L administración como proceso comprende la gestión de compras que apoya al mejor análisis administrativo

1. MIDIENDO LA GESTIÓN DE
COMPRAS
Administración y gestión empresaria 5ª.
Diego Eduardo Sebastián Serrano

2. ¿QUÉ SON LOS
INDICADORES DE
GESTIÓN?
• Un indicador de gestión (KPI) es una forma
de medir si una empresa, unidad, proyecto
o persona está logrando sus metas y
objetivos estratégicos.
• Las siglas KPI significan ‘Key Performance
Indicator’, que traducido al castellano
significa Indicador Clave de Rendimiento.

3. TIPOS DE INDICADORES DE GESTIÓN (KPI’S)
1. Indicadores Externos vs. Internos
Es externo cuando el KPI está disponible para una amplia audiencia fuera de la compañía, incluso como estrategia
de marketing, e interno, cuando solo es informado dentro de la organización, con diferentes grados de importancia
y confidencialidad.
Ejemplos:
Indicadores Externos: Porcentaje de clientes satisfechos, índice de satisfacción del empleado.
Indicadores Internos: Ingresos por empleado, margen operativo.
2. Indicadores Cualitativos vs. Cuantitativos
Por lo general, los KPI que miden las opiniones y las percepciones se consideran cualitativos, mientras que el resto
son cuantitativos. En la práctica, tanto las medidas cualitativas, como las cuantitativas son representadas de una
forma numérica cuando se mide un KPI.
Ejemplos:
Indicadores Cualitativos: Índice de corrupción internacional, Nivel de satisfacción del cliente, Calificación de la
calidad del servicio.
Indicadores Cuantitativos: Tasa de conversión de cierre de ventas, Volumen de ingresos por ventas, Porcentaje de
productos con defectos.

4. 3. Indicadores de Largo Plazo vs. Corto Plazo
Los KPI buscan medir las acciones que generan resultados en lo inmediato y cercano o en el largo plazo. Estos
dependen de la planeación estratégica, en donde se definen metas a corto y a largo plazo y por lo tanto,
corresponden a la temporalidad de los objetivos estratégicos.
Ejemplo:
Indicadores de Largo plazo: Valor del tiempo de vida del cliente
Indicadores de Corto plazo: Dólares gastados por mes en la ejecución de un proyecto.
4. Indicadores Inductores o Predictivos vs. Históricos o Rezagados
La distinción entre un KPI Inductor y uno Histórico depende del contexto. "Inductor o Predictivo" se refiere a
aquellos indicadores de gestión que pueden influir en el resultado futuro, mientras que "Histórico o Rezagado"
involucra indicadores de desempeño que describen el desempeño pasado.
Ejemplos:
Indicador Inductor o Predictivo: Las utilidades de una organización, para el KPI presupuesto de capacitación.
Indicador histórico o rezagado: Las utilidades de una organización, para el KPI de porcentaje de procesos
optimizados.

5. 5. Indicadores Primarios o Simples vs. Secundarios o Compuestos
En este caso el KPI se clasifica basado en su dependencia de otro KPI para ser calculado. Generalmente, el
indicador compuesto está construido sobre un conjunto de indicadores de gestión.
Ejemplos:
Indicadores Primarios: Tiempo para procesar un pedido.
Indicadores Compuestos: Margen operativo que se calcula como la relación entre el ingreso operativo y las
ventas netas, o el costo de adquisición del cliente.
6. Indicadores de Eficacia vs. Indicadores de Eficiencia
La eficacia analiza si los resultados deseados se generaron, mientras que la eficiencia indica la medida en
que el tiempo, el esfuerzo o el costo se emplean adecuadamente para obtener los resultados deseados.
Ejemplos:
Indicadores de Eficacia: Cantidad de artículos entregados, Cantidad de Transacciones procesadas,
Porcentaje de pedidos procesados.
Indicadores de Eficiencia: Costo de envío de un producto, Cantidad de Transacciones procesadas por
persona.

