Es toda una realidad que sólo con un buen manejo de nuestra contabilidad podremos valorar realmente la solvencia y la estabilidad de nuestro proyecto, sólo de esta forma podremos analizar cuestiones básicas como los cobros, los pagos, la evolución de las ventas, los gastos, los ingresos generales e incluso las desviaciones. Este buen manejo se convertirá en el único y auténtico termómetro financiero de nuestra empresa. Es muy importante mencionar que los ingresos deben registrarse con precisión, debido a la falta de registros fiables, podrían provocar problemas económicos en nuestra empresa.

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Es toda una realidad que sólo con un buen manejo de nuestra contabilidad podremos valorar realmente la
solvencia y la estabilidad de nuestro proyecto, sólo de esta forma podremos analizar cuestiones básicas
como los cobros, los pagos, la evolución de las ventas, los gastos, los ingresos generales e incluso las
desviaciones.
Este buen manejo se convertirá en el único y auténtico termómetro financiero de nuestra empresa. Es muy
importante mencionar que los ingresos deben registrarse con precisión, debido a la falta de registros fiables,
podrían provocar problemas económicos en nuestra empresa.
Es a partir de la recopilación de datos obtenidos, durante un espacio de tiempo determinado, de manera
correcta, y gestionados de modo profesional, cuando se logra realmente tener una visión acertada del lugar
dónde se encuentra nuestro negocio.
A continuación compartiremos contigo algunos consejos contables esenciales, que ayudarán a tu empresa a
mantener una contabilidad eficaz.

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1. Ve la Contabilidad de tu Empresa como
Proceso Continuo
No olvidemos que la contabilidad de
nuestra empresa es un proceso constante y
no se termina después de cierto período
de tiempo. No se debe hacer durante un
mes y omitirse en el mes siguiente.
Siempre hay que tener en cuenta que la
contabilidad debe hacerse toda la vida de
la empresa. Es muy importante revisar los
estados financieros cada mes con el fin de
ser capaz de hacer ajustes cruciales
relacionados con los ingresos y los gastos.

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2. Utiliza un Software de Contabilidad Confiable
Para el pequeño empresario, muchas veces la contabilidad no es más que un gasto
que se debe evitar por todos los medios, pero cuando crece la empresa esto debe
cambiar. Muchos intentan llevarla por su cuenta, posiblemente porque no son
conscientes de su complejidad e importancia.
Tener un buen control contable es la piedra angular de la administración de la
empresa, ya que involucra aspectos tan importantes como el cumplimiento de las
obligaciones tributarias, sin embargo hoy en día esta área puede ser menos
compleja de lo que parece, ya que existen aliados como los proveedores de
facturación electrónica que facilitan los procesos fiscales.
También están el software de contabilidad, los cuales tienen la capacidad no sólo de
simplificar y facilitar nuestros procesos contables, sino también de brindarles mucha
seguridad, por esto debemos implementarlos en nuestra empresa.

5. En la siguiente imagen encontraran algunos consejos para elegir un buen software
contable:
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6. Pero no debemos olvidar que las herramientas digitales solo son la base de nuestro
control contable, por lo que es fundamental tener un profesional que sepa gestionar
cada una de nuestros programas y aun más importante interpretar los datos que un
software nos brinda.
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3. Jamás Olvides la Seguridad
Las autoridades fiscales le han dado un nivel muy alto de relevancia a la Firma
Electrónica Avanzada (FIEL), la cual es el equivalente a la firma autógrafa, lo que
implica que transmitirle a un tercero los archivos de la FIEL es como darle a esa
persona la facultad para que firme cualquier documento de manera personal con o
sin, tu autorización.
En otras palabras, la FIEL no es sólo una forma de acceder a las diversas aplicaciones
del portal de las autoridades fiscales, sino un mecanismo para firmar documentos
oficiales, solicitudes, autorizaciones, folios para facturación y declaraciones, entre
muchos más trámites oficiales y de forma digital, por lo que nunca se debe perder
de vista quién tiene acceso o cuántas copias se han realizado de los archivos
¿O acaso es bueno que cualquier persona firme los cheques de las cuentas
bancarias de otros? Nunca olvides que los delitos más graves son debido a excesos
de confianza.

