Calculo de Principales Indicadores Clave de Desempeño (1).ppsx

PRODUCTIVIDAD E
INDICADORES DE GESTIÓN
Cálculo de Principales Indicadores Clave de
Desempeño
Bibliografía
Material recopilado por:
Ing. Luis Campa Galindo

Indicadores Clave de Desempeño
ITD
Los KPI son indicadores clave para medir la evolución de la empresa y ejecutar
acciones de mejora continua. Esta serie de datos, ratios y porcentajes
constituyen una sólida base sobre la que asentar nuestra toma de decisiones
en pos de alcanzar la excelencia logística.
Los indicadores o KPI son relaciones de datos numéricos que muestran el
rendimiento de un proceso al compararlo con un punto determinado en el
histórico de la empresa u otra métrica de referencia, de esta forma, es posible
identificar evoluciones positivas o negativas y actuar en consecuencia.

ITD
Los KPI permiten cuantificar el desempeño de un amplio abanico de procesos:
recepción de mercancías, almacenaje, preparación de pedidos, gestión de
inventarios, expediciones, entregas, transporte y gestión de devoluciones,
entre otros. La finalidad última del uso de KPI es mejorar la productividad,
optimizar los costos, al mismo tiempo que se mantiene o incrementa la calidad
del servicio.

4.1 Indicadores de Abastecimiento
Los indicadores dentro del proceso de abastecimiento miden la gestión de proveedores,
compra y administración de materiales y productos adquiridos por la empresa.
A través de los KPI logísticos centrados en el aprovisionamiento se busca controlar los
procedimientos de compra de nuevo stock y las negociaciones que se llevan a cabo con los
proveedores.
Algunos de estos KPI son:
• Gasto sobre Ventas
• Tiempo de realización de la compra
• Tiempo de entrega del proveedor
• Número de compras a proveedores
• Entregas recibidas fallidas
• Nivel de cumplimiento de los proveedores
ITD

Indicadores de Abastecimiento
Gasto sobre Ventas
Un departamento de compras debe conocer la ratio de gasto sobre ventas y actualizarlo
mensualmente.
Este es un indicador clave para cualquier departamento de compras, ya que esta medida
te permitirá actualizar el presupuesto de gasto de tu compañía. Es decir, en caso de caída
de ventas, tendrás claro como actualizar y ajustar tu presupuesto.
ITD

Desviación Real sobre Desviación Presupuestaria
El seguimiento presupuestario es determinante para llevar un buen control del
departamento, y es recomendable revisarlo continuamente. En muchos casos, los
escenarios cambian mucho desde el momento en que se confeccionan los presupuestos
anuales, y es necesario realizar los ajustes necesarios para no incurrir en gastos
innecesarios.
Esta ratio junto con la ratio de gasto sobre ventas, son dos medidas que, de forma
conjunta, te ayudarán a recibir una alerta tanto para realizar el ajuste de tus presupuestos
como para rectificar posibles pedidos de acopio / planificaciones / pedidos futuros,
nuevos acuerdos con tus proveedores.
ITD

Ahorro total de costos
Esta ratio te permite medir el esfuerzo del departamento en la consecución de sus
resultados.
Ahorro real sobre costo real. Este indicador mide el impacto real que tiene el ahorro en
nuestra cuenta de resultados. Esto mide la contribución del departamento de compras al
éxito financiero de la compañía.
ITD

Calidad de Compras
Es importante medir y establecer una ratio de devoluciones o pedidos rechazados para
valorar a nuestros proveedores tanto cuantitativa como cualitativamente.
Este indicador resulta muy efectivo para mejorar la calidad y seguridad del servicio, ya que
identifica métricas para medir el progreso hacia la mejora de la calidad de los productos.
Entregas recibidas fallidas: calcula el porcentaje de pedidos fallidos porque el proveedor
no ha cumplido con el acuerdo establecido en cuanto al servicio o calidad del producto.
Entregas recibidas fallidas = pedidos rechazados / total de órdenes de compra recibidas x
100.
ITD

