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Cómo Administrar
   Proyectos
 Situación                             Resultados e
 Actual                                    Impacto
                                         deseados

     Consultoría | Capacitación | Docencia
        Gestión para Resultados
       calidad@ahaazd.com
               Sonora, México
Contenido
  Objetivos
     General
     Específicos

  Conceptos Básicos
     ¿Qué es un Proyecto?
     Características
     ¿Qué es la Administración de Proyectos?
     Componentes de la Administración de Proyectos
     Elementos relacionados con el Proyecto
     Ciclo de vida del Proyecto
  Administración de Proyectos
     Etapas de la Administración de Proyectos
     Áreas de conocimiento
     Involucrados en el Proyecto
     Organización para el Proyecto
Contenido

  Etapas de la Administración de Proyectos
     Inicio del Proyecto
     Planeación del Proyecto
     Ejecución del Proyecto
     Control del Proyecto
     Cierre del Proyecto

  Conclusiones
  Lecturas sugeridas
Objetivo


Distinguir los principales conceptos, técnicas y principios
empleados en la Administración de Proyectos.


Ejemplificar el uso de algunas herramientas básicas
utilizadas en la Administración de Proyectos.
Objetivos específicos

   •   Presentar las mejores prácticas en Administración
       de Proyectos.


   •   Aplicar la metodología y herramientas para la
       Administración de Proyectos.


   •   Desarrollar un caso de estudio.
¿Qué es un Proyecto?

                                                                  INICIO
 Es la suma de esfuerzos que             • Situación actual
                                         • Requerimientos
 en forma temporal se utilizan           • Objetivos

 para generar un PRODUCTO




                                                                  Tiempo
 O SERVICIO que genere el
 resultado e impacto                     • PROYECTO

 deseados.

 Tiene un momento de inicio y otro de
 fin. No es una actividad constante en
 la organización respectiva              • Resultados e Impacto
                                                                  FIN
Características de un Proyecto

•   Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final
    definido


•   Productos, servicios o resultados únicos: un proyecto
    crea productos entregables único


•   Elaboración Gradual: significa desarrollarlo en etapas
Conceptos Básicos

¿Qué es la Administración de Proyectos?


                        La aplicación racional de
                        conocimientos, habilidades,
                        herramientas y técnicas para
                        alcanzar los objetivos de un
                        proyecto, a través de una
                        serie de actividades
                        interrelacionadas.
Conceptos Básicos

Componentes de la Administración de proyectos

1.   Habilidades clave
      •   Liderazgo
      •   Comunicación
      •   Negociación
      •   Solución de problemas
      •   Lograr objetivos
2.   Conocimientos
      •   Técnicos
      •   Administrativos
3.   Herramientas
4.   Técnicas
Conceptos Básicos

Elementos relacionados con el Proyecto

• Tiempo
• Calidad
• Alcance
• Entorno
• Recursos
• Costo
                  BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE
                    TODOS LOS INTERESADOS
Conceptos Básicos

Ciclo de vida del Proyecto
                                                          3. Ejecución*
NIVEL DE ACTIVIDAD




                                                                              *Etapas del
                                                                                 proyecto

                                   2. Planeación*




                      1. Inicio*                                          5. Cierre*


                                                      4. Control*


                     INICIO                         TIEMPO                     TERMINO
Conceptos Básicos

                                                    Instalación          Operación
     100%                                            completa            completa
     $, HH
                                                                         Entrega

                      Grado de influencia en
                           resultados




  Avance




                      Decisión de
                      arranque

                               Decisiones
                             trascendentes

             Fase 1            Fase 2          Fase 3             Fase 4
             Inicio            Planeación      Ejecución          Pruebas y
                               Diseño                             Arranque
Administración de Proyectos

Etapas de la Administración de Proyectos

origen       equipo del Proyecto




        INICIO      PLANEACIÓN     EJECUCIÓN       CONTROL     CIERRE




carta                 plan         avance                       entrega
                                               aceptación    PRODUCTO
        alcance
Administración de Proyectos

Áreas de conocimiento

                Definición de proyecto y las áreas involucradas desde el
  Integración   plan de administración, la ejecución, al cierre.


                Administración, definición de productos y actividades y
   Alcance      su seguimiento.


