El documento describe los sistemas de información en las organizaciones. Explica que los sistemas de información procesan entradas, mantienen archivos de datos y producen información y reportes para apoyar a otros sistemas de la organización. También describe que los sistemas de información existen en diferentes niveles - operativo, de conocimiento, de administración y estratégico - para servir a los diferentes niveles de la organización. Finalmente, señala que es posible integrar datos entre sistemas de diferentes áreas.

1. Tecnología de la Información

2. Sistemas de Información en las Organizaciones

3. Las organizaciones están formadas por muchos sistemas, cada uno con características propias del sistema general. Para poder alcanzar los objetivos asignados, los sistemas deben interactuar .

4. Por ejemplo, los sistemas de manufacturas tiene similitudes. Su finalidad es producir bienes o productos que satisfagan la demanda del mercado. Para alcanzar este objetivo, los sistemas interactúan con sus medio ambientes para adquirir los materiales necesarios, los obreros y el conocimiento para fabricar los bienes. Si el proceso de fabricación debe mantenerse, no es posible prescindir de ninguna de las entradas. Los sistemas de fabricación también generan salidas tales como productos terminados, desperdicios y tecnología para la producción.

5. Para mantener su funcionamiento, estos sistemas deben estar bajo control. Necesitan satisfacer ciertos estándares de desempeño. La cantidad de artículos fabricados debe cumplir con determinada cuota, además de alcanzar niveles aceptables de calidad y costo.

6. Los gerentes y empleados vigilan constantemente los niveles de desempeño y los comparan contra la productividad planeada. Si existen diferencias o si la eficiencia está por debajo de lo esperado, se efectúan los cambios necesarios. Los sistemas de fabricación son autorregulables y auto ajustables ya que indican el personal que necesita ser reemplazado y el momento para hacerlo, el equipo que debe comprarse o los procedimientos que deben modificarse.

7. Las características generales de todos los sistemas son las mismas. Cualquier sistema puede examinarse con este marco de referencia en mente, añadiendo los detalles que sean necesarios. Esta flexibilidad es la que hace tan útil los conceptos de sistemas en las organizaciones, en general, y en el diseño de sistemas de información en particular

8. Las finalidades de los sistemas de información, como las de cualquier otro sistema dentro de una organización, son procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes y otras salidas.

9. Como los sistemas de información dan soporte a los demás sistemas de la organización, los analistas tienen primero que estudiar el sistema organizacional como un todo para entonces detallar sus sistemas de información. Los organigramas se emplean para describir la forma en que están relacionados los diferentes componentes de la organización como divisiones, departamentos, oficinas y empleados.

10. Durante el diseño, los analistas tienen la responsabilidad de identificar las características importantes y necesarias que deben tener los nuevos sistemas. El analista especifica la forma en que va a operar el sistema, las entradas requeridas, las salidas que se deben producir y los trabajos que se efectuarán tanto por las computadoras como en forma manual.

11. Los sistemas proporcionan información a los directivos y usuarios que permiten determinar si los sistemas que administran operan correctamente. Incorporar mecanismos de retroalimentación es un paso esencial en el diseño ya que su inclusión permite sostener las actividades de los sistemas. Ninguno de los sistemas perdurará si falta un control adecuado.

12. Los gerentes de las organizaciones no pueden ignorar los Sistemas de Información porque desempeñan un rol crucial. La tecnología digital está transformando a las organizaciones de negocios. Los SI afectan a la toma de decisiones, a la planificación y a la producción Desempeñan un rol estratégico en la vida de las organizaciones.

13. Existe una interdependencia creciente entre la estrategia, las reglas y los procedimientos de negocios. Un cambio en cualquier componente a menudo requiere cambios en otros. Incrementar la participación en el mercado, elevar la productividad, desarrollar nuevos productos depende cada vez más de la calidad de los SI de las organizaciones.

14. Los primeros Sistemas producían cambios técnicos que afectaba a muy pocas personas. Los Sistemas de hoy son capaces de implicar las principales divisiones corporativas, computadoras, redes de telecomunicaciones y usuarios finales. Los datos están disponibles para todos los empleados que las necesiten a través de computadoras personales.

15. Una razón por la que los SI desempeñan un rol tan importante en las organizaciones y afectan a tantas personas, es la creciente potencia y la disminución en los costos de la tecnología de computación. El poder de las computadoras ha mejorado el desempeño de los microprocesadores. Los programas con cada vez más potentes y fáciles de usar.

16. La creciente potencia de la tecnología ha dado origen a poderosas redes de comunicación que las organizaciones pueden usar para acceder a grandes depósitos de información de todo el mundo y coordinar sus actividades en el espacio y tiempo. Estas redes están transformando la forma y el aspecto de las empresas de negocios y la sociedad.

