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1. Etapas de un plan de comunicación
estratégica
Unidad 1 / Escenario 2
Proyecto Grupal
Módulo Proyecto
Módulo
Taller Financiero Aplicado a Proyectos de BI
Nombre de la entrega
Caso de estudio: construcción de indicadores en PowerBI
Nivel académico
Especialización
Tipo de entrega
Informe de proyecto

2. POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
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INSTRUCCIONES PARA
REALIZAR LA ENTREGA
Este proyecto permite sintetizar los conceptos vistos durante todo el módulo de manera
práctica con el presente caso de estudio, en donde se requiere la elaboración del Balanced
Scorecard, diseño de indicadores y construcción de ellos sobre la herramienta Power BI.
El desarrollo del proyecto se divide en 3 entregas:
»
» La entrega 1 (Escenario 3) implica la realización de análisis del caso.
»
» La entrega 2 (Escenario 5) requiere la construcción del BSC de manera conceptual.
»
» La entrega 3 (Escenarios 7 y 8) es el desarrollo/construcción de indicadores y dashboards
sobre la herramienta Power BI.
Este proyecto se puede realizar en grupos de mínimo 3 estudiantes, máximo 5.
Para la correcta realización del proyecto pueden anticipar las Lecturas fundamentales y
complementar el aprendizaje guiado de Power BI con una colección secuenciada de módulos
disponibles en línea para conocer las numerosas y eficaces funcionalidades de Power BI, las
cuales se encuentran disponibles en la página oficial de la herramienta Power BI.
Las entregas deben hacerse en Word, tamaño de fuente 12, tipo de letra Calibri y manejar
normas APA de requerirse citar fuentes.
Caso de estudio: Papelería y librería Kawamart
Kawamart es una empresa especializada en libros, enseres y productos de oficina que vende
en línea a personas y empresas. La empresa actualmente se encuentra posicionada a nivel
mundial y su rápida expansión en los últimos años ha generado vacíos de control y sus
directivos no se han detenido a estudiar nuevas estrategias para la compañía.
POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 2

3. POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
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Para ello, la empresa decide contratar un grupo de consultores especialistas (su grupo de trabajo
del módulo) y requieren una orientación en el desarrollo y construcción de un BSC para la
compañía. Actualmente la compañía tiene presencia en toda Latinoamérica y el Caribe, para lo
cual manejan cuatro gerentes regionales de las zonas Caribe, Centro, Norte y Sur.
Debido a la cantidad de información que se registra en el Enterprise Resource Planning (ERP),
los gerentes regionales deben realizar reportes periódicos que les implican tiempo de operación
en otras actividades críticas de la empresa, es por lo que le solicitan a su grupo desarrollar los
indicadores conectados en vivo a su ERP y el diseño de dashboards con los datos relevantes para
cada gerente (cada gerente solo quiere conocer la información de su zona).
La empresa cuenta con SAP y le ha entregado una extracción de información de los
últimos años con sus ventas donde se incluyen el precio de venta (en pesos colombianos),
% descuento y ganancia de cada una de sus operaciones con todo el detalle relevante: país,
ciudad, cliente, categoría de producto, subcategorías, fechas de envío, entre otros campos.
Adicionalmente, su grupo de especialistas debe ayudarle en el proceso de entendimiento de
los indicadores que son relevantes para la empresa, por lo que su primera función es definir los
objetivos estratégicos a los que la empresa debe apuntar para cada perspectiva del BSC.
Para ello se pueden soportar en la información recibida de la compañía y los conocimientos
adquiridos durante el módulo que están tomando, debido a que no hay posibilidad de reunirse
con los gerentes.
La gerencia de Kawamart definió el siguiente esquema de entregas:
»
» Definición de objetivos estratégicos y análisis de datos para dentro de 3 semanas,
mediante un resumen ejecutivo.
»
» Mapa estratégico y diseño de indicadores con las metas para dentro de 5 semanas.
»
» Entrega/muestra de los indicadores y dashboards diseñados para las 4 gerencias sobre
Power BI, para las semanas 7 y 8.
Para su grupo de expertos esta puede ser la oportunidad de hacer crecer la compañía y
conseguir nuevos clientes, por lo que es determinante lograr entregables que impacten a la
gerencia de Kawamart.
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4. POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
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ENTREGA 1
SEMANA 3
La primera entrega implica analizar el Excel/Base de datos entregado, el cual contienen un
archivo de ventas y devoluciones que se puede analizar previamente con Excel, Access, Power
BI o cualquier herramienta de su preferencia.
Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones: identifiquen con que información cuentan,
las columnas que pueden utilizar para generar indicadores, los tipos de datos de cada columna
y establecer el formato adecuado de cada una de ellas debido a que la salida de un ERP son
archivos planos sin el formato (tipo número/porcentaje/fecha/cadena de texto/etc.).
Para ello realicen un análisis de datos donde identifiquen, entre otras cosas, a nivel global:
»
» ¿Cómo van las ventas de la compañía en los últimos años? ¿Qué familias de productos
venden más? ¿Cuáles son las familias con menor utilidad y a qué se debe esto? ¿Qué
países logran mejores ventas?
