Este documento proporciona recomendaciones sobre buenas prácticas para el uso del correo electrónico, incluyendo especializar la comunicación interna, seguir la regla de los 2 minutos, ser breve en los correos, y utilizar herramientas como carpetas de búsqueda y asistentes para planificar reuniones y estar fuera de la oficina.

1. Buenas prácticas y recomendaciones
para el uso del correo electrónico
Albert Esplugas

2. Analizando el correo
Correo personal
Spam externo
Notícias
Spam Interno
Correo «ping-pong»
Convocatoria reuniones
Coedición de documentos
Discusión / Debate / Ideas
Tareas

3. Productividad más allá del correo

4. Especializar la comunicación interna
Mail Cuando puedas te lo miras
MI Resolvamos esto en 5 minutos
Blog interno Para vuestra información
MicroBlog Per si os puede interesar
Workspace Tara conjunta
Wiki Información viva
Foros Debate
Red Social Realación y experiencia

5. Algunas buenas Prácticas

6. Buenas prácticas
¿Necesitan estar en copia todos estos contactos?
Ellos también gestionan muchos correos.

7. Buenas prácticas
El “Para:” es lo
último que hay que
escribir
El título es
importante,
ayudará a la
persona que lo
recibe a saber el
tema del mensaje y
Intenta dar información de la
podrá priorizarlo.
acción que debe realizar el
contacto que reciba el correo
electrónico:
- FYI
- URGENT
- READ ONLY

8. Buenas prácticas
• Empezar a leer los correos desde los más nuevos a los más antiguos
 De esta forma
habrá correos
que no tendrás
que leer de
nuevo al estar
enlazados.

9. Buenas prácticas
Si puedes procesar una acción en menos de 2
minutos hazlo. Si no, priorízalo.
Regla de los minutos.

10. Buenas prácticas
4 D’s
• Bórralo [Delete]
• Házlo (2 min) [Do it]
• Delégalo [Delegate]
• Planifícalo [Defer]

11. Buenas prácticas
Hay formas
más eficaces
de enviar
ficheros
pesados que
impactan
mucho en el
receptor

12. Buenas prácticas
Sé breve en tus correos
electrónicos: ten en
cuenta que el
destinatario no podrá
dedicar mucho tiempo a
leerlo.
Si puedes «resume»
para evitar leer el thread
entero

13. Buenas prácticas
Deja que el gestor de correo te ayuda a
organizar

14. Barra de Tareas Pendientes
Barra Tareas Pendientes:
-Calendario que marca en negrita los días con
citas
-Próximas citas en el calendario
-Tareas y mensajes marcados como tareas

15. Marcar los e-mails como tareas
Haciendo clic sobre la „bandera‟
de un mensaje lo convierte en
tarea y se muestra en la Barra
de Tareas Pendientes.
Opciones de Fecha de
Vencimiento realizando
clic con el botón
derecho

16. Generar una cita a partir de un correo
Arrastrando el correo hacia el calendario de la
Barra de Tareas Pendientes se generará una
cita para ese día con el texto del correo
electrónico.
Si se arrastra con el botón derecho aparecerán
opciones para generar la cita.

17. Generar tarea a partir de correo
electrónico
Arrastrando el correo hacia la cinta de
Tareas se generará una nueva tarea con el
texto del correo electrónico.
Si se arrastra con el botón derecho
aparecerán opciones para generar la
tarea.

18. Adjunta a la tarea toda la información
para llevarla a cabo
Adjuntando correos, contactos, entradas
del calendario
Adjuntando documentos o mejor aún,
links a documentos

19. Barra de tareas en el calendario
Permite visualizar las tareas
con su fecha de finalización
en los días de las semana.

20. Reservar espacio en el calendario para
la realización de una tarea
Arrastrando desde la lista de
tareas hacia el calendario
se genera una cita en el calendar
con la misma información que
tenía la tarea.

21. Asistente de planificación de
reuniones
Visualización de las mejores
horas para mantener una cita
con todos los asistentes.

22. Enviar calendario como
correo electrónico
Clic con el botón derecho sobre
el calendario.
Se indica el grado de
información a enviar.
Se genera automáticamente un
correo electrónico formateado
con la información seleccionada.

23. Crear reglas a partir de correos
electrónicos
Clic con el botón derecho en el
correo electrónico a partir del
cual queremos generar la regla
para mover correos de la misma
fuente a una carpeta.

24. Mostrar los correos de una persona
con un color determinado
Se selecciona el correo de la
persona a partir de la cual se
desean ver sus correos de un
color determinado y en el menú
Herramientas se selecciona
Organizar
En la cabecera que
aparece se selecciona
Mediante Colores.

25. Búsqueda
Escribe las palabras
que desees buscar
Se remarcan las
palabras de búsqueda
en todos los elementos d
el correo

26. Buenas prácticas
Las carpetas de búsqueda permiten tener
previamente los filtros que más utilices.
Haciendo „clic‟ con el botón derecho sobre
“Carpetas de Búsqueda” se abre el
asistente.
Aunque ya existen filtros preestablecidos
podrás especificar los criterios y las
fuentes de correo electrónico a mostrar en
la “Carpeta de Búsqueda”

27. Asistente fuera de la oficina
Puedes indicar el
intervalo de fechas
entre las que se
enviará el mensaje
de fuera de la
oficina.
Tienes la
posibilidad de
enviar mensajes
diferentes a
personas de dentro
de tu organización y
fuera de tu
organización.