                Presupuesto y su control.
    Costos


                Planeación de recursos, desarrollo y administración de
  Recursos      equipos del proyecto.
Administración de Proyectos


                 Definición  de     actividades    interrelacionadas   y
   Tiempo        cronogramas,


                 Planeación, aseguramiento y control de la calidad.
   Calidad

                 Definición de la distribución de       información del
Comunicaciones   proyecto.


                 Planes y administración.
   Riesgos


                 Planeación de adquisiciones,     contrataciones, manejo
  Suministros    de proveedores
Administración de Proyectos

Involucrados en el Proyecto

        •   Director del proyecto
        •   Cliente/usuario
        •   Organización ejecutante
        •   Miembros del equipo del proyecto
        •   Equipo de dirección del proyecto
        •   Patrocinador
        •   Influyentes
Administración de Proyectos

Organización para el Proyecto (Estructuras)
  POR PROYECTOS                  MATRICIAL                 FUNCIONAL
• El personal reporta       • Reporta al Líder del    • Varios responsables
  directamente al Mando       proyecto y al Mando
  Superior                    funcional               • Superior identificado
• Control total sobre el    • Líder de proyecto de    • Actúan por
  presupuesto, recursos       tiempo completo           especialidad
  materiales
                            • Autoridad y toma de     • Enfoque fragmentado
• El Mando Superior tiene     decisiones compartida
  responsabilidad
  administrativa sobre el
  personal

• Puede disponerse de un
  pool de recursos
Administración de Proyectos

Organización para el Proyecto

          Competencias técnicas
   Alto




                                                  Competencias humanas
   Bajo

           Niveles operativos   Mandos medios   Niveles superiores

              Habilidades de los equipos de trabajo
Etapas de la AP




   INICIO   PLANEACIÓN   EJECUCIÓN   CONTROL   CIERRE
Etapas de la AP

Técnicas y herramientas

                                                      • Mecanismos de selección
                                                        de proyecto
                                                      • Definición del proyecto
                       INICIO




                                                      • Cédula del proyecto
                                                      • Alcance del proyecto
 INICIO   PLANEACIÓN   EJECUCIÓN   CONTROL   CIERRE
Etapas de la AP

Origen del Proyecto
                        NECESIDADES DEL
                        SECTOR




       AVANCES
     TECNOLÓGICOS                            REQUERIMIENTOS
                                               DEL CLIENTE



                       PROYECTO




      REQUERIMIENTOS                      NECESIDADES DE
         LEGALES                           LA INSTITUCIÓN
Etapas de la AP

Cédula del Proyecto

• Formaliza el inicio del proyecto
• Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados
• Proporciona información general



        ¿Qué?                                  ¿Por qué?
       ¿Quién?                                ¿Para qué?
       ¿Cómo?                                  ¿Cuándo?
Etapas de la AP

                         CÉDULA DEL PROYECTO
 NOMBRE DEL PROYECTO:


 RESPONSABLE DEL PROYECTO::


 OBJETIVO:


 BENEFICIOS:


 DESCRIPCIÓN:


 PRIORIDAD:


 JUSTIFICACIÓN:



 PRODUCTOS:


 APROBACIÓN:
IV. Etapas de la AP

Técnicas y herramientas

                                                      • Estructura de Descomposición
                                                        del Trabajo
                                                      • Tabla de precedencias
               PLANEACIÓN
                                                      • Ruta critica
                                                      • Matriz de roles



 INICIO   PLANEACIÓN   EJECUCIÓN   CONTROL   CIERRE


                                                      • Plan del proyecto
Etapas de la AP

Procesos de planeación

• Plan de Administración de Proyecto

• Alcance, definición y plan de administración

• Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o
  Work Breakdown Structure ( WBS )
• Definición de actividades, de hitos o milestones

• Secuencia de actividades
  –   Diagramas de red, lista de actividades
Etapas de la AP

Procesos de planeación

• Estimación de recursos

• Estimación de la duración de actividades

• Desarrollo del cronograma

• Estimado de costos y desarrollo de presupuesto

• Planeación de:
  –   Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos
Etapas de la AP

Plan de administración del Proyecto
• Guía   la ejecución y control del proyecto; define
  referencias para evaluar el avance y cumplimiento del
  programa
• Contempla elementos de las áreas de conocimiento,
  tales como:
  –   Definición del alcance
  –   Organización del Proyecto
  –   Mecanismos y programas de comunicación
  –   Programa de Proyecto
  –   Estimados de costos
  –   Procesos de administración de riesgos
  –   Procedimientos de control de cambios
Etapas de la AP

Estructura de Descomposición del Trabajo



                                   ¡ En partecitas !
                              Suficientemente pequeñas
                              que quepan en el plato y lo
                              suficientemente grandes
                              que no indigesten.


