En este trabajo describimos cada uno de los pasos que se debe tener en cuenta y a la vez los comités necesarios para que un evento se realice de la manera mas optima

1. GRUPOS Y CONVENCIONES
DOCENTE: NADHEZDA GASPAR PEREZ
PRESENTADO POR:
VIRANSHELY MILAGROS GUTIERREZ
TUPAYACHI
MARÍA CAMILA RIVERA GARZÓN
ELIEL EMANUEL ROSAS SANCHEZ

2. PASOS PARA LA
ORGANIZACIÓN DE UN
EVENTO

3. PARTE 1
PLANIFICARLO CON ANTELACIÓN

4. PASO 1
DETERMINAR EL OBJETIVO DEL EVENTO
LIMITA TU OBJETIVO LO MÁS QUE PUEDAS. LO QUE SEA QUE
VAYAS A HACER (YA SEA PARA EDUCAR, PERSUADIR,
HOMENAJEAR, ETC.), ¿POR QUÉ LO HACES?
PIENSA EN ELLO COMO TU PRINCIPAL MISIÓN. TU ESQUEMA
PARA EL ÉXITO. CUANDO SEPAS EXACTAMENTE LO QUE
QUIERES HACER, ¡TE SERÁ MÁS FÁCIL LLEVARLO A CABO!

5. PASO 2
ESTABLECER METAS
PIENSA EN LAS TRES COSAS MÁS IMPORTANTES QUE TE
GUSTARÍA QUE OCURRAN COMO RESULTADO DE ESTE
EVENTO Y PIENSA EN ELLAS HACIÉNDOSE REALIDAD. QUIZÁS
TU OBJETIVO SEA FINANCIERO, SOCIAL Y PERSONAL.
¡DEPENDE DE TI!

6. PASO 3
REUNIR VOLUNTARIOS
ES NECESARIO CONTAR CON UN BUEN EQUIPO QUE POSEA
DISTINTAS HABILIDADES, ELLOS PUEDEN AYUDARTE A
TERMINAR EL TRABAJO. ASÍ MISMO, SI ES POSIBLE, ¡CONSIGUE
VOLUNTARIOS DE CONFIANZA!
ASEGÚRATE DE QUE LOS MIEMBROS DE TU EQUIPO Y
SUPERVISORES “ESTÉN AL TANTO” DE TUS PLANES,
INFÓRMALES DESDE EL PRINCIPIO TODAS TUS EXPECTATIVAS
CON RESPECTO A ELLOS Y A SU NIVEL DE PARTICIPACIÓN.

7. PASO 4
PREPARAR UN PRESUPUESTO
DEBES INCLUIR TODOS LOS POSIBLES GASTOS, LOS INGRESOS,
LOS PATROCINADORES E INCLUSO LOS GASTOS
SUPEDITADOS.
ENCUENTRA MANERAS DE REDUCIR LOS COSTOS. RECUERDA:
UNA FIESTA PEQUEÑA Y SENCILLA QUE SALGA BIEN SIEMPRE
SERÁ MÁS IMPRESIONANTE QUE UNA OSTENTOSA QUE
TERMINE SIENDO UN FIASCO.

8. PASO 5
DECIDIR EL LUGAR Y LA HORA PARA TU EVENTO
ESTO ES LO MÁS IMPORTANTE AL MOMENTO DE ORGANIZAR
UN EVENTO. DEBERÁ SER UNA HORA EN LA QUE TODOS
ESTÉN DISPONIBLES Y UN LUGAR AL QUE TODOS PUEDAN
LLEGAR
REVISA EL CALENDARIO DE TU COMUNIDAD Y CONSIDERA EL
TIPO DE PÚBLICO QUE INVITARÁS. DE SER POSIBLE, VE A
DONDE TU PÚBLICO SE ENCUENTRE.