17. La red más grande y más usada en el mundo es Internet, que es una red internacional. Conecta a cientos de miles de redes distintas de más de 200 países de todo el mundo. Más de 150 millones de personas que trabajan en ciencia, educación, gobierno y negocios, usan Internet para intercambiar información o efectuar transacciones comerciales con otras organizaciones.

18. Gracias a estándares de comunicación y tecnologías especiales, cualquier computadora se puede comunicar con casi cualquier otra que esté conectada a Internet. Las compañías y las personas pueden usar Internet para intercambiar transacciones comerciales, mensajes de texto, imágenes, videos, sonidos, ya sea que estén cerca o al otro lado del mundo.

19. Qué puede hacerse en Internet?

20. Anunciar, vender y comprar bienes y servicios. Realizar transacciones Jugar con videos interactivos, ver cortos, escuchar música, leer libros y revistas. Encontrar entretenimiento Transferir archivos de textos, programas, gráficos, animaciones, videos. Proporcionar información Unirse a grupos de discusión interactivos, efectuar transmisión de voz Participar en discusiones Buscar documentos, consultar base de datos, libros, manuales y catálogos. Acceder a información Enviar mensajes por correo electrónico, transmitir datos, participar en video-conferencias Comunicarse y colaborar Descripción Función

21. Flexibilidad en las organizaciones Las compañías usan la tecnología de comunicaciones para organizarse de forma más flexible, lo que incrementa su capacidad para responder a los cambios en el mercado y aprovechar las nuevas oportunidades. Los SI ofrecen tanto a las grandes organizaciones como a las pequeñas, flexibilidad adicional para superar sus limitaciones debido al tamaño.

22. Las organizaciones grandes pueden usar TI para lograr agilidad como las más pequeñas: personalización masiva (usar software y redes para relacionar la fabricación con los pedidos y compras y controlar las máquinas de producción) Las pequeñas utilizan SI para adquirir un poco de la fuerza y el alcance de las organizaciones mayores, realizando actividades de coordinación (procesar licitaciones, seguir la pista de los inventarios, y fabricación con muy pocos oficinistas y obreros)

23. Las organizaciones grandes pueden usar tecnología de información para lograr un poco de la agilidad y responsividad de las organizaciones pequeñas. El resultado es un entorno que responde dinámicamente y en el cual se pueden elaborar productos con mayor variedad.

24. Diferentes clases de Sistemas Hay cuatro SI que sirven a los diferentes niveles de una organización: Sistemas en el nivel operativo Sistemas en el nivel de conocimientos Sistemas en el nivel de administración Sistemas en el nivel estratégico

25. Sistemas en el nivel operativo : apoyan a los administradores siguiendo la pista de las actividades y transacciones elementales de la organización como ventas, recibos, depósitos, decisiones de crédito y flujo de materiales en una fábrica. El propósito principal de los sistemas en este nivel es contestar a preguntas de rutina y rastrear el flujo de transacciones. La información debe ser de fácil acceso, actualizada y exacta. Rastreo de pedidos, procesamiento de pedidos, control de máquinas, planificación de plantas, control de movimientos de materiales, administración del efectivo, cuentas por pagar, capacitación y desarrollo, expedientes de empleados.

26. Sistemas en el nivel de conocimientos : apoyan a los trabajadores de conocimiento y datos de una organización. El propósito es ayudar a la empresa a descubrir, organizar e integrar conocimientos nuevos al negocio y ayudar a la organización a controlar el flujo de documentos. Estaciones de trabajo de ingeniería, procesamiento de textos, estaciones de trabajo gráfico, imágenes de documentos, estaciones de trabajo gerencial.

27. Sistemas en el nivel de administración : están diseñados para servir a las actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y administración. Tratan de controlar que todo esté “funcionando bien”. Estos sistemas proporcionan informes periódicos en lugar de información instantánea. Algunos apoyan la toma de decisiones no rutinarias, menos estructuradas. Administración de ventas, control de inventarios, presupuestos anuales, análisis de inversiones de Capital, análisis de reubicación, programación de producción, análisis de costos.

28. Sistemas en el nivel estratégico : ayudan a los administradores de nivel superior a resolver cuestiones estratégicas y tendencias a largo plazo. Su principal preocupación es la congruencia entre los cambios del entorno exterior y las capacidades actuales de la organización. Pronósticos de tendencias de ventas a cinco años, plan operativo a cinco años, pronóstico de presupuesto a cinco años, planificación de utilidades, planificación de personal.

29. Integración de los Sistemas Es posible intercambiar datos entre sistemas que sirven a diferentes áreas: un pedido capturado por un sistema de ventas podría transmitirse a un sistema de producción como transacción para producir o entregar el producto solicitado. Pero cuánto deben integrarse estos sistemas? Es ventajoso a fin de obtener información que fluya con facilidad pero cuesta dinero y consume mucho tiempo.

