estructura organizacional

Cuando los miembros de
la organización han
decidido cuáles serán las
estrategias de la
compañía, tienen que
desarrollar la estructura
que facilite más la
posibilidad de alcanzar
esas metas.
Lic. Julio S. Torres Miranda

Los elementos de la estructura
A principios del siglo
XX los autores que
escribieron sobre
administración
establecieron un
conjunto de
principios para que
los gerentes los
siguieran al diseñar
sus organizaciones.

Especialización del trabajo
Unidad de mando
Esfera de control
Autoridad y responsabilidad
Centralización contra descentralización
Departamentalización

Diseño de la organización es el proceso que sirve a los
gerentes para desarrollar o cambiar la estructura de su
organización.

Especialización del trabajo
La especialización del
trabajo ha existido desde
hace siglos en los países
industrializados. De hecho
en el siglo XVIII cuando el
economista Adam Smith
publicó La riqueza de las
naciones; abogaba porque
los trabajos se dividieran
en partes pequeñas.

• El trabajo se divide
en varios pasos y
sólo una persona
realiza cada paso.
• En esencia, las
personas se
especializan en
desempeñar parte
de una actividad en
lugar de la actividad
completa.
La
especialización
del trabajo

Cadena de mando
Es la línea de autoridad continua que va desde los niveles
organizacionales más altos hasta los más bajos y aclara
quién le reporta a quién.
Ayuda a responder algunas preguntas de los
empleados cómo:
“¿A quién debo recurrir si tengo
algún problema?”
“¿De quién soy responsabilidad?”

Unidad de mando
Tales preguntas provocaron las argumentaciones de que
un empleado debía depender directamente de un
superior y sólo uno.
Unidad de mando
• Circunstancia en la que cada empleado
debía reportar sólo a un gerente.

Esfera de control
¿Qué cantidad de empleados puede dirigir, en
forma eficaz y eficiente, un gerente?
En forma
eficaz y
eficiente
Que un
gerente puede
dirigir
Cantidad de
subordinados

Autoridad y responsabilidad
• Se entiende como el
derecho inherente a un
puesto administrativo
que le permite girar
órdenes y esperar que
sean cumplidas.
Autoridad
• Es decir cuando los
empleados adquieren
derechos, también
asumen la obligación
correspondiente para
hacer las cosas. Y
deben responsabilizarse
por su desempeño.
Responsabilidad
Cuando los
gerentes
delegan
autoridad,
deben adjudicar
un grado
mensurable de

Diferencias entre autoridad de línea y autoridad de staff:
Otorga al gerente el
derecho de dirigir el
trabajo de un
empleado.
El cual abarca desde
la cabeza de la
organización hasta
el estrato más bajo
sujeto a la cadena
de mando.
Autoridad
de línea Para apoyar, ayudar y
asesorar y por regla
general disminuyen
una parte de su peso
informacional.
Ej. La administradora
de un hospital no se
puede encargar,
debidamente de la
adquisición de todos
los suministros y por
ello crea el dpto de
adquisiciones, un
departamento de staff
Autoridad
de staff
La palabra línea se refiere a los
gerentes cuya función organizacional
contribuye directamente a alcanzar
los objetivos de la compañía
A medida que las organizaciones se van
haciendo más grandes y complejas, los
gerentes de línea encuentran que no
tienen el tiempo, la experiencia ni los
recursos para hacer su trabajo.Lic. Julio S. Torres Miranda

Cadena de mando
Director
general
Vicepresidente
ejecutivo
Presidente
Vicepresidente
ejecutivo
Vice-
presidente
Vice-
presidente
Vice-
presidente
Vice-
presidente
Región 1 Región 2 Región 3 Región 4
Distrito A Distrito A Distrito A Distrito A

Autoridad de línea y autoridad de staff
Director
ejecutivo
Asistente del
director ejecutivo
Director de
recursos
humanos
Director de
operaciones Director de
adquisiciones Otros directores
Gerente de
unidad 1
Gerente de
unidad 2
Recursos
humanos
Recursos
humanosOperaciones OperacionesAdquisiciones
Adquisiciones

Centralización y descentralización
“¿En qué nivel se toman las decisiones?”
La centralización
Está en función
de la cantidad de
autoridad para
tomar decisiones
que delega a
niveles más bajos
de la
organización.
Sin embargo,
centralización y
descentralización
no es un
concepto
disyuntivo.
Por el contrario,
es un fenómeno
de grado. Es decir
ninguna
organización está
enteramente
centralizada o
descentralizada.

