El documento presenta un presupuesto y cronograma para la inauguración de una nueva oficina de turismo. Se celebrará el 28 de febrero con 50 invitados y contará con una visita guiada a las instalaciones, discursos y una copa de vino en una carpa exterior. El presupuesto detalla los costes de la carpa, audiovisuales, catering, recursos humanos, publicidad e impresos, ascendiendo el total a 4.392,30€.

2. Inauguración de una oficina de turismo

3. Índice:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Introducción
Cronograma
Carta solicitando presupuesto de la carpa
Carta solicitando presupuesto del catering
Minuta de la copa de vino
Presupuesto
Presupuesto final
Conclusión

4. Inauguración de nuestra oficina de turismo
Acto interno propio con asistencia de terceros (público interno y externo).
Un acto al que asistirán cincuenta personas, entre ellas nuestro
personal de la empresa, medios de comunicación y algunos
invitados vip´s del mundo de la política y la cultura.
El acto de inauguración tendrá lugar el día 28 de Febrero de 2014 a
las 20:00h en las instalaciones de nuestra oficina de turismo, en
la calle Flores Nº 1 de Villanueva del Camino.
Entre los actos previstos, visita a las instalaciones, breve
intervención oral de las personalidades y un una copa de vino en
una carpa que dispondrá la entidad en el exterior de forma
ocasional. El objetivo del acto no es otro que el de dar a conocer
nuestra oficina, se trata por tanto de un acto promocional.

5. Cronograma
16:00h Está previsto el montaje de la carpa y del catering en las inmediaciones de la
oficina.
19:00h Se recibirá a la prensa y se organizará en la sala de exposiciones y congresos
de la oficina.
20:00h Comienzo del acto de inauguración con la llegada de las personalidades y del
director de la oficina de información turística que serán recibidos por el asesor
de protocolo. Esto será en la puerta de la misma oficina.
20:30h Los asistentes al acto y los medios de comunicación se encuentran en el
interior de la sala de exposiciones. El acto comenzará con un pequeño discurso del
director del proyecto, seguido de la intervención de las personalidades políticas
invitadas al acto.
21:30h Visita guiada por las instalaciones de la oficina en compañía de “nuestra
asesora en protocolo”, que terminará en la carpa situada en el exterior.
22:00h Comenzará el acto social de tomar una copa y unos aperitivos en la carpa.
22:30h Fin de la copa.
22:45h “Nuestra asesora en protocolo” en nombre de todos se despedirá y
agradecerá a los invitados su asistencia al acto, esto ocurrirá en la puerta de la
oficina.
23:00h Desmontaje de las instalaciones requeridas para el acto por parte de la
organización.

6. T

7. Solicitud de presupuesto 1:
Carpa
Estimados Sres de Carpas Maestrat, saludos.
Me dirijo a vuestra empresa con la intención de solicitar un presupuesto. Se
trata de la inauguración de una oficina de información turística, para ello
necesitaremos que nos instalen una de sus carpas con capacidad para 50
personas en el exterior de la oficina. El alquiler de la carpa será de un día y el
presupuesto debe incluir la mano de obra para instalarla y desistalarla cuando
se solicite.
Ruego especifiquen precios detallados de cada servicio y la forma en que se
puede efectuar el pago.
Por favor tengan en cuenta que la fecha del evento está próxima a la hora de
contestar este correo.
Sin más, reciba un cordial saludo.
Paqui Delgado

8. Solicitud de presupuesto 2:
catering
Estimado Señor López. Catering Las Palomas.
Reciba un cordial saludo.
El objeto de mi correo es solicitar vuestros servicios en el acto de inauguración de
nuestra oficina de información turística en esta nuestra localidad. El acto tendrá
lugar el último viernes del mes de Febrero.
Para este acto solicitamos a su empresa un presupuesto que incluya una copa de
vino acompañado de unos aperitivos (que se tomarán de pie) para ofrecer a
nuestros invitados, unas cincuenta personas en total . Tratándose de nuestra
localidad, para esta ocasión sería muy conveniente que tanto los aperitivos como
los vinos sean denominación de origen de nuestra tierra. Por supuesto esta
solicitud debe incluir también los recursos humanos necesarios para el catering.
Dada la fecha les rogamos contesten con la mayor brevedad posible.
Gracias por su atención, atentamente .
Paqui Delgado, asistenta en Protocolo.

9. Tabla para la propuesta presupuestaria de un acto.
PROPUESTA PRESUPUESTARIA
INAUGURACIÓN OFICINA
DE INFORMACIÓN
TURÍSTICA
EUROS
I.V.A
TOTAL
DÍA 28 DE FEBRERO
SEDE
Alquiler de la carpa
300 €
21%
363€
Audiovisuales: pantallas,
retroproyectores, micrófonos
y varios.
630€
21%
762,3€
TOTAL PRESUPUESTO SEDE
930€
21%
1125€
Cocktail (50 personas)
20000€
21%
2420€
TOTAL RESTAURACIÓN
20000€
21%
2420€
RESTAURACIÓN

10. RECURSOS HUMANOS
Técnicos de sonido
180€
21%
217,8€
Técnicos de iluminación
180€
21%
217,8€
Técnicos en Protocolo
250€
21%
302,5€
TOTAL RECURSOS
HUMANOS
610€
21%
738,1€
Trípticos publicidad (70
unidades)
90€
21%
108,9€
TOTAL DISEÑO,
PUBLICIDAD E IMPRENTA
90€
21%
108,9€
3630€
21%
4392,3€
DISEÑO, PUBLICIDAD E
IMPRENTA
TOTAL DEL PRESUPUESTO

11. Una vez hecho todo esto sólo queda repasar los detalles una y otra vez
para no quede nada a la improvisación,
cruzar los dedos para que el día de la inauguración
salga todo tal y como lo hemos previsto y que no llueva, que siempre desluce el acto.
FIN