Talento Secretarial

ESCUELA NACIONAL DE INFORMÁTICA SANTIAGO
ENISA
Departamento de Secretariado Ejecutivo
Técnico en Secretariado Ejecutivo

IMPORTANCIA DEL TALENTO SECRETARIAL PARA LA
ADMINISTRACIÓN DE LA OFICINA

Trabajo de Investigación Presentado como Requisito Final para el
Grado Secretariado Ejecutivo, Nivel Técnico

SUSTENTADA POR:
JUAN PABLO VICENTE TINEO
ANNET NIXZELIZ FERNÁNDEZ RODRÍGUEZ
MARÍA MAGDALENA SERRATA HIDALGO
MERCEDES ESPINAL RODRÍGUEZ
ANDREÍNA GARCÍA MUÑOZ

ASESORA:
LICDA. ROCÍO BRETÓN

Santiago de los Caballeros
República Dominicana
Agosto, 2008

ESCUELA NACIONAL DE INFORMÁTICA SANTIAGO
ENISA
Departamento de Secretariado Ejecutivo
Técnico en Secretariado Ejecutivo

IMPORTANCIA DEL TALENTO SECRETARIAL PARA LA
ADMINISTRACIÓN DE LA OFICINA

Trabajo de Investigación Presentado como Requisito Final para el
Grado Secretariado Ejecutivo, Nivel Técnico

SUSTENTADA POR:
JUAN PABLO VICENTE TINEO, 28174
ANNET NIXZELIZ FERNÁNDEZ RODRÍGUEZ, 28176
MARÍA MAGDALENA SERRATA HIDALGO, 28183
MERCEDES ESPINAL RODRÍGUEZ, 27991
ANDREÍNA GARCÍA MUÑOZ, 28046

ASESORA:
LICDA. ROCÍO BRETÓN

Santiago de los Caballeros
República Dominicana
Agosto, 2008

Autores de la Monografía

De Izquierda A Derecha,
Mercedes Espinal Rodríguez, Andreína García Muñoz,
Juan Pablo Vicente Tineo,
Annet Nixzeliz Fernández Rodríguez, María Magdalena Serrata Hidalgo.

IMPORTANCIA DEL TALENTO SECRETARIAL PARA
LA ADMINISTRACIÓN DE LA OFICINA

Pág.
DEDICATORIAS i
AGRADECIMIENTOS vi
RESUMEN viii
INTRODUCCIÓN xii

CAPITULO I ASPECTOS GENERALES DE LA OCUPACIÓN
SECRETARIAL

1.1.-Origen y Evolución del Secretariado 2
1.2.-Características de las Secretarias 2
1.3.-Requisitos para Ser Secretaria 4
1.3.1.-Calidad de Servicio al Cliente 4
1.3.2.-Conocimiento de Administración de Empresa 5
1.3.3.-Conocimiento de Mercadeo 7
1.3.4.-Conocimiento de Contabilidad 8
1.3.5.-Conocimiento de Ofimática 8
1.3.6.-Conocimiento de Lingüísticos 10

CAPITULO II ASPECTOS GENERALES DEL SERVICIO DE
OFICINA EN LAS EMPRESAS

2.1.-Concepto de empresa. 12
2.2.-Definición de Oficina. 13
2.3.-Funciones de la Secretaria en la Oficina. 14

CAPITULO III IMPORTANCIA DE LA CAPACITACIÓN
LINGÜÍSTICA Y TECNOLÓGICA DE LAS SECRETARIAS

3.1.-Conceptualización de Secretario Ejecutivo Bilingüe 17
3.2.-Dominio Secretarial de las Tecnologías de la Información 18
3.3.-Servicio Bilingüe de Atención Cliente a través de la 20
Internet

CAPITULO IV EXIGENCIAS PARA LA SECRETARIA EN LAS
EMPRESAS DEL SIGLO XXI

4.1.- Conocimiento de Ciencias Económicas y Sociales 22
4.1.1.- Administración de Empresa. 22
4.1.2.- Mercadeo. 23

4.1.3.- Contabilidad. 23
4.2.-Dominio del Idioma Inglés Oral y Escrito. 24
4.3.-Dominio de Informática 24
4.4.-Buenas Relaciones Humanas 25
4.5.-Imagen Personal Positiva 25
4.6.-Actitud de Servicios de Calidad en la Atención al Cliente 26

CONCLUSIONES 27
RECOMENDACIONES 30
BIBLIOGRAFÍA 32

Siento el grato placer de dedicar y honrar con esta monografía a Dios,

por concederme la oportunidad y darme las fuerzas para realizar este

sueño. También, con sentido de especialidad a:

Ana Antonia Tineo, por ser una madre excelente y apoyarme en mi

carrera académica.

La Licenciada Irene Vásquez Monegro, por ser una amiga que

siempre se ha mostrado servicial en el apoyo incondicional que me ha

brindado en mi trayecto profesional.

El Ingeniero Alfredo Vásquez Reinoso, por el apoyo material y

tecnológico que me ha brindado.

Mis compañeros de estudio, en especial a Annet Nixzeliz

Fernández Rodríguez, María Magdalena Serrata Hidalgo, Mercedes

Espinal Rodríguez y Andreína García Muñoz, por ser parte integrante de

esta monografía y que sin su coparticipación no habría sido posible

terminar este trabajo investigativo.

Juan

Es un honor y satisfacción para mí, dedicar este trabajo investigativo

de manera especial, a:

Dios, por darme salud y vida para lograr mis metas.

Mi padre y mi madre, por siempre apoyarme y esforzarse por

darme una mejor calidad de vida y educación.

Annet

Me satisface y me llena de orgullo, dedicar mi trabajo final con gran

sentido de especialidad, a:

Mi hermana Carmen, por ser quien me motivó a estudiar

nuevamente, apoyándome y dándome fuerzas cuando más la necesitaba.

María

Me place dedicar mi trabajo final a quienes me han apoyado durante

esta meta académico, a:

Dios, por haberme dado la vida y todo lo que tengo hasta hoy.

Mi hermana Yanet, por apoyarme en estos momentos difíciles.

Michel, por aconsejarme, escucharme y animarme cunado me siento

triste y deprimida.

Andreína

Me satisface dedicar mi trabajo final a quienes me han apoyado

durante este logro académico, a:

Mis padres, por el apoyo recibido.

Patria Minerva, por apoyarme a realizar este curso.

Mercedes

Hay esfuerzos y servicios personales e/o institucionales, que no tienen

precio ni pueden ser pagados en términos monetarios. Con sólo mencionar

sus nombres no se salda el precio de la deuda de gratitud con ellos. Sólo se

quiere ilustrar el placer de decir, que gracias a ellos fue posible llevar al

logro de esta meta académica.

Gracias especiales a los profesores: Rocío Bretón, Lissete Velázquez,

José Lisandro Rodríguez, por brindarnos la oportunidad para mejorar y

llevar a cabo nuestro trabajo.

Simplemente a la Escuela Nacional de Informática Santiago (ENISA).

Los autores

El talento secretarial es la resultante de combinar las capacidades, el
compromiso y la acción para obtener buenos resultados en la gestión de la oficina. El
talento es un activo intelectual que equivale a resultados excelentes, constituyéndose en
la materia prima de la innovación cuando se combina con la tecnología. El talento
secretarial comprende la aptitud, los conocimientos, las habilidades y las cualidades que
dispone el secretario para realización de su tarea, el conjunto de cogniciones y
habilidades para solucionar problemas, resultante de la teoría, la práctica, la experiencia,
las reglas cotidianas y las instrucciones para la acción; así como el conjunto de
capacidades y disposición para la gestión secretarial. Además, el talento secretarial
implica la obligación contraída para cumplir con una tarea.

La Importancia del Talento Secretarial para la Administración de la Oficina
es uno de los factores más prioritarios a considerar antes de seleccionar el personal que
representará la imagen de la empresa. El talento secretarial garantiza el éxito de la
comunicación comercial y de los servicios de una empresa, debido a que el secretario es
la persona inmediata que representa la empresa ante los clientes y el público en general.
Las empresas de renombre exigen un personal de oficina que dignifique su prestigio y
su imagen institucional.

El talento secretarial es un activo intelectual que, al ser aplicado a la gestión de
la oficina, produce un cambio operacional en la condición competitiva, generando así
utilidades económicas y fortalecimiento de la imagen institucional. Por consiguiente, el
talento secretarial es una de las variables más importante para el éxito empresarial,
seguida de la solidez financiera del capital, la innovación y la calidad de productos y
servicios.

La importancia de la aplicación del talento secretarial en la administración de la
oficina se identifica con la eficiencia en el servicio al cliente, el manejo adecuado de los
recursos de la oficina y la asistencia efectiva de los ejecutivos. El talento secretarial se
aplica a todas las tareas de la oficina, y en especial, el servicio de atención al cliente, el
manejo de la oficina, la administración de los recursos disponibles, la asistencia efectiva
a los ejecutivos y el manejo eficiente de la información de la oficina.

El presente estudio tiene por finalidad establecer la importancia del talento
secretarial para la administración de la oficina.

La metodología empleada en este estudio es la investigación documental basada
en el análisis de datos e informaciones obtenidas en fuentes bibliográficas y fuentes
gráficas. Por consiguiente, la jornada de investigación bibliográfica incluyó
actividades como revisión de monografías, de revistas, de periódicos impresos, y de
fuentes digitales en la Internet relacionadas con el objeto del estudio.

Las técnicas investigativas utilizadas en este estudio son aplicables en otros
estudios de investigación bibliográfica. Esta investigación viable y verificable, debido a
que describe los métodos y las técnicas aplicadas para su realización.

El análisis los aspectos generales de la profesión secretarial ofrece un enfoque
filosófico y psico-social de la gestión secretarial, relacionándolo con la inteligencia
emocional, la ética, el dominio lingüístico, las relaciones humanas, y la mediocridad
secretarial como factores determinantes del talento secretarial para la gestión de la
oficina. En el campo de la profesión de la oficina, existen una serie de topologías de
secretarios, que incluyen secretario comercial, secretario ejecutivo, secretario ejecutivo
bilingüe, recepcionista, archivista, mecanógrafo, oficinista de contabilidad, asistente
administrativo, secretario de oficina pública, secretario cajero, secretario docente,
secretario judicial, y secretarios de ONGs. Cada tipo de secretario tiene sus funciones,
cualidades, valores y conocimientos básicos que constituyen la atmósfera del talento
secretarial requerido por las empresas actuales en la administración de la oficina y en el
buen servicio a los clientes y al público en general.

