Capitulo manual-macros

Gerencie.com. Manual de macros.
ISBN 978-958-46-6730-4
1. PREAMBULO
¿Qué es una macro?
Una Macro es una serie de instrucciones que son guardadas dentro de un archivo de Excel
para poder ser ejecutadas cuando lo necesitemos. Es una herramienta que nos ayuda a
automatizar procesos o aquellas tareas que hacemos repetidamente.
Las macros se escriben en un lenguaje de programación llamado Visual Basic para
Aplicaciones (VBA), y permite hacer o resolver los problemas de forma más rápida y
sencilla. Este lenguaje permite acceder a prácticamente todas las funcionalidades de Excel
y con ello también ampliar la funcionalidad del programa.
Utilidad de una macro
La hoja de cálculos Excel es una poderosa herramienta en el tratamiento de datos y su
análisis. Con el conocimiento de las macros se le abre al usuario un universo con el que
puede construir plantillas y todo tipo de modelos, para diversos usos y aplicaciones. Dentro
de esas aplicaciones se encuentran:
1. Automatización de tareas y procesos que involucran muchos pasos: supongamos que
todos los días debemos trabajar en nuestro libro Excel en el cual debemos seleccionar
un rango, centrarlo, cambiarle la fuente, poner la fuente en cursiva, aplicarle negrita y
finalmente aplicarle bordes a toda la selección. Estas 6 acciones las hacemos
manualmente y no parecen muchas, ¿pero qué tal si hay que hacer esto en repetidas
ocasiones y todos los días? Una macro nos permite ejecutar los 6 pasos
automáticamente, tan solo presionando un botón o una tecla. Las tareas ideales para
automatizar son aquellas que se hacen de forma repetida e involucran muchos pasos,
por ejemplo: imprimir informes, configurar la vista de la hoja, actualizar datos de tablas
dinámicas, etc...
2. Creación de nuevas funciones “a la medida” (aparte de las que ya posee Excel): las
funciones y fórmulas Excel son quizás la esencia de la hoja de cálculos (si no se
pudieran utilizar funciones y fórmulas no habría cálculos). Excel trae incorporada unas
330 funciones estándar las cuales se pueden utilizar en forma aislada o en forma
combinada (anidadas). Sin embargo suele suceder que justo la función que
necesitamos no existe. Nuevamente, las macros vienen a nuestra salvación. Podemos
programar funciones a medida que hagan exactamente lo que nosotros queremos. Y
esas funciones se comportarán igual que las de Excel (aparecerán en el menú de
funciones en la categoría que nosotros indiquemos, tendrán sus respectivos
argumentos, etc.)
3. Creación de nuevos comandos, complementos y menús: Excel trae una gran cantidad
de comandos y menús predefinidos que nos asisten para las operaciones más

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habituales. Las macros nos permiten crear nuestros propios comandos y menús
personalizados, e incorporarlos al Excel. La utilidad de los mismos depende tan solo de
nuestras necesidades. Los complementos Excel también están creados con macros. Si
ves en el menú Herramientas > Complementos verás una lista de los que tienes
instalado en tu Excel. Los mismos suelen ser distribuidos de forma gratuita o también
se compran. Su utilidad reside en agregar alguna funcionalidad extra al Excel.
4. Creación de aplicaciones completas “a la medida”: Excel es utilizado en diversos
campos y por una gran cantidad de usuarios. Las macros te permitirán construir
complejas y elegantes aplicaciones para cualquier uso que quieras darles. El límite solo
es tu imaginación. Una aplicación Excel consiste en algo más que una simple plantilla
con datos y fórmulas. Una aplicación Excel es un verdadero programa de software con
una serie de características que lo hacen utilizable por cualquier usuario sin que el
mismo tenga que entender la lógica "Exceliana" que hay por detrás.
Objetos, propiedades y métodos.
A la hora de trabajar con macros en Excel, deben tenerse claros ciertos conceptos de lo
que se llama programación orientada a objetos (OOP). No nos extenderemos demasiado
sobre la OOP, pero si definiremos a continuación los conceptos de Objeto, Propiedades y
Métodos.
Hay un ejemplo muy práctico para comprender lo que son los Objetos, Propiedades y
Métodos (OPM). Supongamos que tenemos una canasta con frutas. ¿Cuáles serían los
OPM de la misma?
Objetos: los objetos de la canasta de frutas serían las mismas frutas (manzanas, naranjas,
peras…).
Propiedades: las propiedades serían las características de las frutas (color, olor, sabor,
textura…).
Métodos: finalmente los métodos son las acciones que podríamos ejercer sobre las frutas
(comprarlas, venderlas, comerlas, almacenarlas, limpiarlas, quitarles la piel,…).
Pasemos ahora a ver un sencillo ejemplo de algunos OPM de Excel.
Objetos: prácticamente cada cosa que vea en Excel es un objeto. Ejemplos de objetos son:
un libro Excel, una hoja, un rango, una celda, un menú, un gráfico, una tabla dinámica, un
cuadro de diálogo, las etiquetas de hojas, las columnas, las filas, etc. En fin, cada partecita
de Excel es un objeto. Un objeto es algo que se puede ver e identificar con un nombre.
Propiedades: las propiedades son las características de los objetos. Por ejemplo, para el
objeto "celda" algunas de sus propiedades serían: alto, ancho, color, bloqueada o
desbloqueada, vacía, con un número o con una fórmula, etc. Por ejemplo para el objeto

