La empresa SYSCOMPSA S.A. fue fundada en 1999 y se dedica al desarrollo de software contable y servicio técnico de hardware. No cuenta con un manual de funciones para empleados ni políticas de crédito formales, lo que ha ocasionado ineficiencias. También carece de capacitaciones continuas para el personal. El sistema de facturación tiene más de 10 años y no se adecúa a los requerimientos actuales de la empresa.

1. Antecedentes de la compañía
SYSCOMPSA S.A.
La empresa SYSCOMPSA S.A. S.A. fue fundada el 10 de agosto
de 1999, está dedicada al desarrollo de software contable y servicio
técnico de hardware.
Es una empresa conformada por área administrativa, personal técnico y
de sistemas, el servicio que ofrece está alineado a satisfacer las amplias
necesidades tecnológicas de las PYME y Grandes Empresas, así
como también a los Micro-Empresarios que están comenzando sus
actividades comerciales o industriales y necesitan de un sistema que
les ayude en el registro, proceso y almacenamiento de datos a costo
bajo sin perder o dejar en segundo plano la calidad de estos.

2. Misión
Alcanzar la excelencia de servicio creando confianza y
agregando valor de atención, seriedad y honestidad en nuestro
desempeño, excediendo las expectativas de nuestros clientes
y consumidores.
Para ser reconocidos ampliamente como una empresa
socialmente responsable.

3. Visión
 Ser líder en el mercado y cumplir con los objetivos
esperados de nuestros clientes a satisfacción.
 Llevar a un liderazgo, y cumpliendo con todos nuestros
clientes, brindarles lo mejor de nuestro ramo ofreciendo
servicio atento y a la par con la tecnología cambiante de
nuestro mundo, sin descuidar al cliente y llenando todas las
expectativas.

4. Organigrama

6. N° SITUACIONES CAUSAS SOLUCIÓN Responsables
1
No existe manual de funciones
y procedimientos
1. No existe la adecuada
segregación de funciones y
coordinación entre áreas.
2. No dispone de la descripción
escrita formal de los puestos de
trabajo.
3. Falta de interés del alto
mando en realizarlos.
1. Elaborar Manual de Control
Interno en el que consten las
políticas y procedimientos para
el buen funcionamiento del
sistema.
2. Actualizar el Reglamento
Interno incluyendo las
funciones para cada miembro
de La entidad
- Legal
- Gerente
General
2
No se envía estados de
cuentas mensuales a los
clientes, a pesar de contar con
el software que automatiza este
proceso.
1. Falta de supervisión al
personal encargado, en la
actualización de data para la
remisión automática.
2. No se lleva un registro
preciso de los nuevos clientes
que solicitan esta remisión.
3. No existe un política interna
que determine al responsable
de esta actividad
1. Determinar en el MOF el
cargo y responsabilidades de la
carga de data de los clientes en
el software adquirido para este
fin.
2. Realizar las pruebas
correspondientes en referencia
a la programación de remisión
de Estados de Cuenta,
verificando que estas lleguen
oportunamente a los clientes.
-Legal
- Programmer

7. N° SITUACIONES CAUSAS SOLUCIÓN Responsables
3
Los créditos otorgados no se
revisan periódicamente.
1. La administración no se
interesa porque los
colaboradores cumplan los
procedimientos.
Hay que establecer métodos
modernos de capacitación y
entrenamiento.
- RRHH
- Recaudación
4
Los colaboradores poseen
tiempos de retraso
considerables en la
presentación y entrega de
proyectos.
1.La administración no se
interesa en que los
colaboradores cumplan con
todos los procedimientos con
integridad, responsabilidad y
ética.
2. No se presenta al Gerente
General un informe con el
cumplimiento de plazos
establecidos para la entrega de
proyectos a los clientes.
1. Se deberá realizar un
programa de reconocimientos e
incentivos para los empleados
mas productivos del mes,
haciendo que los mismos
sientan mayor vinculación con
la empresa.
2. Se deberá presentar un
informe trimestral con el detalle
de proyectos terminados,
considerando los plazos de
entrega al cliente.
- RRHH
- Programmer