En la oficina, la Inteligencia Emocional (I. E.) es un tipo de inteligencia social
de la personalidad individual que se define como la habilidad de percibir, comprender y
gobernar los estados emocionales derivados de estímulos determinados y sus
consecuencias, adoptando una conducta emocional equilibrada y tomando una decisión
satisfactoria para sí mismo y para las relaciones interpersonales. Esta es una de las
bases fundamentales del talento secretarial. En este aspecto psico-social, la
Importancia del Talento Secretarial para la Administración de la Oficina sostiene que

la fobia social es una emoción que afecta la gestión secretarial, porque se precisa que
“Toda persona se mantendrá en su estado normal o anormal a no ser que un
estímulo interno o externo actúe sobre ella”. Por tal motivo, un gran porcentaje de
persona se le escapa el éxito de sus manos por padecer de un síndrome psicosocial que
hace que sus decisiones sean inefectivas o de consecuencias trágicas.

contrasta que los factores laborales alteran las emociones del secretario, precisando que,
diferente a otros puestos, la gestión de secretario presenta diversos puntos débiles que
pueden afectar las emociones, conllevando graves consecuencias emocionales como
alteración de la salud emocional, depresión, guerra de nervios, desesperación, deseo de
renunciar, cólera, culpabilidad, vergüenza, confusión, pérdida de autoestima, envidia,
malentendidos, aislamiento, resentimientos y conflictos laborales. Por tal motivo, la
Importancia del Talento Secretarial para la Administración de la Oficina precisa que
la utilidad de la inteligencia emocional en la prevención, manejo y erradicación de
emociones negativas favorece la salud emocional y la productividad del profesional en
la realización de su gestión laboral. El secretario debe poner en práctica su inteligencia
emocional previniendo los conflictos, controlando las emociones y buscando
cooperación mutual con sus compañeros de trabajo.

La ética secretarial se fundamenta en una serie de principios morales ligados a
la gestión de oficina. La ética profesional exige que el ejercicio de la carrera se realice
observado las cualidades, valores y principios éticos.

En perspectiva, el talento implica dominio de la inteligencia emocional y de las
competencias emocionales. Las competencias emocionales comprenden factores como
autoconciencia, conciencia emocional, autovaloración, autoconfianza, autogestión,
autocontrol, integridad, adaptabilidad, flexibilidad, innovación, motivación, iniciativa,
optimismo, empatía, y cualidades sociales. El talento secretarial es un paradigma
empresarial que requiere que las personas se autorrealicen, comprometiéndose y
accionando en procura de resultados definidos, beneficios, ascenso laboral y
satisfacción personal.

motiva a que el secretario tenga conocimiento experto del idioma. Todo esto se logra
leyendo, hablando, escuchando, estudiando y practicando las reglas de la gramática del
idioma. El dominio lingüístico está relacionado con la capacidad lectora y de redacción
del secretario. Es por eso que el dominio lingüístico del secretario radica en su
proficiencia para utilizar los diversos mecanismos y medios comunicativos, con la
finalidad de saciar las necesidades comunicativas de la oficina y/o de sus usuarios. Este
dominio lingüístico engloba tanto el aspecto oral como el escrito, así como su
combinación con los aspectos de la comunicación tecnológica. Las relaciones humanas
son la clave para relacionarse con los compañeros de trabajo, jefes, subalternos y con
los clientes. Estas cualidades tienen por finalidad disminuir los conflictos, mejorar el
entendimiento mutuo, y crear un ambiente en armonía.

rechaza las actitudes mediocres en los secretarios, y motiva a los profesionales de la
oficina a dejar de ser una esencia imitativa y rutinaria, a los fines de convertirse en
auxiliares creativos, innovadores y productivos para la oficina. El secretario talento
considera el éxito como un escalón para ascender a la fama y a la gloria. Mientras que el
secretario mediocre lo anhela como una necesidad que hay que saciar a como de
cualquier forma, mendigando, humillándose, siendo oportunista y traicionando al
secretario talentoso para ocupar su lugar.

La descripción de las características particulares de la administración de oficina
permite comprender que la función administrativa del secretario es gerenciar las tareas
rutinarias de archivo, correspondencia, llamadas telefónicas, servicio al cliente y otras
actividades especiales como la asistencia a los ejecutivos. La organización de la oficina
consiste en integrar los recursos materiales, los recursos económicos y los recursos
humanos para lograr los objetivos de la oficina. La gerencia de correspondencia y
archivos es una de las tareas principales del secretario en la oficina. Por tal motivo, el
secretario debe demostrar su talento en la organización de las correspondencias en el
archivo físico y digital de la oficina. En la oficina, el secretario tiene la función de
cumplir con los objetivos de la oficina y de la empresa, asistiendo y auxiliando a sus
ejecutivos inmediatos de forma eficiente y eficaz.

El nivel óptimo de calidad en el servicio secretarial se logra equilibrando los
costes de calidad y los costes de fallos, de modo tal que se logre saciar los deseos y los
requerimientos de los usuarios del servicio secretarial. En definitiva, el secretario debe
comprender que los clientes requieren de productos y servicios de calidad superior,
porque la calidad se concibe como un elemento esencial de la excelencia secretarial.
Además, el secretario necesita reconocer que los clientes son la esencia de las empresas,
por lo que deben recibir un servicio secretarial de la más óptima calidad.

La Importancia del Talento Secretarial para la Administración de la
Oficina requiere que el secretario tenga dominio de la información contable generada
en la oficina. Porque el conocimiento contable ayuda al secretario a realizar una
eficiente administración de los recursos económicos que entran y salen de la oficina. La
comunicación comercial es primordial para el buen desenvolvimiento de las empresas,
porque gran parte de los datos, informaciones, instrucciones y solicitudes se hace
mediante la correspondencia. Por tal motivo, el secretario debe dominarla de forma
excelente. El secretario debe tener dominio experto de relaciones públicas para
establecer buenas relaciones con los diversos tipos de públicos de la empresa, creando
así una imagen social favorable y mitigando los rumores, casos y hechos negativos.

define la calidad secretarial como el compromiso de cumplir una serie de preceptos
éticos y empresariales enfocados en realizar la gestión laboral con criterio de
excelencia y en la satisfacción de las necesidades y expectativas de los que demandan
los servicios de la oficina. El talento secretarial ha de demostrarse ahorrando los costes
innecesarios y previniendo los errores en la prestación de servicios a los usuarios,
porque la calidad secretarial tiene por finalidad la excelencia de servicio a los usuarios,
la eficacia de gerencia del departamento y la productividad laboral, garantizando el
talento del secretario en la gestión de la oficina.

La etiqueta y protocolo secretarial se refiere a los criterios, exigencia y normas
fundamentales del comportamiento adecuado del secretario en su campo de trabajo. En
contraste, las normas protocolares y de etiqueta social son unos requisitos esenciales

para demostrar el talento secretarial en los ambientes sociales.

Tras explicar los fundamentos teóricos y la aplicación de las tecnologías de la
información en la gestión secretarial, se presenta un enfoque tecnológico partiendo de
que las tecnologías de información son herramientas básicas para el desarrollo
empresarial y la generación de nuevas ventajas competitivas como lo es el talento
secretarial en la solución de los problemas y toma de decisiones en la empresa. En la
oficina, la informática se utiliza en la empresa para recolectar, transmitir y almacenar
electrónicamente datos, planear información presupuestaria, controlar de maquinarias,
costear proyectos, diseñar planos y gráficas informativas. El secretario debe conocer y
dominar los sistemas operativos y los programas de paquetes utilizados en la oficina.

La Internet y la intranet son herramientas tecnológicas que no pueden faltar en la
oficina moderna, por lo que el secretario debe tener proficiencia en el uso de las
mismas. Estas son frutos de la aplicación de la ofimática como equipamiento que se
utiliza para generar, almacenar, procesar y transmitir información en el entorno de
oficina. En la oficina, el talento secretarial debe ser demostrado en el uso efectivos de
las tecnologías de la información y de la ofimática. El secretario debe demostrar
proficiencia a la hora de gerenciar la información digital y de gestionar la atención al
cliente a través de la Internet. La importancia del talento secretarial para la
administración de la oficina radica en la excelente aplicación de los programas, sistemas
y equipos que ofrecen a la oficina moderna las tecnologías de la información y la
ofimática.

El planteamiento de la importancia del talento secretarial para la administración
de la oficina radica en que talento secretarial es la resultante de combinar las
capacidades, el compromiso y la acción para obtener buenos resultados en la gestión de
la oficina. El talento secretarial es un activo intelectual que, al ser aplicado a la gestión
de la oficina, produce un cambio operacional en la condición competitiva, generando así
utilidades económicas y fortalecimiento de la imagen institucional. La importancia de
la aplicación del talento secretarial en la administración de la oficina se identifica con la
eficiencia en el servicio al cliente, el manejo adecuado de los recursos de la oficina y la
asistencia efectiva de los ejecutivos. La aplicación del talento secretarial comprende

los aspectos cualitativos, administrativos y tecnológicos de la gestión secretarial. De ahí
que su importancia radica en la aplicación de la tecnología para innovar la
administración de la oficina.

El talento secretarial se crea a iniciativa propia del secretario o por instrucción
de la gerencia de la oficina. En un ambiente de oficina en el que las motivaciones y
expectativas del secretario son tomadas en cuenta, el talento fluye de manera
espontánea. En la creación de un entorno laboral propicio para el talento secretarial, la
gerencia debe aplicar prácticas administrativas que respondan a las expectativas del
secretario y a los objetivos empresariales. Por otra parte, el ambiente presenta diversos
parámetros motivacionales y desmotivacionales que de alguna forma posibilitan o
estancan el talento secretarial. De lo anterior se deduce que el talento secretarial es
influenciado por las distintas formas de motivaciones, la satisfacción resultante de la
recompensa por el desempeño y las condiciones del ambiente laboral.

La evaluación del talento secretarial permite a la secretaria apreciar el
desempeño administrativo de la oficina, determinado la efectividad con la que se
aplican los recursos disponibles y las utilidades generadas por los mismos. En efecto,
se trata de una forma de analizar el desenvolvimiento integral de la oficina y del
personal que labora en ella. La evaluación del talento secretarial se basa en medir y
apreciar las variables que robustecen la calidad de los resultados, el compromiso y las
capacidades observados en la actividad secretarial.

El análisis de la conclusiones de este trabajo investigativo, conlleva a precisar
que la importancia del talento secretarial para la administración de la oficina esta
relacionada con los aspectos generales de la profesión secretarial, las características
particulares de la administración de oficina y los fundamentos teóricos y aplicación de
las tecnologías de la información en la gestión secretarial. Por tales motivos, el
talento secretarial, aplicado a la gestión de la oficina y al uso de la tecnología de la
información, constituye la esencia de la innovación de la administración de la oficina.

