Este documento describe la construcción de una base de datos en Access para almacenar información sobre clientes, vendedores, departamentos y ventas de una tienda retail. Se detallan las entidades, atributos, relaciones, consultas, informes y formularios creados. El proyecto se dividió en 4 fases: 1) pre-elaboración del modelo, 2) aplicación del modelo en Access, 3) revisiones y 4) pruebas, con una duración total de 29 días.

1. Universidad Austral de Chile
Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas
Instituto de Administración .
CONSTRUCCIÓN BASE
DE DATOS EN ACCESS
Elaboración de tablas, consultas, informes y formularios
ADMI 273
Mª Soledad Burgos
Mª Fernanda Cárcamo
Pamela Luengo
Viernes 24 de Junio de 2011

2. 1. Definición del problema
Se requiere establecer un sistema informático que permita concentrar y manejar la
información de los datos provenientes del proceso de comercialización de una nueva sucursal
de una cadena de tiendas de retail instalada en el país. La información requerida tendrá
relación con los clientes, vendedores, departamentos y las ventas producidas, para lo cual se
deberá tener en consideración las siguientes restricciones:
 La sucursal está compuesta por departamentos, siendo estos un total de 7. Cada
departamento, tendrá un código único que lo identifique.
 Los departamentos están constituidos por categorías de productos. Cada categoría tiene
un código único. A su vez a cada una de ellas pertenecen varios productos, pero un
producto sólo puede pertenecer a una categoría.
 En relación a los productos, estos se identifican por un código. Adicionalmente se
incorporan campos tales como su nombre, categoría, tamaño y precio de venta unitario.
 Respecto a los vendedores, en cada departamento trabajarán 3, uno de jornada Completa,
otro Part-time y un tercero Parcial. Estos también estarán a cargo de realizar las facturas
que se entregan en la compra. Es importante destacar que dentro de estas facturas se
registrará el Rut del vendedor, para conocer los niveles de venta de cada uno, y entregar
premios al mejor de ellos mensualmente.
 De los vendedores deberán incorporarse datos personales tales como Rut, departamento,
jornada, nombre, apellido, edad, dirección y estado civil.
 De los clientes interesa conocer su Rut, nombre, apellido, edad, dirección, fono y fecha de
ingreso como cliente de la sucursal.
 De las facturas de venta, interesa registrar, el número de factura, el Rut del cliente, el Rut
del vendedor, la fecha, neto, IVA, bruto y tipo de pago, el que puede ser a crédito o al
contado.
 Además se contará con un detalle de factura de venta, en el cual se incorporará el
número de factura, el código del producto, fecha de venta, neto, IVA, bruto y fecha de
vencimiento.

3. 2. Modelo de Entidad Relación
3. Atributos de las Entidades

4. 4. Relaciones
5. Consultas
a. Ventas del departamento de Deporte de la sucursal agrupadas por vendedor.

5. Como se puede observar sólo dos de los empleados del departamento de deporte
realizaron ventas durante enero y febrero, siendo Flor Muñoz la vendedora acreedora del bono
“ventas de verano” entregado en marzo.
b. Todos los productos de la categoría Muebles de tamaño “grande” o “súper grande”.
Mostrar nombre, tamaño y precio unitario.
Todos estos productos se encuentran en bodega, y se desea liberar espacio, por lo que se
necesita una mayor rotación de éstos. Para lograrlo se realizará una exhibición de muebles
grandes, como ya se conocen cuáles son, se puede determinar los precios de oferta y la
organización de la fuerza de ventas.

6. c. Todos los clientes que hayan comprado a crédito al menos una vez. Mostrar nombre,
apellido, RUT, y monto de cada venta al crédito.
Uno de los negocios de las tiendas de retail son las ventas al crédito, una de las estrategias
que se utilizará para impulsar las ventas es ofrecer descuentos, promociones y aumentos de cupo
exclusivos para aquello clientes que compren frecuentemente (más de 3 veces en un periodo de 2
meses) con esta modalidad de pago. Una vez identificados los clientes se les enviará ofrecimientos
personalizados a sus hogares.

7. d. Mostrar RUT, nombre, apellido, dirección, edad, estado civil, tipo de jornada, y
departamento de los vendedores.
Se debe contar con un registro de todos los trabajadores actuales de la sucursal para
enviar a la central en Santiago la que realizará un análisis de la rotación de empleados entre todas
las sucursales dos veces al año.

8. e. Promedio de ventas a crédito de los vendedores del departamento decohogar. Mostrar
nombre, apellido, RUT y promedio ventas.
Hace dos meses se instauró una campaña para incrementar las ventas al crédito en los
departamentos. Se instauraron una serie de medidas, tales como pago en cuotas diferidas,
promociones y descuentos especiales por el uso de la tarjeta de crédito. Por tanto, mediante la
consulta se está monitoreando el resultado de esta campaña, se ha escogido el departamento
decohogar ya que era el que presentaba los más bajos niveles de venta al crédito.
f. Niveles de venta de los vendedores parciales de la sucursal.

9. Una de la nuevas políticas de la empresa es la de incorporar a un trabajador Parcial al
personal de planta, esto se realiza cada dos meses. Para seleccionar al trabajador el criterio
utilizado es el nivel de ventas. En este caso se puede ver que, en orden descendente, quien ocupa
el primer lugar es Ana Díaz, por lo tanto ella será beneficiada.
g. Los productos que han sido vendidos más de 5 veces. Mostrar nombre del producto,
número de ventas, categoría y departamento.

10. Se busca conocer el nivel de rotación de los productos de la sucursal y coordinarlo con los
niveles de inventarios existentes. Se considera que un producto que es vendido más de cinco
veces es de alta rotación, y que, en consecuencia, exige un mayor control de inventario. La
consulta entrega la información requerida para estos procedimientos.
h. Ventas totales de cada departamento
Se está elaborando una estrategia de marketing para los siguientes 3 meses y se necesita
saber en qué departamento hay que poner más énfasis. Como se puede ver los departamentos de
Belleza, Deporte y Mundo Infantil son los más débiles y sobre los cuales hay que trabajar más y
asignar un mayor presupuesto.

11. 6. Informes
b. Informe de Vendedores por departamento
a. Informe Clientes más leales

12. c. Informe Facturas de venta 2011 d. Ventas por departamento.

13. e. Productos más vendidos f. Productividad vendedores

14. g. Ventas al crédito y al contado de los vendedores parciales. h. Clientes y sus preferencias

15. 7. Formularios
a. Formulario Vendedores
b. Formulario Clientes

16. c. Formulario Productos
d. Formulario Facturas de venta

17. e. Formulario Ventas por departamento
f. Formulario Categoría

18. g. Formulario de los productos más vendidos
h. Formulario de ventas por vendedor

19. 8. Carta Gantt
 Base de datos y pruebas en Access con una duración de
Se separó el proyecto en 4 fases para facilitar el avance de
aproximadamente 15 días
éste,
 Aplicación del modelo en Access con una duración de 25
 Pre-elaboración base de datos y modelo E-R con una días
duración de 15 días
La duración total del proyecto fue de 29 días.
 Revisiones y correcciones con una duración de
aproximadamente 13 días Supuesto: cada integrante trabajó en promedio 3 horas diarias,
todos los días de la semana.