Este documento presenta los tres procesos clave para la gestión de las comunicaciones en un proyecto: 1) Planificar la Gestión de las Comunicaciones, 2) Gestionar las Comunicaciones, y 3) Controlar las Comunicaciones. Explica las entradas, salidas, herramientas y técnicas para cada proceso, con el objetivo de asegurar una comunicación efectiva entre los interesados del proyecto a lo largo de todo su ciclo de vida.

1. 10. Gestión de las
Comunicaciones del Proyecto
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Ing. Katiuska Díaz Obregón

2. Agenda
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 Introducción.
 Procesos.
1. Planificar la Gestión de las Comunicaciones.
2. Gestionar las Comunicaciones.
3. Controlar las Comunicaciones.

3. Pensamiento
« La diferencia entre la simple gerencia
y el liderazgo es la comunicación »
Winston Churchill
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4. Introducción
 Asegurar la oportuna y apropiada planeación,
recolección, creación, distribución, registro,
recuperación, gestión, control, seguimiento y
disposición de la información del proyecto.
 Crear puentes entre diversos interesados con
diferentes culturas, experiencias y perspectivas.
 Considerar comunicación interna y externa,
formal e informal, vertical y horizontal, oficial y
no oficial, escrita y oral, verbal y no verbal.
El director del proyecto debe contar con habilidades de comunicación tales como escucha activa,
persuasión, motivación, negociación, resolución de conflictos, coaching y gestión de expectativas.
Introducción
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5. 7%
38%
55%
Palabra
Entonación
Gestualidad
Impacto de la comunicación
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Introducción

6. (Nonaka & Takeuchi, 1995)
Conocimiento
explícito
Conocimiento
explícito
Conocimiento
tácito
Conocimiento
tácito
Socialización
Combinación
Externalización Internalización
Procesos de la comunicación organizacional
Introducción
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7. 10.1 Planificar la Gestión
de las Comunicaciones
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8. Introducción
Planificar la Gestión de las Comunicaciones
 Identificar y documentar el enfoque para comunicar
eficaz y eficientemente con los interesados.
 Tener en cuenta:
 ¿Quién necesita qué información?
 ¿Quién tiene acceso a ella?
 ¿Para cuándo la necesita?
 ¿Dónde se encuentra registrada?
 ¿En qué formato le será enviada?
 ¿Cómo puede ser recuperada?
Eficaz es comunicar en el formato adecuado, momento oportuno, audiencia correcta e impacto
deseado; eficiente es comunicar solamente la información necesaria.
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9. SALIDAS
TÉCNICASENTRADAS
FAE APO
Análisis de
requisitos de
comunicaciones
Tecnología de las
comunicaciones
13.1 Registro
de interesados
Métodos de
comunicación
Entradas – Técnicas - Salidas
Documentos
Plan de gestión de
comunicaciones
4.2 Plan de
dirección
Modelos de
comunicación
Reuniones
n (n-1)
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Planificar la Gestión de las Comunicaciones

10. Diagrama de Flujo del Proceso
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Fuente: PMBOK 5ª Ed. (2013)
Planificar la Gestión de las Comunicaciones
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11. Herramientas y Técnicas
Análisis de
requisitos de
comunicaciones
 Determina las necesidades de información
de los interesados del proyecto.
 Combina tipo, formato y valor de la
información.
 Considera el número de canales potenciales
de comunicación como indicador de la
complejidad del proyecto, según n(n-1)/2
Usa como fuentes de información organigramas, relaciones de responsabilidad, áreas y
personas involucradas, necesidades internas y externas, y requerimientos de los interesados.
n (n-1)
2
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Planificar la Gestión de las Comunicaciones

12. Tecnología de las
comunicaciones
Herramientas y Técnicas
 Método para transferir información entre los
interesados del proyecto.
 Factores que afectan la elección:
 Urgencia de la necesidad de información.
 Disponibilidad de la tecnología.
 Facilidad de uso.
 Entorno del proyecto.
 Confidencialidad de la información.
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Planificar la Gestión de las Comunicaciones