9. PASO 6
PENSAR EN LA LOGÍSTICA
LA LOGÍSTICA ES NECESARIA PARA TODO. ¿CUÁL SERÁ TU
SISTEMA DE ESTACIONAMIENTO?, ¿CUÁLES SON LAS VÍAS DE
ACCESO PARA LOS DISCAPACITADOS?, ¿QUÉ PUEDES HACER
CON LAS DIMENSIONES DEL LUGAR?, ¿QUÉ EQUIPOS
NECESITARÁS?, ¿QUÉ ELEMENTOS ADICIONALES
DEMANDARÁN UN GASTO EXTRA?, ¿CUÁNTAS PERSONAS SE
NECESITAN PARA HACER QUE EL EVENTO SE LLEVE A CABO
SIN PROBLEMAS?
ES IMPORTANTE SENTARTE POR UN MINUTO CONTIGO
MISMO (Y CON TU EQUIPO) Y PENSAR EN TODOS LOS
ASPECTOS DEL ASUNTO.

10. PASO 7
PENSAR EN EL MARKETING Y EN LA PUBLICIDAD
MIENTRAS TE ENCUENTRAS EN TODO EL PROCESO DE
ORGANIZACIÓN, DISEÑA UN AFICHE. ESTE DEBE INCLUIR UNA
FECHA TENTATIVA, HORA, LUGAR, INVITADO DE HONOR,
NOMBRE Y EL TEMA O ESLOGAN DEL EVENTO.
PIENSA EN OTRAS MANERAS DE DAR A CONOCER TU EVENTO
¿QUÉ NECESITAS HACER PREVIAMENTE PARA ATRAER GENTE A TU
EVENTO Y QUÉ PARA MANTENER SU ATENCIÓN DURANTE EL
MISMO?

11. PASO 8
ORGANIZAR
ELABORA UNA LISTA DE LAS ACTIVIDADES QUE HABRÁ EN EL
EVENTO.
PREPARA UN CRONOGRAMA (CON FECHAS LÍMITE) PARA
CADA ACTIVIDAD. ANOTA LOS NOMBRES DE TODOS Y EL
LUGAR Y MOMENTO EN EL QUE SON REQUERIDOS. DE ESA
MANERA, PUEDES ORGANIZARTE Y CONTESTAR CUALQUIER
DUDA FUTURA.

12. PARTE 2
A DOS SEMANAS DEL EVENTO

13. PASO 1
ASEGURAR QUE TODO VA DE ACUERDO AL PLAN
FIJA LA FECHA, EL LUGAR, EL INVITADO DE HONOR, EL PERSONAL,
EL NOMBRE DEL EVENTO Y EL ESLOGAN. ¿HAY ALGO QUE PUEDA
SALIR MAL?, ¿ALGÚN CONTRATIEMPO DE ÚLTIMO MINUTO QUE
PUEDA PRESENTARSE? EN ESTE PUNTO, TODO DEBE ESTAR
DECIDIDO.

14. PASO 2
REÚNETE CON TU EQUIPO
CONSIGUE LA APROBACIÓN PARA TU PRESUPUESTO,
PROGRAMA, ETC. DE PARTE DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO,
AL IGUAL QUE DE LOS SUPERVISORES. ESTE ES UN BUEN
MOMENTO PARA RESPONDER A TODAS LAS PREGUNTAS.
¿TODOS SABEN LO QUE TIENEN QUE HACER?, ¿SE SIENTEN A
GUSTO CON TODO LO ACORDADO? TAMBIÉN ES UN BUEN
MOMENTO PARA CREAR UN PLAN DE ACCIÓN.

15. PASO 3
DELEGAR RESPONSABILIDADES
SI SE TRATA DE UN MEGA-EVENTO, DEJA QUE DIFERENTES
PERSONAS COORDINEN DIFERENTES ACTIVIDADES BAJO LA
SUPERVISIÓN DE UN ENCARGADO. EL JEFE DE EQUIPO DEBE
SER ALGUIEN EN QUIEN LOS MIEMBROS DEL MISMO PUEDAN
CONFIAR.

16. PASO 4
ACTUALIZAR LA INFORMACIÓN DEL EVENTO
PUEDES ENVIAR RECORDATORIOS, CREAR IMÁGENES Y
VIGILAR LAS CONFIRMACIONES DE ASISTENCIA AL EVENTO.
CUANTO MÁS ACTIVO SEAS, MÁS PERSONAS TE CONOCERÁN.