Entrega
Este indicador mide como el departamento de compras obtiene lo que la empresa
necesita en el tiempo requerido, es decir, nos ayuda a analizar los periodos medios de
entrega por proveedor, el cumplimiento de plazos establecidos, desviaciones de plazos
negociados…
En definitiva, este KPI sirve para marcar SLA´S (Service Level Agreements) en tus acuerdos
con proveedores, y resulta muy efectivo para establecer políticas de penalizaciones y
bonificaciones.
Nivel de cumplimiento de los proveedores: expresa la efectividad de los proveedores y
refleja el nivel de retrasos en la entrega al almacén de los productos adquiridos.
Cumplimiento de los proveedores = Pedidos recibidos fuera de plazo / Total de pedidos
recibidos x 100
ITD

Tiempo del ciclo de adquisición
El tiempo del ciclo de adquisición puede medir bien sea, el tiempo medio que se tarda
entre la presentación de la solicitud y la colocación de la orden de compra, o el tiempo
que se lleva desde el principio de un proceso de aprovisionamiento hasta el momento en
el que se firma el contrato.
Tiempo del ciclo de adquisición: permite calcular el tiempo que pasa entre el momento en
el que el departamento de compras solicita el pedido al proveedor y el momento en el
que se recibe en el almacén.
Tiempo del ciclo de adquisición = Fecha de recepción del pedido - Fecha de emisión
ITD

Porcentaje del proveedor que representa el 80% del gasto
Este indicador, permite identificar donde se concentra el 80% del gasto de la compañía, y
dirigir de esta forma el esfuerzo del departamento hacia estos productos y proveedores,
que es donde en definitiva podrás obtener mayores ventajas a nivel ahorro y riesgo.
ITD

Cumplimiento de formas de pago
Esta ratio tiende a confundirse con una ratio más financiera, pero no debemos olvidar que
el conocer nuestros compromisos contractuales es casi tan importante como medir los
compromisos a los que han llegado nuestros proveedores.
Es por ello que se hace imprescindible controlar los periodos medios de pago a nuestros
proveedores, y ver si estamos cumpliendo o no con las condiciones de pago pactadas en
contrato, ya que esto va a afectar positiva o negativamente en nuestras negociaciones
actuales y futuras.
ITD

4.2 Indicadores de Inventarios
Es importante elegir qué indicadores tomar en cuenta en la gestión de inventarios, para
esto, se debe conocer cada etapa del proceso de inventarios, tanto las tareas o actividades
internas como las externas. Una gestión adecuada de las existencias y la optimización del
flujo se convierten en esenciales si desea evitar el exceso de existencias. Encontrar el
equilibrio entre la falta y el exceso de existencias es fundamental.
los indicadores de gestión de inventarios tienen objetivos muy concretos, como visualizar
en detalle cómo es el comportamiento actual del inventario y cuál será su evolución, cómo
realizar cambios oportunos, fallos, entre otros. A través de los resultados o características
encontradas en el indicador se pueden aplicar correctivos, de ser necesario.
A continuación, los indicadores principales en calidad (KPIs) para la gestión de inventarios.
Algunos de estos KPI son:
ITD

Indicadores de Inventario
Ratio de existencias
Un dato relevante en la medición de gestión de inventarios es determinar el ratio de
existencias de mercancías con relación al tamaño de la empresa. Para tomar decisiones
importantes, en ocasiones hay que partir de esta información para identificar el nivel de
mercancías con que cuenta la empresa para las ventas futuras, si es suficiente y si llega a
ajustarse a la demanda de productos.
Conocer las particularidades de este indicador también permitirá realizar compras más
eficientes a proveedores, incluyendo aquellos productos insuficientes de acuerdo a su
porcentaje de ventas y, en general, realizar pedidos más favorables.
ITD