13. Modelo de comunicación
Herramientas y Técnicas
Fuente: PMBOK 5ª Ed. (2013)
El emisor es responsable de la transmisión del mensaje y confirmación de su comprensión.
El receptor es responsable de asegurar la completa recepción, entendimiento y respuesta.
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Planificar la Gestión de las Comunicaciones

14. Métodos de
comunicación
 Interactivo: multidireccional entre 2 ó más partes.
Es el más eficiente. Incluye reuniones, llamadas
telefónicas, mensajes de texto y videoconferencias.
 Push: envío a receptores específicos. Asegura la
distribución, pero no la entrega ni comprensión.
Incluye emails, cartas, mensajes de voz y reportes.
 Pull: para grandes audiencias o volúmenes de
información. Los receptores acceden en forma
discrecional. Incluye intranet, e-learning, bases de
datos y repositorios de información.
Herramientas y Técnicas
Su elección debe discutirse y acordarse con los interesados del proyecto.
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Planificar la Gestión de las Comunicaciones

15. Herramientas y Técnicas
Reuniones
 Discusiones y diálogos con el equipo del
proyecto para determinar la forma de actualizar y
comunicar la información, así como responder a
los requerimientos de los diferentes interesados.
 Consisten en la llegada de interesados para
resolver problemas o tomar decisiones, con hora,
lugar y agenda preestablecidos.
Conducidas cara a cara o en forma remota, y en diferentes lugares.
Planificar la Gestión de las Comunicaciones
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16. Salidas
Plan de gestión de
las comunicaciones
 Requisitos de comunicaciones.
 Idioma, plantillas, contenido y nivel de detalle.
 Tiempo y frecuencia de distribución.
 Responsables y destinatarios.
 Métodos y tecnologías.
 Recursos asignados.
 Glosario de términos.
 Proceso de escalamiento de incidentes.
 Diagramas de flujo de la información.
 Restricciones legales y regulatorias.
 Métodos para actualizar el plan.
Planificar la Gestión de las Comunicaciones
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17. 10.2 Gestionar las
Comunicaciones
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18. Introducción
 Crear, recolectar, distribuir, registrar, recuperar y disponerde
información del proyecto de acuerdo al plan.
 Habilitar un eficiente y efectivo flujo de comunicación entre
los interesados del proyecto.
 Asegurar que la información comunicada a los interesados
sea adecuadamente generada, recibida y entendida.
 Brindar la oportunidad a los interesados para solicitar mayor
información, clarificación o discusión.
 Incluye modelos emisor – receptor, elección del medio, estilo
de redacción, técnicas de presentación, facilitación, escucha
y gestión de reuniones.
Gestionar las Comunicaciones
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19. SALIDAS
ENTRADAS
Entradas – Técnicas - Salidas
TÉCNICAS
Gestionar las Comunicaciones
4.4 Informes
de desempeño
10.1 Plan de gestión
de comunicaciones
APO
Métodos de
comunicación
Modelos de
comunicación
Tecnología de las
comunicaciones
Sistemas de
gestión de la
información
APO Documentos
Plan de dirección
FAE
Comunicaciones
del proyecto
Presentación
de informes de
desempeño
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20. Diagrama de Flujo del Proceso
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Gestionar las Comunicaciones
Fuente: PMBOK 5ª Ed. (2013)
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0