17. PASO 5
CONSEGUIR PATROCINADORES
REÚNE AL MENOS PARTE DEL DINERO PARA CUBRIR LOS
GASTOS INICIALES (COMO EL LUGAR, EL EQUIPO Y LA
COMIDA). ASEGÚRATE DE TENER UN SISTEMA PARA
ADMINISTRAR LOS RECIBOS, CONFIRMACIONES, FACTURAS Y
DOCUMENTACIÓN EN GENERAL. NECESITARÁS GUARDAR
TODO PARA PODER SACAR LAS CUENTAS LUEGO, ASÍ QUE
MIENTRAS MÁS ORGANIZADO SEAS DESDE EL PRINCIPIO,
MEJOR.

18. PASO 6
PROMOCIONAR EL EVENTO
PREPARA FOLLETOS, PUBLICA ANUNCIOS, INFORMA A LOS MEDIOS
DE COMUNICACIÓN, REALIZA LLAMADAS TELEFÓNICAS, ENVÍA
MENSAJES A GRUPOS EN LÍNEA Y VISITA A LOS PARTICIPANTES O
PATROCINADORES POTENCIALES.
ASEGÚRATE DE QUE LA INFORMACIÓN QUE PUBLICAS SEA
COMPLETA, DEJANDO AL PÚBLICO CON LA MENOR CANTIDAD DE
PREGUNTAS
PIENSA EN TU PÚBLICO OBJETIVO. HAZ QUE TU PUBLICIDAD SEA LO
MÁS ACCESIBLE Y NORMAL POSIBLE.

19. PASO 7
REUNIR LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA EL EVENTO
HAY UNA GRAN CANTIDAD DE PEQUEÑOS ACCESORIOS QUE
PUEDEN PASAR DESAPERCIBIDOS PARA EL OJO INEXPERTO,
PERO TÚ YA SABES CÓMO LLENAR CADA RINCÓN O GRIETA
SOBRANTE. ASIMISMO, NO OLVIDES LAS MESAS, LAS SILLAS,
EL EQUIPO DE SONIDO, LAS SEÑALES, LOS MANTELES ¡Y
TODAS LAS COSAS IMPORTANTES!

20. PASO 8
HAZ ARREGLOS PARA TODO
REALIZA ARREGLOS PARA LA COMIDA Y LA BEBIDA. TAMBIÉN ES UN
BUEN MOMENTO PARA PREPARAR LAS UBICACIONES ESPECIALES,
TALES COMO LAS DESTINADAS A PERSONAS DISCAPACITADAS.
VERIFICA SI LOS INVITADOS SON VEGETARIANOS O TIENEN ALGÚN
OTRO TIPO ESPECIAL DE DIETA.
HAZ ARREGLOS PARA LAS SILLAS, LAS MESAS, EL TELÓN DE FONDO,
LOS MICRÓFONOS, LOS ALTAVOCES, LAS COMPUTADORES, LOS
PROYECTORES LCD, LOS PODIOS, ETC., TODO LO QUE NECESITE
INSTALARSE EN EL LUGAR DEL EVENTO.

21. PASO 9
PREPARAR UNA LISTA DE CONTACTOS
NECESITARÁS LOS NÚMEROS DE TELÉFONO, DIRECCIONES Y
CORREOS ELECTRÓNICOS DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO
REALIZA UNA LISTA SIMILAR PARA LOS INVITADOS VIP Y
PROVEEDORES DE CUALQUIER BIEN O SERVICIO. SI ALGUIEN
NO ASISTE O LLEGA TARDE, ESTA LISTA TE PERMITIRÁ
SABERLO.

22. PASO 10
VISITAR EL LUGAR DEL EVENTO CON TU EQUIPO
EVALÚA LA ZONA DE ESTACIONAMIENTO, LOS BAÑOS, LAS
ÁREAS VERDES, LA DISPOSICIÓN DEL LUGAR Y LAS
DIFERENTES ENTRADAS Y SALIDAS. FAMILIARÍZATE CON EL
TERRENO COMO SI SE TRATASE DE LA PALMA DE TU MANO.

