Microsoft Outlook permite gestionar correos electrónicos, contactos, citas, tareas y notas. Ofrece funcionalidades como crear carpetas y reglas para clasificar correos, visualizar y ordenar contactos, programar citas considerando la disponibilidad de las personas y recursos, y asignar y dar seguimiento a tareas y proyectos.

1. Outlook

2. Microsoft Outlook 2
Funcionalidades
 Gestionar correos: recibidos, enviados,
eliminados,…
 La agenda de contactos
 Gestionar las citas
 Las tareas
 El diario
 Notas

3. Microsoft Outlook 3
MICROSOFT OUTLOOK.-
Vista general
Carpetas
Diario
Calendario
Tareas

4. Microsoft Outlook 4
Gestionar correos: recibidos,
enviados, eliminados,…
 Se pueden crear carpetas nuevas para clasificar el correo
entrante o saliente.
 Ordenar por remitente, fechas, contenido en asunto, …
 Hacer búsquedas, por palabras en cualquier concepto:
remitente, fechas, contenido en asunto, en cualquier parte del
correo.
 Mezclar los conceptos de búsqueda.
 Hacer reglas para que gestione automáticamente la
clasificación del correo: ejemplo:
 Todos los correos, que contienen la palabra OFIMATICA, enviarlos
a la carpeta: asignatura ofimática.
 Todos los que contienen la palabra: [POSIBLESPAM] enviarlos
directamente a correo no deseado.

5. Microsoft Outlook 5
Uso de reglas: Si no existiera la regla del spam,
en mi servidor de la universidad,¿ Qué crees
que pasaría?
Selección del
correo,
mediante
la palabra
en asunto
Y envío a no
deseado

6. Microsoft Outlook 6
¿Qué más puedo hacer?. Mira
reglas y Formularios

7. Microsoft Outlook 7
Herramienta->Formularios->Contactos.
¿Podría haber incluido más campos y la
foto?

8. Microsoft Outlook 8
El uso de formularios
 Será el futuro modo de intercambio de
información en los soportes de
información y comunicación con todos
los sistemas de información.
 Mirar los ejercicios del Access. Todo se
hace en base a formularios.

9. Gestión de contactos

10. Microsoft Outlook 10
¿Qué hago yo con mis
contactos?
 ¿Cómo quieres ver tus contactos?. Orden
 ¿Qué campos quieres visualizar?
 ¿Qué listas de distribución quieres tener?
 ¿Hacen falta las listas de distribución si has rellenado correctamente tu
vCard?:
 podrías enviar un correo a todos los contactos de un departamento,
organización, país,. Primero filtras por ese campo, después seleccionas
todos los que te interesan, y envías.
 Claro que para hacer todo eso tienes que haber trabajado correctamente
rellenando tu vCard.
 Recuerda que si no puedes hacerlo con las opciones puedes usar el
SQL que veis en base de datos o veremos como ejemplo en un
ejercicio en las prácticas de Access.
 ¿Sabes como estar actualizado continuamente con todos tus
contactos?
 ¿Cómo puedo tener todos mis contactos en todos mis ordenadores?

11. Microsoft Outlook 11
Gestión de contactos. Selección
de lo que queremos ver

12. Microsoft Outlook 12
Ejemplo de modo de
visualización de los contactos

13. Microsoft Outlook 13
En Actividades con un contacto. Puedes
ver todo lo que has hecho en
colaboración, con esa persona.

14. Microsoft Outlook 14
¿Sólo los correos?

15. Microsoft Outlook 15
¡Qué mas!
 Fíjate que no solo gestionas correo y agenda.
Controlas todos los intercambios de correo
con esa persona, las relaciones entre esos
correos, los documentos que has trabajado
en colaboración con el. Las tareas, las citas,
notas.
 Esto es un poco la base de lo que veremos al
final de la asignatura, con los ejemplos de
flujos de trabajo y gestión documental.