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4. Siempre Respalda toda tu Información (Tanto
Impresa como Electrónica)
Es una obligación de los contribuyentes contenida en las disposiciones fiscales, que
mantengan la información contable y fiscal por un plazo no menor de 5 años (y 10
años más en algunos casos), por lo que la responsabilidad de salvaguardar la
información no es del Contador, o de la marca de la computadora o de la USB que
utilizamos, sino que es responsabilidad del contribuyente.
Para disminuir el riesgo de pérdida información y documentación, y para mantener
un nivel adecuado de seguridad, es excesivamente importante que ésta tenga varios
respaldos físicos y electrónicos, de lo contrario, es posible que por confiar en un
tercero, termine siendo una víctima de la negligencia o del descuido.

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5. Cambio de Contador, Cambio de Accesos
Tener un estricto control de los accesos y contraseñas de la empresa toma un valor
aún más significativo cuando se trata de información fiscal. Es verdad que la rotación
de personal es una de las principales amenazas en este punto, debido a que cuando
un nuevo integrante toma el control de la parte contable, es común que se le
entregue la información de los accesos, pero hay que ser precavidos.
Lo mejor es tener perfectamente resguardadas nuestras firmas electrónicas y los
accesos, para en el momento de hacer cambios en el personal se puedan hacer
cambios de las contraseñas. Hoy en día este tipo de procesos es más sencillo gracias
a que los organismos fiscales dan la opción de hacer el trámite en línea.
Como ejemplo en México el proceso de revocación y renovación, así como el
cambio de contraseña CIECF es un trámite que se puede realizar a través del portal
del SAT, por lo que, por unos cuántos minutos, es posible ahorrar diversas molestias
innecesarias.

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6. Si Necesitas un Contador, Asegúrate
Encontrar uno que Tenga Experiencia
Tener un registro contable siempre es importante si se desea que la empresa sea
exitosa, por este motivo la contratación de profesionales capacitados, es sin duda,
algo totalmente obligatorio. Es cierto, sobre todo en pequeños proyectos, que tal
vez no se pueda realizar un planteamiento integrado, es decir, no podremos tener
dentro de nuestro equipo de trabajo a un “gurú” de la Contabilidad, pero demos
gracias a que existen servicios externos que pueden cumplir perfectamente estas
funciones y a un costo por demás razonable.

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7. Capacitación de Empleados y Dirigentes
En los últimos años se han desarrollado reformas fiscales en diverso países, ante esta
situación las empresas deben de adaptarse a la nuevas normas y regulaciones, por
ello es fundamental tener capacitación constante, tanto dirigentes como
trabajadores deberán estar perfectamente informados para evitar problemas
contables y administrativos.
En este mismo sector también entra la capacitación de las nuevas tecnologías, los
días donde la contabilidad se realizaba únicamente en papel han quedado atrás,
cada año llegan nuevas formas de control y como te comente en el punto 2, los
softwares contables son un aliado vital hoy en día, pero para que funcionen
correctamente es necesario que tu personal esté debidamente capacitado para
utilizarlos.

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8. Jamás Olvides que la Peor Pregunta… es
la que no se Hace
Diversas organizaciones de la sociedad civil y los Colegios de Contadores Públicos
federados, invierten muchos recursos para brindar asesoría para los contribuyentes,
la cual puede ser completamente gratuita o extremadamente especializada, para
que la ignorancia no sea un factor que perjudique a los mismos contribuyentes.
Debemos informarnos acerca de los conocimientos que podemos adquirir a través de
estas instancias y no simplemente quedarnos con la duda y con el problema.

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Por último, no olvidemos que es responsabilidad de los contribuyentes la prevención
de los delitos relacionados con los impuestos, para no convertirse en una víctima de
un fraude fiscal.
Artículo Original:
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contabilidad-en-un-termometro-financiero