6. 1. La especificidad de un indicador se refiere a la claridad a la hora de definir lo que se
quiere monitorear.
2. La medición, se refiere a la capacidad de hacer cuantificable un evento, actividad o
comportamiento, para que puedas evaluarlo objetivamente y compararlo con los
parámetros del mercado.
3. También es importante que el indicador sea accesible, es decir, que los datos se
puedan recopilar, almacenar y procesar fácilmente.
4. Otra característica clave es la relevancia del indicador.
5. Marco de tiempo.
¿CUÁLES SON LAS CARACTERÍSTICAS DE LOS
INDICADORES DE GESTIÓN?

7. INDICADOR DE
PEDIDO DE STOCK
• Los indicadores de stock o de inventario
son la forma que usamos para medir el
desempeño de esta área en números.
Son indicadores clave de rendimiento
específicos del almacenamiento, las
cantidades, los costos o los movimientos
de las existencias de una empresa.

8. 1. Nivel promedio de inventario
El KPI promedio de inventario devuelve la cantidad promedio estimada de inventario que tiene a mano en un
determinado momento. Es útil sobre todo como referencia para calcular otras métricas, pero también
proporciona una representación clara del nivel promedio de inventario a lo largo del ejercicio.
2. Tiempo de entrega del pedido, tiempo del ciclo de pedido
Mide el tiempo total que tardan los productos en llegar a los clientes. Se cuenta desde el momento en que
los clientes hacen un pedido hasta el momento en que reciben el producto terminado.
3. Índice de rotación de inventarios
El índice de rotación de inventarios mide la frecuencia con la que vende la totalidad de sus existencias,
devuelve el porcentaje de existencias totales que consiguió vender en un periodo de tiempo determinado.
PRINCIPALES KPI’S DE GESTIÓN DE
INVENTARIOS

9. 4. Índice de existencias/ventas, índice de inventarios/ventas
Compara el valor promedio del inventario en un periodo determinado con las ventas finales del periodo. Es
importante mantener el índice existencias/ventas en un nivel equilibrado –un nivel demasiado bajo indica un
mayor riesgo de desabastecimiento; un nivel demasiado alto, significa márgenes de beneficio más estrechos
debido a los crecientes costos de almacenamiento.
El KPI se calcula dividiendo el valor promedio de inventario de un periodo determinado por el valor neto de las
ventas realizadas.
Índice existencias/ventas = saldo promedio de inventarios/valor neto de las ventas realizadas
5. Días de inventario, inventario disponible
Mide el tiempo promedio que tardan en venderse las existencias y, por tanto, el tiempo que el efectivo está
inmovilizado en existencias. Este KPI permite determinar los niveles óptimos de existencias y la precisión de las
previsiones de la demanda.
Los días disponibles pueden calcularse dividiendo el periodo contable por el índice de rotación de inventarios.
Días de inventario = período de tiempo / rotación de inventarios
6. Tasa de pedidos pendientes
Es KPI que detalla el porcentaje de pedidos entrantes que no se pudieron cumplir durante un periodo de tiempo
determinado. Se calcula simplemente dividiendo el número de pedidos entrantes que no se pudieron completar
por el número total de pedidos entrantes.

10. 7. Rendimiento de Pedido Perfecto (POP), Entregas completas y a tiempo (OTIF)
Un KPI de eficiencia de pedidos, mide el porcentaje de pedidos que se completaron sin problemas. El POP se
calcula dividiendo el número de pedidos perfectos por el número de pedidos totales.
Rendimiento de pedido perfecto = (número de pedidos totales – (número de pedidos no entregados a tiempo + número
de pedidos no entregados en su totalidad + número de pedidos entregados con daños o defectos + número de pedidos
tramitados incorrectamente)) / número de pedidos totales.
KPI de OTIF (on-time in full o pedidos completos y a tiempo). Sin embargo, este último solo suele tener en
cuenta la cantidad del pedido y la fecha de cumplimiento
OTIF = Número de pedidos entregados a tiempo y completos / número de pedidos totales.
8. Stock muerto, deterioro
El stock muerto constituye la parte del inventario que, por una razón u otra, resulta imposible vender y hay
que dar por perdida. Esto puede deberse a la caducidad de la mercancía en el caso de los productos
perecederos (en cuyo caso se denomina deterioro), a las existencias estacionales sobrantes, a los productos
que pasan de moda o a los artículos dañados, olvidados u obsoletos por cualquier otro motivo. El KPI de
stock muerto se representa en porcentaje:
Stock muerto = (mercancías invendibles / mercancías totales) x 100%

