Este documento proporciona consejos básicos para secretarias. Explica las cualidades y obligaciones de una secretaria, cómo debe ser y comportarse, y ofrece detalles sobre cómo elaborar documentos como actas, cartas, memorandos, informes y circulares. También incluye una oración para secretarias y define los roles y responsabilidades de una secretaria ejecutiva moderna.

1. 18-5-2014
CONSEJOS
BASICOS PARA
UNA
SECRETARIA!
YESIKA PAOLA SANCHEZ
YESIKASAN25@GMAIL.COM
INSTITUTO TECNICO EN SISTEMAS “INTECS”
“EL QUE PERSEVERA ALCANZA SUS METAS”

2. 1
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION ……...…………………………………………................................………...2
ORACIÓN DE LA SECRETARIA.........................................................................................3
CUALIDADES DE LA SECRETARIA…………………………………………………………....4
OBLIGACIONES DE LA SECRETARIA………………………………………………………………………..4
PROGRAMA DE LA SECRETARIA …………………………………………………………………………….5
COMO DEBE SER UNA SECRETARIA ..............................................................................5
LA SECRETARIA EJECUTIVA MODERNA........................................................................6
MAPA CONCEPTUAL .........................................................................................................7
ETIQUETA Y PROTOCOLO................................................................................................7
ACTAS .................................................................................................................................7
CARTAS……………………………………………………………………………………………..8
MEMORANDOS...................................................................................................................9
INFORMES.........................................................................................................................10
CIRCULARES....................................................................................................................12
CERTIFICADOS.................................................................................................................13
CONSTANCIAS .................................................................................................................13
FLUJOGRAMA……………………………………………………………………………………14
BIBLIOGRAFIA……………………………………………………………………………………14

3. 2
INTRODUCCION
Estos consejos básicos para una secretaria tiene como finalidad recoger y ordenar el saber
acumulado en el proceso de desarrollo de algunas competencias como: elementos de secretariado,
formación humana, formación socio laboral, matemática contable, tecnología informática y lecto
escritura.
Este trabajo se realizó con el fin de dar a conocer a aquellas personas que se desempeñan en un
espacio laboral y que muchas veces no cuentan con el conocimiento suficiente de las actividades
que desempeñan en este.
La información que se dará a conocer son recopilaciones de Manual de Gestión Secretaria, dado en
la clase de INTECS por la profesora Nelsy Jaramillo.

4. 3
ORACIÓN DE LA SECRETARIA
Solo por hoy. Oh Dios mío, concédeme el don de la valentía para que pueda andar libre
y tranquila por las sendas de la vida haciendo mi trabajo cada día más fructífero y con
más ánimo.
Concédeme el don de la sonrisa para que pueda sonreír y ver el aspecto alegre y
favorable de la vida, y pueda ayudar a mis semejantes a verlo también.
Concédeme el don de la armonía, para que pueda vivir en la amistad y buena
correspondencia con los demás y pueda tratarlos como quisiera que me trataran a mí.
Concédeme el don de la lealtad, para que pueda vivir conforme a la fe más grande que
mi corazón conoce y así pueda honrarte y glorificarte con mis actos.
Concédeme el don de la paciencia; para que pueda tolerar las faltas de los demás y
para que ellos en cambio toleren las mías.
Concédeme el convencimiento de que el amor es el “cumplimiento de la ley del maestro:
amaras a tu prójimo como a ti mismo”.
Solo por hoy, oh dios mío, concédeme el don de la fe para saber que todas estas cosas
que te he pedido me serán concedidos en los días por venir y siempre.
Así sea