16. Microsoft Outlook 16
Outlook para hoy
 Teóricamente
: puedes ver
y gestionar
todo lo que
has hecho, o
hay por hacer
en el día de
 Teóricamente
: puedes ver
y gestionar
todo lo que
has hecho, o
hay por hacer
en el día de
 Calendario, tareas,
 mensajes, sobre los
que has trabajado

17. Microsoft Outlook 17
Calendario

18. Microsoft Outlook 18
Cualquier documento entrante se puede
almacenar como pendiente de cita y
programar sus avisos y seguimiento

19. Microsoft Outlook 19
Ejemplo: Fecha de la cita, personas que tienen
que intervenir, recursos necesarios, personas
opcional la asistencia,..

20. Microsoft Outlook 20
No hay nada más difícil que programar y
gestionar una cita. ¡Recuerda!, siempre el
trabajo en grupo es lo más difícil.
 Si intervienen varias personas, con pocos
huecos en la agenda, que necesitan unos
recursos (aula, medios,…) ¿cómo se
optimiza encontrar los huecos adecuados a
todos?. Igual eso es imposible, pero ¿cómo
se encuentra una buena solución?
 Igual utiliza un sistema parecido al solver
visto en la hoja de cálculo, para optimizar
encontrar la mejor opción.

21. Microsoft Outlook 21
¿Quién coordina toda la información?. El sistema: envía
los correos, controla las confirmaciones de asistencia,
avisa con la periodicidad adecuada,..

22. Microsoft Outlook 22
Ejemplo de nueva tarea, igual a cita y
además: ¿Qué diferencia hay entre una
tarea y una cita?

23. Microsoft Outlook 23
¿Tarea y una cita?
 La tarea implica algo más amplio que la cita.
 La cita es todo lo que permite gestionar un
encuentro entre los integrantes de un grupo.
 La tarea sería el equivalente a trabajo en un
proyecto común de un conjunto de personas.
Puede incluir citas, actividades,…

24. Microsoft Outlook 24
¿Es útil usar un gestor de
información personal?
 Es algo más que la gestión del correo. Que sería una
herramienta trabajando a nivel individual.
 En una empresa ¿A qué dedican el tiempo la mayoría de los
técnicos y directivos?. Repasa la teoría.
 Si lo haces así:
 ¿Se controla más el proceso?
 Es más fácil modificar algo.
 ¿Se sabe quien es el responsable de que algo no este de acuerdo
a como se había planificado?
 En el trabajo en grupo, si pudieras tener acceso a toda esa
información en la red, sabrías en que estado está cada una de
tu citas y tareas en las que tu intervienes, lo que hay pendiente
y cuales son tus cometidos.

25. En el trabajo en grupo, en una
tarea, proyecto,…:
Es importante que haya una
persona al margen de todo el grupo,
e incluso de la empresa, que
indique cuando se da por finalizado
el trabajo o el proyecto.
Y se da carpetazo ó se cambia:
Ejemplos:

26. Microsoft Outlook 26
Míralo en ti mismo
 Cuanto tiempo te hubieras ahorrado si
alguien te hubiera dicho: Esa parte de
la asignatura ni te la mires, o eso no
merece la pena.
 No se pueden dedicar recursos (en tu
caso tiempo) a cosas que no llevan a
ningún lado, o que ya estén resueltas.

27. Microsoft Outlook 27
Hay que tomar una decisión
 Cuando tienes 20 hipervínculos
comienzan los problemas de
gestión de esos enlaces.
Literalmente se pierden las
referencias y no apuntan a donde
deben. La gestión es muy difícil.
Mirar al final

28. Microsoft Outlook 28
Continua el sufrimiento
 Se opta por cambiar la Frontpage. La gestión de los
enlaces es fabulosa, mirar siguiente diapositiva.
Pero:
 Se pretende completar con otras herramientas:
acceso a bases de datos, foros,…: Imposible hacer
compatible las extensiones del Frontpage con los
servidores web de la Universidad, trabajan en linux.
 Aquí hay dos soluciones, si controlas tu los recursos:
 montar el servidor compatible Microsoft
 migrar lo hecho, a otras herramientas compatibles linux
(php)

29. Microsoft Outlook 29
Gestión de hipervínculos en FrontPage.
¿Se puede hacer igual con otras
herramientas ofimáticas?

30. Microsoft Outlook 30
RESUMEN
 Eso es lo suele pasar en la
empresa, se solucionan los
problemas, con los recursos que se
conocen y de los que se disponen,
hasta que ya es ingobernable el
problema. ¿Cómo conocer cuando
es el momento del cambio?