El documento presenta una propuesta del Hotel Luz y Sol en Cádiz para organizar el Congreso Internacional de Estudios Fenicios y Púnicos del 23 al 25 de septiembre de 2014. Incluye detalles sobre las instalaciones disponibles, el cronograma propuesto, servicios adicionales como alojamiento y actividades, proveedores externos requeridos, y un presupuesto estimado.

1. Congreso Internacional de
Estudios Fenicios y Púnicos.
23 – 25 de Septiembre de 2014
Cádiz

2. Señor Fernández, hemos recibido su solicitud de información para
un evento.
Queremos informarle que estaremos encantados de organizar su
evento en nuestras instalaciones en la fecha indicada.
A continuación le detallamos la propuesta de nuestro
establecimiento.
Esperamos que sea de su agrado y que recibamos noticias suyas
pronto.
Atentamente:
Pedro Rodríguez
Director del Hotel Luz y Sol Cádiz

3. Disponemos de:
 Un auditórium de 1150 metros cuadrados.
 Un salón polivalente de 1075 metros cuadrados con posible subdivisión en 3
salones de 300 metros.
 15 salas entre 30 y 70 metros cuadrados con capacidad entre 9 y 25 personas para
reuniones.
Todas las salas están totalmente equipadas con la tecnología necesaria y con
suficiente luz natural.

4. Según el programa que nos envió, éste sería el cronograma del congreso dónde se
detalla las conferencias en sus respectivas salas.
CRONOGRAMA DEL EVENTO
HORARIO
Horario Miércoles Sala Horario Jueves Sala Horario Viernes Sala
09:30 h Apertura Auditórium 10:00 h Conferencia Auditórium 10:30 h Conferencia Auditórium
10:00 h Conferencia Auditórium Conferencia Salón
polivalente
Conferencia Salón
Conferencia Salón
polivalente
11:15 h Coffee
Break
11:30 h Conclusiones Auditórium
11:00 h Coffee Break 11:30 h Conferencia Auditórium
11:45 h Conferencia Auditórium 13:00 h Almuerzo
13:00 h Almuerzo 15:30 h Conferencia Auditórium
16:00 h Conferencia Auditórium Conferencia Salón
polivalente
Conferencia Salón
polivalente
16:15 h Visita al
Museo
17:30 h Inauguración Sala 100
metros
Conferencia Auditórium

5. Desde nuestra página web haremos una entrada con
el evento, desde donde se podrán acceder a las fichas
de inscripción y pago online mediante tarjeta de
crédito o desde el hotel si lo desean.
También podrán contratar los demás servicios como
el alojamiento, restauración y el programa de
animación del evento.
Habrá además puntos de información para los
asistentes en el establecimiento durante los días del
evento y anteriormente desde las redes sociales.

6. La llegada de los participantes está prevista para el
martes 23 de Septiembre por la tarde, por ello
colocaremos un stand en el hall de recepción dónde
iremos recibiendo a los asistentes y se les entregará su
correspondiente acreditación y material necesario con
toda la información sobre el evento, así mismo se
procederá a su check-in-
A continuación se les invitará a un cóctel de
bienvenida para los participantes y acompañantes.

7. Finalmente el seguimiento de los asistentes se hará a través de encuestas
de evaluación durante la celebración del evento para saber si todo va bien o
detectar alguna posible incidencia.
También incluiremos un cuestionario de evaluación de las conferencias, y
un cuestionario breve al finalizar el evento para ver su nivel de
satisfacción, que estará a disposición de los asistentes en sus habitaciones.

8. Ofrecemos:
 Servicio de alojamiento, contamos con 1300 habitaciones totalmente
equipadas.
 Servicios de restauración con cuatro restaurantes buffet y dos a la carta de
cocina internacional y mediterránea.

9.  Servicios complementarios, campo de golf con 21 hoyos, piscina exterior
climatizada y spa, gimnasio, 4 pistas deportivas de pádel con gradas y
programa de animación.

10.  Contratación de los servicios necesarios para
el evento.
 Elaboración de material complementario,
como el merchandising.

11.  Contamos con los mejores proveedores para la organización de eventos.
 Le facilitaremos azafatas, servicio de traducción, medios audiovisuales,
artículos de regalos o suvenires, contratación de un seguro, catering,
ornamentación, actividades de animación y cartelera.