Rotación de inventario
Las ventas también desencadenan la rotación determinada del inventario, en este caso, se
trata de mercancía que sale y vuelve a entrar al almacén como dinámica cíclica y
necesaria. Por supuesto, para quien gestiona el inventario es crucial conocer este nivel de
rotación en un periodo de tiempo de forma que permita determinar la frecuencia en que
se renueva el stock.
En esencia, mide la velocidad en la que se repone el stock en un período de tiempo
determinado y puede calcularse de la siguiente forma:
Tasa de rotación = Demanda total (en un período X) / Stock medio
Stock medio = (Stock inicial + Stock final) / 2
Si la cantidad de productos vendidos es menor a la cantidad de productos almacenados,
esto se traduce en mayor tiempo de almacenaje que para la empresa representa más
costos. Por lo tanto, es deseable un nivel de rotación de inventario mayor.
ITD

Precio de inventario
Cabe destacar que otro factor determinante en la gestión de inventarios es el cálculo del
nivel de precios de inventarios, es decir, realizar la sumatoria de precios para hallar el valor
total de la mercancía disponible; recordando que el inventario de mercancías es un activo
de empresas clave para sus actividades comerciales y a la hora de obtener liquidez
mediante las ventas.
ITD

Mercancía disponible
Es conveniente mantener información actualizada sobre este indicador, ya que nos
permitirá hacernos una idea de qué productos están efectivamente disponibles para
ofrecer en stock, una vez determinada qué mercancía no es apropiada para la venta, ya
sea por daños o fechas de expiración.
Generalmente, el nivel de mercancía disponible debe ser alto, en proporción inversa a
aquella mercancía que no estará disponible para la venta.
Se puede medir tras determinar el porcentaje de mercancía no disponible o, si la empresa
maneja un porcentaje base de disponibilidad sobre mercancía almacenada disponible.
ITD

Mercancía fuera de stock
Al igual que el ítem anterior, llevar un control exhaustivo sobre la mercancía disponible y
fuera de stock es muy útil en el momento de calcular los costos de almacenamiento para
darle un uso ventajoso a ese espacio, así como, eliminar o reducir el porcentaje de
pedidos con productos fuera de stock.
ITD

Cobertura de Stock
Se requiere para conocer el tiempo de duración de stock, o lo que es lo mismo, ¿cuánto
durará la mercancía disponible en almacén?
Obviamente, calcular este indicador es fundamental no sólo para diseñar un plan de
entregas con los proveedores que incluya plazos razonables entre pedidos, sino para
garantizar también las ventas.
Este indicador permite mejorar la cadena de suministro, con la cantidad adecuada de los
productos adecuados en stock, en el momento adecuado, proporcionando así una mejor
cobertura logística para su demanda.
Tasa de cobertura = Stock promedio / Demanda promedio
ITD

Rotación Financiera
Mide el número de veces que se renueva el stock. Cuanto mayor es la Rotación mejor es la
gestión de stock o más eficiente. También está relacionado con el ciclo de generación de
dinero en la Empresa: A mayor número de veces que movamos un stock, mayor número
de ciclos de ganancia.
Rotación Financiera = Ventas / Stock medio
ITD

Ajuste Inventario por Costo
Permite conocer la relación económica de la inversión con respecto a las ventas esperadas
para un periodo determinado.
Ajuste Inventario por Costo: Costo Inventario / Valor Inventario
ITD

4.3 Indicadores de Almacenamiento
El objetivo de los indicadores de almacenamiento es mantener los niveles de inventario al
mínimo teniendo solo el suficiente inventario, ni más ni menos, para satisfacer la demanda
del cliente. La utilización eficiente de espacio permitirá la reducción de la cantidad de
espacio de almacenamiento reduciendo los costos de almacenamiento y transporte.
ITD

Indicadores de Almacenamiento
Costo Almacén Total
Tiene por objeto calcular el valor del costo de almacenamiento, normalmente en período
mensual de modo que se puedan comparar los costos por almacenar con respecto a las
ventas en distintos períodos:
Costo Almacén Total : Coste Almacén / Ventas.
ITD

Coste de unidad Almacenada
Tiene por objeto calcular el valor unitario del coste de almacenamiento, normalmente en
período mensual de modo que se puedan comparar costes unitarios en distintos períodos:
CUA=Coste Total de Almacén/ Unidades almacenadas
ITD