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"hoja" algunas de sus propiedades serían: visible u oculta, con o sin líneas de división, con
o sin barras de desplazamiento vertical y horizontal, etc.
Métodos: un método es una acción que podemos realizar sobre el objeto o una de sus
propiedades. Por ejemplo sobre el objeto "hoja" podemos: activar, mover, copiar o borrar.
En la medida que adquieras mayores conocimientos sobre como programar macros irás
manejando y conociendo cada vez más objetos, con sus propiedades y sus métodos. En
definitiva, de eso se trata programar una macro: conocer el nombre del objeto, conocer el
nombre de alguna propiedad del mismo que quieras modificar y también conocer el nombre
de algún método que se desee aplicarle.
Tipos de Macros en Excel
Las macros se pueden agrupar en dos categorías principalmente:
1. Macros de funciones
2. Macros de comandos
Macros de funciones
Si ejecuta frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla mediante una
macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en
un módulo de Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario ejecutar la
tarea. A continuación, se ejecuta la macro para que repita los comandos.
Con el Editor de Visual Basic, se pueden modificar macros, copiar macros de un módulo en
otro, copiar macros entre diferentes libros, cambiar de nombre a los módulos que
almacenan las macros o cambiar de nombre a las macros.
Macros de comandos
La creación de estas macro funciones consiste en poner una serie de ARGUMENTOS, en
las cuales podemos ir poniendo los datos que lleva una función normal de Excel para
Windows y al final le indicamos que operaciones hacer con estos ARGUMENTOS y de esta
manera se optimiza el uso de varias fórmulas para llegar a un resultado. Es decir la creación
de una función simplifica el uso de varias fórmulas, dejándolas como una sola.
Por ejemplo: Dim Texto as String
Sub Macro1()
'
ActiveCell.Range("A1").Select
ActiveCell.Value= Texto
ActiveCell.Range("I1").Select
Texto= ActiveCell.Value

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.
.
.
End Sub
Escribir macros desde el Editor de Visual Basi
c.
Para escribir macros manualmente desde el Editor de Visual Basic, debo seguir los
siguientes pasos:
1. Selecciono la Hoja donde deseo ubicar la macro para que sea ejecutada
2. Si dentro de mi proyecto yo voy a utilizar campos variables, lo primero que debo
hacer es definir, nombrar y declarar dichas variables.
3. Si dentro de mi proyecto yo voy a utilizar matrices u otro tipo de funciones que
requieran alguna definición, debo declararlas y dimensionarlas también.
4. Posteriormente utilizando el comando Sub – End Sub, voy a declarar el nombre de
la Macro.
5. Habiendo declarado la macro, se procede a ejecutar con comandos la acción que
se quiere realizar , utilizando las funciones correspondientes
6. Se finaliza la macro con el comando End Sub
Veamos un ejemplo para ejecutar la función de Copiar y Pegar en la misma Hoja
(Worksheet) una información
Una variable es simplemente un trozo de memoria que la función o procedimiento se
reserva para guardar datos, la forma general de declarar una variable es
DIM variable AS tipo.
Ejemplo: Nombre de la Macro : Macro 2
Nombre de la Variable: Texto
Dim Texto as String
Sub Macro2()
' (Significado)