 ¿Cómo se come un elefante?
Etapas de la AP

¿Qué es?
•   Representación de la jerarquía del proyecto
•   Identifica todo el trabajo a realizar
•   Es un producto de la definición de alcance

Características
•   Organiza y define el alcance total del proyecto
•   Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para
    seguimiento
•   Considera las fases del proyecto

Es el fundamento para
•   Estimación de costos
•   Distribución de roles y funciones
•   Planes técnicos
•   Lista de productos a entregar
•   Informes sobre el avance y análisis de problemas
Etapas de la AP

Elaboración
1. Identificar   los   productos   entregables   y   el   trabajo
  relacionado
2. Estructurar y organizar la EDT

3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en
  componentes detallados de nivel inferior
4. Desarrollar y asignar códigos de identificación a los
  componentes de la EDT
5. Verificar que el grado de descomposición del trabajo es
  necesario y suficiente
Etapas de la AP

• Organización de unidades medibles de trabajo requeridos
  para desarrollar productos

                     •FIN
                     •PROPÓSITOS




                                       Componentes mas
               1            2      3
                                       importantes
                                       Productos de trabajo
      1.1     1.2     1.3
                                       terminados
     1.1.1
     1.1.2
             1.2.1
             1.2.2                     Tareas que entregan un
                                       producto
Etapas de la AP

Gráfica de Gantt




1. Programar las actividades   2. Permite registrar avances
  del Proyecto considerando      de acuerdo con lo
  tiempo y responsables.         planeado.
Etapas de la AP

Tabla de precedencias

•   Contiene todas las actividades del proyecto identificadas
    en la EDT, en el orden en que se ejecutarán.
•   Incluye los siguientes elementos:
    –   Clave de la actividad

    –   Actividad

    –   Duración

    –   Actividades precedentes

    –   Responsable
Etapas de la AP
Etapas de la AP

Tipos de precedencias

Actividad A    Actividad B   Final a Inicio

Actividad A    Actividad B
                             Inicio a Inicio


Actividad A    Actividad B
                             Final a Final


Actividad A    Actividad B
                             Inicio a Final
Etapas de la AP
                                                               3
                                                   1                       2
                                                                                       2
                                                                               2
1              2                                   1
                                                                   2
                                                                                       2
                                                           3                   4           5
       3           4   5                                                                       1
                                                            1
                                                                                   4
           6               7                                           6                       7


    Diagrama de Gantt                                      Red / Ruta crítica


                               1           2

                   Hitos           3           4       5
               (milestones)
                                       6                       7
Etapas de la AP

Diagrama de Red (ruta crítica)

• Determina la duración total del proyecto

• Se basa en el estimado de un valor de duración por tarea

• Muestra interdependencia de tareas

• Permite estimar el tiempo de finalización del proyecto

• Permite evaluar balance entre recursos y tiempo

• Permite evaluar avances o desempeño
Etapas de la AP

Holgura

• Es el período de tiempo que una tarea puede retrasarse
  sin retrasar al proyecto
• Las tareas en la ruta crítica tienen cero holgura.

• Las tareas de la ruta crítica que se retrasan, ocasionan
  retrasos al proyecto
Etapas de la AP

La holgura se calcula por alguna de las siguientes fórmulas:


                                                      Es     Ef
Inicio mas tardío – Inicio mas temprano   (Ls - Es)
o bien,                                               Actividad
Final mas tardío – Final mas temprano     (Lf - Ef)
                                                      Ls     Lf

• Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el
  diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada
  tarea; las cifras mas tardías se encuentran a partir del fin
  del proyecto hacia el inicio.
Etapas de la AP

 0-0         0-7       7 - 13

INICIO       A          D
                                    14 - 21
         0         7            6
                                      F
                       8 - 14
                                              7
                         E                        21 - 24       24 - 24
             0-8

                                6                    I           FIN
             B
                       8 - 16
                                                            3             0
                   8
                        H
                                8

             0-6       6 - 10

             C          G
                   6            4
Etapas de la AP

PERT (Program Evaluation and Review Technique)

• Se emplea para estimar tiempos y costos.