Cinco formas de departamentalizar
Por funciones
Por productos y/o servicios
Por clientes
Geográfica
Por procesos

Un gerente podría organizar su planta
dividiendo a los especialistas
De ingeniería, contabilidad, sistemas
de información
recursos humanos y adquisiciones en
departamentos
Departamentalización por funciones:
La departamentalización por funciones se puede usar en
todo tipo de organizaciones.

Departamentalización por productos y/o servicios:
Centra su atención en las
principales áreas de la empresa
Cada gran área de productos y /o
servicios de la compañía está
sujeta a la autoridad de un
gerente general
Quién es especialista en todo lo
que tiene que ver con sus líneas
de productos y /o servicios

Departamentalización por clientes:
El tipo particular de cliente que la organización
quiere alcanzar
También puede dictar la forma de agrupar a los
empleados
Una empresa de artículos para oficina, por ej.
Puede dividir en tres departamentos que
atiendan a clientes detallistas, mayoristas, y al
gobierno.

Departamentalización geográfica:
La función de ventas puede tener
zonas localizadas al oeste, sur,
oeste y este.
Si los clientes de una
organización están diseminados
sobre una zona geográfica
extensa, esta forma de
departamentalizar puede ser
muy valiosa.
Por ej. En el nuevo milenio, la estructura organizacional de Coca-
Cola refleja las operaciones de la compañía en dos amplias zonas
geográficas: el sector de Norteamérica y el sector internacional (los
grupos de la Cuenca del Pacífico, la Comunidad Europea, El Noreste
de Europa y África, y de América Latina.

Departamentalización por procesos:
En cuyo caso las actividades
se agrupan de acuerdo con
el flujo del trabajo o de los
clientes.
Las unidades se organizan de
acuerdo con las habilidades
necesarias para realizar
ciertos procesos.
Ej. Si usted ha estado en la oficina del Ministerio de transportes para
tramitar su licencia de conducir, probablemente habrá experimentado la
departamentalización por procesos, dónde diferentes departamentos
manejan solicitudes de licencia, pruebas y pagos.

Variables que afectan a una estructura:
Organización
Mecanicista
-Relaciones jerárquicas
rígidas
-Obligaciones fijas
-Muchas reglas
- Canales de
comunicación formales
- Autoridad de decisión
centralizada
- Estructuras más altas
Organización
Orgánica
- Colaboración (vertical y
horizontal)
- Obligaciones aceptables
- Pocas reglas
- Comunicación informal
- Autoridad de decisión
descentralizada
- Estructuras más planas

Estrategia
Tamaño
Tecnología
Entorno

Aplicaciones del diseño de la Organización
En las organizaciones contemporáneas encontramos
diversos tipos de diseños:
Estructura simple
Burocracia
Estructura funcional
Estructura divisional

Estructura
simple
• Como proyectos
emprendedores, casi
todas las
organizaciones inician
con una estructura
simple.
• Este diseño refleja
que hay un dueño,
que también es
presidente, y
empleados que
dependen
directamente de él.
• No es una estructura
elaborada.

• Muchas organizaciones
no se quedan en la
estructura simple.
• A medida que éstas
crecen se va requiriendo
a reglas más formales. Se
instituyen reglas y
reglamentos, se crean
departamentos y se
suman estratos de
administración para
coordinar las actividades.
Burocracia

Estructura funcional
• Amplía la orientación funcional para
convertirla en la forma
predominante en toda la
organización.
• La gerencia puede optar por
organizar su estructura agrupando
las especialidades ocupacionales por
similitud o afinidad.
• La fuerza de la estructura funcional
radica en las ventajas que se derivan
de la especialización laboral.