8. N° SITUACIONES CAUSAS SOLUCIÓN Responsables
5
No se facturan los servicios
rendidos el mismo día, pueden
durar días sin emitir la factura.
1. Personal desconoce las
políticas de crédito.
No se cuenta con suficientes
facturas para quienes hacen
visita a clientes.
No se registra el servicio
brindado por la empresa.
1. Capacitar a todo el personal,
dependiendo del área que
ocupen y el plan de carrera
establecido por la entidad.
2. La empresa deberá tener
suficientes facturas al mes,
evitando la falta de registro del
servicio.
Registrar los pagos de clientes
rápida y certeramente.
-Logística
-Facturación
-Recaudación
6
1.El software adquirido para la
facturación de los servicios
posee más de 10 años en la
empresa.
2. El sistema requiere efectuar
cambios constantes de
actualización para los formatos
requeridos por el ente
fiscalizador.
El sistema no se adecúa a las
necesidades de la empresa por
lo que exige el uso de recursos
del área informática para
efectuar las modificaciones
requeridas.
1. Se debe evaluar con la
gerencia la compra de un
sofware actualizado para el
registro de ventas y emisión de
facturas electrónicas, dado que
el sistema actual no se adecua
a los requerimientos que posee
la empresa.
-Sistemas

9. N° SITUACIONES CAUSAS SOLUCIÓN
Responsable
s
7
El sistema no emite algún
mensaje de los clientes que
excedieron el límite del
crédito.
1. El sistema no detecta
ningún error en el momento
de su ocurrencia.
2. Existen ciertas
aplicaciones que el
personal desconoce o no
las interpreta.
1. Se debe implementar un
mensaje de alerta que
indique "Cliente moroso"
en el registro de cualquier
actividad que se realice con
el código del cliente.
2. Se debe implementar en
los procedimientos de
ventas, la no atención en
soporte, venta o cualquier
otro servicio a clientes
morosos.
-Sistemas
-Facturación
8
No se realiza
mensualmente un reporte
de antigüedad de saldos
que muestre el
comportamiento de los
clientes.
1. No existe adecuada
coordinación entre las
áreas.
2. Falta de supervisión al
personal de cobro de los
créditos y del control de
cartera.
No se toma las acciones
correctivas pertinentes.
1. Emitir mensualmente
informes con lo que
respecta a la otorgación de
créditos.
Supervisar y vigilar las
deficiencias detectadas en
la gestión de cobros de los
créditos y del control de
cartera.
3. Tomar acción inmediata
y efectiva dada una factura
vencida.
-
Administració
n
-Gerente
General

10. Observaciones
 La empresa Syscompsa S.A. no cuenta con un manual de
funciones para sus empleados, lo que ocasiona que los
trabajadores no cumplan a cabalidad y con responsabilidad
sus tareas.
 No existe el manual de políticas de crédito formal que
permita controlar las operaciones crediticias de la empresa,
además no ayudan a la organización a tener mayor
rentabilidad.
 El personal de Syscompsa S.A. no es objeto de
capacitaciones continuas por tal razón, se denota
ineficiencia en las labores encomendadas

11.  El departamento de cobranzas, no realiza monitoreos continuos de:
los recibos de cobro, los plazos de pago de los clientes, las
verificaciones por vía telefónica de las cantidades de dinero
recibidas desde cliente a los vendedores.
 El módulo de facturación, se dictamina que la base de datos de
clientes, contiene el campo para registrar el monto del límite de
crédito y otro para el número de días de pago, las cuales no se rigen
a las políticas de la empresa.
 La facturación del sistema Alpwin 2.0, no valida deudas de clientes
actuales, ni vencidas, ni por vencer; con lo que admite realizar la
factura de venta provocando un incremento en el estado de cuenta
por cobrar

12.  La opción de cancelaciones de documentos del sistema,
permite al usuario observar el saldo acumulado del cliente
que va a abonar, sin emitir alerta alguna sobre exceso de
crédito o vencimientos con mora.