5. 4
CUALIDADES DE LA SECRETARIA
1. 1. Ante todo feminidad.
2. 2. El arte y conocimiento de las relaciones humanas.
3. 3. Responsabilidad.
4. 4. Honestidad e integridad.
5. 5. Espíritu de superación constante.
6. 6. Iniciativa y sentido común.
7. 7. Dinamismo.
8. 8. Buen juicio e inteligencia.
9. 9. Una gran fuerza de voluntad.
10. Sentido de humor.
11. Una excelente y permanente presentación personal.
12. Ética profesional intachable.
UNA SECRETARIA DEBE SER:
OBLIGACIONES DE LA SECRETARIA
1. 1. Cambiar la hoja del calendario.
2. 2. Colocar agua y flores en los floreros, y en ocasiones regar matas.
3. 3. Organizar el escritorio del jefe.
4. 4. Afilar los lápices.
5. 5. Registrar la correspondencia llegada.
6. 6. Despachar la correspondencia.
7. 7. Archivar.
8. 8. Elaborar el recordatorio de las labores del día.
9. 9. Verificar lo que hay anotado en el orden del día.
10. Despachar el correo.

6. 5
PROGRAMA DE LA SECRETARIA
1. 1. Entrada puntual.
2. 2. Preparación del trabajo del día, consulta de fichero donde anoto lo concerniente a la
presente jornada.
3. 3. Lectura del correo y de los servicios de prensa si el jefe está interesado en ellos.
4. 4. Organización de las tareas que pertenecen a sus auxiliares antes de la llegada del jefe.
5. 5. La secretaria estará dispuesta a atender la llegada del director. Con él tratará los asuntos
relacionados con la jornada más otros nuevos e interesantes que el jefe traerá consigo.
6. 6. No olvidar que el jefe está en el despacho por lo tanto permanecerá atenta e un nuevo
llamado de él.
7. 7. Atender debidamente el teléfono y las visitas que sucederán sin duda a media mañana.
8. 8. Cuando el jefe no la necesite, digitará
algunas cartas o hará que el subalterno de
ello.
9. 9. Por la tarde repasara el plan de trabajo si
se ha desarrollado conforme a lo previsto.
10. Tal vez el director quiera repasar de nuevo los
asuntos programados para el día o dicte algunas
cartas.
11. La calma de la tarde será excelente para
archivar y buscar algunos documentos enlazados a
otros temas por resolver.
12. Programa escrito para las labores del día
siguiente.
COMO DEBE SER UNA SECRETARIA
Toda digitadora aspira a ser secretaria particular, ya
que este trabajo es más valioso e interesante.
Esta posición tiene más oportunidades para su
iniciativa y tareas que no encuentra en la rutina diaria.
Como digitadora se debe llevar una perfección que la capacite para aceptar la responsabilidad que
un puesto de secretaria exige.
La secretaria no espera que el jefe le diga todo lo que tiene que hacer, debe saber los datos que el
jefe necesita y tenerlos a mano. Al hablar por teléfono debe ser gentil y recordar que está
representando a su jefe y que desea que a todas las traten con la misma cortesía acostumbrada por
él. Al tomar el auricular debe de dar a conocer el nombre o razón social del negocio.
La secretaria por el puesto que ocupa oye y conoce muchos asuntos relacionados con el negocio,
debe ser discreta y no confiarlos absolutamente a nadie ni siquiera a sus familiares, en caso de
hacerlo faltaría al sigilo de perder la confianza y si pierde la confianza perderá el puesto.

7. 6
Por ejemplo: Auesteco Sucursal Uno habla la secretaria de gerencia ¿En qué puedo servirle?, en
esta forma hay un claro entendimiento, de la persona de quien se trata y así debe evitarse la
incertidumbre de pérdida de tiempo, debe asegurar toda clase de papeles donde no estén a mano,
ni vista de los ojos indiscretos del público, debe saber que un pequeño descuido ocasiona la perdida
de cualquier negocio.1
Cuando hable por teléfono hágalo muy breve y claro, debe evitar conversaciones con amigos, esto
es molesto para el jefe.
Vigilar que la oficina del jefe este siempre ordenada lo mejor posible, los papeles en sus respectivos
lugares, el computador debe estar desocupado. Estos detalles pronto son observados por su jefe,
aunque él no lo demuestre. La correspondencia debe estar limpia para que su trabajo sea el mejor
presentado en la oficina.
LA SECRETARIA EJECUTIVA MODERNA
En general se ocupa de:
o Organizar, en ciertos casos, asistir a reuniones.
o Establecer buenos contactos telefónicos.
o Redactar y presentar correctamente informes, comunicados, entre otras.
o Planificar su tiempo y el de su jefe.
o Preparar y tratar la información adecuadamente.
1
Auesteco Sucursal, menciona una forma clara de cómo debe tratar una Secretaria de Gerencia.