11. QUIEBRES DE STOCK
• Es una situación en la que una empresa no
tiene suficiente inventario de un producto
para satisfacer la demanda de sus clientes,
se produce un quiebre de stock cuando
una empresa se queda sin stock de un
producto y no puede satisfacer las
necesidades de sus clientes.

12. Las roturas de stock pueden deberse a una serie de factores, como por ejemplo:
1. Previsión imprecisa de la demanda
2. Administración adecuada del inventario
3. Relaciones deficientes con los proveedores
4. Retrasos en la cadena de suministro
5. Cambios inesperados en la demanda o la oferta
¿CUÁLES SON LAS CAUSAS MÁS COMUNES DE
UN QUIEBRE DE STOCK?

13. 1. Pérdida de ventas
Cuando los clientes no pueden adquirir un producto deseado, pueden optar por comprar a un
competidor, lo que supone una pérdida de ventas para una empresa. Por ende, un quiebre de
stock puede afectar a las utilidades de la empresa y su rentabilidad.
2. Clientes decepcionados
Las roturas de stock pueden decepcionar a los clientes, que pueden perder la confianza en la
empresa y buscar alternativas en el futuro.
¿CUÁL ES EL IMPACTO DE UN QUIEBRE DE STOCK
EN LAS EMPRESAS?

14. 1. Punto de reorden
El punto de reorden es el nivel de inventario en el que se debe realizar un nuevo pedido de mercancía
para evitar quedarse sin stock. Es decir, cuando se alcanza este nivel, se emite automáticamente un pedido
de compra a los proveedores.
2. Inventario de seguridad
El inventario de seguridad es una cantidad adicional de inventario que se mantiene para cubrir las
variaciones en la demanda y los retrasos en la entrega de los proveedores.
3. Pronóstico de ventas preciso
El pronóstico de ventas es una estimación de la cantidad de productos que una empresa espera vender en
un período determinado. Este pronóstico es importante para prevenir el quiebre de stock porque ayuda a
la empresa a anticipar y planificar su producción y suministro en consecuencia.
FORMAS DE PREVENIR UN QUIEBRE DE STOCK

15. GESTIÓN DE LA
CADENA DE
ABASTECIMIENTO
• La gestión de la cadena de
abastecimiento es una actividad
interdisciplinaria. Esta vincula diversas
áreas, desde compras hasta el servicio
posventa. Pasa por el abastecimiento de
materias primas, la producción del bien o
servicio, el manejo de inventarios,
distribución, transporte y consumidores
finales.

16. La función principal de la cadena de abastecimiento es que el cliente final obtenga el producto
correcto y completo. Esto es, en el lugar y tiempo esperado, con el precio que esté dispuesto a
pagar.
¿CUÁL ES LA FUNCIÓN DE LA CADENA DE
ABASTECIMIENTO?

