El documento describe los procesos de gestión de comunicaciones de un proyecto. Explica que este área de conocimiento se encarga de generar, recopilar, almacenar, recuperar y entregar la información necesaria para el proyecto de manera efectiva y oportuna. Luego, detalla los cuatro procesos clave de la gestión de comunicaciones: la planificación de comunicaciones, la distribución de información, la información del rendimiento, y la gestión de interesados. Finalmente, ofrece consideraciones para lograr una comunicación exitosa entre los

1. Sesión # 5
Gestión de las
Comunicaciones
Cristhian Pacheco Castillo
cristhian_pacheco@yahoo.com

2. Gestión de las Comunicaciones del
Proyecto
• Es el área de conocimiento
que incluye los procesos para
lograr una adecuada
generación, recolección,
almacenamiento, recuperación
y entrega de la información
necesaria para el proyecto.
“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

3. Gestión de las Comunicaciones del
Proyecto
• “La información
efectiva y oportuna es
clave para alcanzar Cliente Patrocina
una comunicación dor
exitosa en el proyecto”.
Gerente de
proyecto
Otros
Equipo de
interesados
proyecto
“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

4. Procesos de la Gestión de las
Comunicaciones del Proyecto
1. Planificación
de las
comunicaciones
Determinar 2. Distribución
necesidades de de la
información de los información
interesados y Entregar la 3. Información
definir como información en del
satisfacerlas. forma efectiva y
oportuna.
rendimiento
Recoger y 4. Gestión de
entregar
información
los
sobre el interesados
Satisfacer las
rendimiento. necesidades de
los interesados y
resolver las
discrepancias
con ellos.
“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

5. Consideraciones para una
comunicación efectiva y oportuna
1. Modelo básico de comunicación
Medio
Emisor Mensajes Recept
(codifica - or
(decodifica -
decodifica) codifica)
Caso: Voxiva
“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

6. Consideraciones para una
comunicación efectiva y oportuna
2. Medio de 3. Mensaje
4.
comunicació (estilo de
Receptor
n redacción)
¿oral o escrita? ¿formal o ¿es la persona
informal? correcta?
¿breve o
extenso?
¿incluir
información
¿con qué medio? ¿con copia a
complementaria
? terceros?
Caso: ONP
“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

7. Consideraciones para una
comunicación efectiva y oportuna
5. Técnicas
de 6. Técnicas de
presentació gestión de
n reuniones
• Apoyo del lenguaje • Agenda de reunión.
corporal.
• Acta de reunión.
• Gestión de discrepancias
y
conflictos.
•Apoyo de una
presentación
electrónica.
“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

8. Proceso 1: Planificación de las
comunicaciones
• Este proceso nos permitirá conocer quien necesita
qué información, cuando la necesitará, cuando le
será suministrada y por quién.
“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

9. Proceso 1: Planificación de las
comunicaciones
1. Análisis de requisitos de
comunicaciones
• Se consolidan los requisitos de información, considerando
el tipo de información, su valor para el proyecto, quiénes
serán los emisores y receptores y en qué momento se va a
proporcionar la información.
Informaci Importanci Emisor Receptor Frecuenci
ón a a
Estado del proyecto Alta Gerente del Proyecto Patrocinador Quincenal
Monitoreo de Alta Gerente del Proyecto Equipo del proyecto Semanal
riesgos, problemas y
cambios
Negociación de Media Líder técnico Clientes Semanal
nuevos
requerimientos
“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

10. Proceso 1: Planificación de las
comunicaciones
2. Tecnología de las comunicaciones
• Se determina la tecnología de comunicación que es necesaria para
transmitir la información entre los interesados del proyecto. Ej.
Reuniones, presentaciones, memorandos, actas de reuniones, base de
datos compartidas, web interna, correo electrónico, etc.
Informaci Importan Emisor Receptor Frecuenci Medio
ón cia a (tecnolog
ía)
Estado del Alta Gerente del Patrocinador Quincenal Presentación
proyecto Proyecto con diapositivas
Monitoreo de Alta Gerente del Equipo del Semanal Reunión
riesgos, Proyecto proyecto
problemas y
cambios
Negociación de Media Líder técnico Clientes Semanal Mensajería
nuevos electrónica
requerimientos
“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

11. Proceso 2: Distribución de la
información
• Este proceso permite poner la información
necesaria a disposición de los interesados en el
proyecto, de manera oportuna y efectiva.
“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

12. Proceso 2: Distribución de la
información
1. Habilidades de comunicación
 Escrita
 Escrita  Interna
 Interna
 Oral
 Oral  Externa
 Externa
 Formal
 Formal  Vertical
 Vertical
 Informal
 Informal  Horizontal
 Horizontal
“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

13. Proceso 2: Distribución de la
información
2. Sistemas de recopilación y
recuperación de información
Sistemas Bases de datos
manuales de electrónicas
archivo
Informaci
Informaci
ón
ón
Sistemas de
manejo de la Sistemas de
documentación apoyo a la
técnica gestión de
proyectos
“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

14. Proceso 2: Distribución de la
información
3. Métodos de distribución de
información
 Medios físicos: reuniones,
documentos impresos y archivos
físicos.
se distribuye
Informaci
Informaci por
ón
ón  Medios tecnológicos: bases
de datos, portales web, telefonía,
fax, correo electrónico, entre otros.
“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

15. Proceso 2: Distribución de la
información
4. Proceso de lecciones aprendidas
Consiste en identificar los éxitos y fracasos del proyecto, e incluye
recomendaciones para mejorar el rendimiento futuro de los proyectos.
Las lecciones aprendidas permiten:
 Actualizar la base de conocimiento de buenas prácticas.
 Alimentar el sistema de gestión del conocimiento.
 Mejorar el proceso general de gestión de proyectos.
“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

16. Proceso 3: Información del
rendimiento
• Este proceso permite informar sobre el estado del alcance,
del cronograma, los costos y la calidad. Adicionalmente,
también puede requerirse información sobre los riesgos y
adquisiciones.
“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

17. Proceso 3: Información del
rendimiento
• “Los informes de rendimiento presentan los resultados en
comparación con la línea base establecida en el plan del
proyecto. Normalmente se presentan a través de gráficas
estadísticas o de valor ganado”.
Progreso
2/3 del tiempo – 1/4 del
progreso
Tiempo
Curva del síndrome del
estudiante
“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

18. Proceso 4: Gestión de los
interesados
• Este proceso permite satisfacer las necesidades de los interesados en
el proyecto y resolver las discrepancias con ellos. Todo ello nos ayudará
a que el proyecto no se desvíe de su curso, a que mejore el trabajo en
equipo y a evitar que el proyecto sea interrumpido.
“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

19. Proceso 4: Gestión de los
interesados
• “Las reuniones cara a cara son el medio más efectivo para comunicar y
resolver discrepancias”.
• “Las discrepancias no resueltas pueden ser una importante fuente de
conflictos y retrasos en el proyecto”.
• “De ser necesario se debe documentar y mantener un registro de
discrepancias”.
“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”