El documento describe las etapas clave de la planeación estratégica de sistemas de información. Incluye establecer metas, determinar prioridades de proyectos evaluando factores estratégicos y de factibilidad, y evaluar los recursos y capacidad del sistema para garantizar el éxito de los proyectos planeados. La planeación estratégica es fundamental para evitar problemas como sistemas incompatibles y asegurar que los proyectos apoyen las metas de la organización.

1. Tecnología de la Información

2. Planeamiento estratégico de Sistemas de Información

3. Es la primera de las etapas principales del largo camino para la construcción de sistemas de información estratégicamente viables, orientados a los usuarios y basados en objetivos. El plan de sistemas de información establece la base para iniciar la metodología del desarrollo de sistemas.

4. Filosofías diferentes Se emplean dos filosofías en la forma en que se desarrollan y despliegan en las organizaciones los sistemas de información. Una filosofía acepta el sistema de información como arma defensiva táctica y operacional, es una filosofía reactiva y está orientada a la base de la organización La otra filosofía ve al sistema como un arma ofensiva estratégica que puede dar a la organización una ventaja competitiva. Esta filosofía es proactiva y está orientada a la base y a la parte superior de la organización

5. Con cualquiera de las dos filosofías se requiere planes para los sistemas de información. Cuando se ve como un arma defensiva, la planeación tiene un alcance limitado Cuando se ve como arma ofensiva estratégica, el alcance abarca a toda la compañía y tiene un alcance de tres o más años e incorpora políticas e información de entrada de la alta gerencia, anticipa los requerimientos futuros de información y utiliza la tecnología informática más reciente.

6. Política proactiva Se da a través de los departamentos, el personal y las funciones lineales. La alta gerencia hace saber que el sistema de información es tan importante para la organización como el terreno, los edificios y el equipo de producción. Esta política reconoce el desarrollo y convergencia de la tecnología informática, como las telecomunicaciones, computadoras y estaciones de trabajo de funciones múltiples.

7. Una buena política proactiva en sistemas motiva a la cultura corporativa a aceptar y apoyar el desarrollo de sistemas de información. La alta gerencia debe comprender que el sistema de información debe ser desarrollado y administrado por profesionales y personal capacitado, debe desarrollarse bajo un solo mando como el oficial en jefe de la información (CIO).

8. Quienes deben desarrollar y diseñar los sistemas son los analistas de sistemas que tendrán libertad para trabajar en los distintos departamentos. Una clave para fijar una política proactiva consiste en identificar oportunidades y usar los sistemas de información con el fin de aumentar la eficacia de la gerencia, mejorar la productividad y aumentar la diferenciación de productos y servicios.

9. Planeación estratégica Sin una planeación estratégica adecuada de los sistemas de información, los proyectos de sistemas se construyen en fragmentos, dando por resultado sistemas de información incompatibles, redundantes e inflexibles. Introducir la última tecnología para la solución de problemas sin una planeación adecuada siempre termina en fracaso.

10. Para evitar estos problemas, la alta gerencia debe preparar una política proactiva en sistemas y adoptar una metodología formal en la planeación estratégica de sistemas de información. En este proceso tanto los altos ejecutivos como los usuarios van a proporcionar gran parte de la información que luego se utilizará para crear estrategias y alcanzar las metas propuestas de la organización.

11. Para la planeación se necesita la colaboración del oficial ejecutivo en jefe (CEO), el oficial en jefe de finanzas (CFO), el oficial en jefe de la información (CIO) y todo el personal de alto rango . Todos ellos se encargarán de definir las metas de la empresa. Deberán determinar los mejores proyectos en sistemas a desarrollar desde la perspectiva de los usuarios y del personal de sistemas.

12. Etapas en la planeación estratégica de SI. Se necesitan tres pasos para desarrollar un plan de sistemas: Establecer las metas del sistema Determinar y asignar prioridades a los proyectos Evaluar recursos y capacidad del sistema

13. 1. Establecer las metas Este paso implica la revisión del alcance de las operaciones de la organización, las políticas de sistemas y el plan de la empresa. El objetivo es definir las metas de la organización y encadenarlas con las metas de los sistemas. Surgen ideas de proyectos para el soporte de estas metas. Revisión de documentación que incluye revisiones posteriores a la implementación y reportes de evaluación, auditorías internas y externas y manuales de procedimientos

14. Se formulan metas generales de sistemas de información como: Diseñar e implementar proyectos que den apoyo a las metas de la organización; Aprovechar las oportunidades de negocios dadas por las nuevas tecnologías; Seguir una metodología de desarrollo que interactúe con los usuarios e informe el progreso de los nuevos proyectos

15. 2. Determinar prioridades a los proyectos Van surgiendo ideas y solicitudes que provienen de usuarios y del personal de sistemas. Pero no todas las solicitudes se pueden satisfacer, ni todas son necesariamente buenas. Debe aplicarse un método para asignar prioridades a las solicitudes de proyectos con base en factores estratégicos y de factibilidad.

16. Es conveniente completar una solicitud de proyecto para evaluar cuanto afecta a la productividad, la toma de decisiones y la diferenciación de servicios y productos. Esta solicitud también va a servir para considerar los factores de factibilidad de la empresa. Se promedian los factores estratégicos y los de factibilidad y se obtiene el nivel de prioridad de cada solicitud de proyecto.

