Este documento describe las etapas iniciales de planificación de un evento, incluyendo formar un equipo, definir el propósito y audiencia del evento, establecer un presupuesto, y elegir un lugar. Algunas de las consideraciones clave son determinar las responsabilidades del equipo, establecer fechas que no entren en conflicto, entender las necesidades de la audiencia, y reservar el lugar solo después de una inspección. La planificación temprana es crucial para el éxito del evento.

1. Principios de la Administración del Templo
Gestión de Eventos Módulo 2: Planificación previa al
evento, parte 1

2. Planificación Previa al Evento, Parte 1
Las etapas iniciales de cualquier evento requieren la máxima cantidad
de tiempo y energía. Por lo tanto, es vital que el líder tenga claro qué
acciones específicas deben implementarse y tomarse mucho antes del
GRAN evento.

3. Resumen de Contenido
● Formar un equipo
● Definir el Propósito del Evento
● Aclarar a que Audiencia va Dirigido
● Establecimiento y Mantenimiento del Presupuesto
● Elige un lugar

4. Formar un Equipo
● Determine cuántos miembros del equipo se requieren
● Los miembros deben trabajar bien juntos
● Responsabilidades del delegado (Matriz RACI)
● Dar a los miembros líneas de tiempo claras
● Proporcionar a los miembros información e inspiración.
● Mantenlos informados de los avances y cambios.

5. Definir el Propósito del Evento
● Establecer el Propósito:
● Esto dará forma a todo lo que sigue.
● Esto debería impulsar la visión y la misión.
● Esto debería generar anticipación y entusiasmo.
● Fecha:
● Tener varias opciones para evitar conflictos.
● Tenga en cuenta las vacaciones y otros eventos.
● No tiene que tener muchos eventos consecutivos (desgasta a los devotos)
● Hora:
● Sea consciente del impacto de los tiempos en sus invitados
● Considerar su sueño, viaje, alojamiento, etc.

6. Aclarar a que Audiencia va Dirigido
● ¿A quién quiere invitar y por qué?
● ¿Qué mensaje quiere transmitirles?
● ¿Cómo transmitirá el mensaje de manera más efectiva?
● Quién se comunicará / invitará
● ¿Qué arreglos se deben hacer para alojarlos?
● ¿Entendemos sus necesidades, intereses y preocupaciones?

7. Establecimiento y Mantenimiento del
Presupuesto
● Su presupuesto establecerá los parámetros de limitación financiera
para que pueda planificar adecuadamente.
● Establecer posibles gastos.
● ¿Puedes pagar por oradores VIP?
● Alojamiento, viajes, prasadam y tiempo de preparación.
● Se servirá prasadam a todos los invitados.
● Con costo o gratis
● Será en el sitio o fuera del sitio
● Decoraciones

8. Establecimiento y Mantenimiento del
Presupuesto
● Lugar de Encuentro
● Seguridad
● Viajar
● Publicidad
● Programas / Folletos / Regalos
● Costos ocultos
● Se Requerira un Seguro
● Contingencia para emergencias o gastos inesperados

9. Establecimiento y Mantenimiento del
Presupuesto
● Establecer Posibles Flujos de Ingresos si los Hubiere
● Cuotas de Inscripción o Entradas
● Patrocinios
● Donaciones

10. Establecimiento y Mantenimiento del
Presupuesto
● Es vital que una persona confiable y adecuadamente capacitada
tenga la responsabilidad de monitorear y supervisar los asuntos
financieros para mantener el presupuesto.
● Procedimientos aclarados para todos los asuntos financieros.
● Todos los recibos y facturas deben conservarse.
● Se deben mantener registros claros de todos los ingresos.

11. Elegir un Lugar
● ¿Dónde?
● ¿Qué tipo de lugar?
● ¿Cuando?
● REGLA CARDINAL - ¡Nunca reserve un lugar sin una
visita de inspección!

12. Elegir un Lugar
● ¿Correcta combinación de áreas?
● Exposición de acompañamiento requerido?
● Obtener los números de capacidad máxima.
● ¿Qué estilo de asiento se requiere?
● ¿Es necesaria un escenario? Si es así, ¿en qué lugar?
● ¿La sala principal tiene algún pilar obstruyendo, etc.?
● ¿Se requiere tecnología de traducción de audio?

13. Elegir un Lugar
● ¿Hay luz natural / apagará la sala para las presentaciones?
● ¿Qué tan ruidoso es la calefacción / aire acondicionado?
● ¿Hay un coordinador dedicado / persona de sonido / luz?
● ¿Qué equipo audiovisual se requiere?
● ¿Hay un sistema de sonido PA adecuado?
● ¿Hay buen acceso para los delegados discapacitados?

14. Reservar el Lugar
● Reunirse con el gerente de eventos
● Obtenga tarifas de alquiler de espacios - negociables!
● Si el lugar de la conferencia - ¿Cuál es la tasa diaria
delegada?
● Consultar tarifas de cancelación
● Horas de disponibilidad del lugar.
● Depósito y calendario de pagos.
● Contratos, correos electrónicos o pruebas por escrito.

15. Para Concluir
● Cada una de estas áreas puede requerir muchos más detalles y
puntos a considerar, dependiendo del tiempo, el lugar y las
circunstancias. Estos son solo unos pocos, principios guía
importantes.