23. PARTE 3
24 HORAS ANTES DEL EVENTO

24. PASO 1
MANTENER LA CALMA
ES SUMAMENTE IMPORTANTE MANTENER LA CABEZA FRÍA Y
NO DEJARSE DOMINAR POR EL ESTRÉS.
MIENTRAS MÁS CALMADO ESTÉS, MÁS LO ESTARÁ TU EQUIPO
Y MEJOR SALDRÁ EL EVENTO.

25. PASO 2
REALIZAR UNA ÚLTIMA REVISIÓN CON TU EQUIPO
ASEGÚRATE DE HABERLES COMUNICADO A TODOS EL LUGAR Y LA
HORA DE LLEGADA. HAZ LO POSIBLE POR EVALUAR EL DESEMPEÑO
DE TU EQUIPO.
CONVERSA CON ELLOS Y VE SI PUEDES SOLUCIONAR SUS
DIFERENCIAS, QUIZÁS ALGUNO DE ELLOS SE ENCUENTRE MÁS
CÓMODO EN UN PUESTO DISTINTO O TRABAJANDO CON OTRAS
PERSONAS.

26. PASO 3
REVISAR LAS INVITACIONES Y RESPUESTAS
CREA UNA LISTA DE LOS INVITADOS Y HAZ UN RECUENTO DE
LAS PERSONAS QUE ASISTIRÁN, RECUÉRDALES LA FECHA DEL
EVENTO A LOS INVITADOS VIP.
PARA LA MAYORÍA DE EVENTOS, LA CANTIDAD DE PERSONAS
QUE HACE UNA RESERVACIÓN NO REPRESENTA LA CANTIDAD
QUE REALMENTE ASISTIRÁ, ASÍ QUE, SI BIEN DEBES CONOCER
LA CANTIDAD DE RESERVACIONES, DE IGUAL MANERA DEBES
ESTAR PREPARADO PARA CUALQUIERA DE LOS DOS CASOS.

27. PASO 4
COMPROBAR QUE TODO ESTE LISTO
¿EL SALÓN ESTÁ LIMPIO Y DISPONIBLE?, ¿TODOS LOS EQUIPOS
ELECTRÓNICOS ESTÁN INSTALADOS Y OPERATIVOS?
REVISA SI HAY SUFICIENTE PERSONAL PRESENTE PARA
ENCARGARSE DEL EVENTO. SIEMPRE ES MEJOR TENER MÁS DE
LO NECESARIO.

28. PASO 5
PREPARAR KITS PARA LOS PARTICIPANTES
ESTE KIT PODRÍA CONSISTIR DE UNA BOTELLA DE AGUA, UN
BOCADILLO, UN PEQUEÑO CUADERNO, UN BOLÍGRAFO, UN
FOLLETO Y CUALQUIER INFORMACIÓN QUE PUDIERAN
NECESITAR. TAMBIÉN SERÍA UNA BUENA IDEA INCLUIR
PEQUEÑOS RECUERDOS. ESTE ES UN LINDO DETALLE QUE LES
INDICA A LOS ASISTENTES DE QUE ESTE ES UN EVENTO BIEN
PENSADO Y ORGANIZADO.

29. PASO 6
HACER UNA HOJA DE ACTIVIDADES
ESTA ES UNA LISTA DE TODA LA INFORMACIÓN NECESARIA
CLASIFICADA EN HORA Y/O SALÓN. PREPARA UNA AGENDA
EN LA QUE DETALLES MINUTO A MINUTO LAS ACTIVIDADES
IMPORTANTES. EL FORMATO DEPENDERÁ DE TI. SÓLO TRATA
DE MANTENER AL MÍNIMO LA CANTIDAD DE INFORMACIÓN
PARA QUE TE SEA FÁCIL DE LEER.

30. PASO 7
HACER UNA LISTA DE VERIFICACIÓN
DEBES HACER UNA LISTA, REVISARLA DOS VECES Y LLEVAR
TODO LO QUE SEA NECESARIO.
SI LAS COSAS SE ENCUENTRAN EN DISTINTOS LUGARES,
ASIGNA UNA PERSONA A CADA LABOR ESPECÍFICA.

