Este documento presenta los pasos para planificar eventos empresariales. Explica que un evento es una actividad que ocurre en un tiempo y lugar determinados con un método para su desarrollo. Detalla los tipos de eventos y los 7 pasos clave para la planificación: diseño, cotización, producción, montaje, ejecución, desmontaje y evaluación. También indica lo que se debe y no se debe hacer para organizar eventos exitosos como innovar, establecer metas claras y no improvisar. Finalmente, presenta un ejemplo

1. Pime
Programas de Intervención para el Mejoramiento Empresarial
T
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Taller Tres
ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS
RELACIONES EMPRESARIALES
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2. Cibergrafias
http://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n_de_eventos
http://www.eventplannerspain.com/ideas-y-consejos-eventos/c%C3%B3mo-
planificar-y-organizar-un-evento
http://es.scribd.com/doc/6801082/OrganizaciOn-de-Eventos-y-Protocolo
Nuestro programa le brinda:
La información necesaria para organizar un evento de manera satisfactoria
teniendo en cuenta todos los parámetros designados para el buen
funcionamiento y correcto desarrollo del mismo; de esta manera mejorar los
niveles de contacto y relaciones personales.
Prefacio
Programas de intervención para el mejoramiento empresarial
Promoción de empresas sostenibles y responsables
Este manual es parte del programa que surgió como parte de la competencia:
Intervenir en el desarrollo de los programas de mejoramiento
organizacional que se deriven de la unidad administrativa.
PIME: Es el programa de intervención para el mejoramiento empresarial.
Los manuales de PIME se sirven del conocimiento y la experiencia
acumulados durante el programa: Organizar eventos empresariales que
promuevan las relaciones sociales. Los siguientes autores han contribuido en
la elaboración de este manual:
APRENDICES:
Juan Camilo Sandoval Gaitán
Julieth Marisella Vargas Mora
Dayanna Zuleny Vargas Chiquillo
Instructor:
Nelson Enrique Vera Prieto
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3. Prefacio
1. INTRODUCCION
1.1 Objetivo……………………………………………………………………………………… 4
1.2 Que es un evento ………………………………………………………………………. 4
1.3 Tipos de eventos………………………………………………………………………… 4
2. PASOS PARA LA PLANIFICACION DE UN EVENTO
2.1 Diseño y cotización……………………………………………………………………... 5
2.2 Producción ………………………………………………………………………………….5
2.3 Montaje ……………………………………………………………………………………….5
2.4 Ejecución ……………………………………………………………………………………..5
2.5 Desmontaje ………………………………………………………………………………….5
2.6 Evaluación de resultados……………………………………………………………… 5
2.7 Post evento ………………………………………………………………………………….6
3. QUE SE DEBE Y QUE NO SE DEBE HACER …………………………………….6
4. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA …………………………………………………..7
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4. 1. INTRODUCCION
La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación, y
producción de congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro
tipo de reuniones
1.1 OBJETIVO:
Proporcionar a los participantes los conocimientos teóricos y prácticos para
organizar eventos siguiendo el procedimiento establecido cumpliendo con las
normas de seguridad
1.2 QUE ES UN EVENTO
Se producen en un tiempo y lugar determinado con un método para su
desarrollo y control, a través de una jerarquía que realiza la división de
trabajo, funciones, y responsabilidades. Los eventos no son actividades
rutinarias y son diferentes uno de otro. Los eventos requieren de materiales
y elementos que generen opinión pública y que contribuyan a la creación de
la memoria del evento.
1.3 TIPOS DE EVENTO
1.3.1 Social ( Instalación y protocolo)
1.3.2 Cultural ( Exposición, danza, teatro)
1.3.3 Académico (Seminario, Conferencia)
1.3.4 Recreativo (Festival, Espectáculo)
1.3.5 Deportivo (Campeonatos, Juegos)
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5. 2. PASOS PARA LA PLANIFICACIÓN DE UN EVENTO
2.1 Diseño y cotización
Establecer objetivos, el nombre del evento y el mensaje que queremos
transmitir a los participantes. Crear las expectativas de la realización de este.
Los organizadores deben tener en cuenta que hasta la ejecución final del
evento nada puede quedar al azar o a la improvisación.
2.2 Producción
Gestionar la preparación de recursos y equipos que compondrán la
preparación del evento. Se deben tener en cuenta las finalidades previstas, la
cantidad de participantes, el tipo de actividades, los medios disponibles,
lugares y tiempos de realización
2.3 Montaje
Disposición de recursos, equipos técnicos y humanos que se utilizaran en el
lugar donde se realizara en el evento. Se deben tener en cuenta servicios de
apoyo como alimentación, transporte y seguridad.
2.4 Ejecución
Compartir y desarrollar las actividades planificadas
2.5 Desmontaje
Retirar los materiales y elementos que fueron utilizados en el desarrollo del
evento
2.6 Evaluación de resultados
Establecer el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la
eficiencia de la prestación del servicio. Es una de las partes más importantes
del post evento que nos da a conocer si se han cumplido los objetivos
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6. previstos y el rendimiento de las personas encargadas de desarrollo del
evento
2.7 Post evento
Realizar un seguimiento que ayuda a la evaluación del evento en donde se
incluye la documentación gráfica recopilada durante el evento como
imágenes y videos
3. QUE SE DEBE Y QUE NO SE DEBE HACER
3.1 Que se debe hacer:
 INNOVAR: Pensar, ser creativo hacer del evento algo memorable
 Hacer que todos los participantes interactúen y se conozcan.
 Identificar al público y adaptar el mensaje y el contenido
 Asociarse con un profesional que pueda dar apoyo
 Establecer metas y métodos claros
 Elegir un buen lugar para el desarrollo del evento
3.2 Que no se debe hacer:
 No cobrar por el parqueadero o la comida
 Lo más barato no siempre es lo mejor se debe tener en cuenta siempre
el presupuesto.
 Informar con poco tiempo de anterioridad.
 No pensar que todas las personas consumen los mismos alimentos
 No depender de los voluntarios
 No improvisar el día del evento
 No olvidar hacer una retroalimentación del evento
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7. 4. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA
HORA ACTIVIDAD
8:00 am Bienvenida y control de asistencia
9:00 am Introducción
10:00 am Refrigerio
10:30 am Inducción
1:00 pm Almuerzo
2:00 pm Creación de grupos de trabajo y organización de comités
3:00 pm Organización y planeación del evento
4:30 pm Verificación resultados del programa
5:00 pm Cierre del programa
Duración: 8 horas
Lugar: Instalaciones de la empresa
Participantes: Máximo 25 personas
Días de capacitación: 1 día
Días de desarrollo y ejecución: Aproximadamente 8 días
Material de apoyo: Video beam y portátil.
Cordialmente
Dayanna Zuleny Vargas Chiquillo – Facilitador.
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