En definitiva, la importancia del talento secretarial para la administración de la oficina
es una obra que al ser leída analíticamente crea los fundamentos para ser una
profesional de la oficina basado en la práctica de excelencia.

es uno de los factores más prioritarios a considerar antes de seleccionar el personal que
representará la imagen de la empresa. El talento secretarial garantiza el éxito de la
comunicación comercial y de los servicios de una empresa, debido a que el secretario es
la persona inmediata que representa la empresa ante los clientes y el público en general.
Las empresas de renombre exigen un personal de oficina que dignifique su prestigio y
su imagen institucional.

compromiso y la acción para obtener buenos resultados en la gestión de la oficina. El
talento es un activo intelectual que equivale a resultados excelentes, constituyéndose en
la materia prima de la innovación cuando se combina con la tecnología.

El talento secretarial es un activo intelectual que, al ser aplicado a la gestión de
la oficina, produce un cambio operacional en la condición competitiva, generando así
utilidades económicas y fortalecimiento de la imagen institucional. Por consiguiente, el
talento secretarial es una de las variables más importante para el éxito empresarial,
seguida de la solidez financiera del capital, la innovación y la calidad de productos y
servicios. La importancia de la aplicación del talento secretarial en la administración
de la oficina se identifica con la eficiencia en el servicio al cliente, el manejo adecuado
de los recursos de la oficina y la asistencia efectiva de los ejecutivos. El talento
secretarial se aplica a todas las tareas de la oficina, y en especial, el servicio de atención
al cliente, el manejo de la oficina, la administración de los recursos disponibles, la
asistencia efectiva a los ejecutivos y el manejo eficiente de la información de la oficina.

El presente estudio tiene por finalidad establecer la importancia del talento
secretarial para la administración de la oficina. Entre los objetivos específicos de esta
investigación, destacan:
a) Analizar los aspectos generales de la profesión secretarial.
b) Describir las características particulares de la administración de oficina.
c) Explicar los fundamentos teóricos y la aplicación de las tecnologías de la
información en la gestión secretarial.

Con la finalidad de aportar un estudio útil para la sociedad, se delimitará esta
investigación bajo el título: “Importancia del Talento Secretarial para la
Administración de la Oficina”.

La metodología empleada en este estudio es la investigación documental basada
en el análisis de datos e informaciones obtenidas en fuentes bibliográficas y fuentes
gráficas. Por consiguiente, la jornada de investigación bibliográfica incluyó
actividades como revisión de monografías, de revistas, de periódicos impresos, y de
fuentes digitales en la Internet relacionadas con el objeto del estudio.

Las técnicas investigativas utilizadas en este estudio son aplicables en otros
estudios de investigación bibliográfica. Esta investigación viable y verificable, debido a
que describe los métodos y las técnicas aplicadas para su realización.

Las únicas limitaciones se basaron en acceso insuficiente a información precisa
sobre el talento secretarial en las fuentes consultadas, por lo que fue necesario
conceptualizar el tema de estudio, basándose en la experiencia adquirida durante la
investigación documental.

En el capítulo I, se analizan los aspectos generales de la profesión secretarial,
partiendo desde el origen y la evolución del concepto secretario. Caracteriza los
diferentes tipos de secretarios con sus respectivas cualidades y valores. Además, ofrece
un enfoque filosófico y psico-social de la inteligencia emocional, la ética, el dominio
lingüístico, las relaciones humanas, y la mediocridad secretarial como factores
determinantes del talento secretarial para la gestión de la oficina.

En el capítulo II, se describen las características particulares de la administración
de oficina, partiendo de la definición de administración de oficina y la organización de
la oficina, y analizando variables como la gerencia de la correspondencia y archivos, la
función secretarial en la oficina, el servicio secretarial con los clientes y el público, el
dominio contable del secretario, la comunicación y la redacción comercial, las
relaciones públicas, la calidad secretarial, la etiqueta y el protocolo secretarial.

En el capítulo III, se explican los fundamentos teóricos y la aplicación de las
tecnologías de la información en la gestión secretarial, partiendo de la conceptualización
de tecnologías de la información, analizando su utilidad en la oficina, definiendo
conceptos como administración de software, Internet, intranet, ofimática y
administración digital de correspondencia y archivos.

En el capítulo IV, se plantea la importancia del talento secretarial para la
administración de la oficina, analizando la conceptualización, la aplicación, la creación,
la evaluación y la influencia del entorno en el talento secretarial. En la gestión de la
oficina, la gerencia exige que las tareas secretariales se realicen con alto grado de
compromiso y en procura de resultados excelentes.

En definitiva, la importancia del talento secretarial para la administración de la oficina
es una obra que al ser leída analíticamente crea los fundamentos para ser una
profesional de la oficina basado en la práctica de excelencia. Se espera que los
profesionales, estudiantes y demás personas que consulten esta obra le saquen el mayor
provecho al contenido sobre los preceptos y los fundamentos del talento secretarial.

CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES DE LA PROFESIÓN
SECRETARIAL

En este capítulo, se analizan los aspectos generales de la profesión
secretarial, partiendo desde el origen y la evolución del concepto secretario.
Caracteriza los diferentes tipos de secretarios con sus respectivas
cualidades y valores. Además, ofrece un enfoque filosófico y psico-social
de la inteligencia emocional, la ética, el dominio lingüístico, las relaciones
humanas, y la mediocridad secretarial como factores determinantes del
talento secretarial para la gestión de la oficina.

1.1.-Origen y Evolución del Concepto Secretario

El término secretario se deriva del Inglés Medio “Secretarie”

derivado del Latín Mediaval [scrtrius, oficial confidencial, oficinista] y

del Latín [scrtus, secreto]1. Otros autores concuerdan con la derivación
del Latin Mediaval [secretarius, alguien a quien se le confía secretos] 2 La
Webster’s Enciclopedia of Dictionaries3 señala que el término secretario
se deriva del Latín [secretum, algo secreto]. De igual manera,otras fuentes
lo derivan del Latín [secernere, distinguir o apartar, participio pasivo de
(secretum, haber sido apartado), connotación eventual de algo privado o
confidencial, relatiuvo a cuidar los negocios confidencialmente]4.

Desde el renacimiento (siglo XIX), los hombres se encargaban de la
correspondencia. Con el tiempo, al término de le aplicaron más funciones
(secretario financiero, secretario general, secretario de estado, secretario
administrativo, secretario personal, asistente personal o administrativo). En el

1
The American Heritage® Dictionary of the English Language, Fourth Edition (2000-2003).
Houghton Mifflin Company.
2
Collins Essential English Dictionary, 2nd Edition ( 2004-2006):HarperCollins.
http://www.thefreedictionary.com/secretary
3
Allee, J. (1975). Secretary. Webster’s Enciclopedia of Dictionaries: U.S.A.: OTTENHEIMER.
4
www. wikipedia.org/secretary

Modernismo5 (1880), con la invención de la máquina de escribir, las mujeres se
sintieron atraídas por el trabajo. A partir de la Segunda Guerra Mundial, el rol de
secretario se asocia más a las mujeres. En 1952, defensores de la gestión secretarial
Barret, Woodbridge y Klemfus6 crearon la celebración del día de la profesión
secretarial el 26 de abril de cada año, para reconocer el duro trabajo del personal de
oficina.

Según lo abordado sobre el origen y la evolución del término secretario, se
puede concluir que el vocablo cronológicamente ha pasado del plano masculino al
femenino. Actualmente, en República Dominicana, la mayoría de los profesionales de la
oficina son mujeres, aunque diversos hombres talentosos han sido reconocidos con
premios al mérito secretarial.

1.2.-Tipos de Secretarios

En el campo de la profesión de la oficina, existen una serie de
topologías de secretarios (Secretario Comercial, Secretario Ejecutivo,
Secretario Ejecutivo Bilingüe, Recepcionista, Oficinista de Contabilidad,
Asistente Administrativo, Secretario de Oficina Pública, Secretario Cajero
y Secretarios de ONGs). Pero antes de abordar en estas variantes, es
recomendable analizar cómo definen los diferentes autores el término
secretario. A continuación, se ofrecen algunas conceptualizaciones:

1) La Webster’s Enciclopedia of Dictionaries7 define un secretario
como un oficinista confidencial empleado para encargarse de los
papeles, la correspondencia, y de guardar los archivos y preparar el
negocio.

5
Ibid. wikipedia.
6
Ibid. wikipedia.
7
Op. Cit. Allee, J.

2) El Diccionario VOX Escolar de la Lengua Española8 precisa que
secretario se refiere a la persona que está al servicio de otra o de una
oficina para escribir la correspondencia.

3) El Viejo Diccionario Larousse en Español señala que el secretario
es la “Persona que en una asamblea, organización o corporación
extiende las actas, custodia los documentos, se encarga de los
asuntos de trámite y escribe la correspondencia”. Y agrega que es
“Empleado de una persona, que se ocupa de escribir su
correspondencia y ayudarla en los asuntos de oficina”.
4) El Larousse English Dictionary9 define a secretario como una
persona cuyo trabajo envuelve digitar, responder al teléfono, y
organizar las reuniones para alguien más. Agrega que es una persona
cuyo rol en una organización es escribir las cartas oficiales y
mantener los archivos.

5) El Diccionario Español de la Enciclopedia Encarta 200710 precisa
que un secretario es la: “Persona encargada de escribir la
correspondencia, extender las actas, dar fe de los acuerdos y
custodiar los documentos de una oficina, asamblea o
corporación”. En un sentido más amplio, el Diccionario en Inglés
de la Enciclopedia Encarta 2007 indica que el secretario es un
empleado de oficina que realiza las labores oficinistas y
administrativas de una oficina para una persona u organización.

8
Diccionario Escolar de la Lengua Española (1997). Secretario. Colombia: REI ANDES.
9
Larousse English Dictionary (2000). Secretary. Mexico. LAROUSSE.
10
Diccionario Español Microsoft® Encarta® 2007. © 1993-2006 Microsoft Corporation.
Secretario. Diccionario en Inglés Microsoft® Encarta® 2007. © 1993-2006 Microsoft
Corporation. Secretary.

6) El Diccionario Contable Villeta define Secretario11 como alguien
“encargado de redactar la correspondencia, extender los actos, dar
fe de los acuerdos y custodiar documentos en la oficina o
empresa”.

7) The American Heritage Dictionary of the English Language12
conceptualiza a secretario como “una persona empleada para
manejar la correspondencia, mantener los archivos, y realizar
trabajos de oficina para otra persona u organización”. Y agrega:
“un oficial que guarda los archivos, toma las actas de reuniones, y
responde las correspondencia para una compañía. Un oficial que
preside un departamento de la administración del Estado”.

8) El Collins Essential English Dictionary13 define secretario como
una persona que maneja la correspondencia, guarda los archivos y
hace el trabajo general de un individuo u organización. El ejecutivo
oficial del negocio diario de una sociedad, club o comité. En Gran
Bretaña un servidor civil que asististe a un ministro gubernamental y
en Estados Unidos el dirigente de un departamento administrativo.