Indicador de Espacio
Mide el grado de ocupación en m3. Es una muestra de la precisión del trabajo en el
Almacén. La aplicación de un sistema JIT elimina los residuos mediante la reducción de la
cantidad de espacio de almacenamiento necesario para el inventario y los costos de
almacenamiento de los productos.
Porcentaje Espacio : Espacio Ocupado / Espacio Total x 100
ITD

Eficiencia de recepción
La actividad en el almacén comienza con la recepción y almacenaje de las
existencias entrantes. Lo que a priori parece una actividad rutinaria se puede complicar
debido a la recepción de mercancía diaria y la logística inversa: devoluciones de clientes
en buen estado, devoluciones de productos dañados y devoluciones hacia el proveedor.
Se puede medir la eficiencia de recepción atendiendo al tiempo utilizado por los
trabajadores desde que el stock se recibe hasta que sea contabilizado, registrado y
almacenado.
Automatizar el proceso de entrada de inventario mediante un escáner de código de
barras o radiofrecuencia, mejora considerablemente el tiempo utilizado en esta
tarea.
ITD

Precisión de Picking
Seleccionar y preparar los envíos es una de las actividades más complejas que se realizan
en el almacén. Son varios los sistemas utilizados para la recogida de los productos, pero en
todos está presente el error en la selección del artículo.
Un pedido erróneo provoca la devolución de los artículos y un sobrecosto para enmendar
el error. Nuevamente se trata de un proceso que puede tener un fuerte impacto en los
costos, la satisfacción del cliente y en el mercado.
Para calcular este KPI hay que tener en cuenta el número total de envíos y la devolución
de artículos incorrectos. El resultado obtenido es el porcentaje de pedidos que se
seleccionaron correctamente.
ITD

4.4 Indicadores de Transporte
El objetivo de los indicadores de transporte es disminuir los costos de transporte mientras
se intenta mantener una calidad de entrega elevada.
Es por eso que los Indicadores de Transporte ayudan a que la Cadena de Suministro
relacione a las empresas que la componen, desde el inicio (materias primas no
procesadas) hasta llegar al consumidor final, ayudando a monitorear y tomar mejores
decisiones y así, obtener el éxito y crecimiento rentable.
ITD

Indicadores de Transporte
Costo de transporte
Este KPI desglosa todos los costos relacionados con las distintas etapas de la logística, e
incide en si los costos de transporte están en la media o resultan excesivos. Conocer el
costo que se generan desde que se envía el producto hasta su entrega final es
fundamental para ajustar los precios de venta de los artículos. También resulta interesante
conocer el costo de transporte de un producto en relación con los ingresos que le
proporciona.
ITD

Coste de transporte medio unitario
Este KPI muestra la relación del costo total de transporte dividido entre el numero de
unidades transportadas.
Coste de transporte medio unitario = Costo transporte / Numero de unidades
transportadas .
ITD

Confiabilidad en el transporte
Este KPI mide el porcentaje de entregas realizadas a tiempo y de forma satisfactoria
(producto intacto) dividido entre el total de entregas planificadas.
ITD

Comparativo de Transporte
Este KPI mide el costo unitario de transportar una unidad respecto al ofrecido por los
transportadores del medio. Sirve para tomar la decisión acerca de contratar el transporte
de mercancías o asumir la distribución directa del mismo.
Comparativo de transporte =
Costo transporte propio por unidad / Costo de contratar transporte por unidad
ITD

Tiempo de entrega del pedido
Un KPI cada vez más importante para los clientes es el tiempo de entrega de un pedido
desde que se confirma la compra hasta que el pedido llega al cliente. Cuanto más bajo sea
el tiempo de entrega, mayor será la satisfacción del consumidor.
Esta métrica general incluye procesos clave como la recepción de la solicitud de pedido,
picking, embalaje y envío. Un fallo en el desarrollo de estas actividades puede resultar
fatal para que el pedido llegue en el tiempo estimado. Provocando al insatisfacción en el
cliente.
ITD

