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Pime
Programas de Intervención para el Mejoramiento Empresarial
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                        Taller Tres

ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS
     RELACIONES EMPRESARIALES




                            1
Cibergrafias
http://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n_de_eventos
http://www.eventplannerspain.com/ideas-y-consejos-eventos/c%C3%B3mo-
planificar-y-organizar-un-evento
http://es.scribd.com/doc/6801082/OrganizaciOn-de-Eventos-y-Protocolo

Nuestro programa le brinda:
La información necesaria para organizar un evento de manera satisfactoria
teniendo en cuenta todos los parámetros designados para el buen
funcionamiento y correcto desarrollo del mismo; de esta manera mejorar los
niveles de contacto y relaciones personales.

Prefacio
Programas de intervención para el mejoramiento empresarial
Promoción de empresas sostenibles y responsables
Este manual es parte del programa que surgió como parte de la competencia:
Intervenir en el desarrollo de los programas de mejoramiento
organizacional que se deriven de la unidad administrativa.

PIME: Es el programa de intervención para el mejoramiento empresarial.
Los manuales de PIME se sirven del conocimiento y la experiencia
acumulados durante el programa: Organizar eventos empresariales que
promuevan las relaciones sociales. Los siguientes autores han contribuido en
la elaboración de este manual:

APRENDICES:
Juan Camilo Sandoval Gaitán
Julieth Marisella Vargas Mora
Dayanna Zuleny Vargas Chiquillo
Instructor:
Nelson Enrique Vera Prieto


                                     2
Prefacio
   1. INTRODUCCION
   1.1 Objetivo……………………………………………………………………………………… 4
   1.2 Que es un evento ………………………………………………………………………. 4
   1.3 Tipos de eventos………………………………………………………………………… 4

  2. PASOS PARA LA PLANIFICACION DE UN EVENTO
  2.1 Diseño y cotización……………………………………………………………………... 5
  2.2 Producción ………………………………………………………………………………….5
  2.3 Montaje ……………………………………………………………………………………….5
  2.4 Ejecución ……………………………………………………………………………………..5
  2.5 Desmontaje ………………………………………………………………………………….5
  2.6 Evaluación de resultados……………………………………………………………… 5
  2.7 Post evento ………………………………………………………………………………….6

  3. QUE SE DEBE Y QUE NO SE DEBE HACER …………………………………….6

  4. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA …………………………………………………..7




                            3
1. INTRODUCCION

La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación, y
producción de congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro
tipo de reuniones

1.1 OBJETIVO:

Proporcionar a los participantes los conocimientos teóricos y prácticos para
organizar eventos siguiendo el procedimiento establecido cumpliendo con las
normas de seguridad

1.2 QUE ES UN EVENTO

Se producen en un tiempo y lugar determinado con un método para su
desarrollo y control, a través de una jerarquía que realiza la división de
trabajo, funciones, y responsabilidades. Los eventos no son actividades
rutinarias y son diferentes uno de otro. Los eventos requieren de materiales
y elementos que generen opinión pública y que contribuyan a la creación de
la memoria del evento.

1.3 TIPOS DE EVENTO

   1.3.1   Social ( Instalación y protocolo)
   1.3.2   Cultural ( Exposición, danza, teatro)
   1.3.3   Académico (Seminario, Conferencia)
   1.3.4   Recreativo (Festival, Espectáculo)
   1.3.5   Deportivo (Campeonatos, Juegos)




                                       4
2. PASOS PARA LA PLANIFICACIÓN DE UN EVENTO

   2.1 Diseño y cotización
Establecer objetivos, el nombre del evento y el mensaje que queremos
transmitir a los participantes. Crear las expectativas de la realización de este.
Los organizadores deben tener en cuenta que hasta la ejecución final del
evento nada puede quedar al azar o a la improvisación.

   2.2 Producción
Gestionar la preparación de recursos y equipos que compondrán la
preparación del evento. Se deben tener en cuenta las finalidades previstas, la
cantidad de participantes, el tipo de actividades, los medios disponibles,
lugares y tiempos de realización

   2.3 Montaje
Disposición de recursos, equipos técnicos y humanos que se utilizaran en el
lugar donde se realizara en el evento. Se deben tener en cuenta servicios de
apoyo como alimentación, transporte y seguridad.