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ActiveCell.Range("E1").Select (Ubícate en la celda E1 y selecciónala)
ActiveCell.Value= Texto (La variable Texto toma el valor de la
celda)
Selection.Copy (Copia el valor de la celda)
ActiveCell.Range("I1").Select (Ubícate en la celda I1 y selecciónala)
ActiveSheet.Paste (Pega ese valor)
End Sub
Ejecutar una macro.
Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos. Antes de dar la
orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será necesario
seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro.
Por ejemplo si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las celdas
seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la
macro.
Para ejecutar la macro debemos acceder al
menú Ver Macros..., que se encuentra en
el menú Macros de la pestaña Vista, y nos
aparece el cuadro de diálogo Macro como
el que vemos en la imagen donde tenemos
una lista con las macros creadas, en este
caso la MacroPrueba.
Debemos seleccionar la macro deseada y
pulsar sobre el botón Ejecutar o utilizar la
tecla F5 desde el Editor de VBA. Se cerrará
el cuadro y se ejecutará la macro.

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En cuanto al resto de botones:
Cancelar: Cierra el cuadro de
diálogo sin realizar ninguna acción.
Paso a paso: Ejecuta la
macroinstrucción por instrucción
abriendo el editor de programación
de Visual Basic o utilizando la tecla
F8
Modificar: Abre el editor de
programación de Visual Basic para
modificar el código de la macro.
Estos dos últimos botones son para
los que sapan programar.
Eliminar: Borra la macro.
Opciones: Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método
abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de
utilizar el menú) y la descripción de la macro.
Pasos para aprender a programar una macro
Antes de comenzar a programar macros es necesario que conozca la barra de herramientas
VBA.
Barra de Herramientas VBA
El primer paso para empezar a programar macros es familiarizarnos con las herramientas
que nos ofrece Excel para programarlas.
Excel posee una Barra de Herramientas de Macros o VBA. Puede acceder a la misma
desde el menú Herramientas > Macros.
También tiene la opción de dejar siempre visible dicha barra de herramientas. Puede hacer
esto desde el menú Ver > Barras de Herramientas > Visual Basic. Verás como aparece una
nueva barra de herramientas de macros. Puede ubicar esta barra de herramientas donde
le sea más cómodo.
Editor VBA
El Editor de Visual Basic es la aplicación que trae Excel desde donde se escriben y guardan
las macros. Tienes 3formas de acceder al editor:
A. Desde el menú Herramientas > Macros > Editor de Visual Basic

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B. Desde el botón Editor de Visual Basic de la Barra de Herramientas Visual Basic.
C. Desde el teclado (Teclas de Método Abreviado): ALT+F11 (el acceso a la Barra de
Herramientas de la opción 1 y 2 los explicamos anteriormente)
Cualquiera de las 3 formas abrirá el editor de Visual Basic (la número 3, presionar ALT +
F11 es más rápida que abrir los menús desde el ratón).
Una vez que se haya accedido al editor de Visual Basic se verá algo similar a la figura
siguiente (no importa si no se ve estrictamente similar, eso dependerá de las ventanas que
se tengan visibles y ocultas).
El editor contiene 3 ventanas principales: la Ventana Proyecto (parte izquierda superior), la
Ventana de Código (parte derecha) y la Ventana Propiedades (parte izquierda inferior).

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La Ventana Proyecto - VBA Project: esta ventana
muestra los libros Excel (xls) o los complementos (xla)
abiertos. Usualmente verá nombres del tipo
"VBAProject" y entre paréntesis el nombre del archivo
o complemento Excel. Veamos el caso de VBAProject
(Libro1). Simplemente significa que se tiene abierto un
libro Excel llamado Libro 1. Luego cuelga una carpetas
más: Hoja1 (Hoja1), ThisWorkbook y Modulo (no
importa si no ve todos estos elementos ahora, luego se
te enseñará cómo activarlos). Estas carpetas es donde
habitan las macros. Haciendo doble clic en ellas se
activará la ventana donde se escriben las macros.
Ventana de Código: esta es el lugar donde
escribiremos el código propiamente dicho de las
macros. Como no hemos escrito ninguna macro
todavía veremos la hoja en blanco. Recuerde bien
estas dos ventanas, ya que las usaremos a
continuación para escribir nuestra primera macro.
Como verá el Editor de VB tiene varias ventanas. Pero de momento solo nos interesan las
dos ventanas que le indicamos anteriormente: la Ventana Proyecto – VBA Project y la
Ventana de Código donde se escribe el código de las macros. La Ventana de Propiedades
la dejaremos para más adelante porque de momento no nos interesa.