8. 7
o Concertar, acoger y atender a las visitas.
o Preparar presentaciones de productos o servicios.
o Organizar los viajes de negocio.
Resumiendo, se nos indica, debe ser: trabajar en equipo gestionando todo aquello que su jefe delega
en ella y establecer relaciones personales efectivas con el entorno interno y externo de la empresa.
Muy importante lo que indica Fernando Vigorena, que una secretaria que centra su futuro y sus
capacidades técnicas no estará aprovechando el cambio de época que se está verificando, sino
más bien estará preparándose solo para sobrevivir. Quienes sepan que solo el cambio de uno mismo
podrá asegurar un éxito, serán las secretarias del siglo XXI.
MAPA CONCEPTUAL
LA SECRETARIA
ETIQUETA Y PROTOCOLO
ACTAS
Las actas expresan lo tratado en una reunión o
situación específica. Son documentos que adquieren
valor administrativos legal, jurídico e histórico desde
el momento de su creación.
De acuerdo con la importancia y característica del
acta, cada organización debe cumplir con lo ordenado
en legislación vigente y en algunos casos se debe
registrar o presentar ante la entidad competente; en
este caso el acta se debe elaborar con papel
membrete.
UTILIZACIÓN DE LAS ACTAS
Las actas se utilizan como registro de todo lo
acontecido y acordado en una reunión o situación
específica.
CLASE DE ACTAS
Existen varias clases de actas entre las cuales se destacan:
o Actas de comités.
o Actas de concejo municipal.
o Actas de consejos.

9. 8
o Actas de junta directa.
o Actas de asambleas.
o Actas de reuniones administrativas.
o Actas levantamientos de cadáveres.
o Actas de baja de inventarios.
o Actas de eliminación de documentos.
o Actas de sociedades.
o Actas de entrega.
CARTAS
La expedición de carta u oficios está a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante
acto administrativo o en el cumplimiento de funciones.
Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato cartas, oficio o A4, con logo,
membrete y pie de página. Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las hojas. Para
las cartas u oficios internos, se recomienda que solo la primera hoja vaya con el logo, membrete y
pie de página las demás con el logo.
Cuando existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su identificación, descripción o
aclaraciones dentro del texto.
CARACTERISTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a sus destinarios para ello
se recomienda tener en cuenta:
o Tratar un solo tema por comunicación.
o Redactar en forma clara, precisa, concreta, concisa.
o Usar tratamiento respetuoso o cortés.
o Redactar en primera personal en plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural.
o Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
o Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización.
o Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

10. 9
UTILIZACIÓN DE LA CARTA
De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tiene los siguientes usos:
o Informar sobre un hecho, expresar necesidades o solicitudes.
o Regular o aclarar la situación.
o Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
o Dar respuesta a una comunicación recibida.
o Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente.
o Solicitar detalles sobre un asunto determinado.
o Impugnar o corregir una situación.
o Confirmar eventos ocurridos o pendientes.
o Solicitar o remitir información, documentos u objetos.
o Ofrecer agradecimientos, excusas o transferencias.
o Felicitar, invitar o convocar.
o Hacer llamados de atención.
MEMORANDOS
Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información, orientaciones y pautas entre
las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación
jerárquica de la organización.
CARACTERISTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:
o Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización.
o Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera
persona del plural.
o Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
o Tratar preferiblemente un solo tema por memorando.