  2.4 Ejecución
Compartir y desarrollar las actividades planificadas

   2.5 Desmontaje
Retirar los materiales y elementos que fueron utilizados en el desarrollo del
evento

    2.6 Evaluación de resultados
Establecer el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la
eficiencia de la prestación del servicio. Es una de las partes más importantes
del post evento que nos da a conocer si se han cumplido los objetivos




                                        5
previstos y el rendimiento de las personas encargadas de desarrollo del
evento

    2.7 Post evento
Realizar un seguimiento que ayuda a la evaluación del evento en donde se
incluye la documentación gráfica recopilada durante el evento como
imágenes y videos

   3. QUE SE DEBE Y QUE NO SE DEBE HACER

3.1 Que se debe hacer:

      INNOVAR: Pensar, ser creativo hacer del evento algo memorable
      Hacer que todos los participantes interactúen y se conozcan.
      Identificar al público y adaptar el mensaje y el contenido
      Asociarse con un profesional que pueda dar apoyo
      Establecer metas y métodos claros
      Elegir un buen lugar para el desarrollo del evento

3.2 Que no se debe hacer:

    No cobrar por el parqueadero o la comida
    Lo más barato no siempre es lo mejor se debe tener en cuenta siempre
     el presupuesto.
    Informar con poco tiempo de anterioridad.
    No pensar que todas las personas consumen los mismos alimentos
    No depender de los voluntarios
    No improvisar el día del evento
    No olvidar hacer una retroalimentación del evento




                                      6
4. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA

    HORA                                ACTIVIDAD
8:00 am        Bienvenida y control de asistencia
9:00 am        Introducción
10:00 am       Refrigerio
10:30 am       Inducción
 1:00 pm       Almuerzo
 2:00 pm       Creación de grupos de trabajo y organización de comités
 3:00 pm       Organización y planeación del evento
 4:30 pm       Verificación resultados del programa
5:00 pm        Cierre del programa

Duración: 8 horas
Lugar: Instalaciones de la empresa
Participantes: Máximo 25 personas
Días de capacitación: 1 día
Días de desarrollo y ejecución: Aproximadamente 8 días
Material de apoyo: Video beam y portátil.

Cordialmente

Dayanna Zuleny Vargas Chiquillo – Facilitador.