31. PARTE 4
EL DÍA DEL EVENTO

32. PASO 1
LLEGA TEMPRANO AL LUGAR DEL EVENTO JUNTO CON LOS
MIEMBROS DE TU EQUIPO
VERIFICA QUE TODOS ESTÉN PRESENTES Y QUE TODO EL
EQUIPO ELECTRÓNICO FUNCIONE CORRECTAMENTE.
¿ALGUNA PREGUNTA DE ÚLTIMO MINUTO? SI HAY TIEMPO,
REPARTE UNAS BEBIDAS, DALES UNA CHARLA PARA
MOTIVARLOS ¡Y TOMEN UN DESCANSO! SE LO MERECEN,
ESTÁN BIEN PREPARADOS.

33. PASO 2
INSTALA TODO.
TANTO DENTRO COMO FUERA DEL LUGAR DEL EVENTO.
¿NECESITAS GLOBOS PARA COLOCAR EN EL BUZÓN?, ¿UN
CARTEL EN LA ESQUINA?, ¿QUÉ PONDRÁS EN LAS PUERTAS Y
PASILLOS? SI TUS INVITADOS DEBEN PASAR POR UN
VERDADERO LABERINTO PARA LLEGAR, ENTONCES MIENTRAS
MÁS SEÑALES COLOQUES, MEJOR.

34. PASO 3
ASEGÚRATE DE QUE LAS PERSONAS IMPORTANTES SEPAN LO
QUE SUCEDE.
SI UN ORADOR SE RETRASA, ES NECESARIO INFORMÁRSELO.
SI LA COMIDA ESTÁ TOMANDO MÁS TIEMPO DE LO PREVISTO,
ES NECESARIO HACERLES SABER LOS CAMBIOS EN EL
PROGRAMA. EN MUY RARAS OCASIONES LOS EVENTOS SALEN
TAL Y COMO SE PLANEAN, EN ESE CASO DEJA TUS LABORES
ACTUALES Y ASEGÚRATE DE QUE LOS ASISTENTES ESTÉN AL
TANTO DE LOS CAMBIOS.

35. PASO 4
¡TOMA FOTOS!
ES POSIBLE QUE QUIERAS TENER ALGÚN RECUERDO DEL
EVENTO. ADEMÁS, VER A ALGUIEN CAMINANDO POR EL
LUGAR CON UNA CÁMARA EN MANO PUEDE ENTUSIASMAR A
LOS INVITADOS. NO OLVIDES LOS BANNERS DE LOS
PATROCINADORES, LOS TUYOS, LA ENTRADA, LA RECEPCIÓN,
ETC. ¡QUIZÁS PUEDAS UTILIZARLOS EN EL PRÓXIMO EVENTO!

36. PASO 5
DALES A TUS INVITADOS ALGO PARA LLEVARSE
PROBABLEMENTE SEMBRASTE UNA IDEA EN SUS MENTES Y
QUIERES QUE CUANDO SE VAYAN, LO HAGAN PENSANDO EN
ALGO, PREGUNTÁNDOSE ALGO O QUERIENDO TOMAR
ALGUNA MEDIDA. ASÍ QUE DISTRIBUYE UN FOLLETO O ALGO
QUE PUEDAN LLEVARSE A CASA Y QUE LES BRINDE IDEAS QUE
PUEDAN LLEVAR A CABO DESPUÉS DEL EVENTO.

37. PASO 6
¡LIMPIA TODO EL LUGAR!
REVISA EL MEDIDOR DE ELECTRICIDAD, QUITA LOS
CARTELES, LAS MESAS, ETC. QUERRÁS DEJAR EL LUGAR TAN
LIMPIO COMO LO ENCONTRASTE, ESPECIALMENTE SI
PAGASTE POR ÉL Y QUIERES VOLVER A USARLO EN OTRA
OCASIÓN; ES POSIBLE QUE LOS DUEÑOS QUIERAN COBRARTE
MONTOS QUE HUBIERAS PODIDO EVITAR DEJANDO LIMPIO EL
LUGAR. REPARTE EL TRABAJO ENTRE LOS MIEMBROS DE TU
EQUIPO PARA QUE TERMINEN LO MÁS PRONTO Y FÁCIL
POSIBLE.