11. 10
UTILIZACIÓN DEL MEMORANDOS
El memorando puede tener uso de los siguientes objetivos.
o Informar sobre un hecho en forma breve.
o Expresar necesidades.
o Hacer requerimientos.
o Regular o aclarar una información.
o Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
o Dar respuesta a una comunicación recibida.
o Conocer detalles sobre un aspecto determinado.
o Impugnar o corregir una situación.
o Confirmar eventos ocurridos o pendientes.
o Solicitar o remitir información, documentos u objetos.
o Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias.
o Hacer llamados de atención, entre otros.
INFORMES
La expedición de informes está a
cargo de funcionarios o empleados
autorizados, mediante acto
administrativo o en el cumplimiento
de sus funciones.
Los informes se elaboran en papel
con logo símbolo, de acuerdo con las
normas internas de la organización.
Nota: Esta disposición se debe tener
en cuenta de acuerdo con las
políticas de costos de cada
organización.
Si es necesario, se recomienda
elaborar documento remisorio al
presentar los informes
administrativos, ya sea que se envíen por internet o correo electrónico.
Cuando existan anexos en un informe, se recomienda hacer su identificación, descripción o
aclaración dentro del texto.

12. 11
CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN
En los informes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
o Tratar un solo tema
o Redactar e forma clara, precisa, concreta y concisa
o Usar tratamiento respetuoso y cortés
o Redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió)
o Utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización
o Disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas
o Elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.
UTILIZACIÓN DEL INFORME
De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente tenga en cuenta los
siguientes usos:
o Regular o aclarar una situación
o Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos
o Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto
o Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente
o Impugnar o corregir una situación
o Presentar detalles sobre un aspecto determinado.
CLASES DE INFORMES
No DE PAGINAS
RESUMEN EJECUTIVO 3
INFORME CORTO 1 – 10
INFORME EXTENSO 11

13. 12
CIRCULARES
Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, a un grupo específico
de personas tanto interna como externamente.
CARACTERISTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general.
La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos y
políticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios,
entre otros.
Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
o Tratar un solo tema
o Iniciar y finalizar el texto con la frase de cortesía
o Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa
o Usar un tratamiento respetuoso y cortés
o Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo
o Utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada organización
o Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
CLASES DE CIRCULAR
o La circular general se dirige a un grupo específico de personas
o La carta circular está dirigida en forma personalizada
3
10
12
0
2
4
6
8
10
12
14
RESUMEN EJECUTIVO INFORME CORTO INFORME EXTENSO
CLASE DE INFORMES Y NUMERO DE
PAGINAS POR LA SQUE SE COMPONE

14. 13
o CERTIFICADOS
El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado, que se asegura la veracidad
y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias
para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y registro notarial).
Con base en el hecho o acto que se prueba, pueden emitirse certificados de:
o Calificaciones obtenidas dentro de periodos académicos.
o Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción.
o Becas, donaciones, exenciones, créditos, paz y salvo, resultados médicos, documentos de
identidad, entre otros.
CONSTANCIAS
La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser
personal.
Según el hecho o el acto, se clasifican en constancias para:
o Tiempo de servicio.
o Experiencia.
o Salario u honorarios.
o Clases de trabajo.
o Jornada laboral.
o Cumplimiento de comisiones.
o Comportamiento del trabajador, entre otros.
CARACTERISTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
La constancia y la certificación tienen como objetivo fundamental dar a conocer información de
carácter personal.
Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
1. Redactara en forma clara, precisa, concreta y concisa.
2. Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortes.
3. Emplear un estilo gramatical, natural, sencillo y continuo.
4. Utilizar los formatos establecidos en cada organización.
5. Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
6. Suministrar la información en forma personalizada.
7. Expedir siempre el original.

15. 14
FLUJOGRAMA
BIBLIOGRAFIA:
(CARVAJAL)
(OROZCO)
(COLOMBO)
EXPEDICION DE
CONSTANCIAS
TIEMPO DE
SERVICIO
SALARIO U
HONORARIOS
EXPERIENCIA
CUMPLIMIENTO
DE COMISIONES
COMPORTAMIENTO
DEL TRABAJADOR