                                      7

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  • 1. Pime Programas de Intervención para el Mejoramiento Empresarial T } Taller Tres ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS RELACIONES EMPRESARIALES 1
  • 2. Cibergrafias http://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n_de_eventos http://www.eventplannerspain.com/ideas-y-consejos-eventos/c%C3%B3mo- planificar-y-organizar-un-evento http://es.scribd.com/doc/6801082/OrganizaciOn-de-Eventos-y-Protocolo Nuestro programa le brinda: La información necesaria para organizar un evento de manera satisfactoria teniendo en cuenta todos los parámetros designados para el buen funcionamiento y correcto desarrollo del mismo; de esta manera mejorar los niveles de contacto y relaciones personales. Prefacio Programas de intervención para el mejoramiento empresarial Promoción de empresas sostenibles y responsables Este manual es parte del programa que surgió como parte de la competencia: Intervenir en el desarrollo de los programas de mejoramiento organizacional que se deriven de la unidad administrativa. PIME: Es el programa de intervención para el mejoramiento empresarial. Los manuales de PIME se sirven del conocimiento y la experiencia acumulados durante el programa: Organizar eventos empresariales que promuevan las relaciones sociales. Los siguientes autores han contribuido en la elaboración de este manual: APRENDICES: Juan Camilo Sandoval Gaitán Julieth Marisella Vargas Mora Dayanna Zuleny Vargas Chiquillo Instructor: Nelson Enrique Vera Prieto 2
  • 3. Prefacio 1. INTRODUCCION 1.1 Objetivo……………………………………………………………………………………… 4 1.2 Que es un evento ………………………………………………………………………. 4 1.3 Tipos de eventos………………………………………………………………………… 4 2. PASOS PARA LA PLANIFICACION DE UN EVENTO 2.1 Diseño y cotización……………………………………………………………………... 5 2.2 Producción ………………………………………………………………………………….5 2.3 Montaje ……………………………………………………………………………………….5 2.4 Ejecución ……………………………………………………………………………………..5 2.5 Desmontaje ………………………………………………………………………………….5 2.6 Evaluación de resultados……………………………………………………………… 5 2.7 Post evento ………………………………………………………………………………….6 3. QUE SE DEBE Y QUE NO SE DEBE HACER …………………………………….6 4. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA …………………………………………………..7 3
  • 4. 1. INTRODUCCION La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación, y producción de congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones 1.1 OBJETIVO: Proporcionar a los participantes los conocimientos teóricos y prácticos para organizar eventos siguiendo el procedimiento establecido cumpliendo con las normas de seguridad 1.2 QUE ES UN EVENTO Se producen en un tiempo y lugar determinado con un método para su desarrollo y control, a través de una jerarquía que realiza la división de trabajo, funciones, y responsabilidades. Los eventos no son actividades rutinarias y son diferentes uno de otro. Los eventos requieren de materiales y elementos que generen opinión pública y que contribuyan a la creación de la memoria del evento. 1.3 TIPOS DE EVENTO 1.3.1 Social ( Instalación y protocolo) 1.3.2 Cultural ( Exposición, danza, teatro) 1.3.3 Académico (Seminario, Conferencia) 1.3.4 Recreativo (Festival, Espectáculo) 1.3.5 Deportivo (Campeonatos, Juegos) 4
  • 5. 2. PASOS PARA LA PLANIFICACIÓN DE UN EVENTO 2.1 Diseño y cotización Establecer objetivos, el nombre del evento y el mensaje que queremos transmitir a los participantes. Crear las expectativas de la realización de este. Los organizadores deben tener en cuenta que hasta la ejecución final del evento nada puede quedar al azar o a la improvisación. 2.2 Producción Gestionar la preparación de recursos y equipos que compondrán la preparación del evento. Se deben tener en cuenta las finalidades previstas, la cantidad de participantes, el tipo de actividades, los medios disponibles, lugares y tiempos de realización 2.3 Montaje Disposición de recursos, equipos técnicos y humanos que se utilizaran en el lugar donde se realizara en el evento. Se deben tener en cuenta servicios de apoyo como alimentación, transporte y seguridad. 2.4 Ejecución Compartir y desarrollar las actividades planificadas 2.5 Desmontaje Retirar los materiales y elementos que fueron utilizados en el desarrollo del evento 2.6 Evaluación de resultados Establecer el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de la prestación del servicio. Es una de las partes más importantes del post evento que nos da a conocer si se han cumplido los objetivos 5
  • 6. previstos y el rendimiento de las personas encargadas de desarrollo del evento 2.7 Post evento Realizar un seguimiento que ayuda a la evaluación del evento en donde se incluye la documentación gráfica recopilada durante el evento como imágenes y videos 3. QUE SE DEBE Y QUE NO SE DEBE HACER 3.1 Que se debe hacer:  INNOVAR: Pensar, ser creativo hacer del evento algo memorable  Hacer que todos los participantes interactúen y se conozcan.  Identificar al público y adaptar el mensaje y el contenido  Asociarse con un profesional que pueda dar apoyo  Establecer metas y métodos claros  Elegir un buen lugar para el desarrollo del evento 3.2 Que no se debe hacer:  No cobrar por el parqueadero o la comida  Lo más barato no siempre es lo mejor se debe tener en cuenta siempre el presupuesto.  Informar con poco tiempo de anterioridad.  No pensar que todas las personas consumen los mismos alimentos  No depender de los voluntarios  No improvisar el día del evento  No olvidar hacer una retroalimentación del evento 6
  • 7. 4. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA HORA ACTIVIDAD 8:00 am Bienvenida y control de asistencia 9:00 am Introducción 10:00 am Refrigerio 10:30 am Inducción 1:00 pm Almuerzo 2:00 pm Creación de grupos de trabajo y organización de comités 3:00 pm Organización y planeación del evento 4:30 pm Verificación resultados del programa 5:00 pm Cierre del programa Duración: 8 horas Lugar: Instalaciones de la empresa Participantes: Máximo 25 personas Días de capacitación: 1 día Días de desarrollo y ejecución: Aproximadamente 8 días Material de apoyo: Video beam y portátil. Cordialmente Dayanna Zuleny Vargas Chiquillo – Facilitador. 7