1. La función del secretario de actas.
En toda reunión empresaria donde es preciso levantar un acta se designa a una
persona que tendrá la responsabilidad de redactarla: el secretario de actas.
El secretario puede ser llamado ocasionalmente para realizar esta función en una
reunión determinada, pero hablaremos de las funciones de un secretario nombrado
oficialmente para una sucesión de reuniones. En este caso, tendrá más responsabilidades
que la de redactar el acta en sí.
Su papel es vital en el desarrollo de la reunión y se complementa con la labor del
presidente de la misma. Son dos figuras que comparten responsabilidades y necesitan
ponerse de acuerdo en la forma de trabajar.
Su responsabilidad comienza antes de la reunión. La tarea previa consistirá en
1- Conocer el tema de la reunión.
2- Establecer con el presidente el orden del día.
3- Preparar toda la documentación de
trabajo.
4- Distribuir los materiales para la reunión a
cada participante.
5- Acondicionar la sala de reuniones, los útiles
y materiales que se utilizarán.
Durante el desarrollo de la reunión sus responsabilidades consistirán en:
1- Levantar un acta que registre fielmente el desarrollo de la reunión.
2- Asistir al presidente, corrigiendo inexactitudes en los datos que se manejen;
proveyendo información suplementaria; supervisando el cumplimiento del
horario previsto, etc.
3- Ocuparse del funcionamiento de la infraestructura: calefacción, refrigerios,
provisión de útiles adicionales.
Fueras de estas tareas es importante señalar que el secretario no debe participar en
la reunión exponiendo o discutiendo.
Al finalizar, según la naturaleza de la reunión, el secretario deberá:
Opción A: tener redactada en forma manuscrita y prolija el acta completa, que
una vez aprobada por el presidente será firmada por los presentes.

2. Opción B:tener elaborado un borrador que registre detalladamente las alternativas
de la reunión y todos los datos exigidos en este documento. Más tarde procederá a la
redacción definitiva del acta, su fotocopiado y su pronta distribución entre los
participantes. El plazo de distribución no debe exceder los tres días posteriores a la
fecha en que se realizó la reunión.
Las cualidades de un secretario de actas eficaz son: facilidad en el manejo del
lenguaje escrito, capacidad de síntesis para eludir en la transcripción las redundancias
en las discusiones de los participantes y, finalmente, el conocimiento profundo del
estilo, las partes obligatorias y el orden de exposición que le impone la naturaleza del
acta.
El presidente de la reunión
El presidente de la reunión y su efectividad garantizan el éxito de la misma.
Sus responsabilidades exceden su participación durante el transcurso de la reunión
.
Existen tareas previas de corte netamente administrativo que el presidente debe
realizar o supervisar para llevar a buen término el objetivo que cada reunión empresaria
plantea. Existen además tareas posteriores cuyo cumplimiento forma parte de sus
responsabilidades como presidente.
A continuación mencionamos las principales tareas del presidente:
 Antes de la reunión:
1. Comprobar que se realizaron las notificaciones a los integrantes de la reunión
en el tiempo correcto.
2. Supervisar el envío de los materiales para la reunión a cada asistente.
3. Verificar la disposición de la sala de reuniones.
4. Planificar el debate.
 A lo largo de la reunión:
Su papel como presidente le exigirá mantener el control de la situación y de los
tiempos, desarrollando las siguientes estrategias:
1. Proceder a la apertura siguiendo este orden: dar la
bienvenida a los asistentes, expresar el
propósito para el que se los ha convocado, leer el
orden del día, y anunciar la duración prevista para
la reunión.
2. Coordinar la progresión del debate, procurando:
- Hacer callar con tacto a los que se exceden en el uso de la palabra.

3. - Estimular la participación de los que no intervienen.
- Diluir las tensiones y ayudar al grupo a superar los puntos muertos de la
discusión.
- Controlar el tiempo.
- Sintetizar las exposiciones.
- Lograr la unanimidad en la toma de decisiones.
- Proponer la votación y emitir su voto en caso de empate.
3. Leer en voz alta el texto del acta, asegurándose la aprobación de todos los
participantes.
4. Dar por concluida la reunión. Despedir a los participantes.
 Después de la reunión:
Hacer el seguimiento para que se cumpla lo acordado, en los días siguientes.
MODELO DE ACTA
Acta Nº 212
En la Ciudad de Buenos Aires, a los diez días del mes de diciembre de mil
novecientos noventa y …, siendo las dieciséis horas, se reúnen en la sala de sesiones
del Directorio de ALPHA S.A., Viamonte 1315//
el señor Vicepresidente de la Empresa, Dr. David Acosta; el señor Gerente de
Capacitación, Lic. José Luis Estévez; el señor Director de Recursos Humanos, Lic.
Nicolás Basaldúa, y el Señor Director de Comercialización, Dr. Ernesto Ferrara,
bajo la presidencia del primero de los citados, encontrándose ausente con aviso el
señor Presidente del Directorio con motivo de viaje al exterior,//
con el objeto de considerar el Plan de Capacitación para el personal de ventas
elaborado por el Departamento de Capacitación para el año mil novecientos noventa
y …//
Inicia la reunión el señor Vicepresidente, Dr. David Acosta, quien expresa que el
plan ha sido elaborado por el Departamento de Capacitación tomando en cuenta el
planeamiento estratégicos de ventas para el año próximo, la aparición de nuevos

4. productos competitivos, las investigaciones sobre demandas del mercado y los
nuevos programas de cursos de ventas probados por empresas líderes en el país y en
el exterior. A continuación solicita al Gerente de Capacitación que exponga los
detalles del plan, quien así lo hace y somete a consideración de los presentes dicho
proyecto. Toma la palabra el Director de Comercialización, quien efectúa
consideraciones sobre el cronograma de cursos propuestos solicitando que se dicten
en los meses de enero-febrero y no en marzo-abril como está proyectado, debido a
que el personal de ventas bajo su dependencia debe estar capacitado en las nuevas
técnicas lo antes posible. Acto seguido toma la palabra Lic. Estévez, objetando esta
propuesta debido al hecho de que las vacaciones anuales de los instructores de los
cursos fueron programadas para los meses de enero y febrero. A continuación el Dr.
Acosta, consulta al Director de Recursos Humanos sobre esta posibilidad, quien
desestima la propuesta de postergación de las vacaciones anuales del personal en
temporada de la veraniega debido a potenciales conflictos que podría acarrear esta
medida.//
En uso de la palabra el señor Vicepresidente Dr. Acosta propone volver a considerar
el cronograma con el Presidente de la empresa a su regreso y somete a votación la
aprobación de los restantes puntos del plan. Sometida a la votación de los presentes
esta moción con la salvedad de postergar la aprobación del cronograma, se aprueba
el plan por unanimidad.//
Se conviene que la próxima reunión de directorio se efectúe el día dieciocho de
diciembre próximo a la misma hora. //
No habiendo más asuntos que tratar, se levanta la reunión siendo las dieciocho
horas.//
(Firmas manuscritas): Dr. David Acosta, Lic. José Luis Estévez, Lic. Nicolás
Basaldúa, Dr. Ernesto Ferrara.