El documento presenta un manual de gestión secretarial que detalla los procedimientos y cualidades esenciales para una secretaria, enfatizando la importancia de un perfil profesional proactivo y bien informado. Se abordan temas como la etiqueta, el protocolo, y la redacción de documentos como memorandos e informes, destacando la evolución del rol de la secretaria en un entorno laboral cambiante. Además, se discute la necesidad de habilidades adaptativas ante los nuevos desafíos del mercado laboral contemporáneo.

1. “LA LUCHA Y EL FORTALECIMIENTO ES VITAL PARA
NUESTRO DESARROLLO DE VIDA”
CARMEN ADRIANA SÁNCHEZ FUERTES
MANUAL DE GESTION
SECRETARIAL
18/05/2014
INSTITUTO TÉCNICO EN
SISTEMAS INTECS

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INTRODUCCION
Este trabajo se realizó para dar a conocer procedimientos y análisis que tiene que tener la
secretaria frente a lo que la rodea tiene como finalidad recoger y ordenar los procedimientos
dados para el desarrollo de competencias gracias a este trabajo nos enteramos más sobre el
buen perfil que debe tener toda aquella secretaria y dando inquietud a aquellas personas para
que se motive a realizar y complementar temas básicos para la vida laboral de cada uno.

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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………… (2)
ORACIÓN DE LA SECRETARIA……………………………………………. (3)
CUALIDADES DE LA SECRETARIA………………………………………… (4)
COMO DEBE SER UNA SECRETARIA……………………………………… (4)
LA SECRETARIA EJECUTIVA MODERNA………………………………….. (5)
LA SECRETARIA ETIQUETA Y PROTOCOLO……………………………… (7)
ACTAS……………………………………………………………………………. (7)
CARTAS………………………………………………………………………….. (8)
MEMORANDOS………………………………………………………………… (8)
INFORMES……………………………………………………………………… (9)
CIRCULARES…………………………………………………………………… (9)
CETIFICADOS…………………………………………………………………… (10)
CONSTANCIAS………………………………………………………………….. (10)
TABLA DE DATOS……………………………………………………………………… (11)
GRAFICO………………………………………………………………………………… (11)
ORGANIGRAMA………………………………………………………………………… (12)
FLUJOGRAMA………………………………………………………………………….. (12)
BIBLIOGRAFIA…………………………………………………………………………. (13)

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ORACIÓN DE LA SECRETARIA
Solo por hoy. Oh Dios mío, concédeme el don de la valentía para que pueda andar libre y tranquila por
las sendas de la vida haciendo mi trabajo cada día más fructífero y con más ánimo.
Concédeme el don de la sonrisa para que pueda sonreír y ver el aspecto alegre y favorable de la vida,
y pueda ayudar a mis semejantes a verlo también.
Concédeme el don de la armonía, para que pueda vivir en la amistad y buena correspondencia con los
demás y pueda tratarlos como quisiera que me trataran a mí.
Concédeme el don de la lealtad, para que pueda vivir conforme a la fe más grande que mi corazón
conoce y así pueda honrarte y glorificarte con mis actos.
Concédeme el don de la paciencia; para que pueda tolerar las faltas de los demás y para que ellos en
cambio toleren las mías.
Concédeme el convencimiento de que el amor es el “cumplimiento de la ley del maestro: amaras a tu
prójimo como a ti mismo”.
Solo por hoy, oh dios mío, concédeme el don de la fe para saber que todas estas cosas que te he
pedido me serán concedidos en los días por venir y siempre.
Así sea

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CUALIDADES DE LA SECRETARIA
1. 1. Ante todo feminidad.
2. 2. El arte y conocimiento de las relaciones humanas.
3. 3. Responsabilidad.
4. 4. Honestidad e integridad.
5. 5. Espíritu de superación constante.
6. 6. Iniciativa y sentido común.
7. 7. Dinamismo.
8. 8. Buen juicio e inteligencia.
9. 9. Una gran fuerza de voluntad.
10. Sentido de humor.
11. Una excelente y permanente presentación personal.
12. Ética profesional intachable.
COMO DEBE SER UNA SECRETARIA
Toda digitadora aspira a ser secretaria particular, ya que este trabajo es más valioso e interesante.
Esta posición tiene más oportunidades para su iniciativa y tareas que no encuentra en la rutina diaria.
Como digitadora se debe llevar una perfección que la capacite para aceptar la responsabilidad que un
puesto de secretaria exige.
La secretaria no espera que el jefe le diga todo lo que tiene que hacer, debe saber los datos que el
jefe necesita y tenerlos a mano. Al hablar por teléfono debe ser gentil y recordar que está representando
a su jefe y que desea que a todas las traten con la misma cortesía acostumbrada por él. Al tomar el
auricular debe de dar a conocer el nombre o razón social del negocio.