4.5 Indicadores de Satisfacción del Cliente
La satisfacción del cliente depende del valor percibido en el producto o servicio con
respecto a las expectativas que tenía. El lograr una mayor satisfacción del cliente podrá
conseguirse bien mejorando el producto o servicio prestado o bien generando
expectativas más realistas:
Satisfacción del cliente = Valor Percibido / Expectativas
Sin embargo, la satisfacción del cliente no es estática sino dinámica: evoluciona a lo largo
del tiempo por diversas causas. Son las organizaciones excelentes, obsesionadas por
deleitar a sus clientes, quienes a largo plazo consiguen su fidelización.
ITD

Indicadores de Satisfacción del Cliente
Customer Satisfaction Score (CSAT)
El Customer Satisfaction Score (CSAT) o la Escala de Satisfacción al Cliente es uno de los
indicadores de satisfacción del cliente que se aplican de manera más inmediata justo al
terminar el proceso de entrega de última milla. La intención es aprovechar la experiencia
que acaba de tener el comprador con el fin de que este pueda emitir una rápida
valoración sobre la empresa. Para ello, el CSAT consiste en una encuesta enviada a través
de e-mail, SMS o app móvil y que posee una única pregunta:
¿Cómo califica usted la experiencia de compra?
La respuesta se realiza seleccionando una opción del 1 al 5 (el 1 indica “Nada satisfecho” y
el 5 “Muy satisfecho”). Además, el cliente puede evaluar con esta misma escala los
siguientes 3 aspectos:
• Envío
• Servicio al cliente
• Producto
Siendo el “Envío” y “Servicio al cliente” las 2 variables más importantes para medir la
última milla.
ITD

Net Promoter Score (NPS)
El Net Promoter Score (NPS) o Puntuación Neta del Promotor es uno de los indicadores de
satisfacción del cliente que se enfocan en medir la percepción a largo plazo de los
compradores hacia las empresas. Para ello, el NPS consiste, también, en realizar una única
pregunta:
¿Cuál es la probabilidad de que recomiende la empresa a algún amigo o conocido?
Al culminar la entrega de última milla, el cliente puede responder dicha pregunta en la
escala del 0 al 10. El valor 0 significa una respuesta de “No la recomendaría en absoluto”,
mientras que el 10 significa “Definitivamente sí la recomendaría”.
De esta manera, los sistemas de analítica basados en NPS clasifican a los clientes en 3
categorías según sus puntuaciones dadas:
Promotores: clientes que han valorado con 9 o 10.
Pasivos: clientes que han valorado con 7 u 8.
Detractores: clientes que han valorado desde 0 a 6.
ITD

Customer Effort Score (CES)
El Customer Effort Score (CES) o Puntuación de Esfuerzo del Cliente no pertenece,
propiamente, a la categoría de indicadores de satisfacción del cliente. Sin embargo, su
medición permite obtener una perspectiva bastante completa de las experiencias de los
consumidores.
El CES consiste en evaluar el nivel de esfuerzo que realiza un cliente durante su proceso de
compra:
• A mayor esfuerzo realizado, menor interés tendrá el cliente por volver comprar.
• A menor esfuerzo realizado, mayor motivación tendrá el cliente por volver a comprar.
En este sentido, la encuesta del Customer Effort Score no debe contener preguntas del
tipo “¿Está usted satisfecho con la entrega de su pedido?”. En cambio, las preguntas deben
ser del tipo “¿Fue fácil para usted contactarnos para hacerle seguimiento a su pedido?”.
Según estudios el 96% de los clientes que realizan altos niveles de esfuerzo dejan de ser
leales a las empresas. De aquí que la importancia de medir el CES sea tan significativa.
ITD

PDCA
4.6 Ciclo de Mejora Continua PDCA
La metodología general a seguir en cada momento del proceso al implantar un sistema de
indicadores, es mediante el ciclo de mejora continua (PDCA) Plan, Do, Check, Act.
ITD