• Es de utilidad para:

  –   Análisis de alternativas

  –   Empleo eficiente de recursos

  –   Optimización de calendarios

  –   Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos
Etapas de la AP

•    Se calcula con base en tres estimaciones de la duración esperada
     para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M).

                                                   (P+4M+O)
    Tiempo esperado entre eventos                      6

                                                     (P-O)
    Desviación estándar
                                                       6

                                                      (P-O) 2
    Varianza de una tarea
                                                        6

    Duración esperada del proyecto         Suma de duración de las tareas


    Desviación esperada del proyecto       Suma de varianza de las tareas
Etapas de la AP

Técnicas y herramientas
                                                      • Sistema de autorización de trabajo
                                                      • Sistema de información
                                                      • Reportes de avance

              EJECUCIÓN

                                                      •   Resultados del trabajo
                                                      •   Cambios requeridos
                                                      •   Mejora de calidad
 INICIO   PLANEACIÓN   EJECUCIÓN   CONTROL   CIERRE   •   Mejoras en la ejecución
                                                      •   Informes de proyecto
Etapas de la AP

Procesos de ejecución

• Dirección del proyecto
  –   Productos de avance
  –   Acciones implantadas

• Aseguramiento de calidad
  –   Cambios
  –   Acciones correctivas

• Formación y desarrollo de equipo de trabajo
• Distribución de información
• Manejo de proveedores
Etapas de la AP

Comunicaciones en el Proyecto

Procesos para contar con la información del proyecto en
tiempo y forma.


                          •   Planificar las comunicaciones
                          •   Generar información
                          •   Distribuir la información
                          •   Informar los avances
                          •   Satisfacer a los interesados
Etapas de la AP

Reportes de avance

Las metas intermedias son resultados parciales que se van
logrando a lo largo del proyecto.

Las metas intermedias:
• Describen un resultado técnico o un evento

• Se programan en fechas determinadas

• Su duración es cero
Etapas de la AP

Características:


•   Tangibles

•   Medibles

•   Entregables

•   Se deben establecer claramente
Etapas de la AP

Ventajas:

• Más fácil de interpretar

• Se puede utilizar para reportes del proyecto, como
  programa de entregas o avances
• Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona
  flexibilidad en la ejecución y crea un clima de confianza
• Se    pueden generar indicadores que proporcionen
  información valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos,
  Cambios, Riesgos, entre otros)
Etapas de la AP

Valor ganado del proyecto


                                  Planeado
                    Recursos


Valor ganado


                               Real




                                  Tiempo
Etapas de la AP

Técnicas y herramientas
                                                      •   Análisis de valor ganado
                                                      •   Distribución de información
                                                      •   Sistemas de control de cambio
                                                      •   Control de riesgos
                 CONTROL
                                                      •   Actualizaciones del plan
                                                      •   Acciones correctivas
                                                      •   Lecciones aprendidas
                                                      •   Aceptación del trabajo
 INICIO   PLANEACIÓN   EJECUCIÓN   CONTROL   CIERRE   •   Ordenes de cambio
                                                      •   Ajustes a línea base
Etapas de la AP

Procesos de control
• Supervisión y control

• Control de cambios

• Verificación y control de alcance

• Control del cronograma
Etapas de la AP

Procesos de control
• Control de costos
• Control de calidad
• Seguimiento de desempeño del equipo
• Informes de resultados
• Comunicación con interesados
Etapas de la AP

Administración de cambios

• Evaluar y documentar ajustes y sus impactos

• Recopilar, medir y difundir la información sobre el avance,
  riesgos y resultados preliminares del Proyecto


                       Con el objeto de:
                       –   Comparar y evaluar el avance real del Proyecto
                       –   Dar seguimiento y supervisión de riesgos
                       –   Documentar la situación actual del Proyecto
Etapas de la AP

