La gestión de las comunicaciones en un proyecto incluye procesos para identificar a los interesados, planificar la comunicación, distribuir información, gestionar expectativas e informar sobre el rendimiento. Una comunicación efectiva mejora la productividad del proyecto mediante la provisión de estímulos apropiados a través de reuniones, correos electrónicos, informes y otros canales para compartir información relevante.

1. GESTIÓN DE LASCOMUNICACIONESDEL PROYECTOLa gestión de las comunicaciones incluye los procesos necesarios para asegurar la generación, recolección, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de la información.

2. EL VALOR DE COMPARTIR INFORMACIÓN “COMUNICA TODO LO QUE PUEDAS A LOS ASOCIADOS, CUANTO MÁS CONOZCAN MÁS SE PREOCUPARÁN. Y CUANTO MÁS INVOLUCRADOS ESTÉN, NO TENDRÁN LIMITE PARA MEJORAR EN SU DESEMPEÑO”. Sam Walton - Fundador de Wal- Mart

3. Que hace el Project Manager PM ?El Project Manager invierte un 90% de su tiempo en comunicar, siendo esta habilidad la principal en el puesto. Se comunica con: El directorio, informando de los avances, resultados y status del proyecto .

4. El Equipo de trabajo, actualizándolo, impartiendo instrucciones, identificando las preocupaciones; motivando e influyendo; verificando la ejecución y educando en valores .

5. Los Stakeholders, con los que tiene que crear puentes, estrechar relaciones; facilitar los procesos y recibir retroalimentación .Como es la Gestión de las Comunicaciones?

6. Investigaciones sobre las comunicacionesLa comunicación es racional solo en un 30 por ciento. El 70 por ciento restante transcurre a nivel emocional. Es un fenómeno complejo en el que interviene la palabra en la parte verbal, pero también las características vocales y visuales. El lenguaje corporal puede transformar totalmente lo que se dice y, dependiendo de las circunstancias, generar un mensaje diferente.

7. Gestión de lasComunicaciones en el ProyectoObjetivo en las ComunicacionesCada una de las personas involucradas en el Proyecto debe estar en condiciones de enviar y recibir la información que permita que su función sea eficaz y eficiente. Debe comprender como afecta su estilo de comunicación al proyecto y al resto de los involucrados.

8. La Gestión de Comunicaciones en el Proyecto está conformada por los siguientes Procesos:

9. PROCESO DE IDENTIFICAR STAKEHOLDERS (INTERESADOS)

10. Análisis de los interesados (Stakeholder) Los interesados, como sabemos, son individuos u organizaciones que están directamente involucrados en el Proyecto. Incluimos: Líder del proyecto Miembros del equipo, Inversores, Clientes y consumidores, Proveedores y contratistas, La sociedad en General.Para gestionar debidamente la comunicación que intercambiamos con cada uno de ellos debemos saber quiénes son, conocer sus necesidades de información y saber cómo influir sobre ellos.

11. PROCESO DE PLANIFICAR LAS COMUNICACIONES Se determina el tipo de información y las comunicaciones necesarias para cada una de las partes que intervienen en el Proyecto.

12. Proceso de la Planificación de las Comunicaciones

13. Modelo de Comunicación

14. Que arrojan estos procesosCada Proceso de la Administración del Proyecto, arrojará como resultado documentos con diferentes tipos de información que deberán ser comunicados:

15. PROCESO DE DISTRIBUIR LA INFORMACIÓNLa información debe estar disponible, en tiempo y forma, para cada uno de los participantes del proyecto.

16. Que arrojan estos procesosCada Proceso de la Administración del Proyecto, arrojará como resultado documentos con diferentes tipos de información que deberán ser comunicados:

17. PROCESO DE GESTIONAR LAS EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS Gestionar las Comunicaciones para satisfacer las necesidades de los Stakeholder y resolver polémicas entre ellos .

18. Comunicaciones EfectivasReconociendo la importancia fundamental de la comunicación, es necesario fijar algunas pautas básicas para que esta sea efectiva:

19. Comunicaciones EfectivasLAS BUENAS REUNIONES NO SUCEDEN, SE DISEÑAN…

20. PROCESO DE INFORMAR EL RENDIMIENTO

21. Para informar sobre el rendimiento definimos previamente indicadores y así monitorear el proyecto. Los indicadores más habituales son: Costo presupuestado

22. Costo devengado (R: real)

23. Valor del trabajo realizado ( T: avance en % ó $ ) Desvío presupuestarios (real vs. presupuesto) Índice de desempeño del costo (IDC = T / R) Índice de desempeño de Agenda (IDA = T/P) Son contenidos habituales de estos informes: Logros desde el informe anterior.

24. Situación actual del desempeño.