21. Tecnología de las
comunicaciones
Gestionar las Comunicaciones
Herramientas y Técnicas
 Asegurar que la elección es apropiada para
la información que será comunicada.
Modelos de
comunicación
 Asegurar que la elección es apropiada para
el proyecto y que cualquier barrera ha sido
identificada y gestionada.
Métodos de
comunicación
 Asegurar que la información creada y
distribuida ha sido recibida y entendida para
permitir la repuesta y retroalimentación.
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22. Herramientas y Técnicas
Sistemas de
gestión de la
información
 Documentos físicos: cartas, reportes y memos.
 Comunicaciones electrónicas: e-mail, fax,
mensajes de texto, llamadas telefónicas,
videoconferencias y websites.
 Herramientas electrónicas: software de gestión
de proyectos, herramientas colaborativas,
oficinas virtuales y portales.
Gestionar las Comunicaciones
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23. Herramientas y Técnicas
Presentación
de informes de
desempeño
 Acto de recolectar y distribuir información
de desempeño como reportes de estado,
mediciones de avance y presupuestos.
 Incluye análisis de desempeños
históricos, análisis de estimados del
proyecto, situación actual de riesgos,
trabajo completado, trabajo por completar
y resumen de cambios aprobados.
Gestionar las Comunicaciones
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24. Salidas
Comunicaciones
del proyecto
 Informes de desempeño.
 Estado de los entregables.
 Avance del cronograma.
 Costos incurridos.
Gestionar las Comunicaciones
Influenciadas por urgencia e impacto del mensaje, método de entrega y nivel de confidencialidad.
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25. Salidas
APO
 Notificaciones a interesados.
 Informes del proyecto.
 Presentaciones del proyecto.
 Registros del proyecto.
 Retroalimentación de los interesados.
 Documentación de lecciones aprendidas.
Gestionar las Comunicaciones
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26. 10.3 Controlar las
Comunicaciones
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27. Introducción
 Hacer el seguimiento y control de las comunicaciones
a través de todo el ciclo de vida del proyecto.
 Confirmar que las necesidades de información de los
interesados sean satisfechas.
 Garantizar el óptimo flujo de información entre todos
los participantes en todo momento.
 Asegurar que el mensaje correcto es entregado a la
audiencia correcta en el momento correcto.
Controlar las Comunicaciones
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28. SALIDAS
ENTRADAS
Entradas – Técnicas - Salidas
TÉCNICAS
Solicitud de
cambio
Sistemas de
gestión de la
información
Controlar las Comunicaciones
4.3 Datos de
desempeño
4.2 Plan de
dirección
13.3
Registro de
incidentes
APO
APO
Información de
desempeño
10.2
Comunicaciones
del proyecto
Reuniones
Plan de
dirección
Documentos
Juicio de
expertos
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29. Diagrama de Flujo del Proceso
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Controlar las Comunicaciones
Fuente: PMBOK 5ª Ed. (2013)

30. Herramientas y Técnicas
Sistemas de
gestión de la
información
 Provee un conjunto de herramientas
estandarizadas para capturar, registrar y distribuir
información a los interesados acerca de los costos,
avances y desempeños.
 Permite consolidar reportes de diferentes sistemas
y facilita su distribución a los interesados.
Controlar las Comunicaciones
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31. Herramientas y Técnicas
Juicio de
expertos
 Unidades dentro de la organización.
 Consultores.
 Interesados (clientes y patrocinadores).
 Asociaciones profesionales y técnicas.
 Grupos industriales.
 Expertos temáticos.
 PMO.
Controlar las Comunicaciones
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32. Herramientas y Técnicas
Reuniones
Controlar las Comunicaciones
 Discusiones y diálogos con el equipo del
proyecto para determinar la forma de actualizary
comunicar la información, así como responder a
los requerimientos de los diferentes interesados.
 Incluye además discusiones y diálogos con
proveedores, contratistas y otros interesados.
Conducidas cara a cara o en forma remota, y en diferentes lugares.
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33. Salidas
Información de
desempeño
Documentos
 Organizan y resumen los datos de desempeño.
 Proveen información de la situación y el avance
del proyecto al nivel de detalle requerido por los
diversos interesados.
 Pronósticos.
 Informes de desempeño.
 Registro de incidentes.
Controlar las Comunicaciones
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