El documento proporciona recomendaciones sobre cómo redactar informes de manera clara y atractiva para los lectores. Sugiere usar formatos mecanografiados adecuados y presentaciones limpias, ya que el aspecto externo puede afectar la percepción de los lectores. También recomienda incluir títulos, nombres de autores, gráficos y tablas para facilitar la comprensión, así como apéndices con información adicional.

2. Los lectores prefieren leer comunicados de aspecto
físico atractivo
Se deben utilizar los formatos mas adecuados de
mecanografiado, porque el descuido del formato y
aspecto externos puede despertar en el receptor
intencional una actitud de rechazo o de indiferencia
para el informe.
En realidad, son el contenido, la importancia y el tipo
de receptores las condiciones que deben influir en la
presentación , para que esta, lejos de entorpecer la
comunicación, la favorezca.

3. Es importante dotar el informe
de un cubierta donde esta
podemos identificar:
El titulo.
Una indicación de la
naturaleza del informe.
El nombre del autor.
Otros aspectos como la
dirección de la organización.

4.  Existen técnicas que debemos
consultar en los manuales
especializados, relativos a la disposición
mecanográficas.
Es necesario mantener uniformidad
en el estilo, y ser respetuosos en los
créditos
La utilización de las abreviaciones
deberán ser explicadas ya que sino tal
vez sea una barrera semántica.

5. Además se debe presenta una carta, es un comunicado
personalizado, con carácter formal, que se utiliza para
informar, solicitar, agradecer, invitar, entre
muchos otros, sus partes son:
Fecha Nombre de la ciudad de
Datos del destinatario destino
Tratamiento Asunto
Nombres y Apellidos Saludo
Cargo Texto
Nombre de la empresa Despedida
Dirección Firma

7. La presentación de cifras y datos en forma
objetiva o de imágenes facilitan la compresión y
brindan una visión panorámica del problema.
Se acostumbra que al final de un párrafo se
coloque gráficos o tablas pero esto no es lo
recomendable
Debe estar sintetizada para que ayude en la
compresión de lo comunicado.

9. El apéndice es complemento al informe. Que
debe constituir una especie de archivo para
quien desea o necesite profundizar en ciertos
temas y analiza pormenorizadamente los
enunciados del informe.
Por ejemplo: una larga deducción de una
fórmula, el listado de un programa que usó en
el análisis de los datos, etc.

11.  La forma de cómo se debe redactar un
informe y para comunicarnos
administrativamente se debe prevalecer la
claridad y la veracidad de un escrito.
 La parte relativa al dictado y
mecanográfico también precisa
consideraciones adicionales, para lo cual
es conveniente adiestrar al
personal, especialmente a quienes realizan
funciones secretariales.