La circular solicita a los contratistas anexar documentación específica en tres etapas de los contratos de obra: 1) antes del retiro del anticipo, 2) después del retiro del anticipo y antes del acta final, y 3) terminada la obra y para la liquidación. La documentación permite aclarar inquietudes con autoridades y dar transparencia a los procesos contractuales.

1. ALCALDIA MUNICIPAL DE ARAUCA
SECRETARIA DE OBRAS PUBLICAS MUNICIPAL
DIVISIÓN TÉCNICA
Arauca. Año No 01 de 2000
CIRCULAR
PARA : LOS CONTRATISTA.
La siguiente documentación es solicitada en todos los contratos, la cual debe anexarse en la carpeta de
interventoría que ha de reposar en el archivo de esta secretaria una vez se realicen los trabajos propuestos
para la actividad contractual. La información es importante porque permite y facilita aclarar inconvenientes
con los organismos de control y autoridades competentes, dando a conocer la claridad y calidad con que se
realizan las obras enalteciendo el nombre de quienes intervienen.
A. ANTES DEL RETIRO DEL ANTICIPIO ANEXAR :
1. Paz y salvo Municipal expedido por Planeación Municipal (Industria y comercio, Impuesto predial)
2. Registro único tributario (RUT)
3. Convocatoria
4. Adjudicación
5. Propuesta : - Carta de presentación (fotocopia de la cédula y tarjeta profesional)
- Certificado de la cámara de comercio vigente
- Registro único de proponentes
- Presupuesto y cantidades de obra
- Programa de trabajo y flujo de gastos
- Programa de inversión del anticipo
- Análisis de precios unitarios
- Planos de localización y diseño
- Carpeta
7. Certificado de disponibilidad presupuestal
8. Registro presupuestal
9. Certificado de pago en tesorería
10. Contrato y sello presupuestal
11. Resolución de interventor
12. Póliza única
13. Declaración tributaria del impuesto sobre la renta y complementarios
B. DESPUES DEL RETIRO DEL ANTICIPO Y ANTES DEL ACTA FINAL :
1. Acta de entrega del anticipo
2. Constancia de apertura de la cuenta
3. Fotocopia del recibo de consignación
4. Informes, bitácora, memoria de cálculos
5. Pruebas de laboratorio para control calidad de los materiales utilizados en las obras.
6. Fotografías antes, durante y después de la ejecución de la obra.
7. Si es posible certificación del beneficiario de la obra.
8. Constancia de cierre de la cuenta
C. TERMINADA LA OBRA Y PARA LA LIQUIDACION ANEXAR :
1. Pólizas actualizadas, dado que lo amerite la actividad contractual.
2. Acta de entrega final de obra
3. Resolución de liquidador si en la anterior no se especificó.
4. Acta de liquidación.
ARQ. GLORIA E. SUAREZ ARISMENDI
Jefe de División Técnica
C.A.M TEL : 8853156

2. ALCALDIA MUNICIPAL DE ARAUCA
SECRETARIA DE OBRAS PUBLICAS MUNICIPAL
DIVISIÓN TÉCNICA
C.A.M TEL : 8853156