La Importancia del Talento Secretarial para la Administración de
la Oficina conceptualiza secretario como el profesional de la oficina que
presta servicios de asistencia a la persona natural o jurídica que representa
y en nombre de ésta presta servicios de atención a los clientes y al público
en general. Los servicios de asistencias se refieren a los trabajos de
correspondencia, manejo de la ofimática, administración de archivos,

11
Greco, O. (Dir.) (2000). Diccionario Contable. (2da Ed.) Argentina: Villeta Ediciones.
12
Op. Cit. The American Heritage® Dictionary of the English Language.
13
Op. Cit. Collins Essential English Dictionary.

organización de la oficina, organización de reuniones y otros trabajos
relacionados con la gestión de la oficina o despacho. Dada esta
conceptualización, se procede a enumerar los diversos tipos de secretarios:

• Secretario de una Persona Jurídica14: El puede trabajar para una
persona natural o para una persona jurídica. Las personas jurídicas
son las sociedades mercantiles creadas por el Estado para tener
calidad jurídica propia y ser sujeto de derecho público o privado.
Según los expertos en derecho comercial, las atribuciones del
Secretario del Consejo de Administración de una Compañía por
Acciones son las siguientes: Tiene las siguientes atribuciones,
además de las enunciadas en otros artículos de estos Estatutos:
a) Redactar y conservar en buen orden y en lugar seguro, las
actas de las Juntas Generales y de las reuniones del Consejo de
Administración y certificarlas, así como expedir las copias que le
fueren debidamente ordenadas;

b) Llevar el registro de las acciones y anotar en el libro
talonario las transferencias de las mismas;

c) Firmar conjuntamente con el Presidente, los certificados
de acciones de la Compañía, así como las certificaciones de actas
de la Junta General y del Consejo de Administración y cualquier
otra certificación;

d) Preparar, remitir y publicar las convocatorias y recabar
las firmas del Presidente, o de quien ordene a éstas últimas;

e) Organizar y preparar las Juntas Generales y las reuniones

14
GACETA JURÍDICA VIRTU@L (2003). Constitución de Compañía en la República
Dominicana: Estatutos Sociales. (ed. 3, año 2, No. 4). Santo Domingo: LIBRERÍA JURIDICA
VIRTU@L. www.lijuvi.com.

del Consejo de Administración;

f) Tener a su cargo la custodia del sello de la Compañía;

g) Ejecutar los acuerdos y cumplir las demás funciones que la
Junta General o el Consejo de Administración pusieren a su
cargo.

h) Guardar el sello de la Compañía para estamparse en los
Certificados de Acciones y en los demás documentos que así lo
requieran.

i) El Secretario del Consejo de Administración levantará
actas de sus reuniones en las cuales se hará constar el número de
miembros asistentes, la fecha, hora y lugar de la reunión; los
asuntos sometidos a la consideración del Consejo de
Administración; su aprobación o rechazo; el texto íntegro de los
acuerdos aprobados y la hora de terminación de cada reunión.
Las actas deberán ser firmadas por los miembros asistentes del
Consejo de Administración. Las certificaciones que expida el
Secretario, o quién haga sus veces, llevarán estampado el sello de
la Compañía y el visto bueno del Presidente.

• Secretario15 Docente o Auxiliar: Según el Manual de Políticas y
Procedimientos para la Apertura y Cierre de Centros Educativos
del Sector Privado, el profesional del secretariado que trabaja en los
colegios privados puede ser Secretario Docente o Secretario
Auxiliar.

15
López, L. et al. (1995). Manual de Políticas y Procedimientos para la Apertura y Cierre de
Centros Educativos del Sector Privado. República Dominicana: SEEBAC-PNUD-UNESCO-
BANCO MUNDIAL. Págs.9, 16, 24,34.

El Secretario Docente de cumplir con los requisitos
siguientes:
o Curso de secretariado comercial.
o Bachiller comercial.
o Conocimiento de archivo.
o Buenas relaciones humanas.
o Licenciatura en Ciencia de la Educación (Bachillerato).
o Maestro normal, profesorado o licenciatura en educación
especial.
o Dominio del sistema Braile y/o lenguaje señales, labial y
manual (Ed. Especial).
o 2 años de experiencia laboral como profesor.
o Estar en ejercicio de sus derechos ciudadanos.
o Disposición de trabajo.

El Secretario Auxiliar de cumplir con los requisitos
siguientes:
o Curso de secretariado comercial.
o Bachiller en Ciencias Comerciales.
o Conocimiento de archivo.
o Buenas condiciones de salud física y mental.
o Cualidades morales propias del cargo.
o Título de secretariado auxiliar.
o Archivista y mecanógrafo.

o Conocimiento de educación especial.

• Secretario de una Institución sin Fines de Lucro (ONG)16: Según
Díaz (2002), el secretario de una Organización No Gubernamental
(ONG) se encargará de la correspondencia y de levantar las actas de
todas las reuniones y llevar los libros que exige la ley, juntamente
con el presidente-fundador. Con detalles más amplios, la
Ordenanza 99’200017 atribuye las funciones siguientes a un
secretario:
a) Asistir al Presidente en todos los trabajo.
b) Hacer las actas y leerlas en las Asambleas para fines de
conocimiento y aprobación.
c) Tramitar las convocatorias y correspondencias que fueren
enviadas a los miembros de la Asociación, a las autoridades
competentes, así como aquellas correspondencias destinadas
a cualquier instancia que enviara el Presidente.
d) Velar por la preservación de los documentos, archivos y otras
pertenencias de la Asociación.
e) Cumplir con otras funciones de su cargo que le fueran
atribuidas por la Dirección de la Asociación.
f) Asistir al Presidente en la confección y preparación de los
trabajos e informes que presente el director.

16
Díaz, M. (2002). Proceso de Incorporación de una Asociación sin Fines de Lucro Según la Ley
No.520 de 1920. Santo Domingo. Pág.6.
17
Secretaría de Estado de Educación y Cultura (2000). Ordenanza No.99’2000 que Establece el
Reglamento de las Asociaciones de Padres, Madres, Tutores y Amigos de la Escuela. Santo
Domingo.

• Secretario Judicial18 Según el Código Procesal Penal y la
Resolución No. 1732-200519, el secretario tiene las atribuciones
siguientes:
 Asistir a los Jueces en el despacho judicial para despachar
eficientemente los asuntos administrativos y de organización
de la oficina.
 Corresponde al secretario como función propia, organizar la
preparación de las audiencias, dictar las resoluciones de
mero trámite, ordenar las notificaciones, citaciones, disponer
la custodia de objetos secuestrados, llevar al día los registros
y estadísticas, dirigir al personal auxiliar, informar a las
partes del estado y marcha de los procedimientos y colaborar
en todos los trabajos materiales o administrativos que el juez
o el tribunal les indique.
 Notifica a las partes envueltas en un proceso judicial,
 Informar al ministerio público para que ponga a disposición
de las partes los elementos de prueba reunidos durante la
investigación.
 Convocar a las partes a una audiencia oral y pública.
 Corresponde al Secretario del tribunal realizar las
notificaciones, citaciones y comunicaciones judiciales de su
competencia, utilizando para ello todos los medios que
garanticen la transmisión de la información del acto judicial
realizado para esos fines.

18
LEY No.76-02, Nuevo Código Procesal Penal de la República Dominicana
http://www.geocities.com/daduye/cpenaluno.html. Arts. 77 y 298. (2002).
19
Resolución No. 1732-2005 Que Establece el Reglamento para la Tramitación de Notificaciones,
Citaciones y Comunicaciones Judiciales de la Jurisdicción Penal. Arts. 17-19. (2005).

 El Secretario (a) podrá utilizar como medios para realizar la
notificación, citación o comunicación judicial, medios
personales, telemáticos, casilleros judiciales físicos o
electrónicos, así como por correo certificado. Las
comunicaciones telemáticas (teléfono, facsímil, Internet,
correo electrónico) constituyen un medio de comunicación de
fácil acceso y de uso común.

Según el Instrumento de Suprema Corte de Justicia (SCJ) para
guiar los secretarios de los diferentes tribunales que integran el Poder
Judicial, en el interés de que sus funciones, establecidas por las leyes y las
reglamentaciones internas. Las Funciones Legales y Administrativas de
los Secretarios de los Tribunales del Poder Judicial de la República
Dominicana son las siguientes:

 Fe pública: Los Secretarios Judiciales tienen fe pública en el
ejercicio de sus funciones.
 Cumplimiento del Horario de trabajo: no obstante, cuando así
convenga al interés de la justicia, se podrá disponer la extensión de
las labores. En el Acta No. 14/99 del Pleno del 15 de abril del 1999
se dispuso que el horario normal de trabajo de los integrantes del
Poder Judicial, a partir de esa fecha, será desde las 7:30 a.m. hasta
las 3:30 p.m. Esta decisión fue notificada en virtud de la Circular
No. 23 del Presidente de la Suprema Corte de Justicia. En virtud de
la Circular 49 del Director General de la Carrera Judicial, se reiteró
la obligatoriedad de recibir cualquier correspondencia que se
deposite en las dependencias del Poder Judicial, en el horario regular
de 7:30 A.M. a 3:30 P.M.

 Los secretarios están obligados a:
• Asistir puntualmente a su oficina y a permanecer en
ella en las horas de servicio.
• Mantener el orden y conservar con toda seguridad el
archivo a su cargo.
• Dar cuenta al Tribunal, Juez o funcionario de quien
dependan, o al Ministerio Público correspondiente, de la
correspondencia y demás documentos que se le entregan para
aquellos, dentro de las veinticuatro horas de haberlos
recibido.
• Tener al día los libros de la oficina.
• Velar porque los empleados de su dependencia
desempeñen fielmente sus deberes, y poner en conocimiento
del superior las faltas que tales empleados cometan en el
ejercicio de sus funciones.

 Administración de los Libros, Archivos y expedientes: En virtud de
la Circular 33 de fecha 22 de diciembre del 1998, de la Suprema
Corte de Justicia, se puso en vigencia la implantación de un número
único para cada expediente.
 Seguir el protocolo de las sentencias dictadas por los tribunales
• De toda sentencia dictada por un tribunal se sacarán
duplicados, los cuales después de firmados y rubricados por
los Jueces y los Secretarios y sellados en cada hoja se
protocolizarán, en orden cronológico, de acuerdo con la
naturaleza de la sentencia. Estos duplicados tendrán una
numeración general, y el protocolo tendrá un índice indicativo
de los documentos que contiene.
• El primer día de cada año se abrirá el protocolo, el
cual se fechará, firmará y rubricará, y se procederá de la
misma forma para cerrarlo el último día del año. La nota en
la que se abre y cierra cada protocolo deberá estar fechada,
firmada y rubricada por el Presidente del tribunal y por el
Secretario.
• Cuando el protocolo anual de duplicados de sentencias,
por su volumen, requiera ser encuadernado en más de un
tomo, se cerrará el primero y se empezará el siguiente.
• El cumplimiento de las disposiciones anteriores está a

cargo de los secretarios de los Tribunales y Juzgados.