Estructura divisional
• Partiendo de la departamentalización por productos.
• Cada división suele ser autónoma y tiene un gerente de
división responsable del desempeño.
• Con total autoridad para la toma de decisiones relacionadas
con estrategias y operaciones.
• La ventaja principal de la estructura divisional es que se
concentra en los resultados.

Criterios de clasificación Organigrama
Información Proporcionada • Jerárquico
• Funcional
• Nominal
• De asignación de personal
• De Fechas y normas
Forma de diseño • Vertical
• Horizontal
• Descentralizado
• Circular
• Semicircular
• Escalar
• Radial
• Estandarte
• Pegado
• Lineal
• Replegado
• Matricial
• Redes
Ámbito de análisis • General
• Específico
• Inter organizacional

Manuales Organizacionales
Concepto: Los manuales
organizacionales son
documentos normativos e
instructivos en los que se
procura describir y explicar,
detallada y objetivamente,
cómo está organizada una
institución y cómo debe
operar para lograr eficacia y
eficiencia.

En estos documentos se
establecen funciones,
procesos, puestos,
procedimientos, políticas
y/instrucciones sobre
temas específicos.
Al explicar el diseño y
modus operandi de las
diversas unidades
orgánicas que
constituyen la
organización.
Puede decirse que los
manuales son el
complemento natural de
los organigramas.

Características:
Para que un manual organizacional adquiera el perfil
adecuado y sea considerado eficaz y eficiente en su diseño y
aplicación, deben tenerse en cuenta algunos criterios.
Todo manual debe estar
actualizado y contener información
verdadera, completa y vigente.
Debe ser preciso, limitarse a lo
justo y necesario.

A fin de ser fácilmente
comprendido, tiene que ser
redactado con claridad y
sencillez.
Para mantener la uniformidad,
deben emplearse normas de
redacción, formatos y gráficos
que sigan un estilo
predefinido.

Ventajas y desventajas
Los manuales organizacionales son de mucha utilidad; entre
sus aplicaciones podemos mencionar:
• Describen las diversas unidades organizacionales que
componen una institución.
• Detallan las principales funciones de cada unidad orgánica.
• Definen los diversos procesos de negocios
organizacionales.
• Fijan la asignación de personal para las diferentes unidades
orgánicas.
• Delimitan las relaciones de mando y subordinación de las
unidades orgánicas.

• Precisan las responsabilidades de las diversas unidades
orgánicas.
• Determinan las relaciones de coordinación interna y
externa que establecen las unidades orgánicas.
• Fijan los requisitos que deben reunir las personas que
ocupen los diversos puestos.
• Describen los procedimientos que deben seguirse para
el cumplimiento de las funciones de la unidades
orgánicas.
• Establecen las directrices que norman las funciones y/o
los procedimientos.
• Dan instrucciones para describir el desarrollo de alguna
actividad, servicio y/o asunto específico.

Sin embargo, los manuales organizacionales también
pueden deparar ciertas desventajas. Suelen ser
criticados porque, entre otras razones:
• Solamente toman en cuenta el aspecto formal de la
organización.
• Fomentan excesivamente el burocratismo.
• Son muy inflexibles y no permiten recoger las
iniciativas innovadoras de los funcionarios.
• Limitan las soluciones a los procedimientos que están
normados.
• Su elaboración es costosa, pues requiere una gran
inversión de tiempo.

Clasificación
Los manuales organizacionales pueden ser clasificados
desde distintas perspectivas: ámbito de análisis, diseño,
ámbito de aplicación, responsable de elaboración,
usuario, tipo de actividad, aporte a la generación de
valor, contenido , entre otras.