Análisis y contención de riesgos

Recomendaciones prácticas:
•   Prevea riesgos, no catástrofes
•   Aplique su sensibilidad, visión
•   Realice el análisis en grupo y en forma ágil
•   Analice los riesgos más importante
•   Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto
•   Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antes de
    actividades o eventos críticos
Etapas de la AP

Análisis de valor ganado


Permite evaluar el
desempeño del proyecto,
considerando medidas de
tiempo y costo.
–   Valor planeado
–   Valor ganado
Etapas de la AP

Análisis de calidad

•   Costo de conformidad y no conformidad
•   Análisis costo / beneficio
•   Control de calidad - herramientas estadísticas
Etapas de la AP

Técnicas y herramientas

                                                      • Auditorias de procura
                                                      • Informes y reportes de
                                                        ejecución
                  CIERRE




                                                            Reporte final
 INICIO   PLANEACIÓN   EJECUCIÓN   CONTROL   CIERRE
Etapas de la AP

Cierre del Proyecto

1. Cierre administrativo
  – Reporte final
     •   Presupuesto
     •   Programa
     •   Evidencias
     •   Lecciones aprendidas
     •   Reporte de control de cambios
  – Archivos
  – Plan de transición
Etapas de la AP

Cierre del Proyecto

2. Cierre del contrato
  – Archivos de contrato
  – Manuales, planos
  – Bitácoras
  – Comunicados
  – Lecciones aprendidas

2. Producto, servicio o resultado final
Lecturas sugeridas
   •   PMI Standard
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   •   Chamoun, Yamal
       Administración Profesional de Proyectos

   •   Microsoft Project Paso a Paso

   •   Kerzner, Harold PhD
       Project Management

   •   GIDO, Clements
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   •   DAVIDSON, Jeff
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   •   WEISS, Joseph
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Cómo administrar proyectos