 Cobro de impuestos sobre documentos de carácter judicial, cuya
recaudación es responsabilidad de los secretarios de los diferentes
tribunales.

Los Secretarios de los tribunales responsables de la recaudación de
los impuestos establecidos por las disposiciones antes señaladas, no podrán
expedir copia de las sentencias solicitadas sin que antes se haya satisfecho
el pago del impuesto correspondiente. Según la Ley de Organización
Judicial No.821 del 21 de noviembre de 1921 (Arts. 71, 72), los secretarios
judiciales tienen fe pública en el ejercicio de sus funciones y están
obligados:
o Asistir puntual a la oficina y permanecer en ella en las horas
de servicio.
o Ordenar y conservar los archivos.
o Informar al Tribunal o Ministerio Público sobre la
correspondencia y documentos recibidos.
o Actualizar los libros de la oficina.,
o Velar por que el personal de la oficina cumpla con sus
deberes.

• Secretario Comercial (Ejecutivo o Administrativo20): Profesional
de la oficina encargado de asistir a su jefe, cumpliendo los
requisitos siguientes:

20
http://www.miem.gub.uy/: Ministerio de Industria Energía y Minería. Llamado Público y
Abierto Para La Contratación De Secretarias Ejecutivas. Concurso de méritos y antecedentes, de
acuerdo con lo previsto en el Decreto N°85/003 del 28 de febrero de 2003 y modificativos, para
cumplir funciones en la Dirección General de Secretaría.

o Administración adecuada la agenda diaria de la gerencia.
o Manejo de la correspondencia interna y externa, soporte en
tareas administrativas.
o Organización de reuniones, viajes, archivos.

o Buen manejo del lenguaje de oficina y habilidad de redactar.
o Archivos de papeles.
o Guardar archivos electrónicos y base de datos.
o Responder al teléfono.
o Manejar de varios idiomas para realizar traducciones.
o Organizar diarios, itinerarios, citas y reuniones, viajes.
o Deberes administrativos como la contabilidad.
o Controlar el acceso a su jefe.
o Interactuar con el público en general (vendedores,
consumidores).
o Ser codependiente del éxito del ejecutivo.
o Registrar, tramitar, distribuir y archivar la documentación
recibida y emitida.
o Suministrar información sobre expedientes, actuaciones y
correspondencia oficial.
o Realizar el seguimiento de actuaciones administrativas dentro
del organismo.
o Redactar notas, cartas, memos, e-mail y todo otro escrito de
carácter institucional.
o Conocer y aplicar reglas y técnicas de protocolo y etiqueta
para todo tipo de actos.
o Programar y gestionar conforme a las directivas impartidas
distintas eventos y ceremonias.

o Manejar PC y sus herramientas informáticas, telefax,
fotocopiadora.
o Atender público y concertar entrevistas.
o Registrar llamadas.
o Realizar tareas afines que se le asignen.
o Poseer los siguientes requisitos: secundaria completa,
secretariado ejecutivo e idiomas, conocimientos de relaciones
públicas y protocolo.

la Oficina establece que, independientemente de la diversidad de funciones
de cada una de las tipologías de secretarios, el profesional de la oficina
debe poseer conocimientos multifacéticos para tener más opciones de
trabajo en el campo de la carrera secretarial. El próximo apartado aborda
detalladamente las cualidades necesarias para los profesionales de la
oficina.

1.3.-Cualidades y Valores de un Secretario

En este apartado, se abordan las cualidades, los valores y los
conocimientos básicos que constituyen la atmósfera del talento secretarial
requerido por las empresas actuales para la administración de la oficina y el
buen servicio a los clientes y al público en general.

La Universidad Tecnológica de Santiago (UTESA), para la carrera
de secretario ejecutivo bilingüe, ofrece un conjunto de contenidos para que
los estudiantes salgan con conocimientos que podrían organizarse según las
tipologías siguientes:

• Conocimiento Lingüístico (Español, Inglés, Gramática Inglesa,
Fonética Inglesa, Redacción Comercial, Taquigrafía, Ortografía
Actualizada, Procesamiento de Palabras y Composición).
• Conocimiento Lógico-matemático (Matemática Comercial,
Contabilidad).
• Conocimiento Tecnológico (Operación del Computador,
Mecanografía).
• Conocimiento Psico-sociológico (Psicología General, Relaciones
Humanas, Ética Profesional, Etiqueta Y Protocolo).
• Conocimiento Económico-Administrativo (Técnica De Oficina,
Principios de Administración, Office Practice, Derecho
Empresarial).

En adición a los anteriores, la Universidad Tecnológica de Santiago
(UTESA), para la Carrera de Administración de Oficina y Ciencias
Secretariales, ofrece un conjunto de contenidos para que los estudiantes
salgan con conocimientos que podrían organizarse según las áreas
siguientes:
• Conocimiento Lingüístico (Oratoria, Traducción de Textos,
Español, Trascripción en Español, Inglés, Gramática Inglesa
Fonética Inglesa, Redacción Comercial, Taquigrafía, Ortografía
Actualizada, Procesamiento de Palabras y Composición,
Producción y composición de Documentos,).
• Conocimiento Lógico-matemático (Matemática Comercial,
Contabilidad).
• Conocimiento Tecnológico (Sistema de Comunicación Satélite,
Sistema Reprográfico, Sistema Automatizado de Información,

Digitación Elemental, introducción a la Microcomputadora,
Operación del Computador, Mecanografía).
• Conocimiento Psico-sociológico (Relaciones Públicas, Sociología,
Psicología General, Relaciones Humanas, Ética Profesional,
Etiqueta Y Protocolo, Cultura y Civismo, Desarrollo Humano y
Profesional, Imagen y Proyección Profesional).
• Conocimiento Económico-administrativo (Dirección de Oficina,
Administración de Sueldos y Salarios, Legislación Tributaria,
Administración de Recursos Humanos, Atención y Servicio al
Cliente, Organización de Eventos, Mercadeo, Organización, de
Oficina, Técnicas de Comunicación Empresarial, Documentos
Bancarios, Principio de Economía, Técnica De Oficina, Principios
de Administración, Office Practice, Derecho Empresarial,
Administración de Documentos, Técnicas de Archivo, Introducción a
la Administración de Oficina).
• Conocimiento Filosófico (Introducción a la Filosofía).

Resumiendo lo anterior, se puede precisar que la profesión secretarial
requiere de conocimientos multifacéticos que van desde los aspectos
filosóficos hasta los preceptos científicos, psicosociales y empresariales.

En efecto, la Importancia del Talento Secretarial para la
Administración de la Oficina los destaca del modo siguiente:
 Dominio de herramientas y técnicas comunicación de negocios.
 Conocimiento de la etiqueta y protocolo empresarial.
 Calidad de servicio al cliente.
 Dominio lingüístico y matemático.
 Conocimiento de relaciones públicas y relaciones humanas.

 Aplicación de principios éticos y morales.
 Excelente imagen personal y profesional.
 Calidad, productividad y rentabilidad de servicio.
 Dominio de la Ofimática.
 Conocimiento de economía y sociología.

La Importancia del Talento Secretarial para la Administración de la
Oficina analiza los valores y las cualidades anteriores según los
parámetros de la tabla siguiente:

TABLA NO. 1
Parámetros de Análisis de Valores y Cualidades Secretariales21
Adaptabilidad Conocimiento Flexibilidad Laboral
Afabilidad Consideración Formación Primor
Ahínco Constancia Formalidad Probidad
Ahorro Continuidad Gentileza Propiedad
Amenidad Cordialidad Gracia Prudencia
Animo De Superarse Cordura Habilidad Laboral Pudor
Apego Cortesía Honestidad Puntualidad
Aplicación Creatividad Honradez Rapidez
Apoyo Criterio Honorabilidad Razocinio
Aptitud Cualidad Humanidad Recogimiento
Arte Cuidado Idoneidad Rectitud
Asertividad Cultura Independencia Refinamiento
Asiduidad Decencia Ingenio Reflexión
Atención Decoro Ingenuidad Rendimiento
Atracción Delicadeza Integridad Reserva
Atractividad Desempeño Inteligencia Respetabilidad
Austeridad Desenvoltura Interés Responsabilidad
Autonomía Destreza Juicio Moral Rigor
Bondad Devoción Lealtad Sabiduría
Cálculo para Actuar Dignidad Legalidad Sencillez
Calidad Diligencia Limpieza Sensatez
Capacitación Discreción Lucidez Seriedad
Carácter Disponibilidad Madurez Servicialidad
Cautela Disposición Maestría Simpatía
Celeridad Laboral Miramiento Sinceridad
21
Mora, C. (2008). El Perfil de la Nueva Secretaria Ejecutiva: Análisis, Descripción y Diseño de Puestos.
Webprofit. http://www.gestiopolis.com/organizacion-talento/perfil-de-la-nueva-secretaria-ejecutiva.htm.

Civilidad Distinción Moderación Sociabilidad
Claridad Ecuanimidad Modestia Solidaridad
Competencia Educación Moralidad Soltura
Competitividad Eficacia Motivación Talante
Compostura Elegancia Motivo Talento
Comprensión Empatía Naturalidad Tenacidad
Compromiso Empeño Nitidez en la Transparencia
Comunicabilidad Entereza escritura Trato Cariñoso
Conciencia Esmero Organización Urbanidad
Confiabilidad Espontaneidad Paciencia Utilidad
Confianza Experiencia Pericia Virtud
Confidencia Estímulo Persistencia Vocación
Confidencialidad Fiabilidad Persuasión Voluntad
Firmeza Pertenencia

Como se puede apreciar, son muchas las cualidades que se deben
practicar para realizar una gestión secretarial basada en el talento.

1.4.-Inteligencia Emocional del Profesional de Oficina

La Inteligencia Emocional (I. E.) es un tipo de inteligencia social
de la personalidad individual que se define como la habilidad de percibir,
comprender y gobernar los estados emocionales derivados de estímulos
determinados y sus consecuencias, adoptando una conducta emocional
equilibrada y tomando una decisión satisfactoria para sí mismo y para las
relaciones interpersonales. Esta definición se ilustra infográficamente en la
Infografía No.1 de los Apéndices.

