7 Plan Estratégico y Presupuesto
CARLOS ANDRÉS PALACIO LOPERA
GERENTE
PENDIENTE
PLAZO
31.05.15
Siendo la 12:50 PM se da por terminada la reunión.
ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO
HERNÁN GIRALDO CORREA VICTHA LUCÍA VERA POLANÍA
Presidente Secretaria