»
» ¿Cuáles son los gerentes que logran mayor rentabilidad? ¿Qué familia de productos
genera más devoluciones?, entre otras…
El análisis de datos permitirá responder a los siguientes puntos, que son los criterios de
calificación:
»
» Describir e identificar la relevancia del proyecto a desarrollar (2/10)
»
» Análisis de datos previo (Excel, Access, Power BI) (5/10)
»
» Elaborar un resumen ejecutivo del proyecto (3/10)
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5. POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
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Para la gerencia es importante conocer su análisis en un resumen ejecutivo de no más de 6
hojas, donde contenga la síntesis de los aspectos claves identificados y soportados en gráficos,
tablas, etc., que puede desarrollar sobre la herramienta de su preferencia (Excel, Access, Power
BI, otro).
El resultado del resumen ejecutivo es identificar aspectos claves del negocio, encontrar dónde
están los problemas / puntos críticos identificados de la compañía incluyendo un análisis de los
indicadores financieros que pueda calcular y presentarle a la gerencia como una herramienta
de BI que permitiría facilitar el control de gestión de su compañía y lograría el análisis y la
visualización de manera rápida y simple a la gerencia y sus gerentes regionales.
No olvidar que debe anexar el archivo de soporte de su análisis.
ENTREGA 2
SEMANA 5
A partir del análisis realizado previamente, la segunda entrega está enfocada en ayudar a la
gerencia en el diseño del Balanced Scorecard conceptual, para lo cual debe presentar un
informe en documento de Word.
El resumen ejecutivo debe identificar una descripción general de cuál debería ser la estrategia
de la compañía y sus temas estratégicos relevantes a partir del análisis realizado en la anterior
entrega y especificar una lista de al menos 6 objetivos estratégicos, al menos 1 en cada
de una de las perspectivas del Balanced Scorecard. Para representar las relaciones de los
objetivos estratégicos con el proyecto que está realizado, presente un mapa estratégico para
la gerencia.
También debe incluir una lista previa de indicadores financieros y no financieros que pueda
formular con base en la fuente de datos entregada por la gerencia, para ello puede usar los
indicadores ya vistos en los escenarios anteriores o identificar nuevos.
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6. POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
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Finalmente, para cada uno de los objetivos estratégicos es necesario generar un indicador, su
formulación (fórmula de cálculo) y una meta alcanzable (se recomienda usar el formato de
indicadores de la Lectura fundamental en los Escenarios 6 y 7) y libros de la bibliografía del módulo.
Los criterios de calificación de esta entrega son:
»
» Identificar la estrategia y los objetivos estratégicos (2 / 10)
»
» Construcción del mapa estratégico (2 / 10)
»
» Describir y detallar los indicadores financieros y no financieros (2 / 10)
»
» Diseño de indicadores sobre las cuatro perspectivas y sus metas (4 / 10)
Esta entrega no tiene límite de hojas, anexe los soportes correspondientes de requerirse.
Debe reconocer al menos un indicador que se pueda generar con la base de datos entregada para
el caso. Como ayuda, si no identifica alguno en una de las perspectivas le recomendamos usar:
»
» Financiera: utilidad / margen del producto, $ ventas por país, $ ventas por familia/
categoría de productos, etc.
»
» Clientes: % devoluciones / % descuento por tipo de cliente / país
»
» Procesos: tiempos de entrega
»
» Aprendizaje y crecimiento: gerente del mes
ENTREGA 3 Y SUSTENTACIÓN
SEMANAS 7 Y 8
El gerente de Kawamart ha encontrado el trabajo de su grupo muy valioso y antes de realizar
la contratación requiere ver una muestra de su trabajo, para lo cual le solicita crear el Balanced
Scorecard de manera simple en Power BI.
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7. POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
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Específicamente le pide que realice una hoja/pagina en Power BI de muestra de los gráficos
analizados sobre la herramienta (una gráfica de ventas en mapa, gráficos de líneas/barras/Pie
mostrando los grupos de productos, y las otras que considere impactantes) donde el gerente
pueda interactuar y evidenciar cómo el software le va a ahorrar tiempo de análisis.
Además, le pide que le presente en otra hoja/pagina en Power BI el Balanced Scorecard
básico con un indicador en cada una de las perspectivas del BSC (en total 4 indicadores, uno
por perspectiva) conectado en vivo a la base de datos entregada (para ello puede usar la guía
del Escenario 8).
Finalmente, le pide que estos indicadores se puedan ver diferencialmente por cada una de los
gerentes regionales, para lo cual puede usar dashboards diferentes o un filtro por gerente regional.
Los criterios de calificación para esta entrega son:
»
» Gráficos de análisis de datos en Power BI (2 /10)
»
»
Construcción de los indicadores en Power BI (4 /10)
»
»
Desarrollo del Balanced Scorecard sobre Power BI (2 /10)
»
»
Creación de los dashboard de indicadores gerenciales (2 /10)
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