La Inteligencia Emocional (I. E.) 22 envuelve habilidades y talentos
22
Cuba, J. (2003): “Movimiento de ideas sobre la afectividad y la emoción” . Academia Nacional de
Medicina. Mayer, J. (2005): “Can a New View of Personality Help Integrate Psychology?”.
University of New Hampshire. Mayer, J., Salovey, P. y Caruso, D. (2004): “Emotional
Intelligence: Theory, Findings and Implications”. Laurence. Cherniss, C. (2000): “Emotional
Intelligence: What it is and Why it Matters”. New Orleáns: Rutgers University. Salovey, P.,
Woolery, A., & Mayer, J. D.: “Emotional intelligence: Conceptualization and measurement”.
Oxford, England: Blackwell Publishers. Salovey, P., & Mayer, J. (1990). “Emotional intelligence.
Imagination, cognition, and Personality”. Mayer, J. D., Salovey, P., & Caruso, D. (1998b).
“Competing models of emotional intelligence”. In R. J. Sternberg (Ed.), Handbook of human
intelligence (2nd ed., ). New York: Cambridge University Press. http://www.

que se categorizar en cinco dominios:
1) Auto-conciencia,
2) Inter-conciencia,
3) Auto-manejo emocional,
4) Auto-motivación,
5) Resolución y negociación de conflictos.
considera necesario analizar los estímulos y las motivaciones que influyen en la
inteligencia emocional del profesional de la oficina. Por consiguiente, se debe
establecer que los estímulos son las formas de interacción entre el ser vivo y el medio,
es el agente, condición o energía capaz de provocar una respuesta en un organismo
determinado. Los estímulos pueden ser mecánicos, térmicos, ópticos, acústicos,
químicos y eléctricos. Debido a que afectan a los órganos sensoriales, presentan una
gran variedad de formas. Los estímulos sociales son opinión pública, presión social,
los usos y costumbres, etc. Con relación a lo anterior, el instinto es la capacidad de
responder a un estímulo determinado. Se basan en la agresión, sentido de vida y
muerte. Por otra parte, la motivación determina el comportamiento individual y la
razón por laque realiza una actividad determinada, englobando tanto los impulsos
conscientes como los inconscientes, simple y llanamente para saciar las necesidades
elementales y secundarias.

La Inteligencia Emocional (I. E.) es afectada por las motivaciones,
los motivos, estímulos o las necesidades biológicas23, psicológicas,
sociales, económicas y espirituales. El ser humano depende de la
satisfacción de diversas necesidades para vivir en armonía con su medio y
con sus semejantes. Las necesidades se conciben como los elementos
es.wikipedia.org/Inteligencia_emocional. http://www.businessballs.com/ Abraham Maslow's
Hierarchy of Needs Motivational Model. http://www.businessballs.com/ Howard Gardner's
Multiple Intelligence Theories Model. http://www.businessballs.com/ Frederick Herzberg
Motivational Theory. http://www.unh.edu/emotional_intelligence.

23
González, Rafael A. (1986): “Necesidades Bio-sico-sociales del Individuo”: Estudios Sociales
(7º ). Santo Domingo: DISESA. Págs. 78-79. http://www.businessballs.com/ Abraham Maslow's
Hierarchy of Needs Motivational Model.

indispensables e involuntarios para vivir. Los motivos surgen de la
relación estímulo-respuesta durante la interrelación del individuo con su
medio social, natural o espiritual. La Importancia del Talento
Secretarial para la Administración de la Oficina precisa que los Estados
Afectivos (emociones, pasiones, sentimientos) influyen negativamente en
la calidad de la gestión secretarial.

En detalle, las emociones son alteraciones del ánimo intensas y
pasajeras que suelen ir acompañadas de cierta perturbación corporal. Las
emociones suelen derivarse de estados afectivos complejos, estables y
duraderos (afectividad: vida afectiva (pasiones del ánimo [ira, odio, pena,
orgullo, vergüenza, etc.]).
La emoción significa estado de excitación o estremecimiento (miedo,
fobia, alegría, angustia, placer, satisfacción, cólera, irritación, lágrima,
nerviosismo, etc.) que alteran la potencialidad conductual del individuo.
En efecto, las emociones son estados de ocurrencia brusca, a modo de
crisis, más o menos violentos y pasajeros, causados por un desbalance o
desequilibrio brusco en los sistemas sensorial y cognitivo.
Las emociones se originan el Sistema Nervioso Emocional Central.
Las partes del cerebro donde se originan las emociones son la Amígdala, el
Tálamo y el Sistema Límbico. Cuando las emociones son muy fuertes
producen alteraciones en el Sistema Nervioso Emocional Autónomo
Neurovegetativo. Las emociones se manifiestan a través de diversos
indicadores. Entre los más comunes destacan:
• Confusión, • Movimientos, • Nerviosismo,
• Furia o ira, • Acciones, • Tensión,
• Inseguridad, • Criticas • Tristeza,
• Pesimismo, destructivas, • Desconfianza
• Depresión, • Agresividad, ,
• Ineptitud, • Cólera, • Vergüenza,

• Gestos, • Incomodidad, • Prejuicios,
• Angustia, etc.

Las emociones suelen ser causadas por estímulos, situaciones y
circunstancias momentáneas e inesperadas, tales como:
1. Fracaso, 7. Rechazo, 13.Problemas
2. Pérdidas, 8. Materialismo, económicos,
3. Accidente, 9. Perfeccionismo, 14.Problemas
4. Crisis, 10.Sorpresa o sociales,
5. Pobreza, imprevisto, 15.Factores
6. Discriminación 11.Mal estado de ambientales,
, salud, 16.Injusticia,
12.Factores 17.Irrespeto,
ambientales, 18.Abuso, etc.

Por otra parte, los estados de ánimo muy intensos y duraderos se
clasifican en perturbaciones desordenadas y profundas (pasión,
sentimiento, felicidad, obsesión, esperanza, soledad, etc.).

la Oficina afirma que los pensamientos y las virtudes afectan el talento
secretarial, debido a que las emociones influyen fuertemente en nuestra
forma de pensar y de actuar, al grado de convertirse en el motor de nuestra
conducta y nuestras decisiones. Por tales razones, las emociones pueden
ser alteradas por determinados pensamientos y creencias (prejuicios, ideas
y supersticiones) y determinadas virtudes cardinales (prudencia, justicia,
fortaleza y templanza), virtudes morales (bondad, honestidad, fidelidad,
etc.) y virtudes teologales (fe, esperanza, piedad, devoción y caridad).

En cambio, la Importancia del Talento Secretarial para la
Administración de la Oficina sostiene que la fobia social (sociofobia24) es
una emoción que afecta la gestión secretarial. Para dar un enfoque psico-
sociológico a esta afirmación, se precisa que “Toda persona se mantendrá
en su estado normal o anormal a no ser que un estímulo interno
(condición, pensamiento, sentimiento, emoción) o externo (necesidad,
circunstancia o situación socioambiental) actúe sobre ella”. Actualmente,
un gran porcentaje de persona se le escapa el éxito de sus manos por
padecer de un síndrome psicosocial que hace que sus decisiones sean
inefectivas o de consecuencias trágicas. Aquí, se hace alusión a lo que se
conoce como fobia (miedo o temor extremo e irracional ante determinadas
cosas, situaciones sociales y sentimientos). Por tanto, las fobias producen
indefinibles estados de pavura y de soledad, que inducen a aislarse del
mundo social o de un conglomerado social determinado. El fóbico vive
situaciones de ansiedad capaces de producir otros problemas. La
sociofobia se caracteriza por el miedo de abochornarse en público, por
ejemplo, al hablar ante un auditorio o en espacios sociales. La Tabla
siguiente ilustra los síntomas característicos de la fobia social:

TABLA NO. 2
Síntomas Característicos De La Fobia
1. Ataques de pánico (espanto, pavor, terror, miedo pavura, horror,
susto, sobresalto, aprensión, temor, estremecimiento, temblores).
2. Sentimientos de ser el blanco de todas las miradas y del “qué dirán”.
3. Timidez ( encogimiento, cobardía, vergüenza, insignificancia,
indecisión, vacilación, flaqueza, embarazo, desconfianza, etc.)
extremadamente irracional.
4. Temor de pasar vergüenza en público.

24
! Despertad! (mayo 8, 2004): “Cómo Afrontar el Acoso Laboral”. Págs. 1-9. ! Despertad! (febrero
22, 2005): “Cómo Controlar mis Emociones”. Págs. 18-20. ! Despertad! (enero 8, 2004): “Los
Trastornos del Animo”. Págs. 1-13. ! Despertad! (julio 22, 1998): “Cómo Superar la Fobias”.
Págs. 1-9.

5. Nerviosismo (nerviosidad, temblor, intranquilidad, impaciencia,
comezón, malestar, excitación, hervor, pulsación palpitación, etc.).
6. Sudores (transpiraciones, secreciones, etc. ) abundantes.
7. Palpitaciones (pulsaciones, golpes, estremecimientos, pulsos,
emociones, etc. ) del corazón.
8. Desmayos (mareos, debilidades, colapsos, inconsciencias, etc. ) y
resequedad en la garganta.
9. Palidez (decoloración, anemia, turbación, etc. ) y sonrojismo.
10.Limitación a estar con su circulo de amigos y temor a
relacionarse con gente de alto estatus social.
11.Rechazo de invitaciones y/u oportunidades especiales por
vergüenza o el “qué dirán”.
12.Fracasos (desilusiones, decepciones, ruinas, desastres, caídas,
quebrantos, derrotas, desgracias, fallos, desventuras, castigos,
golpes, tragedias, desengaños, desencantos, desesperanzas, errores,
equivocaciones, amarguras, desalientos, etc. ) imaginarios de cosas
que no se tuvieron por evitarlas.
13.Sensación de infarto (embolia, ataque, patatús, apoplejía, etc.).
14.Hiperventilación (calor nervioso interno).

Entre las causas principales, destacan:
• Sentimiento de inferioridad,
• Falta de experiencia y preparación para manejar problemas
sociales,
• Inmadurez e impotencia,
• Pensamiento en los síntomas y en el “qué dirán”,
• Falta de preparación para desenvolverse en los medios sociales.

Las fobias sociales pueden tener consecuencias indeseables. Entre las
posibles consecuencias, destacan:
• Arruinar la vida personal y profesional,
• Pérdida de oportunidades importantes,
• Fracasos personales,
• Pérdida de relaciones personales importantes,
• Aislamiento social;

• Negativismo, ignorancia, fracaso, vergüenza, ridiculez,
• Dificultad para realizar las actividades cotidianas,
• Arruinamiento del progreso,
• Ridiculización de la vida normal,
• Evitación de las situaciones de lujo, de prestigio y de éxito,

Al igual que para cualquier problema, los problemas de fobias
sociales tienen posibles soluciones, entre las que destacan:
• Controlar las emociones,
• Prevenir, controlar y/o erradicar toda ansiedad,
• Superar los temores,
• Luchar con superar los síntomas fóbicos haciendo las cosas
calmadamente;
• Mejorar la respiración,
• Optimizar la autoestima, la sociabilidad y la calma,
• Adaptarse a los medios sociales,
• Compartir con personas de diversos estatus,
• Compartir con amigos de niveles más altos,
• Introducirse y adaptarse a los medios sociales,
• Estudiar temas de superación personal.