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La secretaria por el puesto que ocupa oye y conoce muchos asuntos relacionados con el negocio, debe
ser discreta y no confiarlos absolutamente a nadie ni siquiera a sus familiares, en caso de hacerlo
faltaría al sigilo de perder la confianza y si pierde la confianza perderá el puesto.
LA SECRETARIA EJECUTIVA MODERNA
Los escenarios económicos en donde operan las empresas se caracterizan por ser proactivos,
cambiantes, retadores, con grandes oportunidades en donde salen adelante aquellas empresas que se
han preparado para ello, que cuentan con un buen recurso humano, ejecutivos capacitados, capaces
de actuar en estas características.
A todo ello se agrega, como lo indica Fernando Vigorena, que vivimos un cambio de época y no una
época de cambios lo que se traduce en un verdadero proceso de anorexia estructural que vive la
empresa moderna, externalización de funciones medio hacia proveedores externos, estructuras en
redes, el pasa de mercados masivos a mercados segmentados y en general un ambiente poco propicio
para “hacer carrera laboral”, en empresas con estructuras desmontables, descartables, transportables,
desechables y hasta virtuales que están en permanente cambio.
En este contexto el trabajo de secretaria tradicional pasa a construir pieza de museo y surge una nueva
actividad, la de una secretaria, asistente Emprendedora, una profesión de apoyo a la gestión.
La gerencia ante esta realidad de los cambios, grandes retos que hoy se dan en los escenarios, más
en un turbulento, agresivo, riesgoso, se debe contar con la colaboración de una secretaria ejecutiva,
proactiva, que permita transitar exitosamente en este proceso se hace necesario cada vez más adquirir
nuevos conocimientos, en un mundo en el que se maneja mucha información.
Definitivamente, la secretaria ejecutiva moderna desempeña en el presente un rol muy importante en
pro de la eficacia, rendimiento, productividad del gerente. Debe contar con una serie de atributos que
le permitan desempeñar su rol proactivamente, cumplir con sus funciones, ante las nuevas exigencias
que demandan las organizaciones que se han propuesto ser exitosas, poder cumplir éstas con su
misión, desempeñarse adecuadamente en los escenarios que el presente exige.
A todo ello se debe considerar en la actualidad lo que aporta por ejemplo,mujeresdeempresas.com, en
relación a un tópico que muchas empresas han descuidado, como es el concerniente que al igual que
las organizaciones exigen de sus directivos capacidad de liderazgo, habilidad para comunicar y visión
a largo plazo, las secretarias van asumiendo nuevas responsabilidades y abandonando otras. Sobre
todo desde mediados de los años 90, cuando las tecnologías de la información y comunicación
sacudieron hasta sus cimientos una serie de conceptos de la gestión empresarial.
Definitivamente es valioso cuando se indica, que una secretaria es una colaboradora inmediata de un
centro de gestión, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja,

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además está capacitada para la delegación de ciertas áreas o trabajos que desarrollan o pueden
desarrollar sus jefes.
Es decir, en general se ocupa de:
o Organizar, en ciertos casos, asistir a reuniones.
o Establecer buenos contactos telefónicos.
o Redactar y presentar correctamente informes, comunicados, entre otras.
o Planificar su tiempo y el de su jefe.
o Preparar y tratar la información adecuadamente.
o Concertar, acoger y atender a las visitas.
o Preparar presentaciones de productos o servicios.
o Organizar los viajes de negocio.
Resumiendo, se nos indica, debe ser: trabajar en equipo gestionando todo aquello que su jefe delega
en ella y establecer relaciones personales efectivas con el entorno interno y externo de la empresa.
Muy importante lo que indica Fernando Vigorena, que una secretaria que centra su futuro y sus
capacidades técnicas no estará aprovechando el cambio de época que se está verificando, sino más
bien estará preparándose solo para sobrevivir. Quienes sepan que solo el cambio de uno mismo podrá
asegurar un éxito, serán las secretarias del siglo XXI.1
1
Fernando vigorena- la secretaria ejecutiva moderna

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MAPA CONCEPTUAL
LA SECRETARIA
ETIQUETA Y PROTOCOLO
OBJETIVOS GENERELES:
o Identificar las normas de cortesía de etiqueta y aplicación en la vida cotidiana y laborar.
o Reconocer la importancia que tiene la presentación personal en el ámbito laboral.
INTRODUCCCION:
Las relaciones comerciales laborales y sociales que exigen pautas de comportamiento que garantiza
armonía y bienestar para las personas que participan en ella.
Las personas cultas logran distinguiesen, entre otras razones por su presentación personal y la
observaciones de las normas de cortesía y etiqueta.
ACTAS
Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren
valor administrativos legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.
De acuerdo con la importancia y característica del acta, cada organización debe cumplir con lo
ordenado en legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad
competente; en este caso el acta se debe elaborar con papel membrete.
UTILIZACIÓN DE LAS ACTAS
Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión o situación
específica.
CLASE DE ACTAS
Existen varias clases de actas entre las cuales se destacan:
o Actas de comités.
o Actas de concejo municipal.
o Actas de consejos.
o Actas de junta directa.
o Actas de asambleas.
o Actas de reuniones administrativas.
o Actas levantamientos de cadáveres.
o Actas de baja de inventarios.
o Actas de eliminación de documentos.

