Este documento describe los pasos clave para organizar eventos exitosos, incluyendo definir claramente los objetivos y temas, establecer un comité organizador, elaborar un presupuesto, determinar el número y perfil de asistentes, seleccionar una fecha y lugar adecuados, y organizar transporte y alojamiento para los invitados. Proporciona como ejemplo una conferencia sobre habilidades para crear empresas con detalles sobre ponentes, objetivos, costo, fecha, hora y lugar.

1. Universidad Fermín Toro
Vicerrectorado Académico
Facultad de Ciencias
Sociales y Económicas
Escuela de Comunicación
Social.
ORGANIZACIÓN DE
EVENTOS.
KAREN ROSAS.
ASUNTOS Y RELACIONES PUBLICAS.
SAIA B.

2. Organización de eventos.
Las organizaciones se encargan de llevar a cabo eventos para dar a conocer nuevos
proyectos, que a su vez agregan valor a sus productos y servicios. Es una herramienta
que le permite vincularse con sus clientes, como también sumar calidad a su imagen e
incrementar el conocimiento de los consumidores hacia sus productos.
Por lo tanto para que dichos eventos sean exitosos y cumplan su objetivo, se sigue una serie
de paso como son:
 Tener claro los motivos por el cual quiere organizar el evento y así poder pasar a la
planificación objetiva. Por ejemplo: en una conferencia es esencial especificar los temas
a tratar para que el publico tenga conocimiento de qué se va a desarrollar el evento.
 Para poder tener un orden para desarrollar el evento y tener un control es importante
contar con un comité de planificación que serán los encargados de llevar a cabo y con
orden el evento. También debe estar la presencia del coordinador que tendrá la
autorización de manejar los gastos. Por ejemplo: los representantes del departamento de
protocolo, quienes se encargarán de ubicar a quienes asistan, además de entregar el
material de apoyo.

3.  Elaborar un presupuesto sobre la estimación de costos y gastos que genere la
realización del evento, más un 10% de gastos imprevistos. Por ejemplo: cuanto
será la inversión o costo para acudir a dicho evento.
 Seleccionar el tema o puntos definidos que se tratarán en el evento a desarrollar.
Por ejemplo: temas que ayuden a motivar o perfeccionar el ámbito profesional.
 Determinar el número y el perfil de los asistentes al evento: invitados especiales,
participantes, ponentes y acompañantes. (Se estimará tomando en cuenta la
magnitud y las posibilidades tanto del espacio físico como de recursos financieros).
Por ejemplo: se debe tener en cuanta la cantidad de personas que pueden asistir al
evento, para que todos tengan un puesto en el lugar.
 Seleccionar la fecha: ésta no debe coincidir con días feriados y/o festivos, ni con
otros eventos importantes próximos a realizarse, tomando en cuenta la
disponibilidad de los participantes y/o invitados especiales.
 Seleccionar el(los) lugar(es) de realización (espacio físico), teniendo en cuenta la
capacidad, la comodidad, iluminación, equipos de sonido, proximidad, etc.
 Seleccionar transporte, alojamiento, alimentos y bebidas de los invitados, ponentes
y/o participantes.

4. Ejemplo
Existen diversidad de eventos que se pueden realizar, como puede ser: corporativo,
seminarios, deportivos, eventos privados, reuniones de capacitación, entre otros.
Por ejemplo:
Una conferencia realizada por “explosión creativa” titulada “Todos somos
vendedores” en el que se desarrolló un tema sobre las habilidades que faciliten la
c creación de nuevas empresas.
Ponentes.
Objetivos a tratar.
Costo.
Fecha y hora.
Lugar.