El impacto de la sociofobia radica en que es la más fuertes de todas
las fobias y su magnitud se fundamenta en que afecta a toda clase de
persona con autoestima baja y con visión pesimista del futuro. Los
sociofóbicos suelen ser personas que no progresan; no tienen visión
positiva del futuro; carecen de iniciativas; y suelen asociarse con personas
peores que ellos. En el mundo laboral, se requieren personas con talento,
capaces de comunicarse, asociarse y desenvolverse efectivamente. Las
exigencias productivas de las empresas demandas de personas
innovadoras, activas, visionarias y dinámicas.

Por otra parte, la Importancia del Talento Secretarial para la
Administración de la Oficina para relacionar este contenido psico-

sociológico con el Talento Secretarial profundizará sobre el Proceso de
Cognición que se define como el proceso de conocimiento que engloba los
procesos de atención, percepción, memoria, razonamiento, imaginación,
toma de decisiones, pensamiento y lenguaje. El proceso cognitivo se
considera uno de los procesos más influyente en las emociones y en las
decisiones que determinar la personalidad de una persona y el destino de su
vida. (Véase la Infografía No.2 de los apéndices.).

La Percepción es el proceso mediante el cual la conciencia integra
los estímulos sensoriales sobre objetos, hechos o situaciones y los
transforma en infamación útil para el cerebro. La percepción permite la
sensación o vivencia causada por los estímulos percibidos por medio de
los sentidos. Para los diversos sentidos y receptores sensoriales que
componen el Sistema Sensorial, véase Infografía No.4, de los apéndices.
Las emociones se originan en Sistema Nervioso Emocional Central,
compuestos por partes de cerebro y del encéfalo que constituyen el
Sistema Nervioso Central y el Sistema Límbico. Cuando las emociones
son muy fuertes producen alteraciones en el Sistema Nervioso Emocional
Autónomo Neurovegetativo. El Sistema Nervioso Emocional Central25
está interconectado con el Sistema Sensorial26 responsable de la recepción
de los estímulos, y de la transmisión de los impulsos nerviosos que
activan los músculos, a través de células sensitivas especiales, llamadas
receptores.

La inteligencia y el razonamiento tienen su origen en los
hemisferios cerebrales del encéfalo humano. La respiración y sus
cambios bruscos son controlados por el bulbo raquídeo. El hipotálamo se
25
Inteligencia, Cognición y Sistema Nervioso: Microsoft ® Encarta ® 2006.
26

relaciona directamente con el control de muchas de las actividades vitales
del organismo y dirige las necesidades psico-bio-fisiológicas del
individuo. El tronco cerebral contiene células implicadas en la
experiencia del dolor y quizá, en estados de dependencia, y los centros
de control de las funciones cardiacas, vasoconstrictoras y respiratorias,
así como otras actividades reflejas, incluido el vómito. (Véase Infografía
No.4, de los apéndices). Como se puede apreciar, en el Sistema Nervioso
Emocional Central intervienen el cerebro emocional reflexivo del
neocortex, las estaciones nerviosas emocionales intermedias, la amígdala
límbica, el cerebro emocional reactivo y el sistema nervioso emocional
autónomo neurovegetativo.

la Oficina observa que la conducta emocional es la actitud y conjunto de
acciones adoptados por el individuo para gerenciar, y adaptarse a las
emociones que se producen como consecuencia de la interacción con su
entorno exterior o interior.

La Inteligencia Emocional permite controlar las emociones y
adoptar una conducta emocional favorable con uno mismo y con los demás.
Favorece el equilibrio emocional y la prevención, control y erradicación de
conflictos. La Inteligencia Emocional es una guía para ser mejores en
establecer relaciones sociales positivas con otros y a evitar los conflictos,
los pleitos y otras altercaciones sociales. Ayuda a comprender
psicológicamente el vivir saludable y a evitar los vicios (drogas, fumar,
etc.). La importancia de la Inteligencia Emocional (I. E.) radica en la
adopción de una conducta emocional enfocada en los siguientes aspectos:

Habilidades sociales, Liderazgo,
Competencia interpersonal, Interacción mutual,
Conciencia emocional, Rendimiento grupal,
Madurez psicológica, Rendimiento personal,
Desarrollo social, Intercambio interpersonal o
Aprendizaje socio-emocional. social,
Aumento de la inteligencia Manejo del cambio,
socio-emocional, Conducción de las
evaluaciones de rendimientos.

Una conducta emocional controlada por la inteligencia emocional
mejora la efectividad social de un individuo y co-ayuda en el
mejoramiento de las relaciones sociales. Una persona con conducta
emocional estable puede tener los rasgos siguientes:
• Habilidad de percepción, comprensión, manejo y uso de las
emociones.
• Suele ser más abierto, cooperativo y agradable que los demás.
• Suele evitar los problemas conductuales, comportamientos
negativos y destructivos (fumar, borrachera, drogadicción,
violencia).
• Suele tener interacciones sociales positivas, manejo emocional, y
son más adeptos a las metas, objetivos y misiones emocionales.
• Capacidad para discernir y comprender la información emocional.
• Posee habilidad para percibir e identificar las emociones en el
rostro, el tono de voz, y en el lenguaje corporal.
• Habilidad para comunicarse emocionalmente de forma clara y
directa.
• Habilidades para usar las emociones en la solución de problemas y
en las tomas de decisiones.


la Oficina contrasta que los factores laborales alteran las emociones del
secretario, precisando que, diferente a otros puestos, la gestión de
secretario presenta diversos puntos débiles que pueden afectar las
emociones, conllevando graves consecuencias emocionales como
alteración de la salud emocional, depresión, guerra de nervios,
desesperación, deseo de renunciar, cólera, culpabilidad, vergüenza,
confusión, pérdida de autoestima, envidia, malentendidos, aislamiento,
resentimientos y conflictos laborales.
Entre los factores causales destacan:
• La presión laboral y el cúmulo de trabajos pendientes,
• Los cambios en la gestión secretarial,
• El asedio presencial y telefónico de los clientes y del público
disgustados con la empresa, caracterizado por criticas negativas,
comentarios sarcásticos, y palabras ofensivas,
• El asedio, intimidación o terror psicológico de los compañeros y de
los superiores,
• Las horas extraordinarias y extralaborales,
• La falta de privacidad en su gestión (comunicaciones, llamadas, e-
mail, archivos informativos), etc.

la Oficina precisa que la utilidad de la inteligencia emocional en la
prevención, manejo y erradicación de emociones negativas favorece la
salud emocional y la productividad del profesional en la realización de su
gestión laboral.

El secretario debe poner en práctica su inteligencia emocional
previniendo los conflictos, controlando las emociones y buscando

cooperación mutual con sus compañeros de trabajo. Entre las medidas de
solución están:
• Evitar los roces emocionales con los compañeros, clientes y público
que le asedian o le tienen envidia o intención de arruinar su trabajo,
• Fomentar la paz en el ambiente laboral y con los clientes,
• Sin inmiscuirse en la vida ajena, solucione los malentendidos,
• Minimice el resentimiento con tacto, cordialidad, amabilidad y
respecto,
• Use un lenguaje respetuoso,
• Controle sus emociones y sentimientos,
• Evite los prejuicios injustificados,
• Haga su labor con calidad,
• No dejarse llevar por las criticas destructivas,
• Busque apoyo emocional,
• Fijar reglas de conducta en el lugar de empleo, etc.

Finalmente, la inteligencia emocional es una de las inteligencias más
importantes para fomentar el equilibrio emocional, la empatía, la
autoestima y las relaciones laborales. La inteligencia emocional es una
habilidad que le permite a uno llevarse bien consigo mismo y con los
demás. Ayuda a controlar el miedo escénico causante del la mediocridad y
del fracaso profesional. Como habilidad defensiva en la gestión secretarial,
servirá para prevenir, controlar, manejar y erradicar el acoso laboral, las
presiones sociales, la sociofobia y otros flagelos que puedan surgir durante
el trabajo.

1.5.-Ética Secretarial

La ética secretarial• se fundamenta en una serie de principios
morales ligados a la gestión de oficina. La ética profesional exige que el
ejercicio de la carrera se realice observado las cualidades, valores y
principios éticos que se ilustran en la tabla siguiente:

TABLA NO. 3:

Cualidades, Valores y Principios Éticos
1) Atención, 29)Honradez,
2) Amabilidad, 30)Honestidad,
3) Afabilidad en el trato, 31)Independencia, trabajar sin
4) Atención a las prioridades, supervisión,
5) Buena fe,
6) Bondad, 32)Integridad,
7) Cooperación, 33)Justicia,
8) Confraternidad, 34)Lealtad,
9) Carácter, 35)Modestia,
10)Cortesía, 36)Moderación,
11)Compromiso, 37)Obligación moral,
12)Confidencialidad, 38)Puntualidad,
13)Consenso, 39)Probidad,
14)Credibilidad, 40)Productividad,
15)Destrezas múltiples, 41)Responsabilidad,
16)Delicadeza, 42)Rechazo del soborno,
17)Decencia, 43)Respeto,
18)Discreción, 44)Recto proceder,
19)Diligencia, 45)Secreto profesional
20)Efectividad, 46)Servicialidad,
21)Eficacia, 47)Sociabilidad,
22)Eficiencia, 48)Solidaridad,
23)Empatía, 49)Tolerancia,
24)Flexibilidad, 50)Urbanidad,
25)Fiabilidad, 51)Verdad
26)Fidelidad, 52)Veracidad,
27)Gentileza, 53)Vocación,
28)Honor, 54)Reconociendo los derechos y
deberes propios y los ajenos,

http://www.secretarialsite.com/secretarial-ethics.htm. The Secretarial and Office Professional
Ethics. Copyright © 2001-2005.

etc.

La ética es la rama de la filosofía que trata sobre las normas morales
y las obligaciones sociales. Las normas éticas exigen que se actúe con
recto proceder, responsabilidad, y acorde a las normas rectoras del bien. La
moral se refiera a la práctica del bien. Se concibe como las facultades y
tendencias habituales para practicar las buenas costumbres. Esta requiere
de alta responsabilidad para difundir los conocimientos técnicos y
científicos adquiridos.