17. Fidelidad de los clientes. Con la eficiencia que exige la gestión en los procesos de la empresa, la
atención al cliente mejora de manera notable. Mejora el tiempo de entrega y las condiciones de
compra. Si la experiencia de compra es satisfactoria, el cliente regresará.
Mayor control. Con el proceso definido podemos saber en qué eslabón de la cadena se encuentra
el producto. Además, permite hacer seguimiento de las fechas de entrada de suministros,
producción, fechas de distribución, etc. ¡Hay mayor control!
Más rentabilidad. Se reducen costes operativos de la cadena de suministro. Mientras más
capacidad tenga el proceso completo, mayores serán los costes ahorrados.
Liderazgo. La implementación de la cadena de suministro conlleva buenos resultados para una
organización. Inclusive, puede apoyar el liderazgo en el mercado.
Mayor integración del equipo. Si la ejecución de las actividades de la cadena de suministro es
exitosa, cada colaborador sabrá sus funciones, cuándo debe llevarlas a cabo y la importancia de
trabajar en equipo.
IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DE LA CADENA DE
ABASTECIMIENTO

18. 1. Almacenamiento de materias primas, insumos, equipos, producto en proceso y producto
terminado.
2. Transporte de materias primas desde los proveedores hasta la fábrica.
3. Distribución de producto terminado hasta el consumidor final.
4. Compras y acuerdos con los proveedores.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA CADENA DE
ABASTECIMIENTO

19. BENCHMARKING
• El Benchmarking es un método de
gestión empresarial que consiste en
identificar las mejores prácticas dentro o
fuera de una empresa a través de la
comparación con las técnicas, procesos y
servicios de otras organizaciones. Esto
con el fin de aumentar su eficiencia y
competitividad.

20. 1. Tiene fines objetivos
2. Analiza las tendencias
3. Está orientado a buenas prácticas
4. Es un proceso continuo
5. Requiere la participación de toda la empresa
CARACTERÍSTICAS DEL BENCHMARKING

21. 1. Realizar una evaluación comparativa
2. Mejorar la productividad de tu empresa
3. Reducir el riesgo empresarial
4. Obtener una ventaja competitiva
5. Fomentar la innovación en la empresa
¿PARA QUÉ SIRVE EL BENCHMARKING?

22. 1. Hacer eficientes los procesos de tu empresa gracias a su mejoramiento. Esto hará cada
componente más rentable.
2. Incrementar la calidad de tu compañía de manera interna y externa, es decir, que tanto
los trabajadores como los clientes deben percibir estos cambios.
3. Ayudarte a ser una referencia dentro del mercado al aplicar las mejores prácticas de la
industria. Esto la posicionará a la vanguardia de tu sector.
OBJETIVOS DEL BENCHMARKING

23. Ventajas del benchmarking
1. 1. Crea un cambio de paradigmas
2. 2. Promueve la cultura de la evolución
3. 3. Analiza la competencia
4. 4. Genera una cultura de cooperación
5. 5. Es una práctica económica eficiente
6. 6. Ayuda a motivar a los empleados
Desventajas del benchmarking
1. 1. Representa ciertos gastos inevitables
2. 2. Pone en riesgo la identidad empresarial
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL BENCHMARKING

24. 1. Benchmarking interno
Esta clase de benchmarking no se enfoca en observar a tus competidores ni a otras
industrias, sino está centrada en comparar el trabajo de los distintos departamentos o
áreas que conforman tu organización.
2. Benchmarking competitivo
Esta metodología es una de las más conocidas en el ámbito empresarial y sirve para
conocer la posición que tiene una empresa respecto a la competencia. Es perfecta para
para determinar y profundizar procesos, estrategias y técnicas que sirvan para alcanzar
objetivos comerciales.
3. Benchmarking funcional
Este tipo de metodología no implica únicamente observar cómo trabaja tu
competencia, sino ampliar tu margen de búsqueda. Esto incluye a tus competidores
indirectos y a otras organizaciones que no disputan ningún lugar contigo en el
mercado. Para conseguirlo, es importante encontrar corporaciones que sean
excepcionales dentro de tu sector.
4. Benchmarking genérico
Es parecido al funcional, ya que se concentra en el análisis de las operaciones de los
comercios. La diferencia es que está enfocada en comparar los logros de tu
organización con lo mejor que exista en la industria, como funciones o procesos
afines.
LOS 4 TIPOS DE BENCHMARKING