Criterios de clasificación Tipos de manuales
Ámbito de análisis Generales
Específicos
Diseño Estandarizados
No estandarizados
Ámbito de aplicación Para el sector público
Para el sector privado
Responsable de elaboración Funcionarios de la institución
Consultores externos
Usuario Público objetivo externo
Público objetivo interno

Criterios de clasificación Tipos de manuales
Tipo de actividad Para funciones administrativas
Para funciones no administrativas
Aporte a la generación de valor Estratégicos
Tácticos
operativos
Contenido Organización y funciones
Organización y procesos
Descripción de puestos
Procedimientos
Políticas
Instrucciones de uso

De acuerdo con su contenido, los manuales
organizacionales se clasifican en: de organización y
funciones, de organización y procesos, de puestos, de
procedimientos, de políticas, de instrucciones de uso.
Los de organización y funciones
• Se refieren a la estructuración de la organización
(organigrama) y a la determinación de las funciones
que corresponden a cada unidad orgánica.

El manual de organización y procesos
• Trata de la estructuración de la organización
(organigrama) y de la definición de los
procesos de negocios principales y de los
correspondientes subprocesos.
El manual de puestos
• Establece las características o perfiles de los
puestos de trabajo, dentro de las diferentes
unidades orgánicas y los requisitos que deben
reunir los funcionarios que los ocupen.

El manual de procedimientos
• Detalla los pasos o etapas que deben
cumplirse para realizar alguna función o
proceso establecido.
El manual de políticas
• Establece las directrices que norman la
práctica de las funciones, los procesos o los
procedimientos generales y/o específicos.

El manual de instrucciones
• Explica cómo utilizar equipos
tecnológicos o cómo manipular
materiales.

Elementos del Manual Organizacional
Todos los manuales responden prácticamente a la
misma estructura y comprenden los mismos
elementos: datos de presentación, índice, introducción,
marco legal, objetivo, ámbito de aplicación, autoridad,
instrucciones, directorio, historia, organigrama y
contenido.
El aspecto diferenciador reside en la sección de
contenido referida propiamente a los temas específicos
que cada tipo de manual debe desarrollar.

A continuación se describen cada elemento:
• Datos de presentación. Se trata de información general
de presentación del documento. Debe contener nombre y
logotipo de la institución, título del manual, en el que se
especifique si se refiere a toda la institución o sólo a una
unidad orgánica; autoría, es decir, quién estuvo a cargo
de su elaboración; y lugar y fecha de publicación.
• Índice. Refleja la estructura del trabajo; indica la relación
de las diversas secciones, partes o capítulos, consignando
la página en que comienza cada una.
• Introducción. Explica en términos generales la finalidad y
las características del manual, y el proceso seguido para
su elaboración.

• Marco legal. Expone las normas principales que rigen la
institución, en el caso de empresas privadas, sus
resoluciones internas; en el caso de instituciones
públicas, la normatividad del sector donde actúa y
otras que guarden relación con sus actividades.
• Objetivo. Establece en detalle lo que se intenta obtener
con la aplicación del documento elaborado.
• Ámbito de aplicación. Define con precisión las unidades
orgánicas que estarán comprendidas en la aplicación del
manual.

• Autoridad. Destaca la aprobación del documento por
una autoridad competente dentro de la organización,
lo que otorga la garantía formal necesaria para su
aplicación y aceptación general.
• Instrucciones. Ofrece las directrices necesarias para el
buen uso e interpretación del manual.
• Directorio. Brinda información sobre cómo ponerse
en contacto con los funcionarios principales y/o
responsables de las unidades orgánicas contempladas
en el manual.

• Historia. Ofrece una breve reseña del origen y la
evolución de la organización o la unidad(es)
orgánica(s) contemplada(s) en el manual.
• Organigrama. Representa gráficamente la estructura
general y/o específica de las unidades orgánicas que
son tratadas en el manual.
• Contenido. Es el propio contenido o desarrollo del
manual.

Patrón general aplicable a todos los tipos de manuales
1. Datos de presentación
2. Índice
3. Introducción
4. Marco legal
5. Objetivo
6. Ámbito
7. Autoridad
8. Instrucciones
9. Directorio
10. Historia
11. Organigrama
12. Contenido

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