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Recuerde: presionando las teclas ALT+F11 puede ir desde Excel al Editor o desde el Editor
al Excel de forma alterna (debes mantener presionada la tecla ALT y presionar F11
repetidas veces, verá como pasa de Excel al editor y viceversa).
Si está en el editor y quiere regresar a la hoja Excel también puede utilizar el ícono de Excel
que se encuentra en el menú superior del editor (primer ícono de la izquierda, con la X de
Excel).
Objetivo de nuestra macro
Se debe aclarar perfectamente y tener muy en cuenta primero que nada, cuál será el
objetivo de nuestra macro y que queremos hacer exactamente. Al tener definido esto
podemos tener claro cómo vamos a programar.
Escribir la macro
Al tener en claro el objetivo de nuestra macro, procedemos a escribirla como tal, para ello
debemos seguir los siguientes pasos:
1. Prepara el Editor de Visual Basic
2. Crea un nuevo libro Excel y guárdalo con el nombre Libro 1.
3. Abre el editor de Visual Basic con las teclas ALT+F11.
4. Doble clic en VBAProject (Libro1) para ver las carpetas.
5. Doble clic en Hoja1 (Hoja1) para empezar a escribir el código de la macro.
6. Escribe la macro
Comprender la macro
Una vez que se haya escrito la macro, debemos comprenderla para proceder a ejecutarla
paso a paso para que pueda funcionar. Si la macro no funciona como lo deseas no te
preocupes, solo necesitas tener paciencia y comprender las acciones de lo que se está
haciendo.
Crear o modificar instrucciones para una macro.
Una vez que la macro esta creada, y al comprenderla y ejecutarla paso a paso, lo que queda
es modificar las instrucciones para que la macro funcione completamente. Para modificar o
crear instrucciones se recomienda lo siguiente:
1. A pesar de que es la forma más larga de verificar las instrucciones, el Botón Grabar
Macros es de mucha utilidad. ¿Cómo lo hacemos? Procedemos a ejercer la acción
que nos está dando el error con el botón grabar macros y verificamos el código. Así
podemos arreglarlo poco a poco.

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2. Otra de las formas de modificar instrucciones para una macro, es a través de la
ayuda de EXCEL. En el tutorial de ayuda, aparece correctamente como deben estar
escritas las instrucciones, lo cual es de mucha ayuda a la hora de modificar una
instrucción, porque pudiese ser eso.
3. Lo que debes hacer finalmente, es verificar y comprender como trabajan las
funciones o comandos que estas utilizando. Para ello es recomendable que sigas el
PASO A PASO en la ejecución de la macro, o, también el DEPURACION
EJECUTAR HASTA EL CURSOR
PASO A PASO: Permite ir corrigiendo y comprendiendo paso a paso lo que hace tu macro,
para ingresar debes hacer lo siguiente:
 Ingresar a Depuración en la opción Paso a paso y con la tecla F8 ir revisando la
macro línea a línea, hasta completarla.
 Esto permitirá corregir el lenguaje de la macro.
EJECUTAR HASTA EL CURSOR Permite “correr” la macro hasta cierto punto para
continuar revisando y hacer más fácil el avance.
 Si ya reviso paso a paso su macro, y hay una parte que ya te funciona y otra no,
puedes “correr” la macro hasta ese punto, marcarlo con esta función, y continuar
revisando hacia delante.

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Algunos elementos comunes en los códigos de las macros. (Lenguaje VBA)
Sub – End Sub. Comienzan con la palabra Sub y terminan con End Sub. Se identifican
por un nombre (seguido de paréntesis)

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Variables
Una variable es simplemente un trozo de memoria que la función o procedimiento se
reserva para guardar datos, la forma general de declarar una variable es
DIM variable AS tipo.
 Cada variable se identifica por su nombre (recomendable que sea significativo).
 El nombre de una variable puede contener casi cualquier letra o símbolo, pero debe
comenzar siempre por una letra.
 No se deben usar espacios ni comas como parte de un nombre de variable, como
tampoco los símbolos: #, $, %,& o !, ni operadores aritméticos.
 Por ejemplo:
o edad, cantidad_asistentes, NivelLiquido, GASTOS
 No hay distinción entre mayúsculas y minúsculas, por lotanto los identificadores:
balanceFinal, BalanceFinal yBALANCEFINAL hacen referencia a la misma variable.
Operadores aritméticos:
Los argumentos de los operadores aritméticos son valores numéricos (números o variables
numéricas) y generan como resultado un número.