17. Este procedimiento de planeación descubre y rechaza proyectos que si se toman en cuenta, absorberán recursos valiosos y desperdiciarán meses de trabajo en sistemas También ayuda a establecer un presupuesto para sistemas de información y fijar una agenda de proyectos a desarrollar en lugar de hacerlo indiscriminadamente

18. Si es necesario desviarse del proyecto por obligaciones legales, se asignará prioridad a los proyectos forzosos y luego a los de mayor prioridad. Otra forma de asignar prioridades a los proyectos es clasificándolos por sus utilidad, a veces es difícil estimar costos y beneficios excepto en forma estimativa.

19. 3. Evaluar recursos y capacidad de sistemas Los recursos claves del sistema y su capacidad de operación están representados por su personal y su tecnología. Se debe determinar qué impacto tendrán los proyectos planeados de sistemas sobre estos recursos y asegurarse que se cuenta con capacidad suficiente durante el ciclo de planeación.

20. Los cambios en la capacidad del sistema de información se dan en forma escalonada, pero el crecimiento en las necesidades de capacidad es en forma uniforme y continuo. En esta etapa de planeación de sistemas no se cuenta con suficiente información para tomar decisiones concretas sobre el personal y la tecnología. Sólo se dan estimaciones generales

21. El plan comercial de la organización, las metas, los factores críticos del éxito y la política de sistemas proporcionan la fuerza y dirección general de la misión total de sistemas. La etapa de la planeación estratégica de un sistema de información explica la misión de los sistemas y proporciona proyectos específicos a desarrollar durante un determinado tiempo. También se establecen los presupuestos para impulsar y proporcionar caminos para el logro de la misión de sistemas.

22. Las fases propuestas para la redacción de un plan de estratégico sistemas son: Determinar la estrategia y contexto actual de la organización Identificar los requisitos de negocio para los sistemas de información Determinar el estado actual de los sistemas de información Análisis de los sistemas de información Definir la estrategia y plan de sistemas de información Desarrollar el programa de despliegue

23. Determinar la estrategia y contexto actual de la organización La primera fase del proyecto consiste en asegurar que cubrirá de manera efectiva los objetivos y las necesidades de la organización y sus expectativas. También asegurar que la planificación y organización del proyecto serán efectivas. Una vez iniciado el proyecto, se deberá acceder a la información necesaria de la organización que permita conocer su estrategia, planificación de las diferentes áreas, visión del mercado y de la competencia, etc.

24. Identificar los requisitos de negocio para los sistemas de información La segunda fase del proyecto es determinar cuáles son los requisitos concretos de negocio a los que pueden contribuir los sistemas de información. Para identificar dichos requisitos con una visión amplia y estratégica, deben revisarse las necesidades del negocio desde varios niveles del análisis. Desde el nivel más estratégico al más centrado en la organización.

25. Determinar el estado actual de los sistemas de información Una vez que se ha revisado el negocio y se han obtenido sus requisitos, la siguiente fase es determinar el estado actual de los sistemas de información, para poder analizar posteriormente la efectividad del soporte ofrecido.

26. Análisis de los sistemas de información Una vez conocidos los requisitos que el negocio demanda de los sistemas de información y determinado el estado actual de estos, se debe realizar su análisis para identificar cuáles son los puntos fuertes a mantener y las debilidades a mejorar. El análisis identificará acciones de mejora.

27. Definir la estrategia y plan de sistemas de información La última fase de un proyecto de planificación estratégica de sistemas es la definición de la estrategia y plan de sistemas. En base a las necesidades estratégicas, se identificarán los objetivos estratégicos y bajo estos se agruparán las acciones de mejora identificadas y cualificadas.

28. Típicamente estos objetivos se fijan en periodos multianuales, pero dada la rápida evolución de la tecnología y de las organizaciones, se recomienda establecer la mayoría de los objetivos en períodos de 3 ó 5 años como máximo. Una vez definida la estrategia de los sistemas, y conocidas las oportunidades de mejora, se tienen todos los elementos necesarios para redactar el plan de sistemas. Una vez definida la estrategia de los sistemas, y conocidas las oportunidades de mejora, se tienen todos los elementos necesarios para redactar el plan de sistemas.

29. La estructura básica del documento de plan de sistemas es: -Hoja de ruta o cronograma del portfolio de proyectos de transformación, -Plan de transformación de la organización de sistemas de información. -Plan de riesgos tecnológicos y organizativos. -Caso de negocio y plan financiero que contemple las inversiones iniciales y el gasto correspondiente al mantenimiento. -Plan de comunicación. -Plan de despliegue.

30. Desarrollar el programa de despliegue Una vez finalizado y aprobado el plan estratégico de sistemas, se debe desplegar y ello se planifica y gestiona de manera similar a cualquier otro programa o proyecto grande. El primer paso es lanzar el proyecto, obteniendo la aprobación de un miembro de la dirección con la autoridad necesaria para comprometer los recursos necesarios para su ejecución. Habitualmente suele ser el director de sistemas de información u otro ejecutivo.

31. El siguiente paso es constituir un comité de dirección que incluya a las personas con la autoridad necesaria sobre el resto de áreas afectadas, y nombrar a un director de proyecto que realice el plan de proyecto y ejecute posteriormente las funciones de coordinación, seguimiento y control.

32. Una vez lanzado el programa, se le dará seguimiento por parte del comité de dirección, típicamente con una periodicidad trimestral, observando el avance de los proyectos planificados, modificando las prioridades o la planificación de la cartera de proyectos, o facilitando las acciones correctivas necesarias en base a eventuales problemas o restricciones aparecidos .

33. Otras funciones de dirección del programa estratégico de sistemas, a nivel de planificación de carácter anual, son la presupuestación y la asignación de funciones tanto a la organización interna como a los proveedores que cubren funciones externalizadas.