El documento describe un análisis y planificación de necesidades para un puesto de responsable de recursos humanos, identificando tareas, competencias necesarias y proponiendo indicadores de carga de trabajo. Se plantea la importancia de contar con información actualizada sobre recursos humanos para tomar decisiones adecuadas. Asimismo, se presentan herramientas para evaluar la carga de trabajo y determinar la necesidad de futuras contrataciones en el área.

1. Análisis y planificación de necesidades
Caso Práctico
Felipe Faudel
Actividades a realizar
1. Elabora una lista con las tareas y responsabilidades que consideras deberá
ejecutar tu futuro responsable de recursos humanos (concreta en no más de
10 tareas significativas).
2. Para cada tarea identifica las competencias que te parecen necesarias para
poder ejecutarla con eficacia (como orientación piensa en algunos
responsables de recursos humanos que conozcas y reflexiona sobre qué
competencias utilizan cuando realizan correctamente esas tareas).
3. Propón de 3 a 5 indicadores que serían útiles para medir la carga de trabajo
del responsable de recursos humanos y que te sirvan para decidir cuándo es
necesario contratar un nuevo recurso.
Resolución
El objetivo corporativo para la contratación de una persona para que se
encargue de administrar y gestionar los recursos humanos es el de contar con
toda la información necesaria y actualizada sobre el área de recursos
humanos, lo que conlleva a hacer un estudio del estado del arte en el área
debido a que nunca se ha realizado, así como a construir la información que
se requerirá para tener en cuenta en posteriores incorporaciones de personal
de acuerdo a las necesidades y estrategias globales de la empresa.
Cuadro 1. Preguntas clave sobre la nueva incorporación:
Fuente: elaboración propia.

2. En ese sentido, para poder seleccionar correctamente al responsable de
recursos humanos se han establecido una serie de tareas y responsabilidades
basadas en un esquema de procesos que se retroalimenta continuamente y
que le permitirá al nuevo encargado del área, a la dirección y a la empresa en
general, tomar las decisiones más adecuadas con el transcurso del tiempo. El
Gráfico 1 ilustra este esquema, mientras que la Tabla 1 desarrolla el concepto
estableciendo las tareas y sus correspondientes competencias. Finalmente se
desarrollan los tres indicadores que permitirán medir la carga de trabajo del
nuevo responsable de recursos humanos y que serán útiles a la hora de decidir
el momento en que es necesario contratar a una nueva persona.
Gráfico 1. Esquema de procesos para tareas y responsabilidades.
Fuente: elaboración propia.

3. Tabla 1. Tareas, responsabilidades y competencias para el aspirante al cargo.
Tarea Competencias
1 Determinar el estado actual de la empresa en el área de • Diagnóstico y evaluación
recursos humanos (hacer un diagnóstico). • Comunicación efectiva
2 Contrastar y analizar el estado actual con los objetivos y ejes • Visión integrada
estratégicos de la empresa. • Análisis y planificación
3 Identificar las necesidades de personal de la empresa con base • Visión integrada
en los planes estratégicos en el corto y mediano plazo. • Orientación a los resultados
4 Describir los actuales puestos de trabajo identificando tareas, • Comunicación efectiva
responsabilidades y competencias. • Coaching y orientación
5 Realizar la valoración de los actuales puestos de trabajo según • Comunicación efectiva
categoría, nivel y compensación. • Coaching y orientación
• Trabajo en equipo
6 Estimar el ajuste de los puestos de trabajo y el personal que los • Visión integrada
ocupa con base en las necesidades de la empresa. • Orientación a los resultados
• Análisis y planificación
• Promotor del cambio
7 Diseñar herramientas (metodologías, indicadores, • Diagnóstico y evaluación
recompensas, estímulos, etc.) para tomar decisiones en el área • Aprendizaje continuo
de recursos humanos en el futuro. • Orientación hacia el cliente
interno
Fuente: elaboración propia.
En cuanto a los indicadores para medir la carga de trabajo habría que
establecer una metodología previa que permitiera calcular dichas cargas. No
obstante, sin llegar a elaborar tal metodología, pueden ser útiles, en principio
y a modo ilustrativo, indicadores del tipo:
Grupo 1. Horas/Tareas:
- Establecer el número de horas/tarea ideales en el área: permite identificar
el tiempo máximo estipulado por la empresa para realizar cada tarea.
- Calcular el número de horas/tarea reales en el área: permite valorar el
tiempo real que el encargado del área gasta en realizar cada tarea.
Puede ser interesante comparar estos resultados con los de las áreas que
actualmente existen para ajustar los valores y así determinar el verdadero
número de horas necesarias por cada una de las tareas.
Grupo 2. Personas RRHH/Personas otras áreas:
- Número de personas a cargo área Recursos Humanos/Número de personas a
cargo en otras áreas de la empresa.

4. El contraste entre los indicadores del grupo 1 y 2 podrían servir, en principio,
para fijar los tiempos unitarios de realización de cada una de las tareas y para
determinar el número de efectivos necesarios en el área. Dado que es la
primera vez que se evalúa, por eso sugiero realizar la comparación con otras
áreas internas de la empresa (indicador grupo 2) y, si es posible, con otras
áreas de recursos humanos de empresas del mismo sector y de igual tamaño
(Benchmarking y Mejores Prácticas).
Referencias Bibliográficas:
Documento guía para la elaboración de las competencias:
Centro Investigación Recursos Humanos –CIRH-. (2001). “Perfil del director de
recursos humanos en el nuevo milenio”. Documento electrónico disponible en
página web http://www.ucm.es/info/teamwork/abarrasa/pub/other1.pdf.
Nota: aunque el documento expone un estudio de hace 10 años es útil y vigente en la medida
en que a partir de una investigación de campo han podido establecerse diferentes perfiles y
una serie de competencias en función de diferentes variables, como por ejemplo, el tamaño
relativo de la empresa, el sector al que pertenece la empresa (si es pública o privada), la
antigüedad de la empresa, la antigüedad de la plantilla, entre otros.
Documento guía para la elaboración de indicadores:
Universidad de Zaragoza. (2006). “Indicadores de cargas de trabajo del
Personal de Administración y Servicios”. Documento electrónico disponible en
página web
http://wzar.unizar.es/gerencia/pdf/Indic_cargas/Indic_cargas.pdf.

5. Anexo:
Síntesis de las competencias más destacadas por cada uno de los grupos
participantes en el estudio realizado por el Centro Investigación Recursos
Humanos –CIRH- en 2001:
Fuente: tomada de Centro Investigación Recursos Humanos –CIRH-. (2001). P. 63.