  • 1. Cómo Administrar Proyectos Situación Resultados e Actual Impacto deseados Consultoría | Capacitación | Docencia Gestión para Resultados calidad@ahaazd.com Sonora, México
  • 2. Contenido Objetivos General Específicos Conceptos Básicos ¿Qué es un Proyecto? Características ¿Qué es la Administración de Proyectos? Componentes de la Administración de Proyectos Elementos relacionados con el Proyecto Ciclo de vida del Proyecto Administración de Proyectos Etapas de la Administración de Proyectos Áreas de conocimiento Involucrados en el Proyecto Organización para el Proyecto
  • 3. Contenido Etapas de la Administración de Proyectos Inicio del Proyecto Planeación del Proyecto Ejecución del Proyecto Control del Proyecto Cierre del Proyecto Conclusiones Lecturas sugeridas
  • 4. Objetivo Distinguir los principales conceptos, técnicas y principios empleados en la Administración de Proyectos. Ejemplificar el uso de algunas herramientas básicas utilizadas en la Administración de Proyectos.
  • 5. Objetivos específicos • Presentar las mejores prácticas en Administración de Proyectos. • Aplicar la metodología y herramientas para la Administración de Proyectos. • Desarrollar un caso de estudio.
  • 6. ¿Qué es un Proyecto? INICIO Es la suma de esfuerzos que • Situación actual • Requerimientos en forma temporal se utilizan • Objetivos para generar un PRODUCTO Tiempo O SERVICIO que genere el resultado e impacto • PROYECTO deseados. Tiene un momento de inicio y otro de fin. No es una actividad constante en la organización respectiva • Resultados e Impacto FIN
  • 7. Características de un Proyecto • Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final definido • Productos, servicios o resultados únicos: un proyecto crea productos entregables único • Elaboración Gradual: significa desarrollarlo en etapas
  • 8. Conceptos Básicos ¿Qué es la Administración de Proyectos? La aplicación racional de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para alcanzar los objetivos de un proyecto, a través de una serie de actividades interrelacionadas.
  • 9. Conceptos Básicos Componentes de la Administración de proyectos 1. Habilidades clave • Liderazgo • Comunicación • Negociación • Solución de problemas • Lograr objetivos 2. Conocimientos • Técnicos • Administrativos 3. Herramientas 4. Técnicas
  • 10. Conceptos Básicos Elementos relacionados con el Proyecto • Tiempo • Calidad • Alcance • Entorno • Recursos • Costo BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE TODOS LOS INTERESADOS
  • 11. Conceptos Básicos Ciclo de vida del Proyecto 3. Ejecución* NIVEL DE ACTIVIDAD *Etapas del proyecto 2. Planeación* 1. Inicio* 5. Cierre* 4. Control* INICIO TIEMPO TERMINO
  • 12. Conceptos Básicos Instalación Operación 100% completa completa $, HH Entrega Grado de influencia en resultados Avance Decisión de arranque Decisiones trascendentes Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Inicio Planeación Ejecución Pruebas y Diseño Arranque
  • 13. Administración de Proyectos Etapas de la Administración de Proyectos origen equipo del Proyecto INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE carta plan avance entrega aceptación PRODUCTO alcance
  • 14. Administración de Proyectos Áreas de conocimiento Definición de proyecto y las áreas involucradas desde el Integración plan de administración, la ejecución, al cierre. Administración, definición de productos y actividades y Alcance su seguimiento. Presupuesto y su control. Costos Planeación de recursos, desarrollo y administración de Recursos equipos del proyecto.
  • 15. Administración de Proyectos Definición de actividades interrelacionadas y Tiempo cronogramas, Planeación, aseguramiento y control de la calidad. Calidad Definición de la distribución de información del Comunicaciones proyecto. Planes y administración. Riesgos Planeación de adquisiciones, contrataciones, manejo Suministros de proveedores
  • 16. Administración de Proyectos Involucrados en el Proyecto • Director del proyecto • Cliente/usuario • Organización ejecutante • Miembros del equipo del proyecto • Equipo de dirección del proyecto • Patrocinador • Influyentes
  • 17. Administración de Proyectos Organización para el Proyecto (Estructuras) POR PROYECTOS MATRICIAL FUNCIONAL • El personal reporta • Reporta al Líder del • Varios responsables directamente al Mando proyecto y al Mando Superior funcional • Superior identificado • Control total sobre el • Líder de proyecto de • Actúan por presupuesto, recursos tiempo completo especialidad materiales • Autoridad y toma de • Enfoque fragmentado • El Mando Superior tiene decisiones compartida responsabilidad administrativa sobre el personal • Puede disponerse de un pool de recursos
  • 18. Administración de Proyectos Organización para el Proyecto Competencias técnicas Alto Competencias humanas Bajo Niveles operativos Mandos medios Niveles superiores Habilidades de los equipos de trabajo
  • 19. Etapas de la AP INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
  • 20. Etapas de la AP Técnicas y herramientas • Mecanismos de selección de proyecto • Definición del proyecto INICIO • Cédula del proyecto • Alcance del proyecto INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