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 Operadores:
o Suma: +
o Resta: -
o Multiplicación: *
o División: /
o División entera: División entera:
o Elevación a potencia: ^
Operadores relacionales:
Los operadores relacionales permiten comparar valores en expresiones. Generan como
resultado un valor lógico (verdadero o falso).
Operadores relacionales:
 Mayor: >
 Menor: <
 Mayor o igual: >=
 Menor o igual: <=
 Igual: =
Operadores de concatenación:
Se utiliza para concatenar dos cadenas de caracteres:
 & (ampersand)
Ejemplo:
“Hola” & “Pais” ⇨“HolaPais”
nombre = “Hola”
nombre & “Pais” ⇨ “HolaPais”
Operadores lógicos:
Los argumentos de operadores lógicos son valores lógicos y generan como resultado otro
valor lógico.
Operadores lógicos (existen otros):

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 And: conjunción
 Or: disyunción
 Not: negación
Funciones más usadas:
Do
Realiza iteraciones mientras una condición es verdadera.
Estructura repetitiva Para (for).
Esta estructura sirve para repetir la ejecución de una sentencia o bloque de sentencias, un
número definido de veces. La estructura es la siguiente:
Para var =Valor_Inicial Hasta Valor_Final Paso Incremento Hacer
Inicio
Sentencia 1
Sentencia 2
.
.
Sentencia N
Fin
Var es una variable que la primera vez que se entra en el bucle se iguala a Valor_Inicial, las
sentencias del bucle se ejecutan hasta que Var llega al Valor_Final, cada vez que se
ejecutan el bloque de instrucciones Var se incrementa según el valor de Incremento.
En Visual Basic para Excel la estructura Para se implementa con la instrucción For ...
Next.
For Variable = Valor_Inicial To Valor_Final Step Incremento
Do While condición
instrucción 1
instrucción 2
…
Loop

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Sentencia 1
Sentencia 2
.
.
.
Sentencia N
Next Variable
* Si el incremento es 1, no hace falta poner Step 1.
Each – Next.
Repite un grupo de instrucciones para cada elemento de una colección.
For Each element [ As datatype ] In group
[ statements ]
[ Continue For ]
[ statements ]
[ Exit For ]
[ statements ]
Next [ element ]
Estructura repetitiva Do While Loop (Hacer Mientras).
Cuando existen ocasiones o casos en los que no se sabe previamente el número de veces
que se debe repetir un proceso se debe recurrir a la sentencia Do While..Loop en alguna
de sus formas. Esta estructura repetitiva está controlada por una o varias condiciones, la
repetición del bloque de sentencias dependerá de si se va cumpliendo la condición o
condiciones.
Hacer Mientras(se cumpla la condición)
Sentencia1
Sentencia2
.
.

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Sentencia N
Fin Hacer Mientras
En Visual Basic
Do While(se cumpla la condición)
Sentencia1
Sentencia2
.
.
Sentencia N
Loop
Go – To.
El uso de la instrucción “Ir a” (GoTo) significa ir o ubicarse en una línea en especifca .Para
ejecutar un GoTo no es necesario que todas las líneas estén identificadas, pero sí es
necesario que la línea de destino esté numerada o etiquetada. No se puede hacer un GoTo
a un procedimiento distinto del que se esté ejecutando en ese momento.
Utilizar la instrucción With
Cuando tenemos que definir muchas propiedades de un único objeto, no es necesario hacer
mención al objeto cada vez, porque esto le quita velocidad de ejecución a la macro. Para
ganar velocidad y mantener el código más simple, conviene hacer mención al objeto una
única con la instrucción With y luego definir sus propiedades, por ejemplo:
Sub CambiarFormatoRango()
WithRange("A1")
Value = 10
Font.Bold = True
Interior.ColorIndex = 5
End With
Instrucción If – Then / If – Then – Else.
Determina el curso de acción a seguir dependiendo del valor de verdad de una condición.
If condición Then

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acciones si condición es verdadera
Else
acciones si condición es falsa
Endif
Proteger el código de una macro
Así como se pueden proteger los libros, las hojas y las celdas de Excel, también es posible
proteger con una contraseña el código de nuestras macros. Una vez que tenga sus macros
escritas en el editor puede ir al menú Herramientas > Propiedades de VBAProject … .. y
luego hacer clic en la pestaña de Protección.
Verá una ventana como la de la que se observa a la derecha:
Allí puede proteger su Macro.

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