Una secretaria ideal debe ser una persona de confianza con buena presencia, habilidades de comunicación oral y escrita, y dominio de software. También debe ser proactiva, organizada, capaz de interactuar en equipo, brindar apoyo a todos los departamentos, y mejorarse continuamente.

1. Perfil de una SecretariaDebe ser una persona en la que se tenga plena confianza y que cumpla con las siguientes características:- Buena presencia.- Persona de buen trato, amable, cortés y seria.- Excelente redacción y ortografía.- Facilidad de expresión verbal y escrita.- Persona proactiva y organizada.- Facilidad para interactuar en grupos.

2. Perfil de una Secretaria- Dominio de Microsoft Office, Internet, etc.- Brindar apoyo a todos los departamentos. - Aptitudes para la Organización.- Buenas relaciones interpersonales.- Habilidades para el planeamiento, motivación, liderazgo y toma de decisiones.- Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.

3. Funciones de una Secretaria Ser puntual en todas sus actividades .

4. Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.

5. Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos.Funciones de una Secretaria Recibir e informar asuntos que tengan que ver con el departamento correspondiente, para que todos estén informados y desarrollar bien el trabajo asignado.Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamentos dentro de la empresa. Funciones de una Secretaria Obedecer y realizar instrucciones que seanasignadas por su jefe.Mejora y aprendizaje continúo.Secretaria = Confianza Una buena secretaria debe ser acreedorade la máxima confianza. Su formación, solidez, discreción carácter, personalidad... es clave para que exista una relación de confianza absoluta y sea copartícipe de las fortalezas y debilidades de la empresa. Secretaria = Confianza Su compromiso, fidelidad e identificación con la empresa y las personas que la dirigen debe ser total. Si se consigue la empatía y confianza total entre el jefe y secretaria, se está dando un paso de gigantes en multitud de facetas.El tiempo es un recurso muy valiosoPara un alto directivo (a) el tiempo es su recurso más escaso y valioso. Poder atender el máximo de temas posibles y hacerlo sin estrés y en "buena forma" es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente. El tiempo es un recurso muy valioso Hacer ganar tiempo a un alto directivo es un arte y requiere una atención permanentey total. Es preparar a tiempo toda la documentación para una reunión.

6. Es la habilidad para cortar una visita que se prolonga excesivamenteEl tiempo es un recurso muy valioso Es dar la excusa perfecta para llegar media hora más tarde a una próxima reuniónEs alquilar un servicio de habitación durante dos horas para poder ducharse tras un viaje de diez horas y llegar en perfectas condiciones a una reunión importante...El tiempo es un recurso muy valioso Es dar la excusa perfecta por teléfono y que el jefe no quede mal. Es saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a dárselo con la seguridad de no equivocarse.

7. Es saber cuando tiene sed, o es mandar la nota de agradecimiento usual.El tiempo es un recurso muy valioso Es vivir el día intentando cuidar cada minuto del jefe. Es ayudarle a cumplir la agenda sin estrés y manejando los imprevistos.La secretaria como gestoraUna secretaria de alta dirección cada vez que toma el teléfono tiene que transmitir la importancia de la empresa y de su máximo representante, con tal maestría que se convierta en un factor de imagen, invaluable para la empresa.

8. La secretaria como gestoraEn otro orden de cosas, gestione hábilmente en un vuelo de largo recorrido un upgrade a firtsclass. Se preocupe de hacer llegar tres propuestas diferentes para una cena especial y la reserva en la mesa más especial.

9. La secretaria como gestoraSe asegure de un trato personalizado en el Hotel y de que los detalles estén impecables en el business center. Conseguir acelerar una entrega, gestionar una mejora de cualquier tipo. ¿Cuánto vale una secretaria así?

10. Hacer valer la autoridad de su JefeDar seguimiento temporal y eficiente:buenas formas, recordatorios, llamadas antes de la fecha... En resumen, que sea posible que las personas involucradas en la entrega de información, respuestas, proyectos, etc. cumplan en tiempo y forma con el Jefe.

11. Hacer valer la autoridad de su JefeY de esta manera, la mente del jefe pueda descansar y ocuparse de cosas nuevas,con la confianza que su secretaria da un seguimiento y el pressing perfecto para que se ejecuten los temas tratados y acordados.

12. Aprender cursos especializados Una buena secretaria necesita aprender tanto como el jefe. Debe ponerse al día de todo lo que es importante en la empresa. Debe familiarizarse de cosas nuevas, aunque sean complejas llámese nanotecnología, biotecnología o terminología financiera especializada. Aprender cursos especializados Debe formarse continuamente, hacer cursos especializados y lo debe hacer en horarios extra, sin que afecte al normal desarrollo de cada día.