  • 21. Etapas de la AP Origen del Proyecto NECESIDADES DEL SECTOR AVANCES TECNOLÓGICOS REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE PROYECTO REQUERIMIENTOS NECESIDADES DE LEGALES LA INSTITUCIÓN
  • 22. Etapas de la AP Cédula del Proyecto • Formaliza el inicio del proyecto • Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados • Proporciona información general ¿Qué? ¿Por qué? ¿Quién? ¿Para qué? ¿Cómo? ¿Cuándo?
  • 23. Etapas de la AP CÉDULA DEL PROYECTO NOMBRE DEL PROYECTO: RESPONSABLE DEL PROYECTO:: OBJETIVO: BENEFICIOS: DESCRIPCIÓN: PRIORIDAD: JUSTIFICACIÓN: PRODUCTOS: APROBACIÓN:
  • 24. IV. Etapas de la AP Técnicas y herramientas • Estructura de Descomposición del Trabajo • Tabla de precedencias PLANEACIÓN • Ruta critica • Matriz de roles INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE • Plan del proyecto
  • 25. Etapas de la AP Procesos de planeación • Plan de Administración de Proyecto • Alcance, definición y plan de administración • Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure ( WBS ) • Definición de actividades, de hitos o milestones • Secuencia de actividades – Diagramas de red, lista de actividades
  • 26. Etapas de la AP Procesos de planeación • Estimación de recursos • Estimación de la duración de actividades • Desarrollo del cronograma • Estimado de costos y desarrollo de presupuesto • Planeación de: – Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos
  • 27. Etapas de la AP Plan de administración del Proyecto • Guía la ejecución y control del proyecto; define referencias para evaluar el avance y cumplimiento del programa • Contempla elementos de las áreas de conocimiento, tales como: – Definición del alcance – Organización del Proyecto – Mecanismos y programas de comunicación – Programa de Proyecto – Estimados de costos – Procesos de administración de riesgos – Procedimientos de control de cambios
  • 28. Etapas de la AP Estructura de Descomposición del Trabajo ¡ En partecitas ! Suficientemente pequeñas que quepan en el plato y lo suficientemente grandes que no indigesten. ¿Cómo se come un elefante?
  • 29. Etapas de la AP ¿Qué es? • Representación de la jerarquía del proyecto • Identifica todo el trabajo a realizar • Es un producto de la definición de alcance Características • Organiza y define el alcance total del proyecto • Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para seguimiento • Considera las fases del proyecto Es el fundamento para • Estimación de costos • Distribución de roles y funciones • Planes técnicos • Lista de productos a entregar • Informes sobre el avance y análisis de problemas
  • 30. Etapas de la AP Elaboración 1. Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado 2. Estructurar y organizar la EDT 3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior 4. Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT 5. Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente
  • 31. Etapas de la AP • Organización de unidades medibles de trabajo requeridos para desarrollar productos •FIN •PROPÓSITOS Componentes mas 1 2 3 importantes Productos de trabajo 1.1 1.2 1.3 terminados 1.1.1 1.1.2 1.2.1 1.2.2 Tareas que entregan un producto
  • 32. Etapas de la AP Gráfica de Gantt 1. Programar las actividades 2. Permite registrar avances del Proyecto considerando de acuerdo con lo tiempo y responsables. planeado.
  • 33. Etapas de la AP Tabla de precedencias • Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en la EDT, en el orden en que se ejecutarán. • Incluye los siguientes elementos: – Clave de la actividad – Actividad – Duración – Actividades precedentes – Responsable
  • 35. Etapas de la AP Tipos de precedencias Actividad A Actividad B Final a Inicio Actividad A Actividad B Inicio a Inicio Actividad A Actividad B Final a Final Actividad A Actividad B Inicio a Final
  • 36. Etapas de la AP 3 1 2 2 2 1 2 1 2 2 3 4 5 3 4 5 1 1 4 6 7 6 7 Diagrama de Gantt Red / Ruta crítica 1 2 Hitos 3 4 5 (milestones) 6 7
  • 37. Etapas de la AP Diagrama de Red (ruta crítica) • Determina la duración total del proyecto • Se basa en el estimado de un valor de duración por tarea • Muestra interdependencia de tareas • Permite estimar el tiempo de finalización del proyecto • Permite evaluar balance entre recursos y tiempo • Permite evaluar avances o desempeño
  • 38. Etapas de la AP Holgura • Es el período de tiempo que una tarea puede retrasarse sin retrasar al proyecto • Las tareas en la ruta crítica tienen cero holgura. • Las tareas de la ruta crítica que se retrasan, ocasionan retrasos al proyecto
  • 39. Etapas de la AP La holgura se calcula por alguna de las siguientes fórmulas: Es Ef Inicio mas tardío – Inicio mas temprano (Ls - Es) o bien, Actividad Final mas tardío – Final mas temprano (Lf - Ef) Ls Lf • Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada tarea; las cifras mas tardías se encuentran a partir del fin del proyecto hacia el inicio.
  • 40. Etapas de la AP 0-0 0-7 7 - 13 INICIO A D 14 - 21 0 7 6 F 8 - 14 7 E 21 - 24 24 - 24 0-8 6 I FIN B 8 - 16 3 0 8 H 8 0-6 6 - 10 C G 6 4