38. PASO 7
• 7.ENCÁRGATE DE TODAS LAS TAREAS POSTERIORES AL
EVENTO
AGRADECE A TODOS LOS MIEMBROS DEL EQUIPO,
ESPECIALMENTE A LOS PATROCINADORES Y VOLUNTARIOS. ¡NO
LO HUBIERAS PODIDO LOGRAR SIN ELLOS!
FINALIZA Y CANCELA LAS DEUDAS. DEBES HACERLO LO MÁS
PRONTO POSIBLE. MIENTRAS MENOS CABOS SUELTOS DEJES,
MEJOR.
DISTRIBUYE RECUERDOS U OTRAS PUBLICACIONES A LAS
PERSONAS RELEVANTES.
PUBLICA LAS FOTOS EN EL SITIO WEB DE TU EVENTO

39. PASO 8
TEN UNA REUNIÓN PARA EVALUAR LA MANERA DE HACER UN
MEJOR EVENTO LA PRÓXIMA VEZ.
DESPUÉS DE TODO LO QUE SE DIJO E HIZO, ¿QUÉ HABRÍAS
HECHO DE OTRA MANERA?, ¿QUÉ FUNCIONÓ Y QUÉ NO?,
¿ORGANIZARÍAS UN EVENTO COMO ESTE DE NUEVO?, ¿QUÉ
HAS APRENDIDO DE LA EXPERIENCIA?

40. COMITÉS PARA LA
ORGANIZACIÓN DE UN
EVENTO

41. COMITÉ DE PROGRAMAS
ESTE COMITÉ PRESTA APOYO AL COMITÉ ORGANIZADOR EN TODO LO
CONCERNIENTE A LA ESTRUCTURACIÓN DEL PROGRAMA GENERAL DEL
EVENTO; PRINCIPALES FUNCIONES:
• PREPARAR UN CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ESTABLECIENDO FECHAS
TOPES.
• ESCOGER TEMAS A TRATAR Y LAS ACTIVIDADES A REALIZAR.
• ESTRUCTURAR EL PROGRAMA TÉCNICO.
• SELECCIONAR A LOS CONFERENCISTAS Y/O PONENTES.
• SELECCIONAR COORDINADORES DE ACTIVIDADES.
• ENTREGAR LAS PONENCIAS Y TRABAJOS AL COMITÉ ORGANIZADOR
DENTRO DEL PLAZO ESTABLECIDO PARA SU REPRODUCCIÓN Y
DISTRIBUCIÓN.
• ELABORAR EL PROGRAMA DE ACOMPAÑANTES.

42. COMITÉ DE FINANZAS
PARA LA EJECUCIÓN DE TODO EVENTO SE REQUIEREN RECURSOS
ECONÓMICOS Y SABER CÓMO DISTRIBUIRLOS DE ACUERDO A LAS
PRIORIDADES DEL OBJETIVO; FUNCIONES:
• ELABORAR EL PRESUPUESTO PRELIMINAR Y EL DEFINITIVO.
• BUSCAR RECURSOS ECONÓMICOS NECESARIOS.
• MANTENER REUNIONES PERIÓDICAS CON EL COMITÉ ORGANIZADOR.
• ESTABLECER LAS PRIORIDADES DE GASTOS.
• EFECTUAR LOS PAGOS.
• LLEVAR EL BALANCE DETALLADO DE LOS GASTOS EFECTUADOS.

43. COMITÉ DE APOYO
• SE ENCARGA DE LO REFERENTE A LA PLANIFICACIÓN Y LOGÍSTICA DE
LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LA CELEBRACIÓN DEL
EVENTO; FUNCIONES:
• RESERVACIÓN DEL CENTRO DE CONVENCIONES.
• MONTAJE DE LOS SALONES.
• ALQUILER DE EQUIPOS DE SONIDO.
• ALQUILER DE TODOS LOS EQUIPOS AUDIOVISUALES.
• REPRODUCCIÓN DEL MATERIAL.
• ORGANIZACIÓN Y CONTRATACIÓN DEL PERSONAL TÉCNICO