30. Cada organización debe considerar sus necesidades de integración de sistemas y las dificultades de empezar una campaña de integración a gran escala. No existe un solo nivel correcto de integración o centralización.

31. Los SI deben estar alineados con la organización para proporcionar la información que necesiten los grupos que la integran. La organización debe ser consciente y debe abrirse a las influencias de los SI, si es que quiere beneficiarse de las nuevas tecnologías.

32. Los administradores son quienes deciden qué sistemas se construirán, qué harán, cómo se implementarán. La construcción de un SI nuevo o la reconstrucción de uno existente implica más que un reacomodo técnico de máquinas o trabajadores. Requiere cambios en la propiedad y en el control de la información, en quiénes tienen derecho a acceder y actualizar esa información y en quién toma decisiones.

33. El mundo es más global, más competitivo y cambia muy rápido. En este contexto las empresas necesitan integrarse tanto en los negocios como en los países, industrias y culturas para poder sobrevivir. La integración de sistemas es esencial. Sin embargo, la integración de personas es un gran desafío.

34. Implementar un liderazgo integrado Hacia finales de los ’80 las empresas comenzaron a reconocer el valor del planeamiento de ventas y operaciones. Fundamentalmente el balance entre la demanda y el plan de capacidad operacional. Esto requiere que todas las personas se involucren, no solo ventas y operaciones. El desafío es que todos en la organización sean honestos con lo que entregan.

35. Asegurar el entusiasmo y compromiso con el proyecto Hay ejecutivos de primer nivel que creen que la implementación de un software puede subcontratarse a terceros. Pero subcontratar implementación es subcontratar responsabilidades. Desafortunadamente la implementación es menos seductora que adquirir un negocio o lanzar un nuevo producto.

36. Asegurar que los datos de la compañía sean precisos Una causa frecuente de la falla en los proyectos de recursos empresariales es la pérdida de datos precisos. Datos de inventarios, listas de materiales o asignación de rutas son tres de los culpables claves. Las cuestiones claves son limpiar los procesos que hicieron crecer los datos malos y asegurar que, luego de la entrada del sistema en producción, habrá disciplina para mantener la calidad de los datos.

37. Asegurar que hay responsabilidad en el negocio para el éxito del proyecto Los gerentes de la empresa (Marketing, Operaciones, Finanzas, Producción y las otras) son responsables del éxito de la implementación y funcionamiento del sistema de planificación de recursos empresariales. El equipo del proyecto debe responsabilizarse por entregar el mismo en sintonía con el negocio.

38. Asegurar que el personal ha sido educado en el nuevo sistema y en los modos de usarlo La diferencia entre educación y entrenamiento es crítica. Educar es cambiar el corazón y mente para aceptar la necesidad del nuevo sistema y los procedimientos formales que implica. Esto significa, entre otras cosas, evitar prácticas pobres.

39. Usar una simulación para experimentar y validar el sistema antes de la producción. La forma para asegurar la aceptación de un sistema empresarial es ejecutar cuidadosamente guiones y rutinas piloto que prueben que las expectativas previstas para un grupo de transacciones producen los resultados esperados. Esto no prueba la potencia combinada del sistema, los procesos y personas trabajando todos simultáneamente y menos si la gente está preparada para realizar su trabajo en el nuevo escenario.

40. Las personas están acostumbradas a trabajar con métodos viejos y quieren continuar con esas formas. Están habituados a trabajar con datos inapropiados, fechas inválidas del sistema y otras “ineficiencias”. Mucha gente prefiere la informalidad a la formalidad. Tienen ciertos vicios.

41. La implementación de un Sistema trae consigo la necesidad de adoptar mayor formalidad en el trabajo y la adhesión a más procesos de los que la gente está acostumbrada. El mundo es más global, más competitivo y cambia muy rápido. Y en este contexto las empresas necesitan integrarse tanto en los negocios como en los países, industrias y culturas para poder sobrevivir.

42. Cómo las organizaciones afectan a los SI Las organizaciones tienen un impacto directo sobre la TI porque toman decisiones acerca del uso de la tecnología y el rol que debe desempeñar. Los cambios en la configuración técnica y de organización de los sistemas han apoyado ese cambio en el rol de los sistemas, han acercado más la capacidad de cómputo y los datos a los usuarios finales.

43. Los SI se han convertido en herramientas integrales, interactivas, en línea, que participan plenamente en las operaciones y decisiones de minuto a minuto de las grandes organizaciones. Los SI se construyen para incrementar la eficiencia y ahorrar dinero, pero a veces se vuelven indispensables para operar un negocio o llegan a ser una fuente de ventaja competitiva.