12.  Dentro de nuestro departamento de eventos contamos
con profesionales que llevarán a cabo toda la gestión
del evento.
A continuación le detallamos los posibles servicios
externos que necesitaremos contratar para el evento:
 2 azafatas y 2 traductores.
 Artículos de regalos.
 Catering de dulces típicos, y vinos de la tierra.
 Servicios de impresión.
 Ornamentación.
 Transporte desde el aeropuerto de Jerez hasta Cádiz
capital incluido los desplazamientos a las visitas
programadas.

13.  Le facilitaremos las entradas al Museo Arqueológico de Cádiz.
 Para los medios audiovisuales disponemos en el
establecimiento de todo el equipo necesario.

14.  Nuestro principal proveedor es la empresa LD
Eventos, que es una empresa productora de eventos,
inauguraciones, galas, presentaciones a prensa, etc.

15.  También la empresa Andalusí Club Meetings and
Andalussian Vip Experiences para la gastronomía,
visitas culturales y fiestas tematizadas.
 La empresa Tapas Gourmet para la degustación de
vinos y tapas de la tierra.

16.  La empresa Tesoros del Sur para regalos de productos
tradicionales andaluces.
 Para el transporte Autocares Socibus S.A.

17. A continuación la proporcionamos un cronograma con las
actividades para los acompañantes.
Entre las actividades están una clase de Pilates, sesión de spa
para el miércoles por la mañana y por la tarde unas clases de
golf en el Complejo de Sancti Petri en Chiclana de la frontera.
Las actividades se realizarán por grupos.
El jueves tenemos una visita por numerosos yacimientos de
tumbas fenicias por toda la ciudad de Cádiz y a continuación
una degustación de vinos y tapas.
Para el viernes disponemos de pádel y de una clase de aqua
gym.

18. En las horas libres de los asistentes tenemos para el
miércoles un cóctel de bienvenida y a continuación un
video donde se muestra la importancia de los fenicios
en nuestra ciudad, Cádiz.
Para el jueves tenemos una degustación de tapas y
vinos de la Sierra de Cádiz y actuación musical, así
como una cena para finalizar.
Para el almuerzo hemos preferido que sea tipo buffet
para todos los gustos.

19. MIERCOLES JUEVES VIERNES
17:30h.Cóctelde
bienvenida
13:00h.Almuerzo 13:00h.Almuerzo
19:30h.Recepciónyvideo
delahistoriadelosfenicios
enCádiz.
15:00h.Degustaciónde
vinosytapasdelatierra.
19:30h.Actuaciónmusical
20:30h.Cenarestaurantea
lacarta.

20. Le envío este presupuesto con unos precios estimados y le
explico que:
- En el apartado programa de animación se incluye los
gastos de el programa de animación más los gastos por las
visitas culturales. Recordar que para estas visitas, nuestras
azafatas y traductores están preparados también para hacer
de guías.
- Aclarar también que el catering de los gastos de evento se
refiere al coffee break, mientras que el catering por los
gastos personales se refiere al almuerzo, cena y desayuno.
- Por último, en las estimaciones de gastos personales y de
ingresos he puesto los precios por persona y luego en total
con 200 asistentes y unos 100 acompañantes que han
asistido al evento.

21. PRESUPUESTO
ESTIMADO ESTIMADO ESTIMADO
GASTOS
GLOBALES
GASTOS
PERSONALES
Persona Total INGRESOS PersonaI Total
Imagen 200 € Alojamiento 90 € 27000 € Cuota de inscripción 50 € 10000 €
Imprenta 300 € Transporte 6 € 1800 € Patrocinio 3000 €
Alquiler solar 180 € Catering 70 € 21000 € Venta souvenirs 10 € 2000 €
Equipos
Audiovisuales
150 € Programa de
animación
50€ 15000 € Subvenciones 2000 €
Traductores (2) 320 € Degustacione
s
9 € 2700 € Expositores 150 €
Azafatas (2) 240 €
Ornamentació
n
100 €
Seguro 500 €
Regalos 300 €
Catering 500 €
Secretaria
técnica
300 €
GASTO TOTAL 3090 € GASTO TOTAL 225 € 67500 € GASTO TOTAL 60 € 17150 €