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o Actas de sociedades.
o Actas de entrega.
CARTAS
La expedición de carta u oficios está a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto
administrativo o en el cumplimiento de funciones.
Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato cartas, oficio o A4, con logo, membrete
y pie de página. Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u
oficios internos, se recomienda que solo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de página
las demás con el logo.
Cuando existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su identificación, descripción o
aclaraciones dentro del texto.
UTILIZACIÓN DE LA CARTA
De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tiene los siguientes usos:
o Informar sobre un hecho, expresar necesidades o solicitudes.
o Regular o aclarar la situación.
o Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
o Dar respuesta a una comunicación recibida.
o Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente.
o Solicitar detalles sobre un asunto determinado.
o Impugnar o corregir una situación.
o Confirmar eventos ocurridos o pendientes.
o Solicitar o remitir información, documentos u objetos.
o Ofrecer agradecimientos, excusas o transferencias.
o Felicitar, invitar o convocar.
o Hacer llamados de atención.
MEMORANDOS
Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información, orientaciones y pautas entre
las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación
jerárquica de la organización.
CARACTERISTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:
o Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización.

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o Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera
persona del plural.
o Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
o Tratar preferiblemente un solo tema por memorando.
INFORMES
La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto
administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.
Los informes se elaboran en papel con logo símbolo, de acuerdo con las normas internas de la
organización.
CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN
En los informes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
o Tratar un solo tema
o Redactar e forma clara, precisa, concreta y concisa
o Usar tratamiento respetuoso y cortés
o Redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió)
o Utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización
o Disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas
o Elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.
CLASES DE INFORMES
Los informes pueden ser:
a) Resumen ejecutivo, que tiene de una a tres páginas.
b) Informe corto, que consta de una a 10 páginas
c) Informe extenso, de 11 páginas en adelante.
CIRCULARES
Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, a un grupo específico de
personas tanto interna como externamente.
CARACTERISTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general.
La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos y políticas
y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre otros.
Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

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o Tratar un solo tema
o Iniciar y finalizar el texto con la frase de cortesía
o Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa
o Usar un tratamiento respetuoso y cortés
o Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo
o Utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada organización
o Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
CLASES DE CIRCULAR
o La circular general se dirige a un grupo específico de personas
o La carta circular está dirigida en forma personalizada.
CERTIFICADOS
El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado, que se asegura la veracidad
y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias
para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y registro notarial).
Con base en el hecho o acto que se prueba, pueden emitirse certificados de:
o Calificaciones obtenidas dentro de periodos académicos.
o Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción.
o Becas, donaciones, exenciones, créditos, paz y salvo, resultados médicos, documentos de
identidad, entre otros.
CONSTANCIAS
La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser
personal.
Según el hecho o el acto, se clasifican en constancias para:
o Tiempo de servicio.
o Experiencia.
o Salario u honorarios.
o Clases de trabajo.
o Jornada laboral.
o Cumplimiento de comisiones.
o Comportamiento del trabajador, entre otros.

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TABLA DE DATOS
SECRETARIAS
EJECUTIVAS
SECRETARIAS
GENERALES
SECRETARIAS DE
GOBIERNO
Mariana tobar Gómez Alejandra madroñero Aleja palacios
Luis Jiménez Melisa portilla Tatiana Sánchez
Maritza Erazo Viviana muyuy Fredy Santiago
Jesica Hernández Jennifer Bermúdez Sharith linda
Sandra tizoy Carmen jamioy Dayana robles
0 0 0 00 0 0 0
100
30
50
30
MARIANA TOBAR VIVIANA MUYUY JESICA HERNÁNDEZ DAYANA ROBLES
SECRETARIAS GENERALES
Cargo Desempeño %

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ORGANIGRAMA DE LA SECRETARIA
FLUJOGRAMA
CUALIDADES DE LA
SECRETARIA
RESPONSABILIDAD
HONESTIDAD
BUEN JUICIO E
INTELIGENCIA
GRAN FUERZA DE
VOLUNTAD
INICIATIVA Y SENTIDO
COMUN
DINAMISMO
GERENCIA
JUNTA DIRECTIVA SECRETARIA
CONFIABLE
AUTONOMA

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BIBLIOGRAFIA
(ORTIZ, 2011)
(LOPERA, 2011)
(MONTES, 2011)