44. COMITÉ DE PROMOCIÓN Y
RELACIONES PÚBLICAS
SUS FUNCIONES SON:
• DISEÑO Y ELABORACIÓN DEL LOGOTIPO.
• DISEÑO Y ELABORACIÓN DEL AFICHE, LOS PROGRAMAS, FOLLETOS,
PAPELERÍA ESPECIAL, INVITACIONES, DISTINTIVOS Y TODO LO
RELACIONADO CON IMPRESOS.
• PROMOCIÓN INTERNA Y EXTERNA.
• PLANIFICACIÓN Y COORDINACIÓN DEL PROTOCOLO.
• COORDINAR LOS ACTOS DE INAUGURACIÓN Y CLAUSURA.
• ELABORAR LOS INSTRUCTIVOS.

45. COMITÉ DE TRANSPORTE
SUS FUNCIONES SON:
• COORDINACIÓN GENERAL DE TODO LO REFERENTE AL TRANSPORTE
AÉREO, TERRESTRE Y MARÍTIMO.
• COORDINAR LA LLEGADA Y SALIDA DE LOS DELEGADOS E INVITADOS EN
LOS TERMINALES.
• COORDINAR LOS SERVICIOS DE ESTACIONAMIENTO Y TRASLADO AL
LUGAR DEL EVENTO.

46. COMITÉ DE SEGURIDAD
FUNCIONES:
• COORDINAR TODO EL OPERATIVO DE SEGURIDAD TANTO DE LOS
INVITADOS ESPECIALES COMO LOS DELEGADOS Y
PARTICIPANTES.
• VIGILANCIA DE LAS INSTALACIONES Y DE LOS CAMPOS HASTA SU
REINTEGRO A LA EMPRESA O A LOS PRESTATARIOS DE SERVICIOS.
• CONSTATAR EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE LOS SISTEMAS DE
PREVENCIÓN DE INCENDIOS.
• COORDINAR LOS SERVICIOS DE AMBULANCIAS Y PRIMEROS
AUXILIOS.

47. COMITÉ DE RECEPCIÓN
FUNCIONES:
• ES EL RESPONSABLE DE DAR LA BIENVENIDA A TODOS LOS
PARTICIPANTES.
• RECIBIR A LOS INVITADOS ESPECIALES.
• BRINDAR TODA INFORMACIÓN TANTO DE LAS ACTIVIDADES DEL
EVENTO COMO OTRA QUE SEA REQUERIDA POR LOS DELEGADOS E
INVITADOS.

48. COMITÉ DE REGISTRO
SUS FUNCIONES SON:
• COORDINAR TODO LO REFERENTE A LA INSCRIPCIÓN.
• DISEÑAR LAS PLANILLAS DE INSCRIPCIÓN.
• ENTREGAR AL MATERIAL.
• SUMINISTRAR INFORMACIÓN.

49. COMITÉ DE ALOJAMIENTO
FUNCIONES:
• SELECCIONAR LAS DIFERENTES ALTERNATIVAS DE HOSPEDAJE.
• CONTRATAR LOS SERVICIOS DE ALOJAMIENTO.
• DISTRIBUIR LAS HABITACIONES.
• ASIGNAR HABITACIONES A LOS INVITADOS ESPECIALES.

50. COMITÉ DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
FUNCIONES:
• SELECCIONAR TODO LO CONCERNIENTE A ALIMENTOS Y BEBIDAS:
DESAYUNOS, ALMUERZOS, CENAS, REFRIGERIOS, ETC.
• ORGANIZAR LOS HORARIOS.
• SELECCIONAR EL MENÚ.

51. COMITÉ DE DAMAS
FUNCIONES:
• COORDINAR EL PROGRAMA DE ACOMPAÑANTES.
• COOPERAR EN LA RECEPCIÓN Y DESPEDIDA DE LOS INVITADOS Y
PARTICIPANTES.
• SOLICITAR OBSEQUIOS Y DONACIONES.
• AYUDAR EN LA ORGANIZACIÓN DEL PROGRAMA SOCIAL.
• COLABORAR EN LA DECORACIÓN.