Los actos éticos requieren de sacrificio, esfuerzo, obligatoriedad,
responsabilidad, cumplimiento del deber y las normas sociales,
diferenciando lo bueno de lo malo. Los actos éticos buscan cuidar el honor,
el decoro y la reputación de las personas. Los valores éticos♦ se
fundamentan en hechos aceptables, honorables, decorosos y buenos. Estos
son reflejos de cualidades positivas y de acciones constructivas, altruistas y
sinceras.
Los deberes profesionales exigen que se cumpla con las leyes
naturales y las normas sociales, así como con las exigencias e imposiciones
recaídas sobre la responsabilidad de la investidura. Comprende el
cumplimiento de las normas jurídicas, la dedicación al trabajo y el ejercicio
de las buenas costumbres. Además, requieren de disciplina del carácter y
perfeccionamiento de la conducta dentro de las normas éticas. Los deberes
exigen que los actos conductuales se ajusten a las normas jurídicas,
observando el respeto del derecho ajeno.

El carácter secretarial♦ comprende un conjunto de hábitos aceptables


Silie, J. (1998). Ética Profesional. Santo Domingo: SERRALLÉS.

Silie, J. (1998). Ibid. Pág.165.

como:
• Elegancia de palabra,
• Buen comportamiento,
• Desempeño adecuado,
• Inteligencia emocional,
• Firmeza, buen proceder,
• Responsabilidad moral,
• Voluntad,
• Lealtad, excelencia,
• Y cooperación.

El secreto profesional♦ se auxilia de la discreción como capacidad
de mantener en silencio los datos e informaciones que puedan perjudicar la
reputación o el prestigio de una persona física o moral. Implica guardar en
secreto las informaciones confiadas sobre un cliente, secreto industrial y de
alguien en particular. Este tipo de secreto garantiza la lealtad, la confianza
y las buenas relaciones personales y comerciales.

1.6.-Talento Secretarial

compromiso y la acción para obtener buenos resultados en la gestión de la
oficina. Según Pilar Jericó, el talento requiere la aplicación de tres
condiciones (poder, querer y actuar) para obtener un resultado. El talento es
igual a los resultados. Si no hay resultados no hay talento. Según la autora
el talento está compuesto de tres variables: las capacidades, el
compromiso, y la acción, todos para lograr un resultado. Las tres son

Silie, J. pág.199.

necesarias por igual para el talento. Esto infográficamente se representa del
modo siguiente:

INFOGRAFÍA: Elementos del Talento Individual
Talento =Capacidades + Compromiso + Acción ⇒ Resultados27
De esta conceptualización, se puede deducir que las capacidades son la suma de
los conocimientos y las habilidades, mientras que la acción se asocia a la rapidez con la
que se logra el resultado. El compromiso es la motivación de partencia y el deseo de
crear valor para la empresa. Por consiguiente, el talento consiste en cumplir una serie
de requisitos. El talento es una de las variables más importante para el éxito
empresarial, seguida de la solidez financiera del capital, la innovación y la calidad de
productos y servicios. El talento es la materia prima de la innovación elevada a la
velocidad de la tecnología. En fórmula Infográfica:

Innovación = Talento Tecnología
¿Qué significan los conceptos de esta fórmula? Según el libro Administración:
Una Perspectiva Global, la creatividad y la innovación están relacionadas. La
creatividad es la capacidad de desarrollar nuevas ideas, conceptos y solución de
problemas; mientras que la innovación es el uso de esas ideas, conceptos y soluciones
(p.209). Por otra parte, la Enciclopedia Encarta 2007, define tecnología como el
término general que se aplica al proceso a través del cual los seres humanos diseñan
herramientas y máquinas para incrementar su control y su comprensión del entorno
material. Esto implica que la persona talentosa utiliza la tecnología para innovar sus
servicios y operaciones.

Para comprender lo que significa talento, es preciso analizar los
diferentes componentes que lo componen. Estos componentes son las
capacidades, el compromiso, la acción, y los resultados.
27
Jericó, P. (2008). Gestión del Talento: Construyendo Compromiso. PRENTICE-HALL.
http://www.pilarjerico.com/blog/?p=186
http://www.librerialemus.com/index.php/libros/12+m531ba76355c/0/
http://guiadegerencia.com/resumen-gestion-del-talento-de-pilar-jerico/

Las capacidades comprenden la aptitud, los conocimientos, las
habilidades y las cualidades que dispone a alguien para el buen ejercicio de
algo. El Conocimiento es el conjunto de cogniciones y habilidades para
solucionar problemas, resultante de la teoría, la práctica, la experiencia, las
reglas cotidianas y las instrucciones para la acción. Se basa en datos e
información, pero a diferencia de estos dos, está ligado a la capacidad
intelectual del individuo (véase libro Administre el Conocimiento, pág.
24). Mientras que otros autores definen el conocimiento como la mezcla
fluida de experiencia estructurada, valores, información, arraigada en
documentos o bases de datos, y pericia para evaluar e incorporar nuevas
experiencia e información. Se origina en la mente de los conocedores, y en
la empresa se arraiga en las rutinas, los procesos, las prácticas y en las
normas (véase libro Conocimiento en Acción). El libro Conocimiento en
Acción observa: “El conocimiento se desarrolla a través del tiempo
mediante la experiencia, que incluye tanto lo que absorbemos de cursos,
libros, y asesores como también del aprendizaje informal. Experiencia
significa lo que ya hemos hecho y lo que no ha sucedido en el pasado”
(p.8). Esta obra agrega: “Datos es un conjunto de hechos discretos y
objetivos sobre acontecimientos. […] Al igual que muchos investigadores
han estudiado la información, la describamos como un mensaje,
generalmente en forma de un documento o de una comunicación audible
o visible” (págs. 2-3). Esto implica que la información es una estruja de
datos significativos. Lo planteado anteriormente, se resume
infográficamente del modo siguiente:

Fórmula Infográfica del Conocimiento

Conocimiento = datos + información + experiencia

Las habilidades son el conjunto de capacidades y disposición para algo.
Se relacionan con la aptitud como capacidad para operar competentemente
en una determinada actividad.

En cambio, el compromiso se relaciona con la obligación contraída o
la palabra dada para cumplir con una tarea. Por otra parte, la acción se
relaciona con el ejercicio de la posibilidad de hacer una cosa o el resultado
de hacer tal cosa. Por consiguiente, los resultados son los efectos y las
consecuencias de la acción materializada. De lo anterior, se puede deducir
que el talento es la resultante de la aplicación de las capacidades en forma
comprometidas con la acción y los resultados.

El talento requiere de compromiso y de entorno adecuado para producir ventajas
competitivas y privilegios. En efecto, los cambios sociales, la presión competitiva y el
impacto de la tecnología influyen desafiantemente en la aplicación del talento. El
compromiso es lo más apreciado y delicado del talento. El compromiso es la
construcción con hechos en un entorno adecuado.

El talento secretarial es un paradigma empresarial que requiere que las
personas se autorrealicen, comprometiéndose y accionando en procura de resultados
definidos, beneficios, ascenso laboral y satisfacción personal. Las leyes naturales del
talento exigen conocimiento, interacción y abandono del status quo.

El Primer Seminario Provincial de Gestión Secretarial para el
Desarrollo28, organizado por Universidad Técnica del Norte, en alianza
con la Fundación Caminar, tomo como guía el libro La Evolución del
Talento Secretarial para el Alto Desempeño. Los tópicos debatidos
destacan: el proceso de capacitación como elemento fundamental para el
28
http://www.seminariosandinos.com/catalogo/popup_image.php?pID=43&osCsid=74fcd169df76
afd4ae68d7b88de740c9

perfeccionamiento profesional del talento humano en el área secretarial,
que constituyen el soporte y apoyo en la gestión de las instituciones, a fin
de generar una alternativa de capacitación y crecimiento profesional. La
temática tratada fue abordada por expertos de connotada trayectoria y
reconocimiento, quienes desarrollaron tópicos de motivación, identidad,
crecimiento personal y profesional, así como también nuevas técnicas de
redacción. En su intervención la primera autoridad universitaria, manifestó
que el interés de entregar herramientas que permitan valorar la necesidad
para mejorar como personas y profesionales capaces de trabajar con
eficiencia, compromiso, rescatando sus potencialidades y talentos, para
contribuir de forma relevante al desarrollo de la sociedad.

Alonzo y Sapena29 (2007) señalan: “denominamos talentos
profesionales al conjunto de talentos que utilizamos para realizar nuestra
vida profesional, nuestra actividad profesional, que en muchos casos se
corresponde con una vocación ilusionante que nos empuja a crecer y a
aprender cada día más sobre nuestra profesión, pero que en otros
muchos casos se reduce simplemente a saber hacer lo que me he
obligado a hacer a cambio de un salario. Esta segunda situación es más
habitual sentirla como una obligación tediosa que me atrapa que como
una vocación que me hace sentir vivo”. Según ellos, el talento profesional
es un conjunto de talentos utilizados para la vida profesional, es una
vocación de aprender sobre la profesión y saber hacer lo exigido por la
obligación a cambio de un salario. En cambio, definen el talento personal
como el conjunto de talentos para lograr una vida más feliz. Estos expertos
sugieren una mezcla de talentos personal y profesional. Los talentos

29
Alonzo, J. y Sapena, N. (2007). Talento Personal y Talento Profesional. Las Provincias Digital
(Noticia de Opinión). Valencia: VALENCIANA EDITORIAL INTERACTIVA
http://www.lasprovincias.es/valencia/prensa/20070923/economia/talento-personal-talento-
profesional_20070923.html

implican:
• Capacidad comunicarse con calidez.
• Arte de hacer la presencia personal agradable a otros.
• Compromiso de apoyo a los demás más allá de la compensación
económica recibida.
• Capacidad de aportar una experiencia agradable a cada persona con
la que se establece una relación.
• Capacidad de ofrecer una sonrisa agradable y un trato amable.

Algunos autores definen el profesional con talento como un
profesional comprometido que pone en práctica sus capacidades para
obtener resultados superiores en un entorno y organización determinados,
constituyéndose en la materia del talento organizativo30.
En perspectiva, el talento implica dominio de la inteligencia
emocional y de las competencias emocionales. Las competencias
emocionales comprenden factores como autoconciencia, conciencia
emocional, autovaloración, autoconfianza, autogestión, autocontrol,
integridad, adaptabilidad, flexibilidad, innovación, motivación, iniciativa,
optimismo, empatía, y cualidades sociales (influencia, comunicación,
liderazgo, catalizador del cambio, resolución de conflictos, colaboración,
cooperación, trabajo en equipo, etc.).

1.7.-Dominio Lingüístico del Secretario

la Oficina motiva a que el secretario tenga conocimiento experto del

30
Sanz, M. Gestión del Talento.
http://www.monografias.com/trabajos10/geta/geta.shtml?relacionados

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