  • 41. Etapas de la AP PERT (Program Evaluation and Review Technique) • Se emplea para estimar tiempos y costos. • Es de utilidad para: – Análisis de alternativas – Empleo eficiente de recursos – Optimización de calendarios – Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos
  • 42. Etapas de la AP • Se calcula con base en tres estimaciones de la duración esperada para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M). (P+4M+O) Tiempo esperado entre eventos 6 (P-O) Desviación estándar 6 (P-O) 2 Varianza de una tarea 6 Duración esperada del proyecto Suma de duración de las tareas Desviación esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas
  • 43. Etapas de la AP Técnicas y herramientas • Sistema de autorización de trabajo • Sistema de información • Reportes de avance EJECUCIÓN • Resultados del trabajo • Cambios requeridos • Mejora de calidad INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE • Mejoras en la ejecución • Informes de proyecto
  • 44. Etapas de la AP Procesos de ejecución • Dirección del proyecto – Productos de avance – Acciones implantadas • Aseguramiento de calidad – Cambios – Acciones correctivas • Formación y desarrollo de equipo de trabajo • Distribución de información • Manejo de proveedores
  • 45. Etapas de la AP Comunicaciones en el Proyecto Procesos para contar con la información del proyecto en tiempo y forma. • Planificar las comunicaciones • Generar información • Distribuir la información • Informar los avances • Satisfacer a los interesados
  • 46. Etapas de la AP Reportes de avance Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando a lo largo del proyecto. Las metas intermedias: • Describen un resultado técnico o un evento • Se programan en fechas determinadas • Su duración es cero
  • 47. Etapas de la AP Características: • Tangibles • Medibles • Entregables • Se deben establecer claramente
  • 48. Etapas de la AP Ventajas: • Más fácil de interpretar • Se puede utilizar para reportes del proyecto, como programa de entregas o avances • Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona flexibilidad en la ejecución y crea un clima de confianza • Se pueden generar indicadores que proporcionen información valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos, Cambios, Riesgos, entre otros)
  • 49. Etapas de la AP Valor ganado del proyecto Planeado Recursos Valor ganado Real Tiempo
  • 50. Etapas de la AP Técnicas y herramientas • Análisis de valor ganado • Distribución de información • Sistemas de control de cambio • Control de riesgos CONTROL • Actualizaciones del plan • Acciones correctivas • Lecciones aprendidas • Aceptación del trabajo INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE • Ordenes de cambio • Ajustes a línea base
  • 51. Etapas de la AP Procesos de control • Supervisión y control • Control de cambios • Verificación y control de alcance • Control del cronograma
  • 52. Etapas de la AP Procesos de control • Control de costos • Control de calidad • Seguimiento de desempeño del equipo • Informes de resultados • Comunicación con interesados
  • 53. Etapas de la AP Administración de cambios • Evaluar y documentar ajustes y sus impactos • Recopilar, medir y difundir la información sobre el avance, riesgos y resultados preliminares del Proyecto Con el objeto de: – Comparar y evaluar el avance real del Proyecto – Dar seguimiento y supervisión de riesgos – Documentar la situación actual del Proyecto
  • 54. Etapas de la AP Análisis y contención de riesgos Recomendaciones prácticas: • Prevea riesgos, no catástrofes • Aplique su sensibilidad, visión • Realice el análisis en grupo y en forma ágil • Analice los riesgos más importante • Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto • Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antes de actividades o eventos críticos
  • 55. Etapas de la AP Análisis de valor ganado Permite evaluar el desempeño del proyecto, considerando medidas de tiempo y costo. – Valor planeado – Valor ganado
  • 56. Etapas de la AP Análisis de calidad • Costo de conformidad y no conformidad • Análisis costo / beneficio • Control de calidad - herramientas estadísticas
  • 57. Etapas de la AP Técnicas y herramientas • Auditorias de procura • Informes y reportes de ejecución CIERRE Reporte final INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
  • 58. Etapas de la AP Cierre del Proyecto 1. Cierre administrativo – Reporte final • Presupuesto • Programa • Evidencias • Lecciones aprendidas • Reporte de control de cambios – Archivos – Plan de transición
  • 59. Etapas de la AP Cierre del Proyecto 2. Cierre del contrato – Archivos de contrato – Manuales, planos – Bitácoras – Comunicados – Lecciones aprendidas 2. Producto, servicio o resultado final
  • 60. Lecturas sugeridas • PMI Standard A guide to the project management body of knowledge • Chamoun, Yamal Administración Profesional de Proyectos • Microsoft Project Paso a Paso • Kerzner, Harold PhD Project Management • GIDO, Clements Administración exitosa de proyectos • DAVIDSON, Jeff La gestión de proyectos • WEISS, Joseph Administración de proyectos en cinco pasos