PDCA
Planificar
•Establecer los objetivos para los indicadores
•Identificar los factores claves del éxito
•Definir los indicadores para los factores clave del éxito
•Determinar status, umbral rango de gestión.
Hacer
Corresponde a esta fase la sensibilización, formación y capacitación de las personas para
que adquieran un aprendizaje en las actividades y actitudes que han de llevarse a cabo.
Además de :
• Diseñar la medición
• Determinar y asignar recursos.
ITD

PDCA
Verificar
•Se evalúan los resultados obtenidos durante la ejecución y se comparan con los objetivos
establecidos en la planificación. En ésta fase se comunican los resultados a los grupos de
interés.
•Medir y Ajustar.
Actuar
• En caso de no haber alcanzado los objetivos establecidos en la planificación, se
analizan las causas de las desviaciones y se realizan las modificaciones necesarias para
eliminar la causa raíz de esos errores mejorando el proceso establecido.
• Estandarizar y formalizar
• Mantener en uso y mejorar continuamente.
ITD

PDCA
1. Contar con objetivos y estrategias
Es fundamental contar con objetivos claros, precisos, cuantitativos, y tener establecidas estrategias
2. Identificar factores críticos de éxito
Todos los aspectos que son necesarios mantener bajo control para lograr el éxito de la gestión.
3. Definir los indicadores para los factores claves de éxito
Establecer los indicadores que permitan hacer el monitoreo antes del proyecto, durante y después de éste y
de la ejecución del proceso respectivo.
4. Determinar: estado umbral y rango de gestión.
Estado: valor actual de indicador
Umbral: valor del indicador que se quiere lograr o mantener
Rango: diferencia entre el valor mínimo y máximo.
ITD

BIBLIOGRAFÍA
1. Top 10 de KPIS en Compras. 2017. Extraído el 22 de abril, 2021 del sitio web:
https://www.fullstep.com/actualidad/blog/top-10-kpis-compras/
2. Mecalux. KPI en logística: así se mide el éxito en la ‘supply chain’. 2020.
Extraído el 22 de abril, 2021 del sitio web:
https://www.mecalux.com.mx/blog/kpi-logistica
3. Beetrack. 2020. Indicadores de satisfacción del cliente: ¿cómo medir la última
milla?. Extraído el 22 de abril, 2021 del sitio web:
https://www.beetrack.com/es/blog/indicadores-de-satisfaccion-del-cliente
4. ACACIA Technologies. 2019. Principales KPI para monitorizar el almacén.
Extraído el 22 de abril, 2021 del sitio web:
https://www.acaciatec.com/principales-kpi-para-monitorizar-almacen/
5. JB. KPI Almacén. 2017. Términos logísticos. Extraído el 22 de abril, 2021 del
sitio web: http://www.jblogistica.es/_movil/kpi-almacen.html
6. Generix Group. 2018. Gestión de inventarios: 2 indicadores clave para mejorar
las operaciones del almacén. Extraído el 22 de abril, 2021 del sitio web:
https://www.generixgroup.com/es/blog/indicadores-gestion-inventarios
7. Excelium. 2019. 11 indicadores de gestión de inventarios (I). Extraído el 22 de
abril, 2021 del sitio web: https://www.excelium.net/2019/09/04/indicadores-
de-gestion-de-inventarios-1/
ITD

ITD
PDCA
5. Diseñar la medición
Consiste en determinar fuentes de información, asignación de responsables, de la recolección tabulación,
análisis y representación de la información.
6. Determinar y asignar recursos
Del punto anterior se establecen las necesidades de recursos que demanda la realización de las mediciones.
7. Medir, probar y ajustar el sistema de indicadores de gestión
Es necesario tener en mente que pueden surgir una serie de factores que son necesarios ajustar o cambiar en
el sistema de indicadores de gestión.
8. Estandarizar y formalizar
Es el proceso de especificación completa, documentación, divulgación e inclusión entre los sistemas de
operación del negocio y el sistema de indicadores de gestión.
9. Mantener y mejorar continuamente
El sistema de indicadores de gestión debe ser revisado a